Porque los datos no hablan por sí mismos, dales voz para que cuenten su historia en tus presentaciones

Hoy en día, el uso de tablas y gráficos con el fin de comunicar información cuantitativa ha devenido en lugar común en todo tipo de presentaciones comerciales y científicas. Sin embargo, ¡en qué pocas ocasiones se utiliza un buen diseño que los vuelva eficaces! La audiencia se esfuerza sin éxito tratando de desentrañar el significado y la significación de los números mostrados en la pantalla (si es que llega a verlos más allá de la quinta fila). Stephen Few, autor del más que recomendable libro “Show Me the Numbers” se lamenta:

Los 10 principios de la narrativa estadística

Contar las historias que residen dentro de la información cuantitativa es una forma de narrativa tal vez más especializada que la convencional, pero igualmente persigue el objetivo de comunicar. Stephen Few propone una serie de principios y prácticas para dar vida a las historias de los datos:

1. Simplicidad: Encuentra el núcleo de tu mensaje y preséntalo tan sencillamente como te sea posible sin añadir distracciones. Cuenta a la audiencia todos los elementos de la historia necesarios para comprender el mensaje, pero no más.
2. Integración sin costuras: Contar la historia de los datos exigirá la integración armoniosa de palabras e imágenes. Los patrones, tendencias y excepciones en los datos necesitarán expresarse gráficamente para ayudar a que la audiencia reconstruya mentalmente su historia. Muestra en pantalla los gráficos mientras cuentas su historia, señálalos con un puntero o constrúyelos por partes, pero no muestres en pantalla el mismo texto que tú mismo estás exponiendo. La audiencia no puede leer y escucharte simultáneamente. Entenderán mejor la historia si sólo te escuchan y ven las imágenes.
3. Información: Cuenta historias que informen, que revelen hechos o interpretaciones de los hechos que la audiencia ignoraba. Sorprende a tu audiencia con nuevo material para pensar, desvélale algo que no sabía antes de tu presentación.
4. Veracidad: Tu historia debe ser siempre verdadera y además parecerlo (como la mujer del César). No hagas mentir a los datos. Cita siempre las fuentes que respaldan tus datos, por afán de credibilidad y de transparencia.
5. Contexto: No puedes arrojar datos a la audiencia sin más ni más. Los números por sí mismos carecen de significado a no ser que se presenten dentro de contexto. Proporciona siempre información adicional que permita compararlos. Muestra los patrones, tendencias y excepciones en los datos para que su historia pueda entenderse. Sin comparaciones adecuadas la audiencia no podrá formarse juicios, tomar decisiones o emprender acciones.
6. Familiaridad: Conoce a tu audiencia. Adapta tu historia a la audiencia, tanto las palabras como los gráficos, para poder contársela en términos familiares. Si a la gente le importa tu historia, se sentirán mucho más impresionados contigo si la cuentas de manera que puedan entenderla.
7. Concreción: Huye de lo abstracto y abraza lo concreto. El lenguaje concreto ayuda a la gente a entender nuevos conceptos. La abstracción es un lujo sólo al alcance de expertos. Concreta con ejemplos, analogías y metáforas. No vivimos en un mundo abstracto, sino concreto, magistralmente captado por los refranes.
8. Personalización: Las historias deben conectar con la gente a nivel personal, especialmente cuando involucran directamente a la audiencia. Aunque la historia sea sobre gente completamente desconocida en otras partes del planeta, siempre existe alguna manera de ayudar a la audiencia a conectar de forma personal. Personaliza los hechos.
9. Emoción: Muy ligada a la anterior, las historias personales remueven emociones en nuestro interior. Por muy racionales que nos creamos, en última instancia nuestras decisiones están regidas por la emoción. A veces basta la fotografía de una persona real afectada por los hechos para poner un rostro a las estadísticas abstractas.
10. Llamada a la acción: Las historias eficaces mueven a la audiencia a la acción. Para sacarle el máximo partido a tus historias, debes tender un puente entre las lecciones que enseñan y las vías para poner en práctica dichas lecciones.

Dale voz a los números para que cuenten su propia historia.

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¿Cómo cuentas la historia de tus datos? ¿Utilizas alguno de los principios listados?

