Plantillas para lograr consistencia temática en las presentaciones

marzo 31, 2011

Aborrezco las plantillas predeterminadas del PowerPoint que nos son sugeridas al crear una nueva presentación por numerosos y variados motivos:

  • Las plantillas basan su diseño en el uso de listas de viñetas, la peor forma posible de transmitir información durante una presentación.
  • Las plantillas, especialmente los diseños creados por la propia empresa, suelen presentar una desafortunada elección de fondos que lucen muy bien en el portfolio del artista que los creó, pero que normalmente se interponen entre el presentador y la audiencia al incluir gráficos que destacan en exceso y capturan la atención, volviendo difícil el discernimiento entre el texto y el fondo y confundiendo a la audiencia haciéndola creer que existe contenido donde sólo hay decoración sin significado.
  • La mayoría de plantillas presenta una relación señal a ruido bajísima. Se les puede llamar de todo menos simples.
  • Las plantillas corporativas típicas impiden crear presentaciones con diseño de calidad profesional, por ejemplo con fotografías a sangre, respetando la regla de los tercios, etc.
  • Las plantillas típicas son rígidas e inflexibles, limitan o impiden la creatividad, reduciendo a menudo a extremos absurdos el área útil de una transparencia.

Una buena plantilla dota de coherencia interna a una presentación

¿Significa que no hay que usar plantillas? ¡Claro que no! Yo las uso todo el tiempo, pero las creo yo mismo vigilando siempre no incurrir en los errores de las plantillas predeterminadas. Las plantillas son necesarias para dotar de consistencia a las transparencias de una misma presentación e incluso para transmitir una imagen corporativa consistente a lo largo de varias presentaciones. Una vez creadas, las plantillas facilitan los cambios: basta realizarlos en el patrón y automáticamente se propagarán a todas las transparencias que lo adoptaron.

Sabes que una presentación es consistente cuando al introducir en ella una transparencia tomada de otra presentación canta a la legua. En líneas generales, la consistencia exige usar el mismo fondo, la misma tipografía con tamaños similares, el mismo tema, la misma forma de incluir fotografías u otros elementos multimedia, los mismos colores, la misma alineación de los objetos en una cuadrícula, las mismas animaciones y transiciones, el mismo estilo de imágenes, en definitiva, dotar de un marcado carácter personal al elemento visual de la presentación. Steve Jobs utiliza siempre el mismo diseño de transparencias a través de una plantilla consistente que permite distinguir una transparencia suya entre mil.

Plantilla totalmente personalizada, con un tema unificador basado en la aventura

La misma plantilla dota de coherencia a las presentaciones de la empresa

Igualmente, una empresa puede beneficiarse enormemente del uso de una o varias plantillas para sus presentaciones, siempre y cuando cumplan las directrices anteriores. La plantilla corporativa debería ser asimismo suficientemente flexible en cuanto a colores, temas y composiciones como para dejar lugar a la innovación de los empleados.

Plantilla totalmente personalizada, con un tema unificador a pesar de las diferencias de color

Una plantilla no es un atajo para pergeñar presentaciones en serie en dos patadas a base de escribir listas de viñetas y tirar de exhaustas fotos de stock. El objetivo de la plantilla corporativa debe ser ayudar a los trabajadores a crear diseños elegantes y simples, pero sin constreñir su creatividad.

Es entonces cuando la plantilla se convierte en un arma poderosa de comunicación.

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Lo que deberías saber para crear buenos títulos de transparencias para tus presentaciones

marzo 29, 2011

Cuando aparece una nueva transparencia, se está planteando un rompecabezas a la audienciaCuando aparece una nueva transparencia, se está planteando un rompecabezas a la audiencia: en el instante en que se proyecta, su atención se aparta del conferenciante y se centra en la transparencia, la cual tratarán de interpretar y comprender. Cuando la transparencia no orienta rápidamente a la audiencia, ésta se desorienta, preguntándose cuál es el objeto de esa nueva transparencia. Hay que esforzarse por diseñar transparencias que sean claras y que orienten rápidamente a la audiencia.

Usa frases completas

La regla general en el status quo de las presentaciones consiste en utilizar algunas palabras clave como título. Sin embargo, suele ser más recomendable una frase completa, de no más de dos líneas, por los siguientes motivos:

1. Las frases completas orientan a la audiencia mucho más eficazmente. Mientras que unas palabras clave identifican el tema, una frase completa añade una perspectiva específica sobre el mismo.

