Busca el punto de encuentro entre tus intereses y los de la audiencia

junio 14, 2012

En toda presentación existen tres actores implicados:

  • El organizador: Toda organización o persona que organiza un evento, conferencia, reunión o presentación. Puede ser tu jefe, quien te ha solicitado una presentación para el viernes sobre la evolución del proyecto, o una institución que te solicita una presentación para unas jornadas.
  • El presentador: El ponente que realiza una presentación con o sin PowerPoint. Éste eres tú.
  • La audiencia: Las personas que asisten físicamente a un evento o a través de Internet.

Tu presentación debe satisfacer los objetivos de todas las partes implicadas

Cada uno acude con sus propias expectativas e intereses. Las metas que estableces para tu presentación deben ser ecológicas en el sentido de estar en armonía con los valores, metas e intereses de los tres grupos implicados. Debe alcanzarse un equilibrio entre lo que cada uno de vosotros esperáis los unos de los otros.

Puedes querer vender ejemplares de tu libro o licencias de tu programa. Si crees que aportarán un gran valor a la audiencia y la audiencia así lo cree también, los comprará al final. Se habrán encontrado vuestros intereses. Después de todo, se supone que crees en los productos de tu empresa o que tú mismo creas.

No existe la presentación desinteresada

Además de ayudarnos unos a otros todos perseguimos algún objetivo propio: los organizadores quieren sacar rendimiento económico al evento, quieren atraer a más y mejores ponentes en el futuro, captar a mayores audiencias, etc.; los ponentes quieren potenciar su marca personal, colocar alguna venta futura, ganar visibilidad, etc.; la audiencia quiere obtener valor a cambio del dinero y/o tiempo que ha invertido en la presentación, resolver un problema , obtener información, pasar un rato agradable, hacer networking, etc.

Las presentaciones exitosas equilibran los intereses y metas de todas y cada una de las partes implicadas. Tu deber como ponente es tratar de averiguarlas para armonizarlas en lo posible.

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Inspira en la audiencia el deseo de hacer algo grande

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¿Cómo equilibras tus propios intereses con los de la audiencia y los del organizador?


Inspira en la audiencia el deseo de hacer algo grande

mayo 29, 2012

Se cuenta de Abraham Lincoln que a menudo se escabullía de la Casa Blanca las tardes de los miércoles para escuchar los sermones del Dr. Finnes Gurley en la Iglesia Presbiteriana de la Avenida de Nueva York. Después de un sermón, un ayudante le solicitó al presidente Lincoln su evaluación del sermón. El presidente respondió reflexivamente: “El contenido ha sido excelente; expuesto con elegancia; obviamente ha dedicado esfuerzo a su mensaje”. “Por consiguiente, ¿piensa que ha sido un sermón excelente?”, le cuestionó el ayudante. “No”, respondió Lincoln, “el Dr. Gurley ha olvidado el ingrediente más importante. Ha olvidado pedirnos que hagamos algo grande”.

Ya que te tomas la molestia de preparar durante horas una presentación y pides prestados unos minutos u horas del tiempo de la audiencia, bien puedes plantearte objetivos ambiciosos. Inspira en ella el deseo de hacer algo grande.

Debes creer en las personas ante las que hablas si quieres ayudarles a realizar grandes obras

Decía Steve Jobs:

“La gestión consiste en persuadir a la gente para que haga cosas que no quiere hacer, mientras que el liderazgo consiste en inspirar a la gente para que haga cosas que nunca pensó que podría hacer.”

Trata a los demás no como las personas que son sino como las personas que podrían llegar a ser y recibirán la inspiración para elevarse a la altura de las expectativas. Da lo mejor de ti mismo a la audiencia y ella podrá dar lo mejor de sí misma.

En lugar de darles instrucciones sobre cómo actuar, inspíralos para que deseen actuar. Antoine de Saint-Exupéry lo expresaba muy poéticamente:

“Si quieres construir un barco, no empieces por buscar madera, cortar tablas o distribuir el trabajo. Inspira primero en los hombres y mujeres el anhelo por el ancho y libre mar”.

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Las cinco características de la llamada a la acción de tus presentaciones

mayo 10, 2012

“El arte es un regalo personal que cambia a quien lo recibe.”

—Seth Godin

La meta última de toda presentación es producir un cambio en la mente, en el corazón o en el comportamiento de la audiencia. Una presentación que no inspire un cambio en sus pensamientos, en sus sentimientos o en su conducta es una pérdida de tiempo para ti y para tu audiencia. La verdadera influencia de una presentación se mide por el cambio que es capaz de generar en la audiencia.

