Muéstrame los números

Los números abstractos resultan difíciles de recordar, mientras que las imágenes concretas perduran largamente en la memoria. A la hora de presentar datos numéricos, no sepultes a la audiencia bajo carretadas de transparencias cargadas de números. Busca ejemplos concretos que permitan a la audiencia visualizar esos números, pinta con ellos un lienzo de imágenes tangibles, establece conexiones con objetos de la vida cotidiana, recurre a símiles del día a día con los que todos estamos familiarizados.

Me ha llamado la atención esta comparativa entre las capacidades de almacenamiento de dispositivos físicos y digitales, creada por Mozy. El uso de imágenes y ejemplos concretos ayuda poderosamente a recordar el mensaje. Aunque se trata de un póster gigantesco, bien podría cortarse por las sucesivas líneas de puntos para crear con las distintas partes las  transparencias de una posible presentación.

Anteriormente, los chicos de Mozy habían publicado otro póster semejante, explicando cuánto es un petabyte, igualmente fácil de transformar en una atractiva presentación altamente visual.

Cuando presentes datos, usa imágenes. Lo concreto sobrevive.

(Via Microsiervos)

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Si puedes medirlo, puedes mejorarlo: la importancia del post-evento

Recientemente participé en un curso de verano en la Universidad de Salamanca coordinado por la empresa de comunicación Eventos Creativos. El contacto con los profesionales de esta empresa me ha enseñado la importancia de la correcta gestión del post-evento.

Al pensar en el éxito de un evento de comunicación sucumbimos a la tentación de representarnos mentalmente las presentaciones de los ponentes, nada más. Si las presentaciones son buenas, entonces el evento ha sido un éxito. ¿Cierto? No siempre.

Ampliemos nuestros horizontes. El éxito de un evento abarca toda la experiencia de la audiencia. ¿Y cómo saber si un evento ha tenido éxito o no a todos los niveles? Preguntando al verdadero protagonista del mismo: la audiencia.

Como reza la vieja máxima del marketing, sólo si puedes medir algo, podrás mejorarlo. En efecto, una de las herramientas más poderosas del marketing consiste en el análisis de datos para evaluar el éxito de una campaña. Si buscas medir la eficacia y satisfacción de un evento, debes realizar encuestas tras su finalización. Pídeles a los asistentes su opinión sobre los aspectos más relevantes del evento:

• La calidad de los ponentes y de sus conferencias: nivel de conocimientos sobre el tema, interés del mismo, capacidad comunicativa, respeto del tiempo, trato con el público, etc.
• La adecuación de las salas: su tamaño, comodidad de los asientos, espacio disponible, temperatura, iluminación, posición y tamaño de la pantalla, forma del escenario, calidad de los equipos de proyección y audio, etc.
• Facilidades para los asistentes: enchufes, WiFi, ordenadores con conexión a Internet, bebidas, refrigerios, aparcamiento, atención de la organización, excursiones, alojamiento, etc.
• Cuestiones organizativas: publicidad del evento en diversos medios, facilidad de registro, información al asistente durante todo el proceso incluido el día del evento, cumplimiento de horarios, resolución de incidentes y fallos, etc.

Todo pequeño detalle contribuye al éxito o fracaso de un evento, no sólo la calidad de los ponentes y de sus presentaciones. Todos los elementos deben funcionar en sinfonía o el evento estará condenado a la mediocridad. Y los eventos mediocres no inspiran, no se recuerdan, no se repiten. Un enfoque holístico del evento contribuye a una buena experiencia de comunicación, ayuda a transmitir un mensaje y una emoción a la audiencia. La única forma de alcanzar este enfoque en todos tus eventos pasa por medir los resultados de los mismos.

Un evento no termina cuando el último asistente abandona el recinto, sino cuando has analizado el último dato recabado de los asistentes sobre su satisfacción. Sin una adecuada gestión del post-evento no tienes posibilidades de mejora. Si además esta información se entrega posteriormente al público debidamente procesada y organizada en un bonito informe, acompañada de material adicional, como por ejemplo los vídeos de las charlas, todo ayudará a que la audiencia recuerde mejor el evento y le incitará a repetir.

