Atajos de teclado de PowerPoint que te simplificarán la vida durante tus presentaciones

mayo 31, 2012

En la siguiente tabla he recogido algunos de los atajos de teclado que utilizo habitualmente durante presentaciones con PowerPoint. Te recomiendo que prestes especial atención a las teclas ‘B’ y ‘N’. Descubrirás que pueden ser tus mejores amigas a la hora de presentar porque tú eres el visual número uno sobre el escenario y no PowerPoint (ni Keynote, ni Prezi, ni ninguna otra herramienta similar).

Y sí, por si no lo sabías, también puedes dibujar sobre una transparencia en vivo durante tu presentación.

Tecla Acción
F5 Iniciar la presentación desde la primera diapositiva
Mayúsculas+F5 Iniciar la presentación desde la diapositiva actual
Esc Terminar la presentación
B Pantalla en blanco
N Pantalla en negro
H Ir a la siguiente diapositiva si está oculta
Inicio Ir a la primera diapositiva
Fin Ir a la última diapositiva
Número seguido de Entrar Ir a esa diapositiva
Control+P Cambiar el puntero a pluma
Control+A Cambiar el puntero a flecha
Control+E Cambiar el puntero a borrador
Control+M Mostrar/Ocultar entrada de lápiz
E Borrar el dibujo de la pantalla

[Si quieres aprender otras técnicas para mejorar la puesta en escena de tus presentaciones, apúntate a mis próximos cursos en abierto sobre Cómo exponer presentaciones de alto impacto.]

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¿Usas algún otro atajo que no haya listado en mi tabla?

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Empieza tu presentación comunicando desde el territorio común

marzo 8, 2012

Un ejemplo extraordinario de cómo un orador puede llegar a convencer a su auditorio para hacer algo completamente contrario a su idea inicial puede encontrarse en el discurso de Marco Antonio al pueblo romano tras el asesinato de Julio César.

Marco Antonio persuadiendo al pueblo romano de la bondad de César

Según muestra la recreación cinematográfica realizada por Joseph Mankiewicz de la obra de Shakespeare y la majestuosa interpretación de Marlon Brando, Marco Antonio se dirige a los ciudadanos romanos congregados en el Foro, llevando en brazos el cadáver de César, apuñalado por los libertadores, encabezados por Casio y Bruto. Los ciudadanos rugen de alegría por la muerte del tirano después del discurso de Bruto y abuchean a Marco Antonio, el mejor amigo de Julio César. ¿Es posible imaginar un contexto más desfavorable para iniciar un discurso?

Sin que al público o a los traidores les parezca que les quiere convencer de algo, Marco Antonio tratará de persuadir a la muchedumbre de la bondad de Julio César y de incitarla a la rebelión contra los asesinos. Usando la técnica de la cortesía aparente con el enemigo, al principio de su discurso muestra un gran respeto y estima por los asesinos. Comienza obteniendo respuestas afirmativas de su audiencia para llevarlos a su terreno. Mediante preguntas retóricas hace ver al pueblo que César no era el personaje ambicioso que el honrado Bruto les había retratado. Sus repetidas alusiones a la honradez de Bruto, “pero Bruto es un hombre honrado”, que al principio granjearon la simpatía del auditorio, rápidamente se tornan en ironía.

Marco Antonio utiliza además dos recursos potentísimos: el cuerpo aún caliente de Julio César acribillado a puñaladas, que causa un profundo impacto emocional al ser mostrado; y el supuesto testamento del tirano, en el que legaba todas sus propiedades al pueblo de Roma. Ambos recursos, de fuerte carga emocional, terminan de enfurecer al pueblo contra los conjurados. Hábilmente, Marco Antonio hace uso de argumentos racionales y emocionales para, partiendo del territorio común, mover al auditorio desde la ira contra Julio César hasta la cólera contra sus asesinos.

Para mí, una de las lecciones más valiosas a extraer del discurso de Marco Antonio es que sin importar las diferencias que al principio te separen de tu audiencia, esfuérzate por encontrar los puntos de coincidencia y exponlos en primer lugar. Cuantos más síes puedas conseguir de entrada, menor será la resistencia que encuentre tu propuesta más adelante.

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La importancia de acudir bien vestido a una presentación

marzo 6, 2012

Virginia Rodríguez, más conocida como “Lanena”

Esta entrada ha sido amablemente escrita por Virginia Rodríguez, más conocida como “Lanena” en círculos del mundo de la belleza, donde desarrolla labores de asesoría de imagen, belleza, colorimetría, cosmética, moda y morfología para clientes particulares.