Ahora bien, si vas a pedirle a la audiencia que haga algo, no pierdas de vista las siguientes advertencias.

Las cinco características de la llamada a la acción de tus presentaciones

1. Sé claro y específico al formular la acción. Deja patente lo que quieres que suceda: el paso siguiente que esperas que emprenda la audiencia.

2. Pide acciones cuyos resultados puedas medir. Sólo así podrás evaluar el éxito de tu presentación.

3. No pidas la luna, pide algo al alcance de tu audiencia. En caso contrario, no hará nada.

4. Pide una acción relevante para la audiencia, no para ti. Conecta las acciones con los beneficios de sus resultados.

5. “Ahora mismo” es mejor que “Luego”: ponle fecha a las acciones. A poder ser, que la audiencia pueda dar el primer paso allí mismo en la sala.

Eso sí, no puedes pedir un cambio que tú mismo no has experimentado. Debes estar convencido antes de intentar convencer a los demás.

[Si quieres aprender a formular una llamada a la acción persuasiva, apúntate a mis próximos cursos en abierto sobre Cómo crear presentaciones de alto impacto y Cómo exponer presentaciones de alto impacto.]

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Si tu presentación no produce un cambio en la audiencia, es una pérdida de tiempo para todos

marzo 22, 2012

“No hay viento bueno para quien no sabe adónde va.”

—Séneca

Cuando comienzas a preparar una presentación, debes visualizar desde el principio qué pretendes con ella. Sin un objetivo claro, sin una intención evidente, la presentación deambulará como un rebaño de ovejas sin pastor, rumiando hierba de aquí y de allá por el prado de la confusión mental, sin rumbo fijo. La audiencia marchará con la sensación de no saber para qué le han hablado.

Así pues, tu primera tarea al encarar un nuevo proyecto de presentación es poner por escrito con la mayor claridad posible cuáles son las expectativas de la organización que te ha solicitado la presentación, las de la audiencia y las tuyas propias. Estas ideas actuarán posteriormente como brújula a la hora de seleccionar y adaptar los contenidos a la audiencia y a las circunstancias.

Tu presentación debe satisfacer los objetivos de todas las partes implicadasToda presentación busca inspirar algún cambio en la audiencia

Según Aristóteles, existen tres propósitos para un discurso: informar, persuadir o distraer. Por supuesto, estos propósitos no son mutuamente excluyentes. Un mismo discurso puede perseguir el objetivo fundamental de informar, a la vez que introduce elementos que lo hagan ameno, mientras intenta convencer al auditorio de un punto de vista concreto. Piénsese en las charlas de Al Gore por medio mundo, capturadas en el documental Una verdad incómoda, ganador del Oscar en 2007, donde se ofrece una mezcla equilibrada de los tres propósitos.

Bien mirado, durante una presentación acompañas a la audiencia en un viaje intelectual y emocional. La meta última de toda presentación es producir un cambio en la mente, corazón o comportamiento de la audiencia: que pase de un estado de ignorancia a uno de conocimiento (informar); de un estado de duda a uno de confianza, de uno de inacción a uno de acción (persuadir); de uno de aburrimiento a uno de distracción (entretener).

Al Gore combina de forma equilibrada en sus presentaciones los tres propósitos básicos de un discurso según Aristóteles: informar, persuadir y entretener, siendo el más importante la persuasión

Al Gore combina de forma equilibrada en sus presentaciones los tres propósitos básicos de un discurso según Aristóteles: informar, persuadir y entretener, siendo el más importante la persuasión

Si no hay cambio, no hay arte

Por este mismo motivo algunos autores consideran que existe un único discurso: el persuasivo; por definición, el más centrado en la audiencia y en producir un cambio en ella, bien sea en sus ideas, sentimientos o comportamientos. La persuasión necesita además proporcionar evidencias que apoyen tu punto de vista para conducir a la audiencia a la acción.

Por consiguiente, tu primera tarea será sentarte a reflexionar sobre el viaje que conjuntamente vais a emprender: ¿Qué cambio buscas que se produzca en la audiencia? ¿De qué estado actual parte (punto A) y a qué estado deseas que llegue (punto B)? Y más importante aún: ¿Qué acción específica esperas de su parte como resultado de tu presentación?

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Para hablar bien en público, antes hay que pensar bien en privado

octubre 18, 2011

Hace un par de semanas impartí un taller sobre presentaciones en Iniciador Madrid, en el que me centré en un aspecto siempre dejado de lado en la mayoría de textos y cursos sobre presentaciones: la reflexión.