Bueno, estooo, cómo erradicar las muletillas de nuestra presentación, vale, ¿no?

Recuerdo que cuando niño había un profesor en el colegio con el vicio de terminar casi todas sus frases con la coletilla ¿no?. Antes de la clase nos cruzábamos apuestas sobre cuántas veces repetiría ¿no?. Ni que decir tiene que estábamos más pendientes de sus muletillas que del contenido de su mensaje.

Las muletillas afean la intervención, le restan brillo y sabotean su continuidad. Denotan vicios oratorios del comunicador y, en definitiva, insuficiencias lingüísticas. Suficientemente repetidas, las muletillas o palabras comodín terminan ridiculizando al orador, que puede llegar a convertirse en objeto cómico. Si quieres causar una buena impresión en tus presentaciones debes reducirlas al mínimo o, idealmente, eliminarlas del todo.

¿Por qué usamos las muletillas?

Nos asusta el silencio, sentimos horror al vacío, incluso discursivo. Del mismo modo que una pausa puede resultar incómoda para la audiencia, también al orador puede antojársele embarazosa. Mientras reflexionan entre frases, algunos oradores no pueden evitar decir “ehhhhhh” o “ummmm”. Por algo los anglosajones llaman a las muletillas filler sounds: sonidos de relleno. Se trata de un hábito nefasto que desluce infinitamente el discurso del orador y debería ser desaprendido a toda costa. Es preferible el silencio al mero ruido.

Otros oradores intercalan muletillas entre frases, como “Bueno”, “o sea”, “un poco”, “entonces”. También están los que rematan cada frase con un “¿no?”, “¿está claro?”, “¿eh?”, “¿vale?” o el irritante “¿entiendes?”. Se utilizan frecuentemente como mecanismo retardatorio para ganar ese medio segundo durante el cual pensar en la siguiente palabra o frase. Sin embargo, para eso existen las pausas.Una pausa posee un efecto balsámico en el oyente y en el ponente. La audiencia asimila lo que acaban de decirle durante un tiempo de silencio muy necesario para su concentración. Por su parte, el conferenciante emplea el tiempo de la pausa en localizar la nueva idea y la mejor frase para expresarla.

Cómo erradicar las muletillas de tus presentaciones en dos pasos (muy duros, eso sí)

Si incurres habitualmente en este vicio expresivo, puedes utilizar el siguiente tratamiento:

• Habla más lentamente y haz pausas conscientes entre frases. Al principio te resultará forzado, pero con el tiempo te saldrá con naturalidad. Cada vez que hables, realiza el esfuerzo consciente de ralentizarte.

• Grábate en vídeo o cuando menos la voz durante una intervención en público. No hace falta que sea una presentación profesional. Basta con que narres una historia o le cuentes a un pequeño auditorio (los colegas de tu departamento) tu proyecto o tu último trabajo de investigación. Después, repasa la grabación en busca de muletillas repetitivas. Una vez localizadas, ahora que ya las conoces, debes ser inflexible con ellas. Haz un esfuerzo consciente cada vez que hablas en público por evitarlas. Cuanto mayor conciencia tomes de ellas, más rápidamente desaparecerán. Practica, practica y practica. Ensaya, ensaya y ensaya. Sólo así desaparecerán.

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¿Usas muletillas al hablar? ¿Utilizas algún método para erradicarlas? ¿Conoces algún ponente o profesor que abuse de ellas viciosamente? Comparte tus experiencias.

El arte del guión cinematográfico (y cómo sacarle partido en tus presentaciones)

Cuando uno va al cine espera que le cuenten historias; cuando uno acude a una presentación, que le muestren datos. En las pantallas de los cines esperamos ver conflicto; en las pantallas de las salas de conferencias, ver gráficos de porciones. En general el cine nos entretiene; en general las presentaciones nos aburren.

Las historias son una metáfora de la vida y estar vivo es estar sumido en permanente conflicto. El conflicto es a la historia lo que el sonido es a la música. El conflicto es el corazón de la historia. Sólo el conflicto hace que una historia avance. Tal vez las presentaciones nos resultan tan aburridas porque el conflicto suele estar ausente en ellas. Sin duda mejorarían añadiéndoles conflicto, como en las buenas historias del cine o de la literatura universal.

