Las presentaciones mediocres son invisibles

Escuchado a una madre en el parque: “Sólo tienes cuatro años. Todavía no puedes jugar al baloncesto.”

Nos han enseñado a amoldarnos. Desde niños nos susurran cariñosamente al oído o nos gritan con violencia cuál es la historia que debemos vivir. Definen las características de nuestro personaje. Bosquejan el guión que prescribe todas nuestras acciones. Si actuamos conforme al libreto que escriben para nosotros, entonces nos colman de elogios, regalos y caricias. Pero ¡ay de aquel que ose improvisar! Está castigado salirse del papel que nos han asignado. Y lo triste es que con el discurrir de los años interiorizamos ese papel: integramos en nuestra identidad la historia que nos impusieron, aceptamos sus valores y creencias, moldeamos nuestra conducta para ajustarnos a lo que se espera de nosotros. En definitiva, aprendemos que lo más seguro es seguir el mapa que nos han dibujado.

O encajas o destacas

Tememos sobresalir, no nos gusta destacar: preferimos encajar, pasar desapercibidos. Por eso nos refugiamos detrás de transparencias antes que salir a hablar a pecho descubierto. Anteponemos un documento muerto al acto vivo de comunicar. Volcamos datos desde la cabeza en vez de contar historias desde el corazón. Usamos las fotos con timidez, como pidiendo permiso.

Con esta actitud, nuestras presentaciones no descollan ni para bien ni para mal. No serán excelentes, pero tampoco horribles. No llamarán la atención ni en una dirección ni en otra. Serán en definitiva invisibles. ¿Y eso es lo que quieres para ti y para tu empresa? ¿Que nadie se acuerde cuando termine tu presentación? Buscar siempre la seguridad es a la larga la estrategia más arriesgada.

¿Quién dibuja tu mapa?

Nos autoimponemos terribles limitaciones. Abrigamos creencias limitadoras. En mis cursos sobre presentaciones los alumnos musitan excusas sin parar:

“Mi jefe no me dejará”.

“Yo soy ingeniero de teleco, yo no sé hacer esas cosas”.

“Aquí las cosas se han hecho siempre así, ¿cómo voy a cambiarlas?”.

“¿Qué pasa si sale mal?”.

“A mí nadie me enseñó”.

“Yo no valgo para eso”.

¿Te suenan? Se están diciendo “NO” antes de empezar incluso. Todo porque les contaron la historia equivocada y han aprendido a vivir conforme a ella. Porque es más cómodo buscar la mediocridad que la excelencia. Porque es menos arriesgado vivir según el mapa que me ha dado mi jefe o mi institución o mi universidad. Porque así nada puede salir mal.

No se puede nadar y guardar la ropa

No puedes querer destacar y jugar sobre seguro. No puedes esperar llamar la atención haciendo lo que todos. No podrás ser excelente sin correr riesgos. Si tu trabajo agrada a todo el mundo, entonces no será grande, será mediocre.

Atrévete a presentar tu trabajo como una historia. Atrévete a usar la multimedia como nunca se ha visto en tu sector. Atrévete a hablar con emoción con el corazón desnudo. Comunica con el diseño, con tu voz, con tu mirada, tus manos y todo tu ser. Arranca lágrimas o aplausos, pero no dejes indiferente a tu audiencia.

La revolución ha llegado a las presentaciones: ¡dibuja tu propio mapa!

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¿Qué haces para buscar la excelencia en tus presentaciones?

Los 10 mandamientos para enfrentarte con éxito a tu primera presentación

La semana pasada Paz Garde publicó amablemente en su blog Coaching para jóvenes una lista con mi decálogo para aquellos que se enfrentan por primera vez a una presentación:

1. Investiga a la audiencia por encima de todas las cosas

2. Jamás te pases del tiempo

3. Cuenta lo más importante

4. Prepara una presentación, no un documento

5. Empieza y  termina a lo grande

6. Pon una sola idea por transparencia

7. Ponlo sólo si puede verse

8. Utiliza la multimedia con juicio

9. Ensaya, ensaya, ensaya

10. Comunica con todo tu ser

Te remito al contenido en el blog de Paz, Decálogo para el presentador novel, para que puedas leer la explicación completa de los 10 mandamientos.