Según los expertos nuestra imagen se compone en gran parte por nuestra apariencia (vestuario, nuestro aspecto personal, etc.), después por nuestra forma de comportamos en público (gestos, posturas, contacto visual, actitud, expresión, etc.) y por último por nuestra forma de hablar. Y si, como dicen, todos nos dejamos influir por la información que recibimos de los demás durante los primeros 10 segundos, estaréis de acuerdo conmigo en que no hay una segunda oportunidad de causar una buena primera impresión.

Nuestra cultura, gustos, preferencias, etc., se exteriorizan mediante nuestra indumentaria, forma de caminar o movernos. Todos asociamos la imagen de cada persona con ciertos juicios y valores. Nuestro inconsciente genera una especie de base de datos con esa información y va catalogando cada nuevo individuo dentro de esos cánones para aceptarlo o rechazarlo.

María Casado con una chaqueta demasiado apretada que le da una imagen bastante desastrosa

María Casado con una chaqueta demasiado apretada que le da una imagen bastante desastrosa

Ya que el mayor porcentaje de nuestra imagen es nuestra apariencia y no tenemos más que 10 segundos para causar una buena impresión, creo que es aconsejable que le prestemos la atención que se merece. Nuestra apariencia hace que las personas se formen una idea aproximada de cómo somos, a qué nos dedicamos, nuestro estatus socioeconómico, nuestro nivel cultural, nuestros gustos, …  El poder de tu imagen está en tus manos, ya que te expresas y comunicas con los demás a través de las prendas, complementos y la manera de combinarlos.

Si te vas a poner delante de 5 ó de 50 personas hay que tener en cuenta unas cuantas cosas:

Lo primero de todo, saber de qué vas a hablar y cómo presentarlo: que de esto puedes aprender mucho en este blog.

Después, repasar prenda por prenda lo que vas a llevar puesto. Hay algunos aspectos que deben darse por sentados:

  • A ninguna de tus prendas debe faltarle un botón, ni debe tener ningún hilo suelto.
  • Ninguna de tus prendas debe estar arrugada.
  • Ninguna de tus prendas te debe quedar ni demasiado grande ni demasiado pequeña.
  • Comprueba que los zapatos estén excelentemente limpios y nada de rozaduras.
  • Lleva el pelo lo más arreglado posible conservando la forma de tu peinado diario, nada de “abuelillos” en la nuca, puntas que salgan extrañamente por los laterales, etc…

Si quieres que la gente se acuerde de tu empresa cuando das una conferencia, debes recordar que en ese momento eres la persona con quien se identifica la empresa y que, por tanto, no puedes pasar desapercibido. Debes generar un recuerdo.

A Ernest Riveras siempre le ponen camisas demasiado holgadas y parece que esté más gordo de lo que seguro está

A Ernest Riveras siempre le ponen camisas demasiado holgadas y parece que esté más gordo de lo que seguro está

Te pueden recordar por tu presentación. Puedes hablar muy bien, ser ameno y conseguir que no se te duerman y si además añades a tu imagen personal un pequeño detalle que pueda diferenciarte de los demás ponentes y que sea representativa de tu personalidad o carácter, seguro que no te olvidan.

Para ello no puedes perder tu identidad a la hora de vestirte. Innumerables veces he oído decir a la gente que se “disfraza” o se pone el “uniforme” a la hora de ir a la oficina, reunión, conferencia,… ¿por qué? Entiendo que hay una etiqueta que se debe tener en cuenta y no por ello debemos dejar de ser quienes somos.

Si no te gusta para nada el estilo formal (por ejemplo: traje chaqueta) añade tu toque personal con:

  • Un corte de chaqueta o pantalón diferente o más actual.
  • Un accesorio: Actualiza y añade accesorios de moda como unos zapatos, un reloj, unas gafas, unos gemelos, un foulard, un maletín, un perfume etc.
  • Un color: elige el color de traje que más te favorezca y realiza combinaciones con el color de la camisa, de la corbata, de la bufanda, guantes, etc.
  • Un corte de pelo a la moda.

Hay unas cuantas formas de darle un toque personal a un atuendo formal sin olvidar que tu imagen te representa a ti y a tu empresa.