He leído muchos libros sobre el arte de escribir narrativa, pero ninguno que me haya impactado tanto como “El guión” (“Story” en el original), por Robert McKee, considerado la Biblia por muchos guionistas.

No debemos dejarnos engañar por el título. Aunque se trata de una obra obviamente orientada a guiones cinematográficos e ilustrada con numerosos ejemplos prácticos de grandes obras del celuloide, cualquier persona interesada en la creación literaria se beneficiará enormemente de su lectura. Y en el fondo, ¿qué es una buena presentación sino una buena historia? Los paralelismos son evidentes y cuanto más se parezca nuestra exposición a una historia, mejor satisfará los tres objetivos de toda presentación. Como botón de muestra, escribe McKee al comienzo del segundo capítulo:

“La marca de un maestro es que seleccionando unos pocos momentos puede mostrarnos toda una vida”.

Del mismo modo, la marca de un gran presentador es que seleccionando unas pocas ideas, nos muestra toda la riqueza de un tema, nos informa, nos entretiene y nos proporciona material para la reflexión, sin pretender abarcarlo todo.

Y así, página a página, capítulo a capítulo, a medida que McKee desgrana los secretos de cómo escribir guiones, se nos revelan numerosas formas de aplicar esos mismos conocimientos a nuestras presentaciones.

Si quieres profundizar en los elementos estructurales de la narrativa y en los principios del diseño de historias y establecer fecundas conexiones con las presentaciones, lee este libro con un lápiz en la mano y la mente abierta.

FICHA TÉCNICA

Autor: Robert McKee
Título: El guión – sustancia, estructura, estilo y principios de la escritura de guiones (Story en el original)
Editorial: Alba
Páginas: 550
Año: 2002
Lo mejor: Expone con gran claridad y vehemencia, aunque sin dogmatismo, cuáles son los elementos estructurales de una buena historia y qué hace que las buenas historias funcionen en la pantalla. Centrado en el porqué más que en el cómo, en la forma más que en la fórmula.
Lo peor: Para el neófito que nunca haya escrito literatura o guiones  puede resultar inaccesible hasta hacerlo naufragar en sus páginas.
Dónde comprarlo: Casa del Libro :: Amazon.com :: Amazon.es

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Deja oír tu voz: cuatro consejos para cuidar tu voz y alargar la vida útil de tus cuerdas vocales

Escuchando las noticias en Radio 5 me he enterado de que hoy 16 de abril se celebra el Día Mundial de la Voz 2010. Con motivo de esta celebración, Juan Ramón Lucas ha entrevistado en el programa al Dr. Primitivo Ortega del Álamo, presidente de la SEORL (Sociedad Española de Otorrinolaringología). La parte más interesante de la entrevista desde el punto de vista del arte de presentar me ha parecido cuando Juan Ramón le ha solicitado al Dr. Ortega que nos diera algunos consejos para cuidar nuestra voz.

El 5% de los españoles sufre algún trastorno de la voz que requiere atención médica

Entre los más afectados se encuentran docentes y profesionales de atención telefónica, colectivos que utilizan la voz durante varias horas seguidas sin disponer, muchas veces, de los recursos apropiados para la comunicación. Además, existen varias situaciones de riesgo que aumentan las probabilidades de padecer un trastorno vocal: la falta de sueño, hablar durante más de cuatro horas seguidas, carraspear, toser en exceso, el humo y el alcohol o la sequedad ambiental son los factores más influyentes.

Ama tu voz

La mayoría de los problemas con nuestra voz se originan en una falta de cuidado de nuestras cuerdas vocales. El Dr. Primitivo Ortega del Álamo nos recomendaba las siguientes precauciones para demostrarle a nuestra voz cuánto la amamos:

1. No fumes

Lo peor que puedes hacerle a tu garganta y a tu voz es fumar. El tabaco causa un daño permanente a los tejidos de tus cuerdas vocales, constituyendo el primer factor de riesgo de cáncer de laringe.

2. Bebe agua con frecuencia

La humedad es buena para tu voz. La mejor manera de estar bien hidratado consiste en beber agua con frecuencia a lo largo del día. Cuando estás hablando en público, no te aclares la voz ni carraspees; en su lugar, bebe agua.