¡Suerte con tu primera presentación!

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¿Cómo te fue la primera vez que hiciste una presentación? ¿Cuáles de los consejos anteriores crees que te habrían ayudado más de haberlos conocido a tiempo? Comparte tu experiencia con el resto de lectores.

Cómo concluir con fuerza una presentación

“Muchos oradores no necesitan introducción. Lo que necesitan son conclusiones.”

—Christopher Witt

La conclusión de una presentación constituye su momento culminante, es el gran recordatorio del tema tratado. Proporciona el mensaje para llevar a casa, a menudo lo único que será recordado de toda la charla. Determina la impresión final y el impacto que tu presentación tendrá sobre la audiencia.

Una vez terminado el cuerpo de tu intervención, conviene poner de nuevo el trabajo en perspectiva mostrando una vez más la gran foto. Así se le ayuda a la audiencia a apreciar mejor el trabajo dentro de un contexto más amplio. Se le debe avisar a la audiencia de que el cuerpo de la presentación ha llegado a su fin y de que ahora se encuentra en la tercera y última parte.

No diluyas las ideas importantes de tu presentación

La conclusión de una presentación siempre debería ser firme y decisiva. La conclusión debería reducirse a una única frase concisa, que incluya la idea clave de la presentación y tu punto de vista. Esta frase debería formularse cuidadosamente, memorizarse bien y ensayarse repetidamente.

Las dos frases más importantes de una presentación son aquella con la que la inicias y aquella con la que la terminas. Tristemente, casi nadie las prepara: las improvisan sobre la marcha con pobres resultados. A menudo, las presentaciones terminan con varias transparencias de conclusiones. Es imposible para una audiencia absorber una lista de conclusiones.

La conclusión debería consistir en una única frase

Esta frase que encapsula la idea final de tu presentación debe expresarse enfáticamente. Así como el énfasis debe estar presente en los momentos clave de la presentación, la conclusión es el momento clave por antonomasia. Leer unas transparencias llenas de listas de viñetas constituye lo opuesto a una buena conclusión.

Recurre a tus mejores armas de expresión de entusiasmo. Puedes reforzar la conclusión con tu lenguaje corporal: acercándote al público, sonriendo sinceramente, mediante un gesto inclusivo de los brazos, … Siempre y cuando contribuya a reforzar el mensaje y fomentar su recuerdo, estará bien empleado.

La conclusión es el colofón, el broche de la presentación

Una vez expresada la conclusión, debes decir “Gracias” o similar y callarte. Punto. Todo lo que digas de más distraerá a la audiencia de la conclusión final y dañará la presentación. La conclusión debería delimitar con toda claridad el final de la presentación.

Nunca termines diciendo “Bien, y eso es todo” o “Bueno, con esto he terminado, espero que hayan entendido” o finales igualmente desafortunados. Utiliza un final con gancho.

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Siete pasos para la creación de mapas conceptuales en presentaciones

Los mapas conceptuales fueron desarrollados por el Prof. Joseph D. Novak a principios de los 70. Son “herramientas para organizar y representar conocimiento”, utilizadas en una gran variedad de ámbitos, desde la creación de esquemas para estudio personal hasta la comunicación de conocimiento. Yo los recomiendo también para las fases de planificación y estructura de presentaciones. Permiten una rápida interpretación del material y su relación con el tema de la presentación, ayudando a refinar el mensaje principal a transmitir a la audiencia.

Durante la fase de planificación deben identificarse y resumirse los conceptos nucleares de la presentación con el fin de destilar su mensaje principal. Resulta fundamental evitar información irrelevante o detalles secundarios que desbordan a la audiencia impidiéndole captar el mensaje principal. Todo lo que no contribuya a comunicar el mensaje fundamental debe ser eliminado de la presentación. Los mapas conceptuales ayudan en este proceso. Veamos cuáles serían los siete pasos para la creación de un mapa conceptual para su uso en presentaciones.