2. Una frase completa como título reorienta inmediatamente a la audiencia. A menudo una transparencia da pie a la reflexión. A diferencia de lo que ocurre al leer un texto impreso, donde uno puede interrumpir la lectura para sumirse en reflexiones, en una presentación, cuando uno retorna de su ensimismamiento, ha podido perder completamente el hilo y no saber qué significa la nueva transparencia en pantalla.

3. Un buen título descriptivo define claramente la idea que hay que transmitir sobre la transparencia en cuestión. Las frases completas no sólo reorientan a la audiencia más rápidamente, sino que también reorientan al presentador. Una transparencia sin título o con palabras claves como título no da muchas pistas sobre lo que hay que decir cuando aparece la transparencia, especialmente si tú no las has preparado.

Titula tus transparencias usando frases completas

Consideraciones prácticas para mejorar el impacto de los títulos de tus transparencias

1. Titula cada transparencia de manera que atraiga la atención sobre la información más importante. Plantéate qué es lo que deseas enfatizar e incluye la información más relevante en el título, mencionando lo más importante primero. Evita títulos generales que sólo indican el tema, como “Resultados del análisis”, y utiliza en cambio títulos informativos y significativos: “Los resultados demuestran una mejora del 80% con respecto a los métodos tradicionales”.

2. Haz que el título sea tipográficamente distinto. Debe ser el elemento más prominente de la transparencia para atraer la atención. Sírvete de fuentes, colores, tamaños y estilos para conseguirlo.

3. Presenta el título antes de que el contenido sea visible. Mostrar el título en primer lugar proporciona tiempo a la audiencia para asimilarlo. Este consejo se aplica especialmente a las transparencias muy elaboradas con mucha información o gráficos muy complejos.

4. Sitúa el título en la parte superior de la transparencia. Centrarlo o alinearlo a la izquierda no tiene mayor impacto cognitivo. Eso sí, sé consistente a lo largo de toda la presentación.

Atrae la atención en el título sobre lo más importante

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¿Dónde está el arte en tus presentaciones?

marzo 24, 2011

"La mayoría de los artistas no saben dibujar" - Roy Simmons“La mayoría de los artistas no saben dibujar”

—Roy Simmons

Cuando en mis cursos y conferencias pregunto a la audiencia cuántos saben dibujar, muy pocos levantan la mano. Lo mismo me ocurre cuando les pregunto cuántos saben bailar o cuántos saben cantar. Sin embargo, cuando estas preguntas se plantean a niños de preescolar, ¡todos levantan la mano entusiasmados!

¿Qué nos ocurre por el camino que recorremos desde la niñez hasta la madurez para que perdamos esa fe en nosotros mismos, ese entusiasmo por lo que hacemos? Nos creamos expectativas elevadísimas sobre cómo deben hacerse las cosas: igualamos hacer algo con hacerlo de forma perfecta. Y claro, partiendo de esta premisa, sólo existe un resultado posible ante cualquier nueva empresa: el fracaso.

Porque nunca haremos nada de manera perfecta. En nuestra cultura está estigmatizado el fracaso: se ridiculiza y condena. En consecuencia, tememos fracasar por encima de todo: quedar mal, hacer el ridículo, llamar la atención. ¿Y cómo lo solucionamos? Recurriendo a la mediocridad: jugar según las reglas, hacer lo que todos, pintar sin salirnos de la línea.

No nos vemos como artistas porque tenemos una idea distorsionada de lo que es el arte, distorsión que coarta nuestra creatividad y nos hace sentir trágicamente limitados.

El arte es un regalo personal que cambia a quien lo recibe

El arte es mucho más que pintar cuadros o componer canciones. Como afirma Seth Godin en su libro de lectura obligada para todo emprendedor, Linchpin:

“El arte es cualquier cosa que sea creativa, apasionada y personal. El verdadero arte resuena con el receptor, no sólo con el creador. (…) Un artista es alguien cuyo coraje, intuición, creatividad y valentía desafían el status quo. Un artista se lo toma personalmente.”

Creo con todo mi corazón que el arte, para ser verdadero arte, debe producir un cambio en quien lo recibe. Si no hay cambio, no hay arte. Para mí esa es la medida del arte, y no la pericia técnica o las cualidades estéticas. Si sólo fuera cuestión de técnica, un artista podría ser sustituido por una máquina. El arte es por definición humano. El arte no se crea siguiendo las reglas de un manual. El verdadero artista es original: escribe las reglas del manual que los que vienen detrás siguen.

