El Arte de Presentar visita San Sebastián

mayo 28, 2009

El Arte de Presentar visita San Sebastián

El próximo 16 de junio, el Arte de Presentar visitará San Sebastián en una jornada de formación promovida y organizada por el Centro de Investigación Cooperativa en Nanociencias (CIC nanoGUNE) y la Agencia nanoBasque. La jornada consistirá en un curso de asistencia gratuita de seis horas de duración sobre cómo planificar, estructurar, diseñar y exponer presentaciones.

OBJETIVOS Ofrecer pautas y consejos para la creación de presentaciones capaces de conectar mejor con la audiencia, mantener y dirigir su atención y, finalmente, fomentar la comprensión y el recuerdo del mensaje principal.

AUDIENCIA Investigadores y profesionales cuyas tareas incluyen la realización habitual de presentaciones en congresos y foros especializados, charlas divulgativas para público generalista y defensa de proyectos ante comisiones de evaluación o ante potenciales fuentes de financiación.

INSTRUCTOR Gonzalo Álvarez Marañón, Ingeniero Superior de Telecomunicación por la UPV/EHU, Doctor en Informática por la UPM, investigador en criptología del CSIC. Ha participado como contribuyente y conferenciante habitual en congresos, publicaciones científicas y foros sobre criptología y seguridad en Internet, con más de 400 artículos publicados, media docena de libros y cientos de conferencias y cursos impartidos, entre ellos sobre cómo hacer presentaciones científicas y cómo hablar en público.

INSCRIPCIÓN El aforo es limitado. La inscripción es gratuita. Para formalizar la inscripción envíe un correo electrónico a nano@nanogune.eu o llame por teléfono al 943 574000.

LUGAR La Jornada tendrá lugar en el auditorio del edificio de nanoGUNE. Tolosa Hiribidea, 76 20018 Donostia – San Sebastián

CONTENIDOS DEL CURSO

1. PLANIFICACIÓN Antes de empezar, es importante conocer cuál será la composición de la audiencia, cómo ajustar los contenidos al tiempo y conocer con exactitud cuál será el mensaje que se desea comunicar.

2. ESTRUCTURA Debe buscarse la estructura más apropiada para la presentación: qué incluir en el inicio, cómo articular las distintas partes del cuerpo, cómo pulir las conclusiones, cómo orientar a la audiencia.

3. DISEÑO El diseño constituye una parte fundamental de toda presentación: las distintas formas de maquetar el texto, la inclusión de elementos multimedia y los mejores gráficos para comunicar los datos.

4. EXPOSICIÓN El lenguaje corporal es tan importante como el verbal: posturas, expresiones, gestos, atuendo, posición, movimientos, entonación, entusiasmo, sin olvidar los ensayos y cómo afrontar las preguntas y respuestas.

PROGRAMA

09.00 – 09.30 Registro y presentación

09.30 – 13.00 Primera parte

14.30 – 17.00 Segunda parte

ORGANIZADO POR

CIC nanoGUNE

nanoBasque

DESCARGAS ADICIONALES

- El poster del curso: pequeño :: mediano :: grande :: pdf

- El tríptico del curso: pdf

- El folleto del curso: pdf


Cómo incrustar tus propias fuentes en PowerPoint

mayo 27, 2009

En la última entrada se proporcionó una clave para asegurar que tus fuentes se muestren correctamente en todos los equipos donde cargues tu presentación en PowerPoint: usa fuentes estándar, tales como Arial, Tahoma o Verdana. Ahora bien, los espíritus creativos se verán terriblemente limitados por esta restricción. Nadie duda de que la tipografía juegue un papel decisivo a la hora de comunicar. Shelley Gruendler, tipógrafa, lo expresa visualmente:

“Las tipografías son la ropa de las palabras.”

¿Existe alguna manera de utilizar fuentes fuera de lo común y a la vez poder visualizar el archivo PowerPoint resultante en cualquier ordenador? La solución reside en la incrustación de fuentes.

Incrusta las fuentes en archivos de PowerPoint 2007

  1. Haz clic sobre el Botón de Office.
  2. Pulsa Guardar como.
  3. En el cuadro de diálogo Guardar como, pulsa el botón Herramientas y selecciona Opciones de guardado.
  4. Verifica la casilla Incrustar fuentes en el archivo.
  5. Puedes seleccionar incrustar sólo las fuentes que aparecen en ese archivo concreto de PowerPoint, lo que asegura que la presentación se verá bien en otros equipos, o todas las fuentes, lo que permitirá además modificarla.
  6. Pulsa Aceptar.