1. Construcción de una buena idea focal

Las mejores presentaciones buscan transmitir un único mensaje. En lugar de pretender transferir mucha información, lo que termina diluyendo el mensaje, suele ser mejor intentar transmitir una sola idea. Dejar bien claro desde el principio cuál es la idea nuclear de tu presentación crea un contexto que te ayudará a clasificar jerárquicamente otras ideas secundarias que pueden apoyar la transmisión de tu idea fundamental. Prueba a expresar la idea central de tu presentación en una sola frase.

2. Sugerencia de conceptos relevantes

Una vez que has acotado el dominio de conocimiento y definido el mensaje principal, debes seleccionar los conceptos clave de este dominio necesarios para proporcionar el conocimiento requerido para transmitir la idea focal. Si partes de un documento escrito, puedes destacar los principales conceptos que contiene.

3. Lista de conceptos

A continuación, identifica todos los datos, hechos, conceptos, ideas, términos que están asociados de alguna manera con la idea principal y que podrían ayudar a clarificar el mensaje. Puedes crear una lista con estos conceptos, utilizando una sola palabra o una corta frase para cada uno. Se trata como ves de un proceso de torrente de ideas (brainstorming), durante el cual debes anotar absolutamente todo lo que se te ocurra relacionado con la idea focal. No te preocupes en este momento por la redundancia o importancia relativa de los términos y conceptos que van apareciendo. Debe primar la cantidad sobre la calidad. Cuando hayas terminado una primera ronda, habrás compilado una lista inicial de entre 15 y 25 conceptos.

4. Orden de rango

Ordena los conceptos poniendo en la parte superior los más relevantes y hacia la inferior los menos importantes. Pueden aparecer nuevos conceptos que no se te ocurrieron en el paso anterior. Puedes eliminar los repetidos o reformular los imprecisos.

5. Mapa conceptual preliminar

Comienza a unir los conceptos del paso anterior y a descubrir relaciones entre ellos. Puedes utilizar herramientas informáticas (serán tratadas en una próxima entrada) o post-its de colores. Ahora es momento de refinar la clasificación jerárquica de los conceptos y de eliminar aquellos que se consideran secundarios o irrelevantes para la presentación en concreto.

6. Proceso iterativo

Una vez construido el primer mapa, revísalo. Reordena los conceptos, tanto a nivel jerárquico como de relaciones. Considera si están incluidos todos los conceptos relevantes. En función del tiempo asignado, considera si los conceptos menos relevantes tienen cabida. ¿Se ha colado algún concepto irrelevante o que no guarde relación clara con el resto? ¿Falta algún concepto capital?

7. Reposicionamiento y refinamiento del mapa conceptual

Crea el mapa final y realiza los últimos ajustes. El mensaje fundamental de la presentación debería ser fácilmente comprensible: el mapa debería poder comunicarlo con claridad a la audiencia, evitando información irrelevante o detalles secundarios que distraen y a menudo oscurecen el mensaje principal.

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¿Utilizas mapas conceptuales, mapas mentales o algún otro elemento gráfico para diseñar tus presentaciones?

8 herramientas para mostrar Twitter en la gran pantalla

Se está extendiendo la costumbre de mostrar durante los eventos en una gran pantalla a la vista de toda la audiencia la actividad del backchannel. No soy partidario de mostrarlo mientras el ponente está hablando, ya que distrae: el backchannel no debería competir con el ponente por la atención de la audiencia, sino ser una herramienta de amplificación y de participación.

Creo que en las siguientes situaciones puede resultar muy útil mostrar el backchannel a la vista de todos:

• Como actividad para involucrar a la audiencia, por ejemplo mediante votaciones en vivo o juegos de búsqueda de información.
• En los descansos o tras las charlas, para abrir un canal de interacción, de manera que la audiencia pueda aportar valor mediante sus dudas y comentarios.
• En pantallas que están fuera de la sala de conferencias, de manera que los que físicamente no han podido entrar puedan verlo cómodamente.