Ainhoa Arbizu siempre cuida su estilismo para dar un aspecto sofisticado con un toque sport

Ainhoa Arbizu siempre cuida su estilismo para dar un aspecto sofisticado con un toque sport

Para saber cuáles son los colores que más te favorecen tienes que realizar un Test de Colorimetría. Los tests de colorimetría sirven para saber los colores que más favorecen a cada persona, es decir los colores que sientan bien o aportan belleza natural a cada individuo. Un test de Colorimetría nos facilita una tabla de colores que combinarán perfectamente con los colores naturales que hemos heredado genéticamente como son el color de pelo, el color de los ojos y el tono de nuestra piel. Dicho con otras palabras, esa tabla de colores resultantes tendrá la misma temperatura de color, la misma intensidad y el mismo grado de contraste que los colores que se aprecian en tu pelo, ojos y piel.

Cuando utilizamos uno de nuestros colores, el rostro parecerá estar iluminado desde abajo y como por arte de magia, veremos cómo las líneas de expresión se minimizan y las ojeras se aclaran. La apariencia general parecerá tener una piel más suave, fresca y joven, realzando el color de los ojos y de los labios.

Localizar la paleta de colores que nos complementa y aprender a utilizarlos nos ayudará a proyectar una mejor imagen de nosotros mismos. Como resultado, nuestra autoestima subirá, con lo que si estamos bien por dentro se verá reflejado hacia el exterior.

Ya que la imagen es nuestra “tarjeta de visita” cuando nos ponemos delante de alguien, hagamos que nuestra imagen refleje lo mejor posible nuestra personalidad, profesionalidad, buenos modales y así poder dejar una huella única en el prójimo. ¿Te animas?

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Las tres reglas esenciales sobre hablar en público de Tony Hsieh, fundador de Zappos

febrero 28, 2012

DeliveringHappiness

Inspirado por la entrada que escribió mi amigo Salvador Figueros para este blog, recientemente leí el libro autobiográfico Delivering Happiness: A Path to Profits, Passion, and Purpose, firmado por el fundador de Zappos, Tony Hsieh. Como tantos y tantos profesionales, Tony se vio envuelto en las presentaciones casi sin darse cuenta. El éxito arrollador de su tienda online de zapatos, ropa y complementos, cimentado sobre una atención al cliente sin precedentes, hizo que fuera solicitado en todo tipo de foros y empresas para contar su experiencia. En su libro dedica algunas páginas a explicar sus peripecias como orador, tras las cuales llegó a destilar tres reglas esenciales para sus presentaciones.

1. Muestra pasión

Aunque te sepas tu material de pe a pa, nunca hables sobre un tema que no te apasiona porque la audiencia lo notará instantáneamente. Recuerda que en este tipo de cuestiones emocionales prevalece el lenguaje no verbal (tu voz y tu cuerpo) sobre el verbal. ¿Cómo esperas contagiarle entusiasmo a tu audiencia si tú mismo no sientes pasión por el tema de tu presentación? El ponente apasionado es capaz de llegar a la cabeza de su público porque antes ha conectado con su corazón.

2. Cuenta historias personales

¿Has comprobado ya cómo no importa de qué tema hables, al final lo que más se comenta y mejor se recuerda son las historias personales que contaste? Se trata del efecto Scheherezade en las presentaciones: las historias conectan mejor con las personas, captan y mantienen la atención y fomentan la comprensión y el recuerdo de lo tratado. Y no sólo eso, incluso poseen un poder de persuasión superior a los fríos datos racionales. Si quieres llevar tus presentaciones al siguiente nivel, cuenta historias personales.

3. Sé real

Jason Fried y David Heinemeier, los autores del estimulante libro Reinicia, lo explican muy bien:

No temas mostrar tus fallos. Las imperfecciones son reales y la gente responde a lo real. Por eso nos gustan las flores que se marchitan, no las perfectas de plástico que nunca cambian. No te preocupes por cómo se supone que debes sonar o cómo se supone que debes actuar. Muéstrate al mundo como eres realmente, con todas tus imperfecciones.

¿Quieres disparar la calidad de tus presentaciones? Cuenta historias reales que te apasionen.

Actualización 29/9/12

Me informa Mariano de que ha sido publicada una versión en comic del libro. Y por la previsualización de Amazon, ¡tiene muy buena pinta!