Incrustar fuentes en el archivo

Incrusta las fuentes en archivos de PowerPoint 2003

Este mismo cuadro de diálogo puede accederse en PowerPoint 2003 desde el menú Archivo > Guardar como.

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10 claves para crear transparencias legibles (y V)

mayo 26, 2009

Yogi BerraLos bushismos, como las declaraciones del famoso jugador de béisbol Yogi Berra, son una fuente inagotable de inspiración al más puro estilo de las ilógicas historias sufíes de Nasrudin. Se atribuye a George W. Bush la siguiente perla de sabiduría:

“Una sola palabra resume apropiadamente la responsabilidad de cualquier gobernador y esa única palabra es ‘hay que estar preparado’.”

Cuando uno diseña laboriosamente su presentación y elige con todo cariño una fuente preciosa que ha encontrado en algún sitio por Internet, el resultado puede ser espectacular en el propio ordenador, pero ¿qué pasa cuando visualizamos esa misma presentación en otro equipo o exportamos la presentación a otro formato? Expresado en una sola palabra: hay que estar preparado.

Clave 10. Usa fuentes estándar

Distintos equipos tienen instaladas distintas fuentes. Si en tu presentación has utilizado fuentes fuera de lo común sólo presentes en tu equipo, lo más probable es que si la visualizas en otro ordenador éste carezca de esas mismas fuentes y las cambiará por otras parecidas, con resultados desastrosos.

Siempre y cuando visualices la presentación en un ordenador con las mismas fuentes no hay problema. Ahora bien, cuando no tienes control sobre el ordenador que se usará para la presentación, limítate a utilizar fuentes estándar, como Arial, Tahoma o Verdana (recuerda que no debes usar fuentes con serif). O mejor aún, llévate a todas partes tus portátil y, si te dejan, presenta siempre desde él. Hay quien para cubrirse las espaldas exporta su presentación a imágenes de una resolución de 1024×768 las cuales se ven bien siempre en cualquier equipo con cualquier sistema operativo, incluso en un iPhone, sin importar la elección de las fuentes.

Problemas similares pueden presentarse con las impresoras a la hora de imprimir las transparencias. Así que, si utilizas fuentes poco comunes, no cuentes con que las transparencias se verán en papel como las ves en pantalla.

Este problema se hace extensible a todos los medios, por ejemplo al cargar presentaciones en Slideshare. Hay que reconocer que la selección de fuentes de Slideshare es bastante limitada.

En definitiva, si quieres que tus transparencias se lean bien en cualquier equipo, usa fuentes estándar.

097.estandar

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TED: la presentación de tu vida en 18 minutos

mayo 22, 2009

En el mundo de la Tecnología, el Entretenimiento y el Diseño abundan las ideas. Algunas merecen ser difundidas a todos los rincones. Tal es la misión de TED: difundir las ideas de personas extraordinarias con el fin de cambiar actitudes, vidas y, en última instancia, el mundo.

La Conferencia TED se celebra todos los años en California reuniendo a los pensadores y activistas más fascinantes del planeta, enfrentados al desafío de exponer su presentación en tan sólo 18 minutos. A partir de julio de 2009, estas conferencias también se celebrarán anualmente en Oxford, bajo el nombre TEDGlobal.

Las mejores charlas del mundo están en TED

Si bien la asistencia en persona a las conferencias tiene un coste prohibitivo de 6.000 dólares, TED difunde gratuitamente los vídeos de las charlas con licencia Creative Commons, al alcance de todos para su reproducción en el ordenador o en el iPod. Y podéis creerme: en ningún otro lugar del mundo he visto presentaciones del nivel de TED.

Por fin TED en español

Estas conferencias no han alcanzado en el mundo hispanohablante la popularidad que merecen debido a que se imparten en inglés. Sin embargo, gracias a una nueva iniciativa de TED bautizada como el Proyecto Abierto de Traducción y al trabajo desinteresado de colaboradores de la comunidad TED, las conferencias estarán disponibles también en otros idiomas. Este proyecto permite la adición de subtítulos, transcripciones interactivas y la posibilidad de que cualquier charla TED sea traducida por voluntarios internacionales. Actualmente, el español es el idioma al que más charlas han sido traducidas: ya están subtituladas 37 de las 400 charlas. Con el tiempo y con el esfuerzo voluntario este número irá creciendo.

Idiomas con mayor número de charlas traducidas

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De lo que no sabes, mejor no presentar

mayo 20, 2009

“Confusio”, como su propio nombre indica, inventó la confusión. ¿Chino o japonés? ¡Qué más da! Era muy antiguo, eso sí.