Siempre que quieras mostrar el twitterstream con el hashtag del evento en la gran pantalla, puedes elegir entre una gran variedad de herramientas web. A continuación he recopilado algunas de las más usadas en salas de conferencias hoy en día, todas ellas de uso gratuito.

Twitterfountain

Twitterfountain muestra los tweets a través de una gran variedad de efectos vistosos. La gran cantidad de aspectos a configurar permite personalizarlo al gusto, de manera que cada evento le proporcione su propio toque único.

Twitterfall

Twitterfall muestra una cascada de tweets de forma discreta, con una enorme variedad de características configurables. Exige iniciar sesión a través de Twitter.

Visible Tweets

Visible Tweets es la que utiliza efectos más llamativos. Se ha convertido en la más utilizada en eventos (al menos, es la que más veces he visto).

TweetChat

TweetChat muestra de forma discreta, muy parecida a la búsqueda de Twitter, los tweets correspondientes a un determinado hashtag y permite bloquear a usuarios. Exige iniciar sesión a través de Twitter.

ParaTweet

ParaTweet es una aplicación muy compleja, que en sus versiones de pago permite gran cantidad de configuraciones posibles. Su mayor baza reside en la posibilidad de moderación: se puede aprobar/desaprobar manualmente cada tweet, con la posibilidad de autoaceptación automática y un filtro de lenguaje inadecuado (sólo en inglés). Posee además un interfaz muy profesional para gestionar sesiones de preguntas y respuestas a través del backchannel.

Wiffiti

Wiffiti crea una espectacular representación animada con las entradas de Twitter y permite eliminar comentarios con tacos (sólo en inglés). Sólo posee un efecto de visualización, aunque puede cambiarse la imagen del fondo.

Twubs

Twubs presenta los tweets correspondientes al hashtag del evento en una pantalla muy similar a la de la búsqueda de Twitter y también permite la moderación. Permite crear comunidades en torno a hashtags, lo que ellos llaman los Twubs.

TweetWally

TweetWally muestra los tweets de forma discreta, muy similar al interfaz de Twitter. Permite buscar por hashtag, por usuario que escribe el tweet o por usuario mencionado en él, así como por palabras clave. Su rasgo diferenciador es que iniciando sesión en Twitter se puede almacenar el twitterstream, lo que resulta extremadamente útil para referencia futura.

Actualización 20/06/2011

Otra herramienta que permite mostrar Twitter es HootSuite, tal y como se describe en esta entrada de Wwwhatsnew: Cómo usar hootsuite para mostrar tweets durante una presentación.

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6 trucos para gestionar con éxito preguntas difíciles

-¿Es lícito pagar el tributo a César o no? ¿Qué opinas?

Jesús, dándose cuenta de la mala intención que llevaban, les dijo:

–Enseñadme un denario. ¿De quién es la imagen y el nombre aquí escrito?

Le contestaron:

–Del césar.

Jesús les dijo:

–Pues dad al césar lo que es del césar, y a Dios lo que es de Dios.

Si no sabemos responder de manera profesional, una pregunta difícil puede echar por tierra una buena presentación, arruinar la credibilidad de una persona o causar daños irreparables en la imagen de una organización. Si no respondemos bien a la primera pregunta, la siguiente puede ser peor. Te propongo seis trucos para gestionar con éxito preguntas difíciles o nasty questions.

1) Amortigua

Hay preguntas buenas y malas, inteligentes y tontas, bien y malintencionadas. Pero ante unas y otras, lo que nunca debemos hacer es responder sin pensar. Siempre debemos dar una buena respuesta y necesitamos tiempo para pensar cuál. Amortiguar la pregunta sirve para parar el golpe, ganar tiempo y atemperar nuestra actitud inicial si la pregunta es agresiva.

