El arte de empezar

Todas las personas deseamos emprender algo al menos una  vez en la vida. Si estás pensando en crear un nuevo proyecto o una nueva aventura empresarial, entonces el libro de Guy Kawasaki, “El arte de empezar” («The Art of the Start» en el original), constituirá para ti una fuente de inspiración y ayuda. Cuantas más veces lo leas, más consejos útiles y pensamientos iluminadores encontrarás en él.

Uno de sus capítulos trata precisamente sobre el arte de venderte (the art of pitching en el original), es decir, sobre el arte de presentar. En este capítulo Guy Kawasaki ofrece una serie de recomendaciones de gran utilidad para crear presentaciones breves, sencillas y memorables, especialmente orientadas a la venta de nuevos proyectos ante potenciales inversores con el fin de conseguir fondos y recursos para ponerlos en marcha. En palabras del propio autor:

“El truco en una presentación de proyecto es arrancar rápidamente, explicar la importancia de lo que haces, mantener un nivel elevado, atender a la reacción del público y entonces atacar una y otra vez hasta que te salgas con la tuya.”

Aunque el siguiente consejo lo aplica al entorno de los negocios, bien podría aplicarse también a toda presentación: “Concéntrate en lo importante y olvídate de lo superficial”. Prueba de ello es su famosa regla del 10/20/30 para las presentaciones: 10 transparencias, 20 minutos y fuentes de tamaño 30.

Sin recetas mágicas ni leyes infalibles para el éxito, sino con sorprendente sinceridad y honradez, el libro reúne una serie de recomendaciones y pautas originadas en la extensa experiencia del autor en el mundo de los emprendedores de negocios. Al leerlo, uno tiene la sensación de estar sentado junto a Guy, quien en tono campechano y desenfadado abre las compuertas del torrente de su sabiduría para inundarnos y arrastrarnos a la creación exitosa de nuevos proyectos. Un libro imprescindible para todo emprendedor.

FICHA TÉCNICA

Autor: Guy Kawasaki
Título: El arte de empezar
Editorial: ILUSTRAE
Páginas: 229
Año: 2006
Lo mejor: Un libro pragmático y brillante, escrito con humor y llaneza. Los consejos sobre presentaciones no tienen desperdicio y pueden aplicarse a cualquier presentación que pretenda “vender” una idea o proyecto.
Lo peor: Su valor es discutible para alguien que empieza una pequeña empresa desde cero. Parece más bien orientado a una empresa de mediano o gran tamaño que pretende lanzar un nuevo producto.
Dónde comprarlo: Casa del Libro :: Amazon.com :: Amazon.es

Presentaciones a 120 Km/h

La próxima vez que circules por una carretera a 120 Km/h, fíjate en las vallas publicitarias. ¿Cómo son? ¿Contienen un título y numerosas viñetas y subviñetas para comunicar su mensaje, acompañadas de una imagen de clipart para rellenar el espacio? ¿O constan más bien de una fotografía impactante y un breve texto escrito en una fuente de enorme tamaño? ¿Cuánto tiempo tardas en captar el mensaje de la valla? No más de 3 ó 4 segundos, ¿verdad? El tiempo en pasar por delante a esa velocidad.

Simplifica tus transparencias

Uno de los mayores problemas que presentan nuestras transparencias es el exceso de información demasiada información confunde. Por lo general, las transparencias son demasiado complejas, contienen muchas ideas, lo que dificulta su comprensión. Cada transparencia debería ser simple e idealmente no contener más de una sola idea.

Cuando una transparencia es simple, su sentido puede captarse en unos pocos segundos. A partir de ese momento, la atención se centra en el ponente y abandona la pantalla. Si la transparencia es muy compleja, el público pasará el tiempo intentando desentrañarla en lugar de escucharte. Simplificando las transparencias atraes sobre ti la atención de la audiencia.

El test de la valla publicitaria

Cuando hayas creado tu presentación, realiza el siguiente test. Imagina que tu transparencia apareciese en una valla publicitaria. Si circularas a 120 Km/h, ¿podrías comprenderla en su totalidad en 3 ó 4 segundos? Si la respuesta es negativa, seguro que aún puedes eliminar algún elemento. ¡Simplifica tus transparencias!

El test del clasificador

Si no quieres usar la imaginación, usa el clasificador de diapositivas de PowerPoint. Aumenta el zoom al máximo y comprueba si pueden leerse y comprenderse todas y cada una de las transparencias. En caso negativo, piensa en rehacer las ilegibles. ¡Simplifica tus transparencias!

Y recuerda, que simplicidad significa lograr el máximo efecto con los mínimos elementos. Cuando no puedas eliminar nada más de una transparencia consiguiendo que el mensaje aún siga comunicándose, entonces tu transparencia será realmente simple.

