Utiliza las notas para crear documentos al instante a partir de tus presentaciones

abril 26, 2012

Una presentación no es un documento. Existen importantes diferencias estructurales y de nivel de detalle entre ambos medios de comunicación de información. El problema surge cuando se busca satisfacer los tres propósitos con un único conjunto de transparencias olvidando que se necesitan tres elementos separados: es muy difícil crear un mismo conjunto de transparencias que sirva con eficacia para ser proyectado, como notas para el orador y como documento para que trabaje la audiencia. Cuanto más texto y mayor detalle, mejor funcionará como documento de lectura personal y peor como elemento para proyectar en la pantalla. Cuanto más esquemático, mejor funcionará en una pantalla y peor como documento de trabajo. ¿Cómo resolver el dilema?

De PowerPoint a Word en un par de clics

Si has creado las transparencias y no quieres crear un nuevo documento en Word desde cero, puedes guardar el archivo en PowerPoint en un formato especial de Word que contiene las imágenes de las transparencias y debajo el texto de las notas.

Para ello, en PowerPoint 2010 selecciona Archivo>Guardar y enviar>Crear documentos. En el cuadro de diálogo que se abre, selecciona la opción Notas debajo de las diapositivas y pulsa Aceptar. Se creará un documento nuevo en Word, con tantas páginas como transparencias, cada una de ellas encabezada por la imagen de la transparencia y a sus pies el texto de las notas.

PowerPoint permite crear con un par de clics documentos en Word en los que se sitúa al principio de la página la imagen de cada transparencia, seguida del texto que hayas escrito en las notas

PowerPoint permite crear con un par de clics documentos en Word en los que se sitúa al principio de la página la imagen de cada transparencia, seguida del texto que hayas escrito en las notas. Una vez creado el documento automáticamente, puedes enriquecerlo y añadirle más información.

Puedes volcar en ese documento todas las evidencias adicionales y desarrollos de tus ideas que no tienen cabida en la presentación. Como cada página está encabezada por la transparencia correspondiente, ayudará a la audiencia a seguir el flujo de la presentación. De esta forma, conseguirás resolver el dilema de la presentación-documento.

[Si buscas nuevas ideas para mejorar los materiales que acompañan a tus presentaciones, apúntate a mis próximos cursos en abierto sobre Cómo crear presentaciones de alto impacto y Cómo exponer presentaciones de alto impacto.]

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¿Qué tipo de material entregas a los asistentes? ¿Les repartes las mismas transparencias que proyectas sobre la pantalla?

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Una presentación es un acto vivo de comunicación, no un documento muerto

febrero 22, 2011

Esta mañana me he despertado filosófico, preguntándome qué es una presentación. Tras acercarme al RAE en busca de la definición, he comprobado con asombro que no viene recogida ninguna relacionada con las presentaciones tal y como las entendemos nosotros.

A lo largo de nuestra vida, vamos asignando nuestro propio significado a las palabras mediante asociaciones ancladas a objetos y experiencias. Para éste la palabra presentación evoca transparencias atiborradas de listas de viñetas y gráficos de quesitos y barras. Para ése presentación dispara recuerdos penosos de nerviosismo y ansiedad insoportable hablando en público. Para aquél presentación significa largas tardes de tedio mortal en salas en penumbra oyendo a ponentes leer monótonamente texto de una pantalla. ¿En qué piensas tú?

No hay respuestas correctas o incorrectas, las palabras significan cosas distintas según el punto de vista de cada cual. Si lo dudas, reúne a un grupo de gente y pídeles que definan el significado de palabras como “amor”, “belleza” o “justicia”.

Las palabras significan cosas distintas según el punto de vista de cada cua

Lo que tú y yo entendemos por presentación son realidades distintas

Cada uno de nosotros experimentamos el mundo de una forma única. El lenguaje actúa como un filtro: es un mapa de nuestros pensamientos y experiencias. Respecto a las presentaciones, usamos la misma palabra para denotar dos realidades completamente diferentes y al final terminamos mezclándolas en nuestro modelo mental.

Por un lado, llamamos presentación al acto vivo de comunicación donde un ponente expone desde el corazón sus ideas delante de una audiencia formada por personas con sus inquietudes, problemas e historias personales. Si no estuviste, te la habrás perdido irremisiblemente.

Por otro lado, llamamos igualmente presentación al documento muerto creado típicamente en PowerPoint que se cuelga en Internet, se envía por email o se imprime en papel y se reparte a los miembros de la audiencia. Siempre estará disponible.

