El orden de las ideas sí altera el resultado de la presentación

enero 24, 2012

Recientemente vi en TED la charla del antropólogo Simon Sinek en la que ponía de manifiesto con una claridad brutal la importancia de presentar las ideas y los hechos en el orden correcto.

Start with Why: How Great Leaders Inspire Everyone to Take ActionEn su libro Start with Why: How Great Leaders Inspire Everyone to Take Action defiende la necesidad de empezar la comunicación por el POR QUÉ antes de por el QUÉ. Nos invita a considerar la forma incorrecta como la mayoría de empresas hacen presentaciones. Habiendo oído que eres un potencial buen cliente, te sientan al otro lado de la mesa y empiezan a hablarte:

Hacemos grandes ordenadores.
Están bellamente diseñados y son fáciles de usar.
¿Quieres comprar uno?

Están tratando de probar su valor sin explicar POR QUÉ existen en primer lugar. Tienes que hacer algo más que lucir CV para que alguien te encuentre atractivo. QUÉ haces no convence a la gente: la gente se deja convencer por el POR QUÉ haces lo que haces, y QUÉ haces es una prueba tangible de POR QUÉ lo haces. Hasta que empiezas con el POR QUÉ, la gente sólo tiene tus características y beneficios racionales.

Empieza con el POR QUÉ

Empieza con el POR QUÉ

  • El POR QUÉ es tu propósito: tu motivación para actuar.
  • El CÓMO son tus principios: las acciones específicas para realizar el POR QUÉ
  • El QUÉ son tus resultados: formas tangibles para traer tu POR QUÉ a la realidad.

Compara la charla anterior con esta presentación alternativa:

En todo lo que hacemos, pensamos en cambiar el status quo. Creemos en pensar de forma diferente.
La manera como desafiamos el status quo es haciendo que nuestros productos estén bellamente diseñados y sean fáciles de usar.
Y da la casualidad de que hacemos grandes ordenadores.
¿Quieres comprar uno?

Mismo contenido, diferente estructura, ¡y resultados completamente diferentes! La gente no compra lo que haces, compra el por qué lo haces.

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Storytelling y presentaciones, la extraña pareja

diciembre 8, 2011

Montecarlo

Esta entrada ha sido amablemente escrita por Montecarlo, cuyo interés por explorar nuevas vertientes narrativas le ha llevado a hacer Storytelling para empresas, labor que realiza junto a Eva Snijders, su socia en Química visual, con quien es co-autor de la novela El consejo, una historia fascinante sobre el poder del Storytelling.

Yo, que siempre ando preguntándome lo que no debo y respondiéndome lo que no toca, me he sentado a escribir este post de la mejor manera posible, que para mí es con la mente tan en blanco como la pantalla.

El tema que se supone voy a tratar es “Storytelling y presentaciones”. Dicho esto, y con esa primera idea en la cabeza emborronando la perfecta vacuidad del monitor, me abandono al teclado y la escritura automática y anoto el título de esta entrada.

Algunos de los que lean esto recordaran la película “La extraña pareja”. Se trata de una obra de teatro (reconvertida en film) de Neil Simon, el hombre que nos ayudó, entre risas, a comprender mejor nuestro mundo y la naturaleza del alma humana. El título resume, de manera magistral, el conflicto y la problemática de la historia que plantea la obra.

La extraña pareja, me repito. ¿Por qué habré escrito eso? ¿Acaso no son así todas las parejas, extrañas?

Y ¿no es esa sensación de extrañeza fruto del reconocimiento tácito de que todos somos seres incompletos y, al mismo tiempo, únicos? Platón ya enunció la cuestión en estos términos, y la ilustró con una fábula maravillosa, la de la media naranja.

La extraña pareja de hoy está formada, por un lado, por el Storytelling, y por el otro, las presentaciones.

Mi duda es la siguiente: ¿pueden realmente considerarse una pareja? ¿Qué les caracteriza como individualidades y qué les une?

Storytelling es una forma de comunicación que se basa en la elaboración y exposición de un relato para la transmisión o el uso compartido de la información, vía emocional. (He simplificado la definición en aras de la brevedad, aunque creo haber conservado la esencia del concepto).

