12 razones por las que adoramos las listas de viñetas

enero 19, 2012

“No vivimos nuestras vidas en listas de viñetas; la vivimos en imágenes e historias.”

—Cliff Atkinson, Beyond bulletpoints

Hay a quien se le llena la boca hablando en contra del PowerPoint y de las listas de viñetas, y hete aquí que luego, cuando les ves presentar, ¡resulta que las usan! Después me vienen con todo tipo de autojustificaciones: que si no me dio tiempo, que si no dominaba el tema, que si total como no me pagaban, … ¡qué sé yo!

Así que me he parado a reflexionar por qué a pesar de que todo el mundo dice que no hay que usar listas de viñetas, lo cierto es que (casi) todo el mundo las sigue usando.

¿Usan tus transparencias esta plantilla?

BUSCANDO SEGURIDAD

1) No me quedo en blanco: Como todo está en las transparencias, acudo tranquilo ya que no necesito ni preparármelo.

2) No me olvido de ningún punto importante: Como todo el texto está en las transparencias, basta con leer.

3) Me siento seguro en otros idiomas: Leo y punto.

4) No quedo como un vago: Mira cuánta letra, está claro que he hecho mis deberes, ¿no?

POR PEREZA

5) No tengo que esforzarme: Puedo crear una presentación en menos de una hora copiando y pegando de aquí y de allá.

6) Mato dos pájaros de un tiro: Creo presentaciones para proyectar en la pantalla y documentos para repartir a la audiencia, todo de una tacada.

7) Puedo reutilizar material de otras transparencias mías o de cualquiera: Bienvenido, Frankenstein.

8) No tengo que pensar: Me limito a añadir transparencias hasta que considere que con el material reunido lleno los minutos que me han asignado.

9) No tengo que saber de diseño: Uso la plantilla corporativa o alguna de las que vienen con el programa y tiro millas.

EN ARAS DE LA UNIFORMIDAD

10) No destaco al hacer lo que todos: No llamar la atención es más seguro. La línea que separa la excelencia del ridículo es muy delgada.

11) No me arriesgo al adoptar el esquema ampliamente aceptado: Nadie la ha cagado por usar listas de viñetas, ¿verdad?

12) Hago lo que todo el mundo: Así quedo bien con todos.

Qué queréis que os diga. Bajo mi punto de vista, las listas son para ir a hacer la compra, no para hacer presentaciones ni expresar ideas.

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Y tú, ¿usas listas de viñetas? En tu sector, ¿todo sigue igual? ¿Hay casos en las que las ves útiles?

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Del BulletPoint al GraphicPoint y tiro porque me toca

septiembre 27, 2011

“Las fotografías son las listas de viñetas del siglo XXI”

Martin Fowler

El jueves de la semana pasada participé en el evento StartUpBootcamp apadrinando a la startup Linkovery. Diez empresas en busca de financiación presentaron sus proyectos ante un foro compuesto por mentores e inversores. El tiempo estaba limitado a 7 minutos por empresa, restricción que todas cumplieron escrupulosamente tras numerosos días de repetidos ensayos. Observé complacido que ni una sola de las presentaciones incluía listas de viñetas en sus transparencias. Claro que si no usas listas de viñetas, entonces ¿qué usas? El recurso habitual suelen ser las fotografías. Y la mayoría de las veces, tristemente, se usan mal, como ocurrió en varias de las presentaciones del jueves. ¿Por qué mal? Porque estamos completando un ciclo.

graphicpoint

Ahora que las listas de viñetas están superadas, hay que dejar atrás las fotografías decorativas

La Historia es un constante vaivén pendular: después de completar una revolución volvemos al punto de partida. Todos coincidimos en que las listas de viñetas son ineficaces. Está claro que había que hacer algo, sí, había que empezar una revolución. En un movimiento de reacción muy comprensible y loable en contra de la omnipresencia de las listas de viñetas, éstas comenzaron a ser sustituidas por fotografías.

Al principio las audiencias suspiraron aliviadas refrescadas por el nuevo viento del cambio: ¡por fin visuales sin texto en la pantalla! Rápidamente, la situación ha ido evolucionando hacia el absurdo. ¿Hablas de la misión de la compañía? Hala, vas y pones una diapositiva con una foto de la misión Apollo XIII a la luna y una sola palabra: MISIÓN. ¿Hablas a continuación de los retos por delante? Pues nada, pones una diapositiva con una foto de una carretera norteamericana en mitad del desierto y un bisonte mirándote con cara de pocos amigos, con una palabra en grandes letras: RETOS. Y así sucesivamente. ¿Mejor que las listas de viñetas? Sin duda. ¿Comunica algo? Nada, sólo decora.