Delivering Happiness: A Path to Profits, Passion, and Purpose; A Round Table Comic

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El checklist definitivo para no olvidarte de nada cuando acudes a una presentación

febrero 14, 2012

¿Nunca te ha ocurrido llegar todo contento a una presentación y comprobar con horror que has olvidado el cargador del portátil o el adaptador de Mini DisplayPort a VGA para tu MacBook? ¿O tu control remoto de transparencias se quedó sin pilas y no tenías de repuesto? ¿O te fallaba la garganta y nadie tenía un caramelo a mano?

Con los años he ido creándome checklists para todo: para ir a esquiar, para ir a escalar, para ir de camping, … y, cómo no, para ir a hacer una presentación. Mis checklists son simples listas de la compra, con todas las cosas que la experiencia me ha enseñado que tengo que llevar para estar preparado. Las tengo pegadas en las puertas de los armarios y en las tapas de las maletas. La de las presentaciones la he pegado al maletín del portátil. Objetivo: nunca olvidarme de nada importante.

En esta entrada comparto con vosotros mi lista de cosas que no puedes olvidar antes de acudir a una presentación. Las he agrupado en ocho  categorías para facilitar su lectura.

TECNOLOGÍA

☑ Portátil con el archivo de la presentación y sus archivos auxiliares

☑ Cable de alimentación eléctrica del portátil

Adaptador de Mini DisplayPort a VGA (sólo para Mac)

Puntero láser con pilas de repuesto

Control remoto de transparencias con pilas de repuesto

☑ Pequeños altavoces portátiles (si la organización no los provee)

VIAJE

☑ Billetes de autobús/tren/avión

☑ Pasaporte/DNI

☑ Indicaciones precisas sobre cómo llegar hasta el lugar del evento

☑ Tiempos calculados para todos los desplazamientos

☑ Mapas en papel o cargados en el móvil/tablet

☑ Plano del interior del local

☑ Batería del portátil cargada la noche anterior (para el viaje)

COPIAS DE RESPALDO

☑ Una memoria USB con la presentación y sus archivos auxiliares

☑ Copia de la presentación en archivo PDF y en papel

☑ Presentación y sus archivos auxiliares cargados en Dropbox

DURANTE LA PRESENTACIÓN

☑ Esquema de la presentación en papel

☑ Cámara de vídeo y trípode para grabarte

☑ Cuestionario de evaluación para la audiencia

MARKETING

☑ Tarjetas de visita

☑ Material promocional de tu persona/empresa

☑ Material a repartir a los asistentes

☑ Ejemplares de tu libro

HIGIENE

☑ Cepillo de dientes y dentrífico

☑ Seda dental

CONSUMIBLES

☑ Botella de agua

☑ Barritas energéticas (por si se retrasa la comida)

Pastillas o caramelos para la garganta

☑ Aspirinas/Ibuprofeno/Paracetamol

☑ Pañuelos

COMUNICACIONES

☑ Teléfono móvil cargado

☑ Teléfonos de contacto de la organización para emergencias

Copia la lista en un editor de texto, ajústala a tus necesidades y después de imprimirla pégala en un lugar donde no puedas dejar de verla. O si la prefieres llévala en Evernote o en tu gestor de notas favorito. Adquiere el hábito de repasarla antes de cada presentación y ¡nunca más olvidarás nada!

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Las presentaciones tradicionales producen un efecto sedante en la audiencia

enero 17, 2012

Interesado en medir cómo variaban los niveles de atención de los estudiantes durante sus clases, el profesor Donald A. Bligh realizó un experimento con sus propios alumnos, descrito en su libro What’s The Use of Lectures?: tomó lecturas de la tasa cardíaca de 16 de ellos durante 4 clases a intervalos de 5 segundos. Representó los datos recogidos en una gráfica, con el resultado mostrado en la figura. Su conclusión fue lapidaria: las presentaciones tradicionales producen un efecto sedante en la audiencia.

Escuchando hablar a un ponente y sin nada que hacer, rápidamente entras en un estado de sedación

La actividad física ayuda a crear actividad mental. Fíjate cuántas formas distintas podemos encontrar de poner en movimiento a la audiencia para reforzar el contenido y hacer la charla más memorable:

