Cinco regalos originales para presentaciones para el 2012

Como todos los años, en estas fechas nos hacemos regalos unos a otros. Para algunos, resulta un problema imaginar qué regalar. Si estás harto de corbatas, libros, perfumes o DVDs, te sugiero regalos para aquellos interesados en las presentaciones y en cómo mejorar sus habilidades de comunicación. Te aseguro que serás el único en hacer un regalo semejante.

1. Navaja suiza multiusos para el presentador todoterreno

Además de las funciones tradicionales de las navajas suizas, como hoja, lima con destornillador, tijera y llavero (que nunca se sabe cuándo pueden venir bien en una presentación), esta práctica navaja incorpora una memoria USB 32 GB con espacio más que suficiente para guardar tus documentos, vídeos y presentaciones protegidos mediante identificación de huella dactilar o contraseña. Además, pensando especialmente en el presentador, está provista de un mando a distancia por Bluetooth para ordenador y portátil, así como de un puntero láser.

(Muchas gracias a Ángel por la sugerencia)

2. Avance de transparencias para libertad sobre el escenario

Ya sé que me repito y que todos los años lo recomiendo. Pero es que me asombra ver el número de alumnos y clientes que todavía los desconocen. Si existe un dispositivo del cual no se puede prescindir durante una presentación, ése es seguramente el control remoto para avance de transparencias. Te ayudará a exponer tus presentaciones con mayor fluidez y comodidad, aportándote la flexibilidad de poder levantarte de la mesa y presentar de pie. Y para aquellos tentados por el Reverso Tenebroso de la Presentación, sí, también incorporan puntero láser. El que recomiendo incorpora además un temporizador con vibrador para ayudarte a mantenerte dentro de tiempo.

3. Micrófono de cabeza para mayor libertad aún

El micrófono de cabeza es otro accesorio fundamental en el repertorio de todo orador profesional que hace presentaciones continuamente por todo tipo de salas y auditorios. La elección del tipo de micrófono es crucial. Yo prefiero los micrófonos inalámbricos que dejan libres las manos para gesticular. Y entre los de solapa y los de cabeza, me quedo con estos últimos sin dudarlo. Como no siempre los tienen disponibles allí donde uno va, a quien se dedique profesionalmente a hablar en público en plazas variadas le recomiendo comprarse su propio equipo.

4. Pizarra blanca para dibujar y dar rienda suelta a la creatividad

Una gran pizarra blanca para usar con rotuladores de colores para planificar y estructurar tu presentación, para crear mapas conceptuales o para dibujar storyboards. Además ofrecen la ventaja de poder pegar sobre ellas notas adhesivas y escribir a su alrededor. Elemento imprescindible para amantes del Design Thinking y del dibujo de ideas.

5. Sesión de mejora personalizada de habilidades de comunicación

La semana pasada me contactó una persona para regalarle a su pareja uno de mis paquetes de sesiones personalizadas de habilidades de comunicación. ¡Qué buena idea! En una sociedad en la que tenemos la casa llena de “cosas” creo que no hay regalo mejor que una “experiencia”. En ocho horas puedo ayudar a una persona a dar un salto considerable en su forma de presentar. Si alguien a quien aprecias de veras (¿tú mismo?) necesita mejorar su forma de presentar, regálale mi servicio de mejora personalizada e individual.

¡Felices Fiestas y Prósperas Presentaciones!

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¿Se te ocurren otros regalos para presentaciones? Comparte tus ideas con otros lectores.

Aprende de una vez por todas a insertar vídeos en tus presentaciones

No salgo de mi asombro cuando algunos de mis clientes me confiesan no insertar vídeos en sus presentaciones por miedo a que falle su reproducción. ¡Nada es tan ilustrativo como un buen vídeo! Si teniéndolos no los incluyes, estarás renunciando a una de las mayores ventajas de las presentaciones multimedia. Eso sí, aprende a hacerlo correctamente. Los vídeos actúan como un recurso excelente para recapturar la atención, aumentar el interés y cambiar el ritmo de tu presentación.

No salgas de PowerPoint o de Keynote

Lleva tus vídeos integrados dentro del archivo de PowerPoint o de Keynote. Si quieres que tu charla comunique un auténtico estilo profesional, no abandones nunca la presentación. Queda muy mal acercarte al ordenador, conmutar de la presentación al explorador de carpetas, mostrar a la vista del público la foto de escritorio de tu portátil con gatitos en cestas de ropa o bebés en la bañera (¡te lo juro, lo he visto!), ponerte a buscar el vídeo por todo el disco duro, reproducirlo con dificultades en Windows Media Player o en Quicktime o en lo que sea, y luego regresar a la presentación.