Lo confieso. Inspirado por Garr Reynolds y otros gurús, yo soy el primero que ha pasado largas horas buscando fotos en Google, en Flickr  o en sitios de venta de fotografías de stock en pos de la imagen perfecta para representar el concepto de la diapositiva. Ya sabéis de qué hablo: vas seleccionando fotografías de acá y de allá y luego le enseñas a un compañero tu botín: “Oye, Julián, ¿cuál de estas dos fotografías crees que ilustra mejor el concepto de creatividad? ¿El niño pintando con sus pies en la pared o estos ejecutivos saltando en una pradera con cajas de cartón sobre sus cabezas?”. Simplemente ridículo, ¿no crees?

De la decoración a la comunicación

Una buena idea no necesita de ropajes visuales. Cuando Winston Churchill utilizó la metáfora imborrable del telón de acero, no la ilustró con una fotografía de un telón de teatro retocado con Photoshop para darle textura metálica. No uses fotografías a menos que sea necesario ilustrar lo que tus palabras no alcanzarían a expresar jamás. Usa visuales solamente cuando complementen y amplifiquen tus palabras. El resto del tiempo, en lugar de fotografías, usa palabras visuales que dibujen tus conceptos.

Si tus fotografías no refuerzan tu mensaje, ahórratelas. Recuperarás además muchas horas desperdiciadas buscando fotos por Internet que podrás dedicar a mejorar la estructura y a ensayar tu presentación.

Tú eres el visual más importante sobre el escenario, nunca PowerPoint, con listas de viñetas o sin ellas.

[Mañana miércoles 28 de septiembre impartiré un taller gratuito titulado “Más allá del PowerPoint” auspiciado por Iniciador, en la sala Utopic_Us de Madrid, a las 17.00. Consulta todos los detalles. ¡No faltes!]

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¿Qué es lo más irritante en una presentación?

junio 5, 2009

Dave Paradi ha compilado una lista con las características de las malas presentaciones que más irritan a la audiencia, confeccionada a partir de una encuesta realizada en 2007 a 604 personas acostumbradas a asistir a más de 100 presentaciones al año. Los resultados de la encuesta no nos sorprenden. En los tres primeros puestos se encuentran:

Irritómetro
67,4% Orador que lee las transparencias
45,4% Frases completas en lugar de viñetas
45,0% Texto tan pequeño que no pueda leerse

Los números evidencian que estamos hartos de asistir a presentaciones en las que se nos leen transparencias atiborradas de texto en un tamaño tan pequeño que nos impide leerlas a nosotros mismos.

1) Si lees tus transparencias, pareces idiota

Y no sólo pareces idiota, sino que además insultas a la audiencia. ¿Qué necesidad hay de tu presencia? Para escucharte a ti leerlas, bien podían leerlas ellos en sus casas. ¿Qué aportas entonces? Recuerda, tú eres el protagonista, no tus transparencias. El acto de presentar es radicalmente diferente del acto de leer. La audiencia espera escucharte a ti hablando con entusiasmo y profundidad sobre el tema, no a un autómata que lo mismo lee sus transparencias que podría leer las de cualquier otro. Lee menos y habla más. Deja oír tu propia voz.

Cuando lees tus transparencias palabra por palabra, pareces idiota

2) Una presentación no es un documento

Dejemos las cosas claras. Transparencias llenas de párrafos de texto no constituyen una presentación por mucho que se utilice PowerPoint para su creación y luego se proyecte en una pantalla. Un documento de texto es un documento de texto, ya sea creado en Word o en PowerPoint. El hecho de que lo proyectes en una pantalla y lo leas en voz alta no lo convierte en una presentación. Para resultar cautivante, una presentación debería ser visual, con predominio de los elementos gráficos sobre los textuales. Las transparencias deberían ser un apoyo para el orador y nunca el centro de atención. Lo más importante eres tú.

Una presentación no es un documento

3) Si no pueden verlo, ¿para qué lo pones?

Muchos conferenciantes parecen no ser conscientes de que sus transparencias se van a proyectar en una sala de grandes dimensiones sobre una pequeña pantalla en condiciones de iluminación pobres. Como las pueden leer en la pantalla de su portátil asumen que todo el mundo las leerá en la sala. Por desgracia, a la hora de la verdad resulta que más allá de la quinta fila nadie distingue un pimiento. ¿El motivo? El texto es demasiado pequeño. Un cuerpo 20 podrá leerse bien en el ordenador, pero no desde el fondo de la sala. Cada elemento de la transparencia debería poderse ver desde cualquier punto de la sala. Si no se discierne, entonces es demasiado pequeño. Haz las transparencias más sencillas, con menos viñetas y más imágenes. Pero nunca pongas nada que no pueda leerse. Sólo conseguirás irritar a la audiencia.

Si no pueden verlo, ¿para qué lo pones?

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10 claves para crear transparencias legibles (IV)

abril 20, 2009

¡Viva el Metal!¿Alguna vez has estado en un concierto de rock? Viendo uno podemos extraer un par de enseñanzas para nuestras presentaciones. En primer lugar, para que los músicos sean visibles sobre el escenario, deben distinguirse del fondo. Para eso se utiliza una iluminación adecuada que recorta sus siluetas. En segundo lugar, cuando hay varios artistas en el escenario y uno de ellos ejecuta un solo, los focos se centran en ese individuo, dejando a los demás en penumbra, de manera que la atención del público puede centrarse fácilmente en el solista. En definitiva, una iluminación adecuada permite que distingamos a los músicos y que nos fijemos en cada momento en aquel que merece mayor protagonismo.