  • Si estás explicando cómo emerge el comportamiento autoorganizado en una red social, puedes pedir a la audiencia que se levante y aplauda al unísono, como hizo Jonas Riddestrale en una charla .
  • Si estás explicando lo difícil que es romper con los viejos hábitos, puedes proponerles que se pongan de pie y crucen los brazos, para a continuación cruzarlos al revés, como le vi hacer a Dennis Meadow.
  • Si llevan mucho tiempo sentados, puedes sugerir que se den masajes unos a otros o que hagan sencillos ejercicios calisténicos, como le vi en una ocasión proponer a Mario Alonso Puig.
  • Fernando de Pablo pide a los asistentes que dibujen en numerosas ocasiones.
  • Andrés Pérez Ortega explica que una marca personal es algo parecido a coger un papel y arrugarlo. Aunque intentes volver a dejarlo como estaba, va a quedar una señal, una huella, una marca. Y para que cale mejor su mensaje, pide a la audiencia que arrugue la hoja y luego la deje como estaba.
  • Salva López sube al escenario con su guitarra eléctrica y rápidamente energiza al público. Por ejemplo, hace dos grupos con la audiencia y entre todos interpretan la percusión del famoso tema de Queen “We will rock you”.

Salva López durante una presentación

Los ejemplos se multiplican. Cada vez que se pongan en pie y se muevan estarás aumentando su tasa cardíaca y mejorando sus niveles de atención para los próximos minutos. Además es divertido.

¡Muéveles la cabeza y también los pies!

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Nueve técnicas para transmitir una imagen positiva que te ayude a conectar con la audiencia

diciembre 13, 2011

La conexión con la audiencia tiene lugar a tres niveles

Conectar con la audiencia es uno de los tres objetivos básicos de toda presentación. Para mí, conectar es crear un puente entre lo que puedes ofrecer y lo que la audiencia necesita recibir. Para conectar con ella, derriba los muros interpuestos entre tú y tu audiencia y construye con esas piedras un puente que una tu mundo con el suyo. Las siguientes nueve técnicas te ayudarán a transmitir una imagen positiva que te ayude a conectar con la audiencia.

1) Sonríe: Una sonrisa no cuesta nada y vale mucho. Según un antiguo proverbio chino: “No debería abrir una tienda quien no sepa sonreír”. Pues yo añadiría: “No debería hacer presentaciones quien no sepa sonreír”.

2) Muéstrate abierto: Te abres a la audiencia cuando te muestras disponible y cercano. Antes de empezar la presentación te mezclas y hablas con los asistentes. Desde que te subes al escenario sonríes, miras a la audiencia con rostro afable, haces gestos de apertura, siempre abiertos e inclusivos. Saludas con alegría, dando a entender que en ese momento no hay otro lugar en el mundo en el que te gustaría estar más que subido al escenario compartiendo ese rato con la audiencia.

3) Relájate: Si piensas que una presentación es un combate y la audiencia,el enemigo a batir, entonces tus presentaciones serán tensas, te dominarán los nervios y la ansiedad. Si tu objetivo es compartir tu experiencia y conocimiento con la audiencia para ayudarle a resolver una necesidad acuciante, te relajarás automáticamente. Tú no eres el protagonista, la audiencia está en el centro.

4) Desciende a su altura: Si das por hecho que la audiencia posee la misma información o el mismo conocimiento que tú y no es así, no lograrás conectar con ella. No esperes que se pongan en tu lugar, ponte tú en el suyo.

5) Elimina las barreras: No hables parapetado detrás de una mesa o un atril. Sal y ofrécete tal como eres. Si necesitas (o prefieres) estar sentado, un taburete alto puede bastar. Cuando te mueves libremente por el escenario la audiencia podrá verte y aumentarás la conexión con ella. El contacto físico elimina todas las barreras.

6) Haz algún comentario relativo a la situación: Te sitúa en el momento presente compartido con la audiencia y ayuda a que se sientan conectados contigo.

7) Usa el humor: La risa relaja la tensión y la resistencia que puedes encontrar al exponer tus ideas y mejora drásticamente la comunicación y las relaciones. El humor es una de las mejores formas de conexión, es la distancia más corta entre dos personas.

8) Vístete de forma apropiada: El tipo de atuendo con el que acudes a una presentación conlleva dos importantes mensajes no verbales: respeto por la audiencia y deseo de conformidad. La formalidad del atuendo debería adaptarse a la audiencia para la que se expone la presentación y a la ocasión. Debería formar parte de tu indagación sobre la audiencia.

9) Muévete con decisión, siempre con un propósito: Un ponente que sube al escenario con movimiento enérgico transmite entusiasmo y confianza.

Cada presentador es diferente y cada audiencia, también. Busca tus propias técnicas de conexión temprana con la audiencia, que la relajen y capten su atención desde el principio. Tu presentación debe ser una experiencia que todos disfrutéis desde el minuto cero.

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