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Habla menos y escucha más

“Hablaba, y hablaba, y hablaba, y hablaba, y hablaba, y hablaba, y hablaba. Y venga hablar. Yo soy una mujer de mi casa. Pero aquella criada gorda no hacía más que hablar, y hablar, y hablar. Estuviera yo donde estuviera, venía y empezaba a hablar. Hablaba de todo y de cualquier cosa, lo mismo le daba. ¿Despedirla por eso? Hubiera tenido que pagarle sus tres meses. Además hubiese sido muy capaz de echarme mal de ojo. Hasta en el baño: que si esto, que si aquello, que si lo de más allá. Le metí la toalla en la boca para que se callara. No murió de eso, sino de no hablar: se le reventaron las palabras por dentro.”

−Max Aub

Palabras, palabras, palabras

Muchos ponentes hablan, hablan y hablan, sin prestar atención a su público. Una presentación no es como un programa de TV, donde vemos a un locutor con quien no podemos interactuar. En una presentación es más importante lo que el público tiene que preguntarnos que el discurso enlatado que le vomitamos. Deja tiempo para que la audiencia te pregunte, te consulte sus inquietudes, exprima tus conocimientos.

En el tiempo asignado a la charla no puedes decirlo todo. Tienes que seleccionar, cribar, sintetizar. Tu objetivo es comunicar una idea fundamental, no todos sus detalles. Si tu presentación ha sido brillante y has conseguido conectar con la audiencia y captar y mantener su interés, estarán deseando hacerte preguntas, habrás despertado inquietudes, fomentado reflexiones. Pero si hablas, hablas y hablas hasta agotar todo el tiempo asignado para tu charla, perderás la oportunidad de que te pregunten.

Deja tiempo para que la audiencia también hable

Nunca agotes tu tiempo. Habla un 80% o incluso menos. Deja amplio tiempo para preguntas. Nadie se quejará porque tu charla sea demasiado breve. He presenciado innumerables intervenciones larguísimas, pasadas de tiempo, que despertaron las iras del público y del resto de ponentes, pero jamás he oído a nadie quejarse porque una charla fuera demasiado breve. Deja al público con apetito por más. Demostrarán su hambre de saber más durante las preguntas. Fomenta el diálogo con la audiencia. Anímales a preguntarte.

Por supuesto, lleva preparado mucho más material que el utilizado durante la presentación, el cual podrás exhibir para responder dudas, preguntas y consultas. El público marchará mucho más satisfecho, con la sensación de que ellos también han sido protagonistas.

Piensa menos en ti y más en el público. Una forma de mostrarle respeto es permitirle participar. Por mucho que hayas intentado adaptar tu charla a la audiencia, nunca responderás tan bien a sus expectativas como dejando amplio margen para oír sus preguntas.

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¿Qué prefieres? ¿Que el ponente hable todo el tiempo asignado o que deje tiempo para preguntas? ¿Crees que se le saca más partido a un ponente solamente escuchando su presentación o haciéndole además preguntas? ¿Eres de los que hacen preguntas?

No existe una segunda oportunidad para causar una primera buena impresión

Los lectores menos jóvenes seguro que todavía recuerdan aquel impactante programa de TV de hace 30 años: “La segunda oportunidad”. En nuestra memoria quedó grabada la imagen del coche chocando a toda velocidad contra una gran piedra y el posterior rebobinado de la cinta para disfrutar de esa imposible segunda oportunidad. La música setentera no tiene desperdicio.

Los primeros segundos son determinantes

Por desgracia, cuando realizamos una presentación, no existe una segunda oportunidad para causar una primera buena impresión. Contrariamente a lo que muchos podríamos pensar, los primeros segundos de una intervención en público son decisivos. Y no digo los primeros minutos, sino segundos.

Según Bert Decker, autor del libro “You’ve Got to Be Believed to Be Heard”, la impresión causada durante los primeros dos segundos es tan vívida que hacen falta otros cuatro minutos para añadir un 50% más de impresión (negativa o positiva) a esa comunicación. Y esos primeros dos segundos son casi enteramente visuales, a base de cómo aparecemos (cómo se nos ve). Si causamos una primera mala impresión, antes incluso de que abramos la boca, llevará mucho tiempo superar el daño hecho.