¿Qué es para ti una presentación?

Las grandes presentaciones se alejan de los informes y se acercan a las historias

La forma de afrontar las presentaciones será completamente distinta en función de si para nosotros una presentación es un documento muerto o un acto vivo.

En el primer caso, pondremos el énfasis en el texto, en los datos, en las largas listas de características, en leer transparencias, en un estilo severo y formal, en hablar desde detrás de una mesa o atril, en lo analítico y racional.

En el segundo caso, pondremos el énfasis en las imágenes, en las historias, en el asombro ante las características, en hablar desde el corazón, en un estilo entusiasta y apasionado, en movernos libremente por el escenario, en lo emocional y humano.

La presentación como acto vivo aumenta el potencial de conexión, humaniza el contenido, asume riesgos. La presentación como documento muerto desconecta, deshumaniza, juega sobre seguro. No te escondas detrás de documentos muertos, sal y ofrece un acto vivo.

No te escondas detrás de documentos muertos, sal y ofrece un acto vivo

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¿Qué es para ti una presentación? ¿Qué pensamientos, creencias, recuerdos evoca en ti la palabra presentación?


Cómo presentar ante una audiencia de una sola persona

octubre 2, 2009

¿Cómo presetarías ante una sola persona?Recientemente un lector me planteó una interesante cuestión: ¿cuál es el mejor método para exponer una presentación para una sola persona?

Evidentemente, proyectar una presentación de PowerPoint sobre una gran pantalla supone matar moscas a cañonazos y transmite una sensación de unidireccionalidad absoluta (“yo hablo, tú escuchas”), de falta de diálogo, por lo que queda desestimada. Una solución más apropiada podría consistir en imprimir las transparencias, tal vez encuadernarlas en un bonito cuadernillo, y mostrarlas al cliente sentados a una mesa. Aun así, se trata de un producto cerrado, acabado, al que no se le añade ni quita nada. Además, para lograr el máximo impacto debería contar con un diseño muy cuidado, como si de un buen folleto publicitario se tratara.

En el otro extremo, podría uno decantarse por un enfoque más íntimo y conversacional (“yo hablo, tú hablas”), basado en la servilleta: siguiendo las pautas y consejos sobre pensamiento visual desgranados en el libro de Dan RoamThe Back of the Napkin” (traducido como “La clave es la servilleta”). Puedes dibujar sobre un bloc las ideas principales de tu presentación, pero el inconveniente de este nuevo enfoque reside en que se trata de una forma de presentar muy arriesgada: puedes olvidarte de datos importantes, puedes no saber expresar correctamente ciertas ideas con dibujos sencillos y definitivamente necesitarás recurrir a alguna gráfica o diagrama profesional para mostrar cierta información.

El cuaderno de presentación moderno

El blog de Seth GodinEl gurú del marketing y extraordinario presentador Seth Godin propone en su blog un método a medio camino entre el cuaderno en blanco y las transparencias impresas. Funciona de la siguiente manera:

1. Crea una presentación. Una buena, no repleta de listas de viñetas. En su lugar, gráficos, imágenes, unas pocas palabras para anclar la discusión. Una transparencia podría consistir en nada más que una rejilla o tabla en blanco de 3×3.

2. En cada transparencia, elimina parte de la información.

3. Imprime la presentación (en horizontal, no en vertical)

4. Llévalo a una imprenta o centro de trabajo y que le pongan una espiral con tapas (no canutillo, por favor).

5. Cómprate un buen rotulador.

A partir de ahí, cuando llegue el momento de la presentación, siéntate junto a la persona con la que te reúnas y vete repasando el cuadernillo página a página, escribiendo directamente en cada una. A medida que progresas por las ideas del cuadernillo, ambos podéis dialogar acerca de lo que tenéis delante y marcarlo.

El resultado final será un documento vivo que podrás dejar al cliente cuando hayáis terminado.

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¿Se te ocurren otras formas más eficaces para presentar una idea o proyecto a una sola persona?

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Cuanto más, ¿mejor?

junio 19, 2009

Se trata de un fenómeno muy real en nuestra cultura actual: pensar que cuanto más grande, mejor, y si es aún más grande, entonces aún mejor. Supongo que no hace falta que enumere qué clase de objetos, anatómicos o no, considera la tradición popular que es mejor tenerlos lo más grandes posibles. Pero cabe preguntarse, ¿es más siempre mejor?

Cuanto más, ¿mejor?