Y lo que aún queda muchísimo peor y suele acarrear resultados desastrosos es abrir el navegador, conectarte a Youtube o Vimeo y reproducir el vídeo directamente desde esos sitios web. Como Murphy nunca descansa, cuenta con que habrá problemas con la WiFi y que el vídeo no se cargará o se interrumpirá a mitad. Todas estas interrupciones distraen de tu mensaje, erosionan tu profesionalidad y terminan desconectándote de la audiencia. He sufrido junto a ponentes que luchaban en vano durante varios minutos para que un vídeo funcionara. Todo por no llevar los deberes bien hechos desde casa.

Si quieres dar el paso hacia el siguiente nivel de profesionalidad, no abandones PowerPoint o Keynote para reproducir tus vídeos

Todos los programas de presentaciones permiten insertarlos en las transparencias, de manera que se reproduzcan automáticamente cuando se llegue a la transparencia en cuestión. La audiencia no sentirá ninguna ruptura en el flujo de la presentación ni se producirán sorpresas desagradables.

Para que el tamaño del archivo de tu presentación no crezca desmesuradamente fuera de control, te recomiendo que, en lugar de insertarlo, lo vincules. Si guardas el archivo de PowerPoint o Keynote en la misma carpeta que los vídeos, podrás copiarla a otros ordenadores y se reproducirán sin necesidad de volver a vincularlos.

PowerPoint soporta montones de formatos de vídeo, a diferencia de Keynote, que está muy limitadito. Si tienes un vídeo en un formato que no puede insertarse en tu archivo de presentaciones, utiliza alguno de los numerosos programas de conversión para pasar de unos a otros. A mí Windows Live Movie Maker me va de cine.

¿Y si el vídeo está en Internet?

Descárgalo usando un programa de escritorio especializado en capturar vídeos desde la web, como aTube Catcher, o bien una extensión para tu navegador. En mi caso utilizo la extensión Download Helper para Firefox para descargar a mi equipo cualquier vídeo visto en Internet: Youtube, Vimeo, etc. Además, esta extensión es tan versátil que me permite descargar el vídeo y convertirlo simultáneamente a prácticamente cualquier formato imaginable. Funciona tanto para Windows como para Mac y Linux.

No salgas de PowerPoint para reproducir tus vídeos: insértalos sin costuras dentro de tus transparencias

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¿Usas vídeos en tus presentaciones? ¿Los insertas, los vinculas o te sales del PowerPoint para reproducirlos?

Secretos del PowerPoint: Elimina el fondo de las fotografías desde PowerPoint 2010

Un error muy frecuente en el diseño de presentaciones consiste en insertar fotografías con un fondo que entra en conflicto con el propio fondo de la transparencia. Fíjate en la fotografía de la transparencia de la izquierda: conserva el fondo claro, lo cual produce un efecto desagradable sobre el fondo oscuro. En la segunda transparencia he eliminado el fondo de la fotografía, lo que confiere a la transparencia un aspecto mucho más profesional a pesar de tratarse de la misma imagen. Ya puestos, para aumentar la SNR he aligerado además el texto de las listas de viñetas y destacado los porcentajes.

PowerPoint 2010 trae su propia herramienta de eliminación de fondos

Eliminar el fondo de una fotografía no podía ser más sencillo en PowerPoint 2010:

1. Haz doble clic sobre la fotografía y selecciona Formato y luego Quitar fondo. La cinta de opciones cambiará mostrando una serie de botones para refinar la selección del borde y para terminar el trabajo. Simultáneamente cambiará el color de la fotografía a rosa fucsia y aparecerán unos controladores de línea de marquesina.

2. Haz clic en uno de los controladores de las líneas de marquesina y arrastra la línea de forma tal que contenga la parte de la imagen que deseas conservar y excluya la mayoría de las áreas que deseas quitar. En ocasiones obtendrás el resultado deseado sin ningún trabajo adicional, simplemente experimentando con la posición y el tamaño de las líneas de marquesina.

3. Si no se eliminan automáticamente las partes que deseas, tendrás que trabajar un poquito más, combinando las dos técnicas siguientes:

• Para indicar las partes de la imagen que no deseas quitar automáticamente, haz clic en Marcas las áreas para mantener.
• Para indicar las partes de la imagen que deseas quitar además de las marcadas automáticamente, haz clic en Marcar las áreas para quitar.