3. Haz pausas frecuentes

No hables todo el rato sin parar, dale un respiro a tu voz intercalando pausas.

4. No maltrates tu voz, trátala con cariño

Al hablar no grites ni fuerces la voz. Si es necesario usa micrófono. En bares y lugares con mucho ruido, pon mucha atención en no elevar progresivamente el volumen porque sin darte cuenta acabarás afónico o disfónico.

La Fiesta de la Voz

La SEORL organiza hoy el Maratón de la Voz en el Real Conservatorio de Música de Madrid. Durante todo el día van alternando los cantantes y estudiantes de canto acompañados por varios instrumentos así como profesionales de la voz narrada. La entrada es libre y se puede acudir en cualquier momento entre las 12.00 y  las 20.00.

Podéis encontrar más información en la página de la Sociedad.

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¿Cuidas tu voz de alguna manera? ¿Padeces problemas al hablar en público? Comparte tus experiencias.

Nueva edición de las conferencias ISSA de seguridad para abril 2010

El jueves 15 de abril de 2010 ISSA (Information Systems Security Association) organiza una nueva edición de conferencias de seguridad en colaboración con el Instituto de Física Aplicada del CSIC en Madrid. La entrada a las conferencias es libre, aunque es necesario el registro previo.

Participaré con una presentación titulada “¿Sueñan los crackers con ordenadores cuánticos?: cómo funciona el criptoanálisis cuántico y de qué manera amenaza a la criptografía tradicional”. Si estás por Madrid, ¡no te la pierdas!

Más información en la página de ISSA-Spain.

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Siete secretos de la fotografía profesional aplicados a las presentaciones

Los aficionados a la fotografía seguro que conocen “The Digital Photography Book”, imprescindible libro de Scott Kelby sobre fotografía digital. Releyéndolo recientemente me he encontrado en él con las siguientes reflexiones:

“Uno de los grandes secretos para crear instantáneas urbanas y de viajes que sean potentes y dramáticas consiste en esforzarse por lograr la simplicidad. Busca la simplicidad en los fondos, en las fotos de gente, en los elementos arquitectónicos, en cada aspecto: cuanto más simples sean los alrededores, mayor el impacto… Busca la ausencia de distracción. Busca la ausencia de abarrotamiento y de ruido, elimina elementos de distracción deslizándose por los bordes superiores y laterales de tu encuadre, y crearás fotos con gran impacto: no tanto por lo que tienen, sino por lo que no tienen: montones de basura.

—Scott Kelby, “The Digital Photography Book”

Las fotografías profesionales y las buenas presentaciones tienen mucho en común

¿En qué se parece una fotografía a una presentación? Se nos pueden ocurrir muchas semejanzas:

1. Simplicidad

Lo que no aporta nada es mejor no sacarlo. O dicho de otra forma, es más importante lo que dejas fuera de la foto que lo que metes en el encuadre, incluyendo los elementos, así como también el color y la textura, porque cualquier cosa que no aporte nada, lo único que hace es distraer.

2. Composición

Todos los elementos de una buena fotografía están equilibrados en una relación armoniosa entre unos y otros y dirigen la atención al punto principal de interés.

3. Diseño

Contemplada en su conjunto, una buena fotografía presenta un único tema al observador. Incluso cuando se la contempla desde la distancia, queda patente el diseño subyacente.

4. Imaginería visual

Una buena fotografía es rica en todas las dimensiones de la imaginería sensorial, incluyendo textura, puntos destacados, patrón, forma y el uso del espacio.

5. Emoción

Una buena fotografía crea una respuesta emocional y consigue que los observadores se sientan como si realmente estuvieran allí.

6. Información

Cada región de una buena fotografía presenta información que contribuye a la fuerza total de la imagen. El espacio en blanco resulta aceptable si contribuye al conjunto de la imagen.

7. Deseo

La imagen es tan convincente que el observador siente el irreprimible deseo de entrar en ella y formar parte de la escena.

Sigue estos consejos y tus presentaciones destacarán con calidad profesional

La siguiente fotografía de Scott Kelby ilustra estas características. ¿También tus presentaciones?

(Entrada escrita con la colaboración de Oscar García Peinado)

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¿Se te ocurren otras semejanzas entre la fotografía profesional y las buenas presentaciones? ¿Se te ocurre alguna otra fuente de semejanzas con las buenas presentaciones?