Nada sustituye un profundo conocimiento del tema

Deberías presentar solamente sobre aquellos temas que conoces a fondo y únicamente la información que dominas. De esta forma, reduces el riesgo de ponerte en un aprieto si te hacen preguntas que no sabes responder por puro desconocimiento del tema.

No vayas a creerte que sólo durante las preguntas se darán cuenta de si dominas la materia. Mucho antes de que se inicie el turno de preguntas, se hará evidente, incluso para una audiencia lega, si posees una comprensión completa y un dominio amplio y sólido del tema. La extensión del conocimiento de un orador se revela de maneras sutiles, especialmente en la articulación de frases y en la precisión de las afirmaciones.

Nada sustituye un profundo conocimiento del tema

No pongas en una transparencia nada que no sepas explicar

Un pequeño corolario del principio anterior es que nunca deberías incluir elementos en tu presentación que no sepas explicar, algo que ocurre a menudo cuando das la charla de otro o cuando alguien te ha hecho las transparencias. Deberías siempre saber explicar todo lo que aparece en las transparencias, ya que la audiencia las verá y podría preguntar sobre algún pequeño detalle en el que ni siquiera habías reparado. Hazlas tú mismo o revísalas antes de la presentación: que no sea durante la charla la primera vez que las ves.

Di no

Debes aprender a decir “no”. Nunca des una charla sobre cuyo tema no poseas un amplio conocimiento y una pasión sincera.

“Eso es fácil de decir, pero ¿y si me obligan?”, estará pensando más de un lector. Si no hay escapatoria posible, pues haz la presentación. Eso sí, sé consciente de que probablemente será un desastre.

Guárdate un as en la manga

Cuando expongas tu presentación nunca muestres todo lo que sabes. Guárdate algo para el turno de preguntas. Puedes incluso llevar transparencias de refuerzo si anticipas que puedan interrogarte sobre alguna cuestión y mostrarlas al responder, pero no durante la presentación.

Guárdate un as en la manga

Cuidado, que no estoy diciendo que algún compinche entre el público te haga preguntas de lucimiento. Aunque censurable, es una técnica muy extendida.

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¿Cuánto debe durar una presentación?

mayo 18, 2009

Un minuto es cincuenta y nueve segundos demasiado largo“¿Existe eso que llaman Un Minuto de Sabiduría?”

“Por supuesto que existe”, replicó el Maestro.

“Pero un minuto, ¿no es demasiado breve?”

“Al contrario. Es cincuenta y nueve segundos demasiado largo.”

—Anthony de Mello, “¿Quién puede hacer que amanezca?”

Algunas presentaciones parecen no tener fin. Como el conejito Duracell, siguen, y siguen, y siguen. Sí, ya sabemos que tu tema es (para ti) el más interesante del mundo, pero la capacidad de atención de la audiencia posee unos límites bien definidos. ¿Cuánto debería durar una presentación?

El límite de atención se sitúa en 20 minutos

Según algunos estudios mencionados en el artículo The “Change-Up” in Lectures, publicado por los profesores Joan Middendorf and Alan Kalish de la Universidad de Indiana:

“Los estudiantes adultos pueden mantener la atención en una conferencia durante no más de 15 a 20 minutos cada vez.”

A partir de los 15/20 minutos, la capacidad de atención comienza a decaer. A medida que sigue transcurriendo el tiempo, los intervalos de atención se van acortando, hasta los tres o cuatro minutos hacia el final de una charla estándar de una hora.

El límite de atención se sitúa en 20 minutos

Mi charla dura 40 minutos, ¿qué hago?

La mayoría de clases en colegios y universidades así como un buen número de presentaciones en todo tipo de foros duran en torno a los 60 minutos. Otra duración típica para una presentación es de 40/45 minutos. En todos los casos, observamos cómo las presentaciones suelen durar más de lo que los estudios revelan que un adulto puede mantener la atención. ¿Tiene sentido entonces dar una charla de más de 20 minutos? ¿Cómo puede resolverse este dilema?

En principio, una charla no debería extenderse más allá de esos 20 minutos. Nunca he oído a nadie quejarse porque una presentación fuera demasiado corta. A menudo, si no eres capaz de transmitir tu mensaje en ese tiempo se debe a uno o varios de los siguientes motivos:

Sería mucho más provechoso si hablases durante 20 minutos y el resto del tiempo lo dedicases a responder preguntas del público o a hacerlo participar de alguna manera que ayude a fijar la idea nuclear de tu discurso.