Presentación es un evento, un acto comunicativo, un formato, si se quiere, en el que un ponente transmite un mensaje a una audiencia. Para ello, se suele apoyar en algún tipo de documento (audio)visual. A menudo, aplicamos una metonimia y este elemento (el PowerPoint) acaba por denominarse presentación, aun siendo una parte de la misma, no necesariamente la más importante.

Visto así, entiendo que tanto el uno como la otra incluyen un objeto (el relato y la presentación metonímica) y se llevan a cabo gracias a un encuentro entre las partes.

¿Son entonces Storytelling y presentaciones una pareja (extraña o no)? Podrían serlo, sí, si esos elementos comunes fueran de la misma naturaleza. Dicho de otro modo: el Storytelling podría ser aplicable a las presentaciones si el objeto, el tipo de encuentro o ambos, coincidieran.

Y, ¿cómo saberlo? El objeto del Storytelling, el relato, puede cobrar muchas formas (también las del objeto de la presentación), aunque éstas siempre dependerán del objetivo establecido por el que conduzca la ceremonia (sea Storyteller o ponente).

Creo que no es el momento, ni el lugar para extenderme en esto, pero intuyo que esta comunión (por extraña que parezca), a veces se dará, y a veces resultará imposible.

Por lo que respecta al acto, me resulta difícil encontrar ese territorio común. No porque no exista o no pueda llegar a hacerlo, sino porque mucho tendrían que cambiar las cosas. Por regla general, el ponente no imagina la presentación como un acto de comunión, sino de simple transmisión unidireccional. Basta con fijarse en la distribución de las personas (el presentador enfrentado a la audiencia), para ver que allí no se va a compartir, sino a administrar y recibir.

Pero, como digo, no tiene porqué ser así (depende de cada uno de nosotros y de nuestras presentaciones).

Como suele suceder, la realidad, a diario, rebate y revoca teorías, y lo que parecía casi imposible no sólo se muestra como factible, sino también como probable.

Por eso, no se extrañen cuando, un día cualquiera, asistan a un evento en el que se encuentren con la extraña pareja. Si es así, celébrenlo y compártanlo, como yo voy a hacer con ustedes. Si no me creen, echen un vistazo a esta estupenda presentación de Hans Rosling, quien no alecciona ni enseña, sino que comparte y disfruta (la actitud y la intención son importantes).

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La estructura de tu presentación en siete transparencias o menos

diciembre 1, 2011

Paul Kelly plantea en su libro The 7-Slide Solution utilizar siete transparencias, una por cada escena de tu historia:

Slide

1. Cautiva y capta la atención de la audiencia

Hazles desear saber qué vendrá a continuación, un deseo que deberás ser capaz de acrecentar a lo largo de toda la presentación. Utiliza alguna de las aperturas para empezar con fuerza tu presentación. Esta escena te servirá para involucrar a la audiencia intelectual y emocionalmente, facilitándole un atisbo de lo que vendrá a continuación, creando un entorno en el que la gente se sienta motivada para tomar las decisiones correctas. Esta escena dicta el tono posterior de la presentación, ya que determinará en buena medida la actitud que la audiencia adoptará durante la presentación. Si el conflicto nuclear queda ya bien asentado, conseguirás interesar a la audiencia desde el principio.

El objetivo principal de esta escena es presentar el conflicto de forma interesante en términos que la audiencia pueda comprender, a poder ser de manera que le toque de cerca.

2. Proporciona la historia previa

Explica los hechos que han conducido al estado actual de las cosas. La historia previa aporta un contexto para comprender mejor los hechos y facilitar la toma de decisiones. Si aportas demasiada, la historia perderá momento; si aportas demasiado poca, no tendrá sentido. Dependerá de la audiencia y de la complejidad de la situación que te veas forzado a procurar más o menos información, animado siempre por el objetivo de hacer tu historia más comprensible y emocionalmente satisfactoria para la audiencia.

El objetivo principal de esta escena es responder a la pregunta: ¿cómo hemos llegado hasta aquí?