Mide los resultados tras el evento y podrás mejorarlos.

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Algunos animales enjaulados pasan el tiempo midiendo nerviosamente las dimensiones de su cautiverio con pasos mecánicos. Avanzan de extremo a extremo de la jaula una y otra vez, en una perenne danza maldita. ¿Has presenciado alguna vez este triste espectáculo? Produce desazón en el espectador.

Muchos ponentes parecen leones enjaulados, moviéndose a ritmo nervioso por la tarima, cubriendo todo el espacio, hacia adelante y hacia atrás, de izquierda a derecha. Acompañan su discurso de movimientos espasmódicos sin sentido ni control, que distraen y marean a la audiencia. Controlar el movimiento supone todo un desafío. Si lo consigues, te otorgará un gobierno y dominio absolutos sobre el estrado.

Acompaña tu intervención del movimiento

Si hablas de pie, conviene que no estés plantado en el mismo sitio todo el tiempo, aunque sí la mayor parte del tiempo. Para ganar en expresividad y cercanía, puedes acompañar tu intervención con el movimiento.

Javier Reyero nos proporciona en su libro “Hablar para conVencer” unos útiles consejos sobre cómo moverse con eficacia sobre el estrado. Las siguientes recomendaciones han sido adaptadas de su “Decálogo del movimiento del orador”:

1. Muévete por el escenario ocasionalmente, cuando lo exige la idea que estás comunicando, nunca sin ton ni son. Permanece la mayor parte del tiempo en el mismo sitio en una postura cómoda y relajada.
2. Cuida de no interponerte ante el haz del proyector ni tropezar en el borde de la tarima, con cables o con mobiliario diverso. Conviene que organices tu espacio antes de comenzar la presentación.
3. Evita movimientos espasmódicos y dar paseos por el escenario, pero cambia de vez en cuando de posición. No debes parecer ni una estatua ni una fiera enjaulada.
4. Evita cualquier brusquedad: pisotones, saltos, ademanes enfáticos, giros bruscos, etc. Se trata de dar naturalidad a tu discurso, no de asustar a la audiencia.
5. Muévete con suavidad.
6. Combina desplazamientos hacia delante y hacia atrás con movimientos laterales. Si la ocasión lo propicia y permite, puedes desplazarte entre los asistentes, como hacían los viejos maestros de escuela.
7. Cuando termines un movimiento, recuerda que la posición perfecta para no balancearse ni bailar sobre los pies es anclarlos con las piernas abiertas a la anchura de los hombros. Tras cada desplazamiento, retorna a tu posición natural.
8. Siempre que te estés moviendo, has de seguir hablando.
9. Si durante el desplazamiento o señalando la pantalla das la espalda al público, intenta permanecer el mínimo tiempo en esta posición.
10. No mecanices ni memorices tus movimientos. Los mejores movimientos serán aquellos que surjan de una manera natural.

Aprende a controlar tu movimiento

Si no quieres parecer un león en su jaula, ¡controla tu movimiento! Practícalo delante de una cámara, practícalo con compañeros, practícalo en cada ocasión que se te presente. Verás cómo gracias a la práctica incansable llegarás a controlar el movimiento. Con el tiempo, llegarás a encontrar tu propio estilo y a dominar el espacio escénico.

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¿Eres de los que se danzan bailes de San Vito o de los que mantienen la posición? ¿Te cuesta controlar el movimiento? Comparte tus experiencias.

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Si existe un mito recurrente en el mundo de las presentaciones orales, ése es el de la Regla de Mehrabian o Regla del 7-38-55. Esta regla resume las conclusiones de una serie de estudios realizados por el antropólogo Albert Mehrabian, los cuales nos indican que el lenguaje verbal (lo que se dice) participa escasamente en la comunicación de emociones y sentimientos: apenas un 7%. Aproximadamente un 38% de la comunicación corresponde al lenguaje paraverbal (entonación, proyección, tono, énfasis, pausas, ritmo, etc.) y el 55% al lenguaje corporal (gestos, posturas, mirada, movimiento, respiración, etc.).