Puede que tengas que señalar multitud de áreas para mantener y para quitar hasta conseguir el resultado deseado.

4. Cuando estés satisfecho con el resultado alcanzado, haz clic en Mantener cambios en el grupo Cerrar.

Nunca vuelvas a insertar una foto con un fondo que se da de tortas con el fondo de la transparencia.

Yo no tengo PowerPoint 2010, ¿qué hago?

Siempre te queda el recurso de Photoshop, que incluye el práctico “Filtro de extraer”, el cual presta el mismo servicio.

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¿Qué herramienta utilizas para eliminar los fondos de las fotografías? ¿Cuál te ha dado el mejor resultado?

Nueve técnicas para transmitir una imagen positiva que te ayude a conectar con la audiencia

Conectar con la audiencia es uno de los tres objetivos básicos de toda presentación. Para mí, conectar es crear un puente entre lo que puedes ofrecer y lo que la audiencia necesita recibir. Para conectar con ella, derriba los muros interpuestos entre tú y tu audiencia y construye con esas piedras un puente que una tu mundo con el suyo. Las siguientes nueve técnicas te ayudarán a transmitir una imagen positiva que te ayude a conectar con la audiencia.

1) Sonríe: Una sonrisa no cuesta nada y vale mucho. Según un antiguo proverbio chino: “No debería abrir una tienda quien no sepa sonreír”. Pues yo añadiría: “No debería hacer presentaciones quien no sepa sonreír”.

2) Muéstrate abierto: Te abres a la audiencia cuando te muestras disponible y cercano. Antes de empezar la presentación te mezclas y hablas con los asistentes. Desde que te subes al escenario sonríes, miras a la audiencia con rostro afable, haces gestos de apertura, siempre abiertos e inclusivos. Saludas con alegría, dando a entender que en ese momento no hay otro lugar en el mundo en el que te gustaría estar más que subido al escenario compartiendo ese rato con la audiencia.

3) Relájate: Si piensas que una presentación es un combate y la audiencia,el enemigo a batir, entonces tus presentaciones serán tensas, te dominarán los nervios y la ansiedad. Si tu objetivo es compartir tu experiencia y conocimiento con la audiencia para ayudarle a resolver una necesidad acuciante, te relajarás automáticamente. Tú no eres el protagonista, la audiencia está en el centro.

4) Desciende a su altura: Si das por hecho que la audiencia posee la misma información o el mismo conocimiento que tú y no es así, no lograrás conectar con ella. No esperes que se pongan en tu lugar, ponte tú en el suyo.

5) Elimina las barreras: No hables parapetado detrás de una mesa o un atril. Sal y ofrécete tal como eres. Si necesitas (o prefieres) estar sentado, un taburete alto puede bastar. Cuando te mueves libremente por el escenario la audiencia podrá verte y aumentarás la conexión con ella. El contacto físico elimina todas las barreras.

6) Haz algún comentario relativo a la situación: Te sitúa en el momento presente compartido con la audiencia y ayuda a que se sientan conectados contigo.

7) Usa el humor: La risa relaja la tensión y la resistencia que puedes encontrar al exponer tus ideas y mejora drásticamente la comunicación y las relaciones. El humor es una de las mejores formas de conexión, es la distancia más corta entre dos personas.

8) Vístete de forma apropiada: El tipo de atuendo con el que acudes a una presentación conlleva dos importantes mensajes no verbales: respeto por la audiencia y deseo de conformidad. La formalidad del atuendo debería adaptarse a la audiencia para la que se expone la presentación y a la ocasión. Debería formar parte de tu indagación sobre la audiencia.

9) Muévete con decisión, siempre con un propósito: Un ponente que sube al escenario con movimiento enérgico transmite entusiasmo y confianza.

Cada presentador es diferente y cada audiencia, también. Busca tus propias técnicas de conexión temprana con la audiencia, que la relajen y capten su atención desde el principio. Tu presentación debe ser una experiencia que todos disfrutéis desde el minuto cero.

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¿Qué técnicas utilizas para conectar con la audiencia? ¿Cómo consigues lograr la máxima conexión?

Storytelling y presentaciones, la extraña pareja

Esta entrada ha sido amablemente escrita por Montecarlo, cuyo interés por explorar nuevas vertientes narrativas le ha llevado a hacer Storytelling para empresas, labor que realiza junto a Eva Snijders, su socia en Química visual, con quien es co-autor de la novela El consejo, una historia fascinante sobre el poder del Storytelling.