3. Crea tensión

Explora las consecuencias e implicaciones de actuar y de no actuar para afrontar problemas y conflictos. Aunque habrás introducido el conflicto en la primera escena, ahora es momento de estirarlo y crear resonancia con la audiencia. Esta escena hace que la audiencia no sólo piense sobre la idea, sino que empiece a considerar posibles acciones. Para aumentar su eficacia, puedes presentar los conflictos en orden creciente de impacto emocional a lo largo de un continuum.

El objetivo principal de esta escena es crear una intensa sensación de urgencia.

4. Lleva la tensión al clímax

Ofrece una elección que obligue a la audiencia a tomar una decisión.

El objetivo de esta escena es doble: por un lado, llevar la tensión a su punto álgido; por otro, ayudar a la audiencia a efectuar la transición desde pensar acerca del problema hacia hacer algo acerca del problema.

5. Da opciones

Idealmente no más de una: o mantener el status quo, sin cambiar ni intentar superar las consecuencias conocidas; o cambiar la situación actual, afrontando consecuencias diferentes y desconocidas. La decisión última recae sobre la audiencia, no puedes tomarla por ella. Si buscas influir en el curso de acción, deberás enmarcar las opciones de forma ventajosa para ti, presentando tu opción deseada como la más provechosa y las otras como menos interesantes o favorables. Cuanto más limites las posibles opciones, mayor será tu influencia. Idealmente, no des más que una.

El objetivo principal de esta escena es influir la manera como la audiencia piensa acerca de las opciones para resolver el conflicto.

6. Resuelve el conflicto

Da respuesta a la gran pregunta planteada durante la presentación. No se trata de dar todos los detalles sobre cómo implantar tu solución, sino de conseguir que sea aceptada como el mejor curso de acción. Céntrate en el “qué” y deja que la audiencia te pregunte el “cómo”.

7. Prepara la secuela

No suele ser necesario que muestres detallados planes de acción durante la presentación. Suele ser mejor idea mostrar el primer paso a dar y crear el plan de acción conjuntamente con la participación de la audiencia. Si es tu misión crear el plan detallado, puedes llevarlo impreso como documento, repartirlo a la audiencia tras la presentación y discutirlo con ella calmadamente.

En general, el objetivo de tu presentación es impulsar a la audiencia a la acción, no definir la acción al detalle.

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La técnica del chunking para organizar el contenido de tus presentaciones

octubre 27, 2011


Chunking: Técnica de combinar muchas unidades de información en un número limitado de unidades.

Principios universales de diseño

En Real Leaders Don’t Do PowerPoint, Christopher Witt propone una técnica sencilla para rellenar el contenido de cada uno de los módulos en los que puedes partir tu presentación. En cada uno de esos módulos sugiere introducir uno o más de los siguientes elementos:

  • Afirmaciones: Son declaraciones sencillas que resumen tu punto de vista sobre un tema concreto. Cada una de tus premisas, ideas clave o puntos principales es una afirmación. El mensaje nuclear de tu presentación es una afirmación. Deberían caber en la parte de atrás de tu tarjeta de presentación.
  • Evidencias: Explican, apoyan o prueban tus afirmaciones. Apelan al intelecto. Deben ser claras, relevantes para tus afirmaciones y creíbles para tu audiencia. Los tipos de evidencia más frecuentemente utilizados son las estadísticas, los resultados de encuestas, las definiciones, las demostraciones, las citas y testimonios de autoridades reconocidas, los gráficos y diagramas, y las noticias.
  • Ilustraciones: Muestran tus afirmaciones en acción. No prueban nada, simplemente poseen el poder persuasivo de la imaginación y la emoción trabajando a tu servicio. Las ilustraciones son para muchas audiencias más convincentes que las evidencias. Ciertamente, son más influyentes. Entre las ilustraciones se incluyen las historias, las anécdotas, las citas, los objetos, las demostraciones, los chistes, las imágenes, las fotografías, la música, las canciones, las viñetas cómicas, la magia, los papelógrafos, las transparencias, etc.
  • Participación de la audiencia: Involucras a la audiencia directamente, lo que la mantiene activa y comprometida. Respetas su conocimiento, experiencia y pensamientos y la conviertes en cocreadora de la presentación. Las formas más comunes de participación son las preguntas y respuestas, las discusiones y proyectos en grupo, la resolución de problemas, las encuestas, bailes, canciones, juegos, magia, movimiento e improvisación.