Por desgracia, esta regla ha sido malinterpretada por legiones de autores que escriben sobre el arte de presentar y hablar en público, quienes esgrimen afirmaciones del tipo “lo que dices sólo contribuye en un 7% al mensaje”. No es cierto, a menos que el mensaje quiera expresar cuánto te quiero o cuán contento estoy. La regla sólo se aplica a la comunicación de emociones o sentimientos. En las presentaciones profesionales habituales, más centradas en el pensamiento lógico y racional, no solemos hablar de nuestros sentimientos o gustos, por lo que el mensaje verbal contribuye en un porcentaje mucho mayor a la transmisión del mensaje, cercano al 100%.

Está tan extendido el mito de que «es más importante cómo dices algo que aquello que dices», que están surgiendo voces de protesta en contra de su expansión. Me ha llamado especialmente la atención este reciente vídeo creado por la empresa de comunicación Creativityworks, el cual aborda con humor y maestría la destrucción del mito de Mehrabian.

A pesar del abuso y distorsión de la Regla de Mehrabian, sí podemos extraer una importante conclusión para nuestras presentaciones: el contenido de una presentación es lo más importante y constituye su razón de ser, pero la manera como se exponga causará un profundo efecto sobre la forma como lo recibirá la audiencia. Por eso es tan importante cuidar también la puesta en escena.

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Los aficionados a los cómics seguramente estarán familiarizados con las sucesivas encarnaciones de Flash, el hombre más rápido vivo. Jay Garrick utiliza un atuendo consistente en una camiseta roja con un rayo estampado y un casco con reminiscencias herméticas (por Hermes, heraldo de los dioses, de alado sombrero). A pesar de que este casco no cubre su cara, evita ser reconocido en público haciendo vibrar su cuerpo continuamente, de manera que cualquier fotografía de su rostro aparece borrosa.

Algunos ponentes se mueven tanto durante una presentación que bien parecen nuevas encarnaciones de Flash: no sólo no aparecerían en fotografías, porque ninguna cámara hay capaz de captar sus movimientos cercanos a la velocidad de la luz, sino que producen mareo, vértigos y agotamiento nervioso en la audiencia.

De pie, sí, pero controla el movimiento

Tal y como se defendió en una entrada anterior, si presentas de pie aumentarás drásticamente el efecto de tu presentación. De pie puedes moverte y manejar las distancias: te acercas a la audiencia para enfatizar un concepto y te alejas al abordar una nueva idea. Sin embargo, presentar de pie puede convertirse en una trampa mortal para el orador inexperto. El mayor escollo al hablar de pie reside en controlar el movimiento involuntario.

Javier Reyero nos advierte en su libro “Hablar para conVencer” de un problema muy habitual de la postura de pie estática: el balanceo. Los nervios provocan un baile imperceptible para el orador, pero más que evidente para la audiencia. Las modalidades de balanceo son muy variadas:

• Se hace oscilar la parte superior del cuerpo hacia delante y hacia atrás.
• Se adopta el paso procesionario: se levantan alternativamente el pie izquierdo y el pie derecho.
• Talonamiento: se levanta la punta del pie al tiempo que el cuerpo se echa ligeramente hacia atrás. Poco después el pie vuelve a su posición original y el cuerpo oscila hacia delante.

Estos movimientos irritantes se pueden evitar fácilmente mediante la confianza y corrección postural. El ensayo delante de una cámara y la práctica frecuente ayudarán a eliminar balanceos y movimientos espurios. Ten paciencia, la confianza llega con el tiempo y la práctica, fruto del dominio paulatino del escenario y de todas las técnicas de comunicación y lenguaje corporal. El movimiento debe ser siempre firme y decidido, nunca involuntario ni nervioso.

La postura del orador experto seguro de sí mismo

Debes practicar incansablemente la postura más apropiada, hasta que seas capaz de permanecer erguido ante la audiencia con seguridad y confianza:

1. Adopta una posición firme, pero cómoda.
2. Coloca los pies en paralelo, con las puntas hacia delante.
3. Abre ligeramente las piernas, hasta la anchura de los hombros. En el caso de las mujeres se recomienda que una de las piernas se adelante ligeramente.
4. Comprueba que los pies están cómodamente asentados en el suelo, con el fin de evitar talonear involuntariamente.
5. Quédate anclado al suelo. Cuando la postura es correcta, puedes mantenerla durante muchos minutos sin fatigarte.