Yo, que siempre ando preguntándome lo que no debo y respondiéndome lo que no toca, me he sentado a escribir este post de la mejor manera posible, que para mí es con la mente tan en blanco como la pantalla.

El tema que se supone voy a tratar es “Storytelling y presentaciones”. Dicho esto, y con esa primera idea en la cabeza emborronando la perfecta vacuidad del monitor, me abandono al teclado y la escritura automática y anoto el título de esta entrada.

Algunos de los que lean esto recordaran la película “La extraña pareja”. Se trata de una obra de teatro (reconvertida en film) de Neil Simon, el hombre que nos ayudó, entre risas, a comprender mejor nuestro mundo y la naturaleza del alma humana. El título resume, de manera magistral, el conflicto y la problemática de la historia que plantea la obra.

La extraña pareja, me repito. ¿Por qué habré escrito eso? ¿Acaso no son así todas las parejas, extrañas?

Y ¿no es esa sensación de extrañeza fruto del reconocimiento tácito de que todos somos seres incompletos y, al mismo tiempo, únicos? Platón ya enunció la cuestión en estos términos, y la ilustró con una fábula maravillosa, la de la media naranja.

La extraña pareja de hoy está formada, por un lado, por el Storytelling, y por el otro, las presentaciones.

Mi duda es la siguiente: ¿pueden realmente considerarse una pareja? ¿Qué les caracteriza como individualidades y qué les une?

Storytelling es una forma de comunicación que se basa en la elaboración y exposición de un relato para la transmisión o el uso compartido de la información, vía emocional. (He simplificado la definición en aras de la brevedad, aunque creo haber conservado la esencia del concepto).

Presentación es un evento, un acto comunicativo, un formato, si se quiere, en el que un ponente transmite un mensaje a una audiencia. Para ello, se suele apoyar en algún tipo de documento (audio)visual. A menudo, aplicamos una metonimia y este elemento (el PowerPoint) acaba por denominarse presentación, aun siendo una parte de la misma, no necesariamente la más importante.

Visto así, entiendo que tanto el uno como la otra incluyen un objeto (el relato y la presentación metonímica) y se llevan a cabo gracias a un encuentro entre las partes.

¿Son entonces Storytelling y presentaciones una pareja (extraña o no)? Podrían serlo, sí, si esos elementos comunes fueran de la misma naturaleza. Dicho de otro modo: el Storytelling podría ser aplicable a las presentaciones si el objeto, el tipo de encuentro o ambos, coincidieran.

Y, ¿cómo saberlo? El objeto del Storytelling, el relato, puede cobrar muchas formas (también las del objeto de la presentación), aunque éstas siempre dependerán del objetivo establecido por el que conduzca la ceremonia (sea Storyteller o ponente).

Creo que no es el momento, ni el lugar para extenderme en esto, pero intuyo que esta comunión (por extraña que parezca), a veces se dará, y a veces resultará imposible.

Por lo que respecta al acto, me resulta difícil encontrar ese territorio común. No porque no exista o no pueda llegar a hacerlo, sino porque mucho tendrían que cambiar las cosas. Por regla general, el ponente no imagina la presentación como un acto de comunión, sino de simple transmisión unidireccional. Basta con fijarse en la distribución de las personas (el presentador enfrentado a la audiencia), para ver que allí no se va a compartir, sino a administrar y recibir.

Pero, como digo, no tiene porqué ser así (depende de cada uno de nosotros y de nuestras presentaciones).

Como suele suceder, la realidad, a diario, rebate y revoca teorías, y lo que parecía casi imposible no sólo se muestra como factible, sino también como probable.

Por eso, no se extrañen cuando, un día cualquiera, asistan a un evento en el que se encuentren con la extraña pareja. Si es así, celébrenlo y compártanlo, como yo voy a hacer con ustedes. Si no me creen, echen un vistazo a esta estupenda presentación de Hans Rosling, quien no alecciona ni enseña, sino que comparte y disfruta (la actitud y la intención son importantes).

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¿Tú crees en la posibilidad de crear presentaciones de negocios que sean historias?

Danza o canta tu presentación

¿Tiene PowerPoint los días contados? Lo cierto es que crece el número y el volumen de las voces de protesta. Mucha gente está buscando formas alternativas de presentar, de comunicar ideas no sólo desde la cabeza, sino también desde el corazón. En una entrada reciente hablé de alternativas al PowerPoint. Hoy os presento dos propuestas verdaderamente originales.