No intentes contarlo todo

Este fenómeno, cuando se aplica al campo de las presentaciones, conduce a creer que es mejor decirlo absolutamente todo que correr el riesgo de olvidarse de una sola cosa. De esta creencia se deriva la forma habitual de crear las transparencias para una presentación:

  1. Se sienta uno delante del ordenador.
  2. Se inicia PowerPoint.
  3. Se buscan todos y cada uno de los puntos que se deben decir, normalmente de un artículo o informe ya escrito.
  4. Se van poniendo uno por uno en viñetas llenando tantas transparencias como haga falta hasta haberlo dicho todo.

Resultado: has escrito un artículo en formato PowerPoint.

Nunca deberías pretender querer contarlo todo y mucho menos ponerlo todo en las propias transparencias. Ninguna presentación, por buena que sea, puede abarcarlo todo. Para cubrir todos los detalles ya están los libros de actas con las ponencias puestas por escrito o los informes o cualquier otro tipo de documento en papel. El documento escrito sí puede cubrirlo todo, pero la presentación oral sólo puede cubrir algunos detalles, cuya cantidad dependerá del tiempo asignado y de la audiencia.

Lo que debes hacer en una presentación es transmitir la idea fundamental del trabajo, no sus detalles

Extrae de entre toda la información disponible qué mensaje nuclear quieres comunicar y con qué deberían quedarse los miembros de la audiencia cuando salgan de la sala. No proporciones ni más ni menos información de la necesaria para alcanzar este objetivo. La tentación más común consiste en proporcionar más información de la necesaria para que tu idea quede clara, lo que cual no es bueno por dos motivos:

  1. Al forzar a la audiencia a buscar lo que es importante entre montañas de información, les impides dedicar sus energías a procesarla.
  2. Puedes sobrecargar a la audiencia hasta el extremo de que simplemente desconecten.

En palabras del autor de “Clear and to the Point”:

“No diluyas tu mensaje básico proporcionando demasiada información o demasiado poca.”

— Stephen M. Kosslyn

No abrumes a la audiencia con detalles

Aprende a sintentizar

Antes de empezar a preparar la presentación, un método que puede ayudarte a centrar tu charla y destilar su mensaje fundamental consiste en realizar el ejercicio de resumir su contenido en tres frases. A continuación redúcelas a dos. Por último, a una sola.

Este trabajo debes hacerlo durante la fase de preparación, antes de crear la primera transparencia. Si tú no tienes clara la idea central, ¿cómo esperas que al final de la presentación le quede clara a la audiencia?

La síntesis es un proceso de renuncia durante el cual deberás eliminar mucha información, importante, sí, pero no fundamental para esa presentación en concreto, ante esa audiencia y con ese tiempo. Muéstrales sólo los árboles necesarios para comprender la riqueza del bosque. Ni uno más, pero tampoco ni uno menos.

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Mejora el impacto de las referencias en tus presentaciones

junio 10, 2009

Referencias en artículosUna forma muy sencilla de distinguir de un vistazo rápido ciencia de pseudo-ciencia es a través de las referencias. Si en el texto en cuestión se menciona cierto experimento realizado en una prestigiosa universidad alemana que demuestra tal fenómeno o se alude vagamente a los estudios de un famoso investigador que corroboran tal hipótesis, pero sin especificar ni el nombre de la universidad ni el del investigador, ni la fecha de realización de los experimentos o de los estudios, ni a dónde acudir para obtener toda la información referida, entonces, no lo dudes, se trata de pseudo-ciencia.

En la literatura científica las referencias a otros trabajos constituyen un pilar fundamental de toda investigación. Con los años se han ido adoptando diferentes modelos de inclusión de referencias. Los más comunes insertan en el texto un número o un código que sirve de índice para acudir al final del documento a la sección llamada Bibliografía o Referencias, donde aparecen listadas todas las referencias citadas junto con toda la información necesaria para poder obtenerlas en caso de que se deseen consultar.

Las referencias en una presentación no son como las referencias en un documento

Hemos repetido hasta la saciedad que una presentación no es documento. En consecuencia, lo que es bueno para un artículo o un libro, no tiene por qué serlo para una presentación.

Resulta muy frecuente asistir a presentaciones científicas en congresos y tribunales en las  que se termina la exposición mostrando una transparencia con las referencias empleadas para la realización del trabajo. Por desgracia, esta transparencia suele incluir un gran número de referencias en un tamaño de letra demasiado pequeño que nadie puede leer más allá de la quinta fila ni tendría interés en leer aunque pudiera. Entonces, ¿qué sentido tiene esta transparencia? No debemos tratar de reproducir servilmente la estructura del documento en nuestra presentación, porque son dos medios diferentes con lenguajes dispares.