En el arte es la intención lo que cuenta. Siempre existe un presente, un regalo por parte del artista. Algo que no puede pagarse con dinero. El cambio que produce en quien lo recibe no tiene precio.

"El arte es un regalo personal que cambia a quien lo recibe" - Seth Godin

No temas equivocarte, teme no probar nada nuevo

El arte no está libre de defectos. Las creaciones extraordinarias nunca cumplen las especificaciones porque si lo hicieran, podrían estandarizarse y dejarían de despertar la admiración.

El arte de presentar no tiene que ver tanto con crear transparencias bonitas como con lograr a través de tu historia, tu pasión y tu diseño comunicar ideas que cambien el mundo. Una presentación no tiene que ser decorativa: será puro arte en la medida en que cambie a la audiencia.

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La información es bella

marzo 22, 2011

El artista David McCandless

“El diseño consiste en proporcionar soluciones elegantes a los problemas” – David McCandless

El pasado jueves 17 de marzo seguí en directo a través de Internet la conferencia del artista infográfico David McCandless titulada como su libro La información es bella, organizada por la Fundación Telefónica.

La visualización de información constituye una de las pasiones de David: hechos, datos, ideas, temas, eventos, estadísticas, preguntas, … Todo ello mostrado en bellos gráficos con el mínimo de palabras y el máximo impacto. David cree firmemente que la información bien diseñada puede ayudarnos a comprender el mundo, a ir directos al grano y a revelar las conexiones, patrones e historias ocultas bajo la superficie.

"La información es bella", por David McCandless

La lucha contra la infoxicación puede ser bella

Vivimos sumergidos en la infoxicación, bombardeados por información procedente desde todos los medios (TV, radio, prensa, Internet). Mientas permanece constante nuestra capacidad de procesamiento y asimilación de información, su volumen no deja de aumentar. Se hace más necesaria que nunca la habilidad de relacionarla, de darle sentido, porque como afirma David McCandless, “en un mundo conectado, los datos desconectados sólo cuentan una historia parcial”.

En su libro La información es bella, David se adentra en lo que llama la infotografía: un nuevo modelo de fotoperiodismo consistente en bucear en los paisajes de datos y extraer las historias enterradas bajo los mismos. David McCandless busca ver lo invisible: cómo encontrar las relaciones escondidas en los datos en bruto que los llenen de sentido. Sus años de trabajo, plasmados en este libro, abren una ventana a través de la cual se puede ver, explorar y comprender la información.

"La visualización de datos es como el MP3 del conocimiento: permite condensarlos en un pequeño espacio" - David McCandless

La visualización de datos no es simplificar, sino optimizar la información

Somos criaturas fundamentalmente visuales. La vista es nuestro sistema predilecto de representación del mundo a nuestro alrededor. Partiendo de esta premisa, David se planteó: ¿por qué no representar la información visualmente? Así aumenta dramáticamente nuestra capacidad de comprensión. La visualización de información nos ayuda a pensar sobre ella.

En las más de 200 páginas de La información es bella encontraremos docenas de visualizaciones, infografías y diagramas: desde los inimaginables millones de dólares de una economía como la de EEUU, hasta la miríada de suplementos dietéticos de dudosa eficacia, pasando por las palabras más frecuentes en los horóscopos. Podéis encontrar una pequeña muestra en la página del propio libro: Visualizations.

A modo de aperitivo de lo que el libro ofrece, os dejo con esta magnífica presentación que el propio McCandless hizo en TED sobre las infografías y pensamientos más destacados recogidos en él.