Danza tu presentación

¿Por qué usar transparencias en PowerPoint cuando puedes danzar tu presentación?

En el blog de TED podéis leer cómo John Bohannon creó su danza-presentación. Si estás haciendo un doctorado y te animas a bailar tu lectura de tesis, puedes enviar tu vídeo al concurso Dance You PhD.

Canta tu presentación

¿Cuál es tu mensaje? ¿Podrías comunicarlo con una canción?

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¿Cuál es la presentación más original que has visto jamás? ¿Qué la hacía tan diferente del resto?

La estructura de tu presentación en siete transparencias o menos

Paul Kelly plantea en su libro The 7-Slide Solution utilizar siete transparencias, una por cada escena de tu historia:

1. Cautiva y capta la atención de la audiencia

Hazles desear saber qué vendrá a continuación, un deseo que deberás ser capaz de acrecentar a lo largo de toda la presentación. Utiliza alguna de las aperturas para empezar con fuerza tu presentación. Esta escena te servirá para involucrar a la audiencia intelectual y emocionalmente, facilitándole un atisbo de lo que vendrá a continuación, creando un entorno en el que la gente se sienta motivada para tomar las decisiones correctas. Esta escena dicta el tono posterior de la presentación, ya que determinará en buena medida la actitud que la audiencia adoptará durante la presentación. Si el conflicto nuclear queda ya bien asentado, conseguirás interesar a la audiencia desde el principio.

El objetivo principal de esta escena es presentar el conflicto de forma interesante en términos que la audiencia pueda comprender, a poder ser de manera que le toque de cerca.

2. Proporciona la historia previa

Explica los hechos que han conducido al estado actual de las cosas. La historia previa aporta un contexto para comprender mejor los hechos y facilitar la toma de decisiones. Si aportas demasiada, la historia perderá momento; si aportas demasiado poca, no tendrá sentido. Dependerá de la audiencia y de la complejidad de la situación que te veas forzado a procurar más o menos información, animado siempre por el objetivo de hacer tu historia más comprensible y emocionalmente satisfactoria para la audiencia.

El objetivo principal de esta escena es responder a la pregunta: ¿cómo hemos llegado hasta aquí?

3. Crea tensión

Explora las consecuencias e implicaciones de actuar y de no actuar para afrontar problemas y conflictos. Aunque habrás introducido el conflicto en la primera escena, ahora es momento de estirarlo y crear resonancia con la audiencia. Esta escena hace que la audiencia no sólo piense sobre la idea, sino que empiece a considerar posibles acciones. Para aumentar su eficacia, puedes presentar los conflictos en orden creciente de impacto emocional a lo largo de un continuum.

El objetivo principal de esta escena es crear una intensa sensación de urgencia.

4. Lleva la tensión al clímax

Ofrece una elección que obligue a la audiencia a tomar una decisión.

El objetivo de esta escena es doble: por un lado, llevar la tensión a su punto álgido; por otro, ayudar a la audiencia a efectuar la transición desde pensar acerca del problema hacia hacer algo acerca del problema.

5. Da opciones

Idealmente no más de una: o mantener el status quo, sin cambiar ni intentar superar las consecuencias conocidas; o cambiar la situación actual, afrontando consecuencias diferentes y desconocidas. La decisión última recae sobre la audiencia, no puedes tomarla por ella. Si buscas influir en el curso de acción, deberás enmarcar las opciones de forma ventajosa para ti, presentando tu opción deseada como la más provechosa y las otras como menos interesantes o favorables. Cuanto más limites las posibles opciones, mayor será tu influencia. Idealmente, no des más que una.

El objetivo principal de esta escena es influir la manera como la audiencia piensa acerca de las opciones para resolver el conflicto.

6. Resuelve el conflicto

Da respuesta a la gran pregunta planteada durante la presentación. No se trata de dar todos los detalles sobre cómo implantar tu solución, sino de conseguir que sea aceptada como el mejor curso de acción. Céntrate en el “qué” y deja que la audiencia te pregunte el “cómo”.

7. Prepara la secuela

No suele ser necesario que muestres detallados planes de acción durante la presentación. Suele ser mejor idea mostrar el primer paso a dar y crear el plan de acción conjuntamente con la participación de la audiencia. Si es tu misión crear el plan detallado, puedes llevarlo impreso como documento, repartirlo a la audiencia tras la presentación y discutirlo con ella calmadamente.

En general, el objetivo de tu presentación es impulsar a la audiencia a la acción, no definir la acción al detalle.

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