Una vez que se comprenden estos cuatro bloques de construcción, se pueden elaborar los bloques de la presentación combinándolos de formas variadas. Por ejemplo, una presentación breve podría constar de un bloque de introducción, de tres a cinco bloques de cuerpo, y un bloque de conclusión.

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Qué poner en la última transparencia de tu presentación

mayo 10, 2011

El infame clipart

La inmensa mayoría de presentaciones terminan con una transparencia con un gigantesco “Gracias” o “¿Preguntas?” u algún otro mensaje irrelevante similar. Piénsalo bien: ¿qué aporta a tu presentación una transparencia semejante? ¿Quieres que esa transparencia sea la última imagen con la que se quede la audiencia? Además, si tras tu presentación se abre un turno de preguntas, es posible que esa transparencia quede en pantalla durante toda su duración. ¡Qué desperdicio! Estás desaprovechando ese espacio para cumplir uno de los objetivos fundamentales de tu presentación: ¡que recuerden tu mensaje!

¿Te preocupa que puedas parecer desagradecido? ¡No lo serás! Tú mismo debes decir “Gracias” con tus propias palabras acompañadas de un gesto afable. No hay ninguna necesidad de repetir esa palabra en una transparencia. Tampoco hay necesidad de una transparencia con un gigantesco signo de interrogación y no digamos ya usando clipart. El moderador de la sesión o tú mismo podéis abrir el turno de preguntas con “¿Quién se anima a hacer la primera pregunta?” o invitaciones similares, tal y como expliqué en los 21 trucos para salir airoso de la sesión de preguntas y respuestas. ¿Ponerlo en la transparencia? ¡Jamás!

Los momentos finales de una experiencia determinan el recuerdo que conservaremos de la misma

La audiencia se encuentra más receptiva al principio y final de la presentación, cuando su atención es máxima. En cuanto percibe que tu charla se acerca a su fin, vuelve a prestarte toda su atención. Por este motivo, la transparencia de conclusión es la más importante de toda tu presentación: resume tu mensaje principal y goza de máxima atención. Y por lo tanto, deberías esforzarte por que estuviera proyectada el máximo tiempo posible.

Cuando estás planificando una presentación, plantéate escribir en una sola frase, con sujeto, verbo y predicado, la idea fundamental que deseas transmitir, aquella que quieres que la audiencia se lleve a su casa. Deberás dejarla muy clara al inicio de tu charla, apoyarla con argumentos, evidencias y hechos a lo largo de la misma, y remacharla al final.

Contempla la última transparencia como una oportunidad de oro para reforzar la transmisión del mensaje nuclear de tu presentación. Pon en ella esa frase que resume toda tu charla, con un mensaje cuidadosamente formulado. De esa manera, mientras tú aún permanezcas sobre el escenario respondiendo preguntas, la audiencia podrá releer y absorber tu conclusión.

“Los momentos finales de una experiencia determinan el recuerdo que conservaremos de la misma” - Daniel Kahneman

Debes ser recordado

Aprovecha también para poner en esa última transparencia la dirección de tu página web o tu nick de Twitter u otro dato similar. La audiencia no suele prestar mucha atención mientras te presentan. Después de todo, aún no sabe cómo será tu charla. Claro que al terminar, si tu presentación los ha embelesado, entonces se preguntarán: ¿quién era éste? Si dejas en esa última transparencia un dato de contacto, le prestarán más atención que al principio.

¡Remata todas tus presentaciones con una gran conclusión!

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Cómo concluir con fuerza una presentación

abril 19, 2011

La conclusión de una presentación constituye su momento culminante

“Muchos oradores no necesitan introducción. Lo que necesitan son conclusiones.”

—Christopher Witt

La conclusión de una presentación constituye su momento culminante, es el gran recordatorio del tema tratado. Proporciona el mensaje para llevar a casa, a menudo lo único que será recordado de toda la charla. Determina la impresión final y el impacto que tu presentación tendrá sobre la audiencia.