Pero si te quedas callado mucho tiempo pensando, das imagen de inseguridad. El amortiguador implica empezar a hablar inmediatamente, pero sin responder todavía a la pregunta, con frases y recursos tales como:

• «Veo que este asunto despierta mucho interés en la sala, de hecho en los últimos meses…».
• «Me alegro de que me hagan esta pregunta…».
• «A menudo me hacen esta pregunta porque este tema se presta a una malinterpretación…».
• Beber agua de la mesa con lentitud deliberada.
• Tomar notas en un papel.

Una vez ganados con elegancia esos preciosos segundos para pensar, hay que responder. ¿Cómo?

2) Pregunta

Responde con una pregunta: “¿Me puede concretar cuál es la pregunta?“, “No me ha quedado claro lo que pregunta, ¿puede repetirla?”, “¿Podría explicar lo que quiere decir cuando usa la palabra …?”. La mejor manera de salir de un conflicto es con una pregunta.

3) Acepta

Si es verdad lo que te dicen, aunque parezca negativo, acéptalo y luego explica por qué es así.

4) Revierte

Si nos proponen en la pregunta un argumento negativo, debemos darle la vuelta y usarlo como favorable. “Sí, es verdad que somos una empresa pequeña, y ahí radica nuestra fuerza: en nuestra agilidad y capacidad de respuesta…”.

5) Explica

A menudo pueden pedirte explicaciones sobre algo. Anticipa estas peticiones y lleva prepradas las respuestas. La explicación debe ser convincente, apoyada con evidencias: hechos, datos, estadísticas, pruebas documentales, etc.

6) Niega

Niega si es mentira y luego explica por qué. Hazlo con calma, sin crisparte, nunca entres al trapo. No caigas en trampas verbales, no te pongas a la defensiva ni pases al ataque o descalificación personal. ¡Es justo lo que quieren!

Tu objetivo es transmitir tu mensaje, tu idea, nunca hablar de más por mucho que insistan, no morder el anzuelo, sin salirte nunca de tu mensaje.

Y por último, no olvides que tienes derecho a no contestar.

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Presentaciones Productivas con GTD

Mucha gente piensa que GTD es una metodología rígida y por tanto incompatible con la creatividad o la espontaneidad.

Esta afirmación, lejos de ser una realidad, es falsa, ya que GTD ofrece unos niveles de personalización y flexibilidad iguales o superiores a los de la mayoría de sus competidores y la prueba de ello es que son muchas las personas procedentes de profesiones marcadamente creativas, como puede ser la publicidad, que usan habitualmente GTD.

Y como dicen que el movimiento se demuestra andando, vamos a ver en esta entrada cómo aplicar el método de los 5 pasos de la planificación natural de proyectos para preparar una presentación de forma productiva.

Para empezar, lo primero que debes hacer es definir el propósito de tu presentación.

¿Qué resultado quieres conseguir con ella? Si el resultado que deseas no es único, por ejemplo, quieres que la gente pase un rato entretenido y se lleve un recuerdo agradable pero también que se quede con dos o tres ideas sobre un producto o servicio, debes encontrar una forma que unifique todos esos resultados parciales en un único resultado global.

En el ejemplo de nuestra presentación, el resultado que quieres conseguir podría ser “la gente ha entendido, con ejemplos prácticos y de forma divertida, en qué consiste el método de los 5 pasos de la planificación natural de proyectos, ha visto su utilidad y ahora es capaz de aplicarlo”.

Como ves, conviene que el resultado lo expreses siempre en pasado y de forma positiva, ya que así refuerzas a nivel subconsciente la convicción de que vas a lograr el resultado que deseas.

El segundo paso es visualizar el resultado. Imagina que ya has hecho la presentación y ha sido un éxito rotundo. ¿Qué ha pasado? ¿Cuáles han sido las frases que más han gustado? ¿Qué transparencias han sido las más impactantes? ¿Hubo algún problema? ¿Cuál? ¿Cómo saliste de él con éxito?