En defensa del uso de la metáfora en presentaciones y discursos

«Una metáfora es un puente a la realidad»

—Proverbio clásico árabe

Los poetas han venido usando metáforas desde los principios del verso. Una metáfora es en apariencia algo tan simple como el uso de una palabra con el significado de otra. Sin embargo, tal y como nos advierte el matemático y filósofo Emmanuel Lizcano en su imprescindible obra “Metáforas que nos piensan”, las metáforas no son tan inocentes ni se circunscriben al bucólico escenario de la poesía. En la vida diaria las metáforas son ubicuas, pero permanecen escondidas. Poseen la capacidad de ahormar nuestras emociones y nuestro pensamiento, desde el más cotidiano hasta el más técnico o político: “Creemos estar expresándonos libremente y estamos diciendo lo que la estructura de nuestra lengua y la multitud de metáforas que la habitan (que nos habitan) nos obligan a decir.”

En la siguiente presentación de TED, James Geary nos habla de la vida secreta de las metáforas y de cómo el pensamiento metafórico dirige la invención y la creatividad.

James Geary, hablando metafóricamente

(Bonus: la presentación ha sido creada con Prezi)

El inmenso poder de comunicación del pensamiento metafórico

Además de sustentar nuestro imaginario colectivo, las metáforas constituyen una poderosa herramienta de comunicación, ya que ayudan a explicar algo desconocido en términos de algo conocido. Según Lizcano:

“Una de las funciones principales de la analogía, y de esa contracción suya que es la metáfora, es la función cognitiva. Mediante ella, lo que es problemático o desconocido se asimila a algo próximo o familiar para mejor poder manejarlo o modelarlo.”

—Emmanuel Lizcano, Metáforas que nos piensan

El pensamiento metafórico nos permite establecer conexiones entre dos cosas diferentes, reconociendo que en cierto modo comparten un rasgo común o ejemplifican un principio común. De esta forma, las metáforas ayudan a crear eslabones entre los atributos de algo nuevo y nuestra propia experiencia cotidiana.

Los buenos profesores han ayudado desde siempre a sus alumnos a captar nuevas ideas exponiéndoselas en función de algo que los alumnos hubieran entendido previamente. Tú también puedes aprovecharte de este recurso en tus presentaciones y discursos. Puedes explicar realidades complejas o abstractas en términos de conceptos cotidianos.

La metáfora es un puente posibilitando el paso de un mundo al otro

No se aprende nada en vacío: aprendemos algo nuevo descubriendo cómo se relaciona con algo que ya sabemos. Cuanto más clara es la conexión, más fácil y rotundo es el aprendizaje. En mis charlas a menudo utilizo metáforas para forjar conexiones. Por ejemplo: “Internet es un árbol de navidad y nuestros ordenadores son bolas que cuelgan de ese árbol”, como puede verse en el siguiente vídeo:

Ofrecer a la audiencia una conexión es sólo el inicio para enseñar a través de la metáfora, ya que aportan un modelo de pensamiento capaz de generar nuevas percepciones y explicaciones. A todo lo largo de la charla puede uno referirse continuamente a la misma metáfora, enriquecerla y explicar nuevos aspectos de la realidad aludida metafóricamente. Las buenas metáforas son generativas.

Si tienes una afición, podrás crear metáforas

Como explica Christopher Witt en su libro “Real Leaders Don’t Do PowerPoint”, siempre les pregunta a sus clientes acerca de su pasatiempo favorito y les urge a relacionar algún aspecto de esa actividad con cualquiera que sea el tema sobre el que tienen que preparar una presentación. Por ejemplo, en mis charlas suelo relacionar la seguridad de la información con la escalada. Esta analogía me permite a lo largo de la charla ilustrar conceptos de la gestión de la seguridad de la información a través de imágenes (verbales y fotográficas) sobre cómo los escaladores gestionan el riesgo de caída: preparación, contramedidas, planes de contingencia, respuesta a incidentes, etc.

Las metáforas conectan lo conocido con lo desconocido, lo familiar con lo nuevo. Úsalas en tus presentaciones.

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¿Usas metáforas en tus presentaciones? ¿Cuáles son las metáforas que más te han inspirado?