Esta transparencia lista todas las referencias. El tamaño es demasiado pequeño para leerlas y el tiempo demasiado breve para asimilarlas.

Esta transparencia lista todas las referencias al final. El tamaño es demasiado pequeño para leerlas y el tiempo demasiado breve para asimilarlas. En realidad, no sirve para nada.

Busca la simplicidad. ¿Seguro que es necesario listar todas esas referencias, hasta la última? No incluyas todas las referencias del trabajo, incluye sólo las relevantes o las que deseas enfatizar por algún motivo especial: por ejemplo, por tratarse de una publicación en una revista de alto impacto, como Nature o Science; o porque ha sido decisiva en el progreso de la investigación. Si las introduces todas, abrumarás a la audiencia y conseguirás sepultar a las verdaderamente importantes, con el resultado final de que pasarán desapercibidas.

No incluyas todas las referencias al final

El final de la charla es para enfatizar las conclusiones de tu trabajo y dejar clarísima la idea central de la presentación, no para mostrar listas interminables de referencias. Da mucho mejor resultado ir incluyendo las referencias clave a medida que van siendo mencionadas durante la charla. Quedará más claro así y evitarás diluir el mensaje final de la presentación.

A continuación muestro varios ejemplos de cómo incluir referencias de libros y artículos de forma más eficaz. Se entiende que la audiencia posee un documento con la referencia completa, por lo que no necesita estar tomando notas.

Slideology

Artículo científico

Artículo científico

La próxima vez que incluyas referencias en una presentación recuerda que no estás escribiendo un artículo. Las referencias deben llamar la atención y ser legibles. Sólo así servirán a su propósito.

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¿Qué es lo más irritante en una presentación?

junio 5, 2009

Dave Paradi ha compilado una lista con las características de las malas presentaciones que más irritan a la audiencia, confeccionada a partir de una encuesta realizada en 2007 a 604 personas acostumbradas a asistir a más de 100 presentaciones al año. Los resultados de la encuesta no nos sorprenden. En los tres primeros puestos se encuentran:

Irritómetro
67,4% Orador que lee las transparencias
45,4% Frases completas en lugar de viñetas
45,0% Texto tan pequeño que no pueda leerse

Los números evidencian que estamos hartos de asistir a presentaciones en las que se nos leen transparencias atiborradas de texto en un tamaño tan pequeño que nos impide leerlas a nosotros mismos.

1) Si lees tus transparencias, pareces idiota

Y no sólo pareces idiota, sino que además insultas a la audiencia. ¿Qué necesidad hay de tu presencia? Para escucharte a ti leerlas, bien podían leerlas ellos en sus casas. ¿Qué aportas entonces? Recuerda, tú eres el protagonista, no tus transparencias. El acto de presentar es radicalmente diferente del acto de leer. La audiencia espera escucharte a ti hablando con entusiasmo y profundidad sobre el tema, no a un autómata que lo mismo lee sus transparencias que podría leer las de cualquier otro. Lee menos y habla más. Deja oír tu propia voz.

Cuando lees tus transparencias palabra por palabra, pareces idiota

2) Una presentación no es un documento

Dejemos las cosas claras. Transparencias llenas de párrafos de texto no constituyen una presentación por mucho que se utilice PowerPoint para su creación y luego se proyecte en una pantalla. Un documento de texto es un documento de texto, ya sea creado en Word o en PowerPoint. El hecho de que lo proyectes en una pantalla y lo leas en voz alta no lo convierte en una presentación. Para resultar cautivante, una presentación debería ser visual, con predominio de los elementos gráficos sobre los textuales. Las transparencias deberían ser un apoyo para el orador y nunca el centro de atención. Lo más importante eres tú.

Una presentación no es un documento

3) Si no pueden verlo, ¿para qué lo pones?

Muchos conferenciantes parecen no ser conscientes de que sus transparencias se van a proyectar en una sala de grandes dimensiones sobre una pequeña pantalla en condiciones de iluminación pobres. Como las pueden leer en la pantalla de su portátil asumen que todo el mundo las leerá en la sala. Por desgracia, a la hora de la verdad resulta que más allá de la quinta fila nadie distingue un pimiento. ¿El motivo? El texto es demasiado pequeño. Un cuerpo 20 podrá leerse bien en el ordenador, pero no desde el fondo de la sala. Cada elemento de la transparencia debería poderse ver desde cualquier punto de la sala. Si no se discierne, entonces es demasiado pequeño. Haz las transparencias más sencillas, con menos viñetas y más imágenes. Pero nunca pongas nada que no pueda leerse. Sólo conseguirás irritar a la audiencia.