El poder de nuestro inconsciente adaptativo

Por su parte, Malcolm Gladwell, en su libro “Blink”, presenta los resultados de un experimento realizado por la psicóloga Nalini Ambady. Ésta proyectó a un grupo de estudiantes tres vídeos sin audio de 10 segundos de duración cada uno en el que se mostraba a un profesor dando clase. Al finalizar el vídeo, los sujetos del experimento tenían que evaluar la capacidad del profesor. A otro grupo de estudiantes se les proyectó otro vídeo del mismo profesor dando clase, también sin audio, pero esta vez reducido cada fragmento a 5 segundos de duración, a cuyo término debieron evaluarle. Otros estudiantes incluso fueron capaces de evaluarlo con secuencias de tan solo 2 segundos. Finalmente, el último grupo estaba formado por los propios alumnos del profesor, quienes asistieron a sus clases presencialmente durante todo el semestre, a cuyo término evaluaron igualmente al profesor. Los resultados del experimento sorprendieron a los investigadores: las evaluaciones de todos los grupos fueron idénticas.

“Una persona viendo un vídeo mudo de dos segundos de un profesor al que nunca ha conocido llegará a similares conclusiones acerca de cuán bueno es que los alumnos que asistieron a sus clases durante un semestre entero. Tal es el poder de nuestro inconsciente adaptativo.”

—Malcolm Gladwell, “Blink”

Las consecuencias para las presentaciones son importantísimas: nuestra forma de estar en el escenario, de mirar al público, de gesticular, de hablar, de vestir, todo ello transmite un mensaje no verbal que permite a la gente evaluarnos en pocos segundos prácticamente con la misma exactitud que si hubieran asistido a nuestra charla completa.

La próxima vez que subas al estrado, cuida también esos aspectos no verbales, porque influirán decisivamente en el efecto final de tu presentación. Transmite un mensaje no verbal positivo. Recuerda: no sólo comunicas con tus palabras, comunicas con todo tu ser.

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¿Has asistido a alguna conferencia en la que desde los primeros segundos has sido capaz de adivinar si sería interesante o aburrida, dinámica o estática, estimulante o anestesiante?

La ley de Murphy también se aplica a las presentaciones

“Si algo puede salir mal, saldrá mal”.

—Ley de Murphy

La famosa Ley de Murphy puede aplicarse a todo tipo de situaciones y las presentaciones no habían de ser menos. Aunque no podemos evitar que algo falle, sí podemos estar preparados para la eventualidad.

Llega a la sala de conferencias con una antelación mínima de 15 ó 30 minutos para comprobar que todo está en orden:

• El proyector funciona y proyecta correctamente las transparencias y vídeos. Hay quien lleva su picoproyector para salir al paso de posibles calamidades.

• El ordenador funciona y es capaz de ejecutar animaciones, vídeos, sonidos y demás elementos multimedia dentro del programa de slideware. Si llevas elementos fuera de lo común es más recomendable acudir con el portátil propio, porque el equipo de la sala podría no tener instalado algún programa o códec necesario. Comprueba su interacción con el proyector y con el sistema de sonido. Llevar tu propio portátil es lo mejor en todos los casos.
• El puntero láser tiene batería. Lleva siempre pilas de repuesto por si te quedas sin batería en mitad de la charla.
• El dispositivo para avanzar transparencias remotamente funciona y tiene batería. Igualmente, lleva pilas de repuesto. Estos dispositivos resultan extremadamente útiles para que no tengas que acercarte continuamente al ordenador para avanzar las transparencias o ejecutar las animaciones. Acostúmbrate a utilizarlo con naturalidad.

• El micrófono funciona correctamente y se te oye en toda la sala. Si puedes elegir, son preferibles los micrófonos inalámbricos que dejan libres las manos para gesticular. Pídelo con días de antelación por si la Organización puede conseguirlos. Los mejores son los que se cuelgan en la cabeza, al estilo de los monitores de gimnasio.

• Si necesitas audio, comprueba que el equipo de sonido y los altavoces funcionan correctamente y con el ordenador. Pídelo con mucha antelación, ya que no todas las salas están equipadas con sistema de sonido. En tal caso, solicita unos altavoces de ordenador.
• Verifica las dimensiones de la sala, la disposición del espacio y del mobiliario en el escenario, etc., para que sepas dónde situarte y cómo moverte durante la exposición.
• La sala tiene la iluminación adecuada. Nunca conviene que estés en penumbra. El público debe verte con nitidez. Es una buena idea atenuar la iluminación directa sobre la pantalla para mejorar el contraste, pero no tanto que no se te vea.
• Apaga el móvil antes de empezar.

Aprovecha el tiempo sobrante para relajarte antes del gran momento. Después de todo, como decía Mark Twain:

“No te preocupes. Tampoco esperan demasiado.”

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¿Alguna vez te ha ocurrido algún desastre durante una presentación? ¿Cómo pudiste resolverlo? Comparte tus experiencias con el resto de lectores.