Gracias a la exposición abierta ante la audiencia ganarás en poder de comunicación y convicción. La comunicación no verbal ayuda a la transmisión efectiva de información.

Y no olvides que una buena presentación es aquella en la que el orador se comporta de forma natural.

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DIÁLOGO ABIERTO

¿Eres capaz de controlar el movimiento mientras presentas? Si presentas de pie, ¿cuál es tu posición más cómoda?

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SlideShare ha convocado una nueva edición de su concurso mundial de presentaciones: World’s Best Presentation Contest ’09, con jugosos premios y reputados jueces. Si quieres animarte a participar, puedes informarte en esta presentación:

El tema es libre, el formato también. Como en ediciones anteriores, ganará una presentación que cuente una historia sencilla, en cuya narración predomine el contenido visual sobre el textual, posiblemente con gráficos y fotografías profesionales de alta calidad.

¡Suerte!

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España es un país muy formal. Extremadamente formal. En la mayoría de actos públicos y presentaciones los ponentes, muy encorbatados, hablan desde una mesa, detrás de un cartelito con su nombre. Las salas de conferencias están diseñadas y construidas para esta forma de presentar. Las mesas, suficientemente largas para acomodar a varios ponentes, suelen incluir monitores empotrados, micrófonos y cómodos sillones. Todo pensado para presentar detrás de ellas, nunca delante. Tal es así, que a veces ni siquiera existe espacio físico delante de la mesa donde situarse si se deseara presentar de pie. Algunas salas hacen una pequeña concesión: disponen de un atril, situado a un lado de la mesa. Habitualmente es la máxima licencia permitida a un ponente para que no hable sentado.

No te parapetes

Para causar una impresión duradera, tienes que ser visible. No te parapetes detrás de un atril o de una mesa. Tal y como nos recuerda Javier Reyero en su libro “Hablar para conVencer”, el atril no es un elemento defensivo ni un reclinatorio: se trata de un adorno que hace las veces de soporte. No utilices nunca el atril como un muro que te distancia de la audiencia. El atril tampoco es un bastón: si te reclinas, transmites una sensación de cansancio y abatimiento. El atril incita a todos estos comportamientos, por lo que o eres muy disciplinado para no incurrir en ellos o, mejor aún, ¡no lo uses!

Sal delante, ofrécete al público en persona entera, no como busto parlante. Tú eres el protagonista y la parte más importante de la presentación. Si puedes elegir, habla de pie mejor que sentado. La proximidad que consigues cuando te diriges en pie a la audiencia no tiene comparación con la frialdad de quien permanece sentado detrás de una mesa.

Es frecuente ver a ponentes hablar desde la mesa detrás de un portátil, el cual les tapa el cuerpo e incluso la cara. No se les ve. ¿Cómo esperas comunicar así? Debemos superar ese miedo inicial a ofrecernos tal cual, de pie ante el auditorio. Queremos que todo sea seguro y esté bajo control, lo que nos empuja a parapetarnos detrás de mesas y atriles y a utilizar transparencias llenas de listas de viñetas. Debes deshacerte de estas muletas. ¡Aléjate de la mesa!

Tampoco te sientes ni te recuestes en una mesa, ya que ofrecerías una imagen poco elegante, más que cercana o informal. Y cuidado con lo que haces con las piernas, porque algunas mesas no están tapadas y el público puede vértelas.

Permanecer sentado durante una presentación disminuye las posibilidades de conectar con la audiencia

Hablar de pie y sin parapetos que te separen de la audiencia supone una difícil apuesta por el riesgo. ¡Atrévete! Sal ahí delante y compórtate con naturalidad. Verás cómo mejora la acogida de tus charlas.

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DIÁLOGO ABIERTO

¿Cómo sueles presentar? ¿De pie o sentado? ¿Cómo te sientes más cómodo? Comparte tus experiencias.

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