Si no pueden verlo, ¿para qué lo pones?

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¿Qué es lo que más te irrita en una presentación? Comparte tus puntos de vista con el resto de lectores.


Una presentación no es un documento

enero 14, 2009

Cuenta Ben Zander en su libro The art of possibility que un hombre, tras reconocer a Pablo Picasso en el compartimento de un tren, le interrogó al artista sobre el motivo de no pintar a la gente como era realmente. Picasso preguntó qué quería decir con aquella expresión. El hombre abrió su cartera y le mostró una fotografía de su mujer diciendo: “Ésta es mi mujer”. Picasso respondió: “¿No es muy pequeña y plana su mujer?”.

Una foto de la realidad no es la realidad misma, del mismo modo que un documento adaptado al formato PowerPoint no es una presentación. El acto de presentar es totalmente diferente del acto de leer. La raíz del problema estriba en la forma habitual como se crean muchas presentaciones: a partir de un artículo o un documento previo, sin más estrategia que ir traspasando el contenido del documento a las transparencias y ya está. ¿Cómo que ya está? ¡Así habrás creado un informe, no una presentación! El hecho de proyectar “esa cosa” sobre una pantalla no la convierte mágicamente en una presentación, por mucho que se lea en voz alta.

Cómo crear una presentación abocada al fracaso

Diferencias fundamentales entre los documentos y las presentaciones

Sin embargo, aunque muchos aspectos de la estructura de una presentación son similares a los de un documento, al menos cuatro aspectos difieren:

1) Empezar a una profundidad que oriente a toda la audiencia sobre el tema de la presentación

Deberías empezar la presentación con la gran foto, esto es, con la perspectiva global del tema que vas a tratar. Así defines el contexto, la importancia y las fronteras intelectuales de la presentación. A continuación, durante la parte central de la presentación, entrarás en los detalles del trabajo. Finalmente, volverás a la gran foto, discutiendo las repercusiones del trabajo sobre esa gran foto que fue presentada al principio. Es como si partiendo de una gran foto hicieras zoom sobre un aspecto de la misma y tras analizarlo regresaras finalmente a la escala original para que los detalles se vean en contexto.

Orienta a la audiencia

2) Proporcionar la hoja de ruta o mapa de la presentación

En un documento, el lector puede hojear las distintas páginas y formarse una idea global de la organización del texto, de dónde se viene y a dónde se va. En una presentación, en cambio, la audiencia no tiene otra pista sobre la estructura de la charla y sobre dónde se está que la que proporcione el presentador. Por eso es importante una buena organización y que se le recuerde al público en qué punto de la presentación se encuentra.

Proporciona un mapa

3) Señalizar las transiciones entre las distintas partes de la presentación

En un documento, los títulos, subtítulos y agrupación en párrafos proporcionan información sobre transiciones de tema y sobre las distintas partes. En una presentación, la audiencia depende completamente del presentador para saber cuándo se ha pasado de una parte a otra. Conviene utilizar transparencias que señalicen claramente las transiciones entre las distintas partes de la presentación.

Señaliza las transiciones

4) Adaptar la complejidad de la presentación a la capacidad de procesamiento de la audiencia

En un artículo o informe uno puede examinar con detenimiento las ecuaciones, los teoremas, las tablas, las gráficas, los diagramas de bloques, los diagramas de flujo, el código fuente, etc. Sin embargo, durante una presentación la audiencia no dispone del mismo tiempo ni distingue las cosas sobre la pantalla con la misma nitidez que sobre el papel. Seguro que no es necesario incluir cada ecuación; seguro que pueden eliminarse algunas filas y columnas de una tabla o mostrarla como un gráfico; seguro que los diagramas pueden simplificarse; seguro que el tamaño de letra puede aumentarse. Seguro que puedes crear una presentación, no un documento.

Adapata la complejidad

¿Presentación o documento?

La próxima vez que prepares una presentación, pregúntate: ¿estoy proyectando un documento/informe en formato PowerPoint o estoy proyectando una creación que apoya mi discurso? ¿Quién es el protagonista? ¿Las transparencias o yo?

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