Una vez terminado el cuerpo de tu intervención, conviene poner de nuevo el trabajo en perspectiva mostrando una vez más la gran foto. Así se le ayuda a la audiencia a apreciar mejor el trabajo dentro de un contexto más amplio. Se le debe avisar a la audiencia de que el cuerpo de la presentación ha llegado a su fin y de que ahora se encuentra en la tercera y última parte.

No diluyas las ideas importantes de tu presentación

La conclusión de una presentación siempre debería ser firme y decisiva. La conclusión debería reducirse a una única frase concisa, que incluya la idea clave de la presentación y tu punto de vista. Esta frase debería formularse cuidadosamente, memorizarse bien y ensayarse repetidamente.

Las dos frases más importantes de una presentación son aquella con la que la inicias y aquella con la que la terminas. Tristemente, casi nadie las prepara: las improvisan sobre la marcha con pobres resultados. A menudo, las presentaciones terminan con varias transparencias de conclusiones. Es imposible para una audiencia absorber una lista de conclusiones.

“Termina a tiempo y con una nota clara y resonante” - Robert R. H. Anholt

La conclusión debería consistir en una única frase

Esta frase que encapsula la idea final de tu presentación debe expresarse enfáticamente. Así como el énfasis debe estar presente en los momentos clave de la presentación, la conclusión es el momento clave por antonomasia. Leer unas transparencias llenas de listas de viñetas constituye lo opuesto a una buena conclusión.

Recurre a tus mejores armas de expresión de entusiasmo. Puedes reforzar la conclusión con tu lenguaje corporal: acercándote al público, sonriendo sinceramente, mediante un gesto inclusivo de los brazos, … Siempre y cuando contribuya a reforzar el mensaje y fomentar su recuerdo, estará bien empleado.

La conclusión es el colofón, el broche de la presentación

Una vez expresada la conclusión, debes decir “Gracias” o similar y callarte. Punto. Todo lo que digas de más distraerá a la audiencia de la conclusión final y dañará la presentación. La conclusión debería delimitar con toda claridad el final de la presentación.

Nunca termines diciendo “Bien, y eso es todo” o “Bueno, con esto he terminado, espero que hayan entendido” o finales igualmente desafortunados. Utiliza un final con gancho.

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Presentaciones Productivas con GTD

abril 5, 2011

José Miguel BolívarMucha gente piensa que GTD es una metodología rígida y por tanto incompatible con la creatividad o la espontaneidad.

Esta afirmación, lejos de ser una realidad, es falsa, ya que GTD ofrece unos niveles de personalización y flexibilidad iguales o superiores a los de la mayoría de sus competidores y la prueba de ello es que son muchas las personas procedentes de profesiones marcadamente creativas, como puede ser la publicidad, que usan habitualmente GTD.

Y como dicen que el movimiento se demuestra andando, vamos a ver en esta entrada cómo aplicar el método de los 5 pasos de la planificación natural de proyectos para preparar una presentación de forma productiva.

Para empezar, lo primero que debes hacer es definir el propósito de tu presentación.

¿Qué resultado quieres conseguir con ella? Si el resultado que deseas no es único, por ejemplo, quieres que la gente pase un rato entretenido y se lleve un recuerdo agradable pero también que se quede con dos o tres ideas sobre un producto o servicio, debes encontrar una forma que unifique todos esos resultados parciales en un único resultado global.

En el ejemplo de nuestra presentación, el resultado que quieres conseguir podría ser “la gente ha entendido, con ejemplos prácticos y de forma divertida, en qué consiste el método de los 5 pasos de la planificación natural de proyectos, ha visto su utilidad y ahora es capaz de aplicarlo”.

Como ves, conviene que el resultado lo expreses siempre en pasado y de forma positiva, ya que así refuerzas a nivel subconsciente la convicción de que vas a lograr el resultado que deseas.

El segundo paso es visualizar el resultado. Imagina que ya has hecho la presentación y ha sido un éxito rotundo. ¿Qué ha pasado? ¿Cuáles han sido las frases que más han gustado? ¿Qué transparencias han sido las más impactantes? ¿Hubo algún problema? ¿Cuál? ¿Cómo saliste de él con éxito?