FICHA TÉCNICA

Autor: David McCandless
Título: La información es bella
Editorial: Integral-RBA Editores
Páginas: 256
Año: 2010
Lo mejor: Mirada innovadora y bella que permite comprender bajo una nueva luz viejos problemas, imaginar cantidades fabulosamente grandes y representarse datos inconmensurables. Auténtica fuente de inspiración para encontrar caminos alternativos de representar información en tus presentaciones.
Lo peor: Algunos diagramas no terminan de entenderse sólo con las imágenes, se echa en falta un texto explicativo.
Dónde comprarlo: Amazon.com :: Casa del Libro :: Amazon.es

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Backchannel: Las redes sociales toman la sala de conferencias

marzo 15, 2011

El pasado miércoles 9 de marzo participé en Imaginatica 2011 con una charla sobre cómo sacarle como ponente todo el partido a Twitter durante las presentaciones. El backchannel te ayuda a amplificar tu mensaje, multiplicar exponencialmente la audiencia potencial que lo recibe y transformar cada presentación en una oportunidad de creación de comunidades. El backchannel ha revolucionado la presentación clásica unidireccional, donde una persona habla y el resto escucha pasivamente, transformándola en una conversación viva entre un número ilimitado de personas, presentes o no físicamente en el evento.

Aquí tenéis las transparencias que usé durante mi presentación:

Exprímele todo el jugo a las redes sociales en tus presentaciones

Empieza a ver tus presentaciones como conversaciones, que pueden empezar en Twitter o Facebook u otros medios sociales mucho antes del inicio de tu presentación y prolongarse mucho después de que se haya apagado el eco del último aplauso tras tu intervención. Tú no eres el rey, la audiencia es el rey.

Las redes sociales hacen posible tener conversaciones con personas a las que antes era imposible llegar. Puedes poner a disposición de la audiencia las transparencias, el vídeo, el texto, las fotos del evento, materiales de información adicionales, el streamline de Twitter, … Las presentaciones no tienen por qué ser actos puntuales. Conviértelas en experiencias globales.

Ofrece algo más que contenido en tus presentaciones. Si sólo proporcionas datos, ¿en qué eres mejor que la Wikipedia o cualquier página de Internet? Ofrece arte. Comprométete con la audiencia.  Sé creativo y apasionado. Pon algo de ti mismo en cada presentación. Toda presentación debería ser un presente.

Las redes sociales han revolucionado la sala de conferencias. Te guste o no, el backchannel se forma. Aunque no se proyecte en una pantalla durante tu presentación, práctica que por otro lado desapruebo, lo cierto es que basta que una sola persona tuitee lo que haces o dices para que ya exista backchannel. Que no te pille desprevenido. Prepara tus transparencias para el backchannel.

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¿Cuántas transparencias debería tener una presentación?

marzo 10, 2011

A menudo me preguntan: “¿Cuántas transparencias debería tener una presentación?”, y yo maliciosamente respondo: “¿Por qué no ninguna?”. ¿Por qué usar transparencias repitiendo con texto todas y cada una de las frases del ponente? Para mucha gente la respuesta es el miedo: las transparencias funcionan como una red de seguridad para nuestras presentaciones.

Idealmente, las transparencias actúan como unos prismáticos. Éstos los usamos cuando queremos ver un objeto lejano, pero jamás los llevamos puestos todo el tiempo. De igual modo, las transparencias deberían amplificar tu mensaje, no repetirlo constantemente. Si no lo mejoran, entonces no aportan nada, sólo distracción, y deberían eliminarse. Cuando tus palabras no alcancen para explicar un concepto o idea, entonces sí, usa transparencias:

las transparencias deberían amplificar tu mensaje,  no repetirlo constantemente

Tú eres el visual número uno de tu presentación

Nos han enseñado desde niños a tomar notas en lugar de prestar atención. Como presentador, tus acciones sobre el escenario deberían demandar atención. Si pones una transparencia llena de texto, estás invitando a la audiencia a leer y tomar notas. Su atención no puede dividirse: o prestan atención a la transparencia o te la prestan a ti, pero es imposible prestar atención a los dos simultáneamente. Sobre el escenario, tú debes ser el protagonista y no PowerPoint.

Si las vas a usar, crea transparencias visualmente atractivas, con poco texto, idealmente no más de 100 caracteres. Si usas frases cortas, serán fácilmente tuiteables. Si el diseño de tu transparencia es impactante, algunos asistentes incluso la fotografiarán y la retransmitirán a través del backchannel. Y asegúrate de que todas tus transparencias pasan el Test de la Mirada. Aprende de maestros de las presentaciones como Steve Jobs. Ellos te enseñarán a abrazar el vacío.

Tú eres el protagonista y no PowerPoint

La pregunta correcta no es cuántas transparencias debería tener tu presentación, sino cuál es la historia que quieres contar. Las presentaciones extraordinarias casi nunca lo son por sus transparencias, sino por la personalidad del orador y la historia que tiene que contar.

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