Una presentación no empieza cuando te subes al escenario y arrancas a hablar; una presentación empieza cuando te la encargan. Uno de los motivos por los que la mayoría de presentaciones no terminan de funcionar es porque no nos tomamos el tiempo necesario para sentarnos y pensar qué es realmente importante y qué no. El problema no es que no seamos suficientemente inteligentes o creativos, sino que en nuestro mundo hiperacelerado no nos detenemos a reflexionar y meditar sobre la presentación. Si pasas todo el día trabajando, ¿cuándo te paras a pensar?

Una presentación es un acto vivo de comunicación, no es un objeto enlatado como una cinta de vídeo que puedes exhibir de sala en sala. De una presentación a otra cambiarán muchos factores: la audiencia, las circunstancias, el lugar, el enfoque del tema y las expectativas generadas. Acudir a todas partes con la misma presentación y repetirla palabra por palabra, transparencia por transparencia, es una receta infalible para el fracaso.

Dediqué el tiempo del taller a guiar la indagación sobre las siguientes seis preguntas fundamentales que debes hacerte antes de crear la primera transparencia de tu presentación. En el vídeo encontrarás mi resumen de las seis preguntas.

  • ¿A quién? ¿Quién es el público destinatario de tu presentación? De todas las preguntas que puedes formular para conocer a tu audiencia, la más importante es: ¿cuál es el problema que debo solucionarle?
  • ¿Para qué? ¿Cuál es la meta de tu presentación? ¿Cómo puedes llevar a la audiencia desde la situación inicial, su problema, a la situación deseada, la solución del mismo? ¿Qué quieres que haga la audiencia tras la presentación?
  • ¿Qué? ¿Cuál es el mensaje que deseas transmitirle? Si tuvieras que reducir toda tu presentación a una sola frase, ¿cuál sería? ¿Cabría en Twitter?
  • ¿Cómo? ¿Cuáles son las circunstancias de la presentación, especialmente en cuanto a la duración?
  • ¿Dónde? ¿Cómo es el lugar donde se celebrará la presentación? ¿Cómo es el escenario? ¿Cuál es el tamaño de pantalla? ¿Hay WiFi? ¿Hay sonido?
  • ¿Quién? ¿Cuáles son tus fortalezas y tus debilidades como orador para esta situación? ¿Qué características debe tener un orador para ayudar mejor a esa audiencia? ¿Qué imagen deseas proyectar?

Nunca deberías crear una sola transparencia sin haber meditado antes sobre estas cuestiones. ¿Cómo quieres hablar bien en público si antes no dedicas tiempo a pensar en privado?

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¿Qué es lo primero que haces cuando te encargan una presentación? ¿Cuánto tiempo dedicas a reflexionar sobre ésas o parecidas cuestiones?


Los tres objetivos de toda presentación

septiembre 16, 2008

Hace unos días asistí a una presentación en un congreso en la que al conferenciante parecía animarle un único objetivo trascendental: transmitir tanta información como le fuera posible en los 20 minutos asignados. Ecuaciones, gráficos, teoremas, contenido suficiente para llenar un cuatrimestre docente, pasaron llenando la pantalla a ritmo vertiginoso. Cuando aún no había terminado yo de interpretar una gráfica o de analizar una ecuación, el conferenciante ya había pasado a la siguiente transparencia. Al cabo de unos pocos minutos, era incapaz de seguirle el ritmo y terminé desconectando. A mi alrededor otros asistentes parecían absortos en sus portátiles o en el libro de actas. El ponente había terminado hablando solo, porque la audiencia, aunque físicamente en la misma sala, hacía tiempo que había viajado a otros mundos. Se trata de un error que cometemos a menudo cuando hablamos sobre “nuestro tema”: pretendemos contarlo todo sin tener en cuenta a la audiencia.

¿Alguna vez nos hemos parado a reflexionar sobre cuáles son los objetivos de una presentación sea ésta del tipo que sea? Según la ocasión, podemos pensar que presentamos para convencer a un comprador potencial, o para explicar nuestras ideas a colegas, o para proponer un proyecto con el fin de encontrar financiación, … Rememora por ejemplo la última presentación que hayas realizado: ¿cuáles eran sus objetivos? Te vendrán a la cabeza multitud de respuestas:

  • Convencer a adversarios
  • Persuadir a inversores
  • Informar a usuarios
  • Explicar a compañeros
  • Compartir con colegas
  • Vender a clientes
  • Impresionar a jefes
  • Inspirar a jóvenes estudiantes

Si lo piensas bien, esa clase de respuestas puede constituir el propósito fundamental que te animó a preparar tu presentación en primer lugar, pero los objetivos reales, a los que los anteriores están subordinados, son otros. El objetivo fundamental es único: comunicar el mensaje.