La visualización es muy importante por dos motivos. Por una parte, porque te permite responder a las preguntas ¿cómo vas a saber que has conseguido el resultado que buscabas? y ¿cómo vas a reconocerlo? Por otra parte, porque activa el sistema de activación reticular, de modo que tu percepción se acentuará para todo aquello que pueda ser de interés para tu presentación. El sistema de activación reticular es el que hace que encuentres tu cara en una foto con cien personas o escuches tu nombre en una sala llena de gente. Del mismo modo, te hará oír frases que usar en tu presentación, encontrar fotos espectaculares o relacionar brillantemente temas aparentemente inconexos.

Terminada la visualización del resultado, el tercer paso consiste en generar una tormenta de ideas. La pregunta que quieres responder aquí es: ¿Qué puedo hacer para lograr el resultado que busco? El objetivo es generar el mayor número posible de ideas sobre cómo alcanzarlo. Lo importante es la abundancia de ideas, no la calidad de las mismas. Ya tendrás tiempo más adelante para separar las que te parezcan mejores.

¿Qué secuencia es la mejor para tu presentación? ¿Qué fotos causarán el mayor impacto? ¿Qué palabras o frases pueden transmitir mejor la idea? ¿Cómo vas a empezar o a terminar la presentación? ¿Cuántas transparencias vas a usar?

Lo normal es que al acabar la tormenta de ideas tengas disponible un buen número de ellas, así que ahora toca organizar, que es el cuarto paso del método. Cuando organizas, lo que haces es concretar. De todo lo que puedes hacer para lograr el resultado que buscas, ¿qué vas a hacer, en concreto, para lograrlo? Organizar no es más que seleccionar lo que nos parece más útil de entre lo producido en la tormenta de ideas, identificando y clasificando los diversos componentes o acciones, prioridades y secuencias, también conocidas como sub-proyectos en GTD.

Un sub-proyecto sería por ejemplo decidir qué tipo de fotos vamos a utilizar en nuestra presentación, encontrarlas y descargarlas o comprarlas. Otro sub-proyecto sería buscar citas sobre determinados temas, seleccionar las más adecuadas y recopilarlas para cuando llegue el momento de ensamblar la presentación. Otro sub-proyecto puede ser hacer una “prueba en seco” para un amigo (decidir qué amigo, llamarle para quedar con él, hacerle la presentación) a fin de poder pulir detalles antes de la presentación oficial.

Al organizar iremos identificando también los contextos en los que tiene sentido realizar cada una de esas tareas. Así, la búsqueda de fotos o citas lo haremos seguramente en el contexto @internet (o @conectado o @navegador) mientras que llamar a nuestro amigo irá en el contexto @teléfono.

El quinto y último paso del método consiste en identificar las próximas acciones. La diferencia entre una acción y una próxima acción es que las próximas acciones las puedes hacer ya, sin esperar a que ocurra nada antes. Cuando aplicas el quinto paso del método, lo que haces es ir revisando todas las acciones de tu plan e identificar cuáles son aquellas con las que te puedes poner manos a la obra de inmediato. Una vez decidido qué vas a hacer para alcanzar el resultado, ¿cómo vas a hacerlo? Por ejemplo, antes de buscar las citas o las fotos es probable que quieras escribir la trama de tu presentación.

Como puedes ver, estos cinco pasos los aplicas constante e inconscientemente durante el día: 1) tienes el deseo de hacer algo, 2) imaginas los resultados, 3) generas ideas sobre cómo hacerlo, 4) las clasificas y 5) defines la primera acción que convertirá ese deseo en realidad.

Adquirir el hábito de aplicarlo conscientemente a tus proyectos más importantes te permitirá afrontarlos con mayor confianza y te ayudará a conseguir mejores resultados.

¿A qué esperas para probarlo?

Esta entrada ha sido amablemente escrita por José Miguel Bolívar, consultor artesano, coach, profesor, ponente y autor del blog Optima Infinito, en el que escribe habitualmente sobre innovación y productividad aplicadas a personas, organizaciones y procesos.

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