La visualización es muy importante por dos motivos. Por una parte, porque te permite responder a las preguntas ¿cómo vas a saber que has conseguido el resultado que buscabas? y ¿cómo vas a reconocerlo? Por otra parte, porque activa el sistema de activación reticular, de modo que tu percepción se acentuará para todo aquello que pueda ser de interés para tu presentación. El sistema de activación reticular es el que hace que encuentres tu cara en una foto con cien personas o escuches tu nombre en una sala llena de gente. Del mismo modo, te hará oír frases que usar en tu presentación, encontrar fotos espectaculares o relacionar brillantemente temas aparentemente inconexos.

Terminada la visualización del resultado, el tercer paso consiste en generar una tormenta de ideas. La pregunta que quieres responder aquí es: ¿Qué puedo hacer para lograr el resultado que busco? El objetivo es generar el mayor número posible de ideas sobre cómo alcanzarlo. Lo importante es la abundancia de ideas, no la calidad de las mismas. Ya tendrás tiempo más adelante para separar las que te parezcan mejores.

¿Qué secuencia es la mejor para tu presentación? ¿Qué fotos causarán el mayor impacto? ¿Qué palabras o frases pueden transmitir mejor la idea? ¿Cómo vas a empezar o a terminar la presentación? ¿Cuántas transparencias vas a usar?

Lo normal es que al acabar la tormenta de ideas tengas disponible un buen número de ellas, así que ahora toca organizar, que es el cuarto paso del método. Cuando organizas, lo que haces es concretar. De todo lo que puedes hacer para lograr el resultado que buscas, ¿qué vas a hacer, en concreto, para lograrlo? Organizar no es más que seleccionar lo que nos parece más útil de entre lo producido en la tormenta de ideas, identificando y clasificando los diversos componentes o acciones, prioridades y secuencias, también conocidas como sub-proyectos en GTD.

Un sub-proyecto sería por ejemplo decidir qué tipo de fotos vamos a utilizar en nuestra presentación, encontrarlas y descargarlas o comprarlas. Otro sub-proyecto sería buscar citas sobre determinados temas, seleccionar las más adecuadas y recopilarlas para cuando llegue el momento de ensamblar la presentación. Otro sub-proyecto puede ser hacer una “prueba en seco” para un amigo (decidir qué amigo, llamarle para quedar con él, hacerle la presentación) a fin de poder pulir detalles antes de la presentación oficial.

Al organizar iremos identificando también los contextos en los que tiene sentido realizar cada una de esas tareas. Así, la búsqueda de fotos o citas lo haremos seguramente en el contexto @internet (o @conectado o @navegador) mientras que llamar a nuestro amigo irá en el contexto @teléfono.

El quinto y último paso del método consiste en identificar las próximas acciones. La diferencia entre una acción y una próxima acción es que las próximas acciones las puedes hacer ya, sin esperar a que ocurra nada antes. Cuando aplicas el quinto paso del método, lo que haces es ir revisando todas las acciones de tu plan e identificar cuáles son aquellas con las que te puedes poner manos a la obra de inmediato. Una vez decidido qué vas a hacer para alcanzar el resultado, ¿cómo vas a hacerlo? Por ejemplo, antes de buscar las citas o las fotos es probable que quieras escribir la trama de tu presentación.

Como puedes ver, estos cinco pasos los aplicas constante e inconscientemente durante el día: 1) tienes el deseo de hacer algo, 2) imaginas los resultados, 3) generas ideas sobre cómo hacerlo, 4) las clasificas y 5) defines la primera acción que convertirá ese deseo en realidad.

Adquirir el hábito de aplicarlo conscientemente a tus proyectos más importantes te permitirá afrontarlos con mayor confianza y te ayudará a conseguir mejores resultados.

¿A qué esperas para probarlo?

Esta entrada ha sido amablemente escrita por José Miguel Bolívar, consultor artesano, coach, profesor, ponente y autor del blog Optima Infinito, en el que escribe habitualmente sobre innovación y productividad aplicadas a personas, organizaciones y procesos.

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