Según Stephen M. Kosslyn, profesor de psicología de la Universidad de Harvard, existen tres objetivos que prácticamente definen cualquier tipo de presentación (científica, comercial, financiera, lo que se te ocurra), con independencia de su propósito: 1) conectar con la audiencia; 2) dirigir y mantener la atención; y 3) fomentar la comprensión y el recuerdo. Estos tres objetivos constituyen tres claves para el éxito de toda presentación. Consigue alcanzarlos en tus presentaciones y serás un maestro del arte de presentar. Como se verá en las entradas del blog, conseguirlo no es tan complicado como podría parecer a primera vista: basta con esforzarse en ello. Toda presentación es un acto creativo y la creatividad exige tiempo. Dedícaselo y los resultados serán muy gratificantes.

Conectar con la audiencia

Cuando se prepara una presentación debe tenerse en cuenta el tipo de audiencia a quien está destinada. El mensaje debería conectar con sus objetivos e intereses. Sólo así la comunicación resultará eficaz. No puede darse la misma charla ante audiencias distintas. Los conceptos, la jerga, el lenguaje, el nivel de profundidad deberán adaptarse a cada audiencia en particular. Un error común consiste en querer proporcionar tanta información como sea posible sobre el tema, inundando con tablas, resúmenes, datos, estadísticas, pasando totalmente por alto qué puede interesar a la audiencia. Cuando uno es un experto en un tema, resulta muy difícil ponerse en la piel de alguien que no comparte ese nivel de conocimientos, fenómeno que los hermanos Chip y Dan Heath denominan “la maldición del conocimiento”. El resultado final es que uno termina hablando para sí mismo y no para la audiencia. Cuando se muestra la última transparencia con la lista de conclusiones, se tiene la sensación de haber comunicado las ideas, cuando en realidad lo único que se ha hecho ha sido “vomitar” datos sin digerir. El conocimiento previo de cómo es la audiencia y cuáles son sus expectativas nos ayudará a conectar con ella y a que ella no desconecte de nosotros.

Dirigir y mantener la atención

La atención de la audiencia es como un pez escurridizo. Hay que atraparla desde el principio y conservarla hasta el final. Debería conducirse a la audiencia para que preste atención a lo que es importante. Una buena estructura de la presentación, ayudada por un buen diseño del material multimedia que la acompaña (transparencias, vídeos, animaciones, etc.), junto con anécdotas, historias, ejemplos, analogías, son como anzuelos que ayudan a captar el interés y mantenerlo. Michael Alley utiliza una bella metáfora: “Una presentación es como un viaje por mar”. En primer lugar, podemos perder a la audiencia en el muelle porque los objetivos de la charla no están claros, su idea fundamental no es evidente, se desconoce el nivel de conocimientos requerido para entenderla, la audiencia no tiene claro por qué habría de importarle, etc. En segundo lugar, podemos perderla en alta mar cuando la estructura y organización de nuestra presentación son débiles o confusas, la ahogamos en un mar de detalles irrelevantes que distraen del mensaje fundamental, utilizamos un diseño pobre de las transparencias, nuestra exposición es monótona y aburrida, etc. Por último, podemos perderla al llegar a tierra si no queda claro cuál era la idea o mensaje fundamental que se deseaba transmitir y todo se olvida al salir por la puerta. El buen presentador, como el buen patrón, arriba siempre a buen puerto.

Fomentar la comprensión y el recuerdo

Incluso los mayores sabios del mundo poseen una capacidad intelectual limitada y finita. Existe un límite a la cantidad de datos que pueden asimilarse en un tiempo dado. Inundar a la audiencia con información no ayudará a que ésta la comprenda ni la recuerde. Una presentación debería ser fácil de seguir, comprender y recordar. La psicología y las neurociencias acuden en nuestra ayuda en este aspecto. El conocimiento de cómo funcionan los procesos mentales de nuestro cerebro nos ayudará a crear presentaciones que permitan a la audiencia comprender y retener más fácilmente el material. Muchas entradas de este blog se dedicarán a examinar diferentes principios psicológicos y su mejor aplicación al arte de presentar.

La próxima vez que realicemos una presentación deberíamos plantearnos estas preguntas: ¿estoy conectando con la audiencia?, ¿estoy captando y dirigiendo su atención?, ¿comprenden y podrán recordar lo que les cuento? “El Arte de Presentar” intentará proporcionar las herramientas necesarias para que la respuesta sea siempre afirmativa.

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