Asumiendo que vas a hablar durante los 45 ó 60 minutos, puedes estructurar tu presentación como dos o tres minipresentaciones de 20 minutos cada una, con un cambio muy marcado entre cada una de ellas. De esta manera, conseguirás reiniciar el contador de atención.

Los cambios periódicos mantienen los niveles de atención

En esos cambios periódicos puedes utilizar multitud de elementos diferentes: un vídeo, una historia, una anécdota, un ejemplo, una demo, un experimento con el público, preguntas que hagan participar a la audiencia, etc. Usa tu imaginación.

Eso sí, hagas lo que hagas, el objetivo no debe ser simplemente distender el ambiente o recuperar la atención perdida, sino que el elemento utilizado debe guardar relación integral con el tema de la presentación. Tu objetivo es comunicar un mensaje y que sea comprendido y recordado, no entretener como un monologuista cómico. Si eliges bien el momento y el contenido de los cambios, no sólo ayudarán a mantener los niveles de atención, sino a aumentar la comprensión de las ideas expuestas.

Los cambios periódicos mantienen los niveles de atención

Cada veinte minutos, ¡cambia de marcha!

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La Maldición del Conocimiento: cuanto más sabes, peor te explicas

mayo 14, 2009

Pegar y pegarDescriben los hermanos Heath en su libro “Pegar y pegar” un sencillo experimento psicológico en el cual a los sujetos se les asignaba uno de sendos roles: “tamborileros” u “oyentes”. Los tamborileros recibían una lista de 25 canciones muy conocidas, como “Cumpleaños Feliz”. A cada tamborilero se le solicitaba que eligiera una canción y tamborileara golpeando con los dedos sobre la mesa el ritmo de la misma a un oyente. El trabajo del oyente consistía en adivinar la canción, basándose en el ritmo siendo tamborileado.

Durante el curso de los experimentos, se llegaron a tamborilear 120 canciones. Los oyentes adivinaron solamente el 2,5% de las canciones: 3 de 120. Para hacer el experimento más interesante, antes de que los oyentes dijeran el título de las canciones, se les pidió a los tamborileros que predijeran la probabilidad de que los oyentes las adivinasen. Aseguraron aquéllos que la probabilidad sería del 50%. Sin embargo, aunque los tamborileros predijeron que conseguirían hacer llegar su mensaje 1 de cada 2 veces, solamente lo consiguieron 1 de cada 40. ¿Por qué este fracaso tan estrepitoso?

Cuando el tamborilero tamborilea, oye la canción en su cabeza. En el experimento, los tamborileros se quedan estupefactos al comprobar lo difícil que les resulta a los oyentes adivinar la canción. ¿No es la canción evidente?

El problema radica en que los tamborileros han recibido información (el título de la canción) que vuelve imposible para ellos imaginarse lo que es carecer de esa información. Se trata de la “Maldición del Conocimiento”.

Una vez que conocemos algo, nos resulta muy duro imaginarnos cómo era no conocerlo

Hemos sido “malditos” por el conocimiento. En consecuencia, se nos hace difícil compartir nuestro conocimiento con otros porque somos incapaces de re-crear el estado mental de nuestra audiencia. Cuando presentamos, a menudo está sonando en nuestra cabeza una melodía que la audiencia no puede escuchar. Como en el experimento de los tamborileros y oyentes, existe un desequilibrio insalvable entre la información en poder de unos y de otros, lo que imposibilita la comunicación.

Cuando presentamos, a menudo está sonando en nuestra cabeza una melodía que la audiencia no puede escuchar

Si das por hecho que la audiencia posee la misma información (o el mismo conocimiento) que tú y no es así, no lograrás conectar con ella. Este es el problema de la mayoría de oradores que saben tanto sobre un tema que terminan quedándose solos cuando hablan sobre él: han olvidado cómo era vivir sin ese conocimiento que ahora dominan, han perdido la capacidad de empatía, es decir, de ponerse al mismo nivel que el otro.

Cómo exorcizar la Maldición del Conocimiento

Los hermanos Heath proponen en su libro seis principios para combatir la Maldición del Conocimiento y conseguir que tu mensaje llegue a la audiencia:

  1. La idea debe ser simple
  2. La idea debe ser inesperada
  3. La idea debe ser concreta
  4. La idea debe ser creíble
  5. La idea debe ser emotiva
  6. La idea debe contar una historia

Si nuestra presentación adopta estos principios, estaremos más cerca de haber roto la Maldición del Conocimiento que pesa sobre nosotros por el mero hecho de ser expertos en un tema.

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