¿Cómo podemos conseguir que los elementos de una transparencia se distingan con nitidez y la atención se centre en cada momento en lo que queremos destacar? Veamos un par de nuevas claves extraídas del libro “Clear and to the Point” de Stephen Kosslyn.

Clave 8. Asegúrate de que la audiencia puede discriminar con facilidad el texto del fondo

Los programas de slideware como PowerPoint proporcionan muchos fondos muy llamativos, pero suelen presentar un importante problema: el fondo es tan prominente o similar al texto que resulta difícil leer las palabras de la transparencia. Si deseas utilizar esos fondos o incluir fotografías como fondo, debes disminuir su contraste para que queden relegados al segundo plano y utilizar un color de fuente para el texto que contraste poderosamente con ellos.

Malos fondos

Clave 9. Asegúrate de que solamente las palabras relevantes se distinguen del fondo

Para asegurarte de que la atención de la audiencia no deambula por todos los elementos de tu transparencia, puedes desvanecer o rebajar el contraste de todas las partes de la transparencia excepto la que estés discutiendo en cada momento. De esta manera, la audiencia (y tú también) es consciente de que existen más elementos en la transparencia, pero no se sentirá distraída por ellos.

Por ejemplo, cuando se presenta una transparencia con una lista de viñetas, mientras estás leyendo o explicando la primera viñeta, la audiencia tenderá a leer el resto de viñetas, dejando por tanto de prestarte atención. Por otro lado, si ya has terminado con una viñeta y sigues con otras nuevas, la audiencia también puede dedicarse a leer las antiguas. Para dirigir mejor la atención y que la audiencia sepa en todo momento dónde fijarse, puedes rebajar el contraste de los elementos que no constituyen el foco de atención en ese momento.

Solamente las palabras relevantes se distinguen del fondo

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Dos estrategias para crear presentaciones sin listas de viñetas (II)

febrero 20, 2009

El estilo tradicional de PowerPoint dicta que las presentaciones deben constar de interminables listas de viñetas. Sin embargo, éstas son nocivas por muchos motivos:

  • Se basan exclusivamente en texto, lo que dificulta la asimilación del contenido si el orador repite verbalmente el mismo texto. Aunque parezca mentira, los estudios revelan que texto y voz repitiendo lo mismo no se refuerzan sino que se anulan.
  • Incitan a los oradores a leer el texto de la pantalla en lugar de expresarse libremente con sus propias palabras. Si lees tus transparencias, pareces idiota.
  • Cuando el ponente lee listas, da la espalda al público. Como la serpiente que hipnotiza a su presa, el orador nunca debe perder el contacto visual con el público o rompería el hechizo que los mantiene unidos.
  • Cuantos más elementos en las listas y más palabras en cada elemento, más pequeño es el tamaño de letra y menos se lee más allá de la quinta fila. El público tiene derecho a ver todo el contenido de las transparencias, sin importar la fila en la que se sienta.
  • Si están todos los elementos de la lista en la pantalla, mientras el orador lee uno, el público tiende a leer los siguientes. ¡Y el público siempre es más rápido leyendo! Cuando llega al final, ya no sabe qué hacer para entretenerse.
  • Las presentaciones con listas de viñetas, es decir, predominio del texto sobre la imagen, aburren mortalmente, incluso al público más entregado.

En resumen, las transparencias deberían ser visuales, cada una con un mensaje claro y tan poco texto como sea posible. Salvo que sea absolutamente necesario, convendría evitar las listas de viñetas, por ejemplo, segmentándolas en varias transparencias. ¿Y en esos casos en los que resulta inevitable incluirlas y sería inapropiado segmentarlas?

Usando la creatividad para enmascarar las listas de viñetas

Deja volar tu imaginación. Puedes presentar listas de viñetas de forma creativa, de manera que no parezcan listas de viñetas. Normalmente, necesitarás combinar esta estrategia con fotografías de calidad profesional y utilizar poco texto, ya que de otra forma no se conseguirán diseños simples y armoniosos. Recuerda: menos es más.

Presentaciones sin listas de viñetas

Presentaciones sin listas de viñetas

Presentaciones sin listas de viñetas

Presentaciones sin listas de viñetas

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PRESENTACIONES DE EJEMPLO

La mayoría de transparencias de la siguiente presentación presentan varios puntos enmascarados de formas variadas, para no volverse repetitivas ni cansar al público. Como consecuencia, la presentación resulta más dinámica, más visual, más memorable.

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¿Se te ocurren otras formas de evitar las horribles transparencias con listas de viñetas? Comparte tu experiencia con otros lectores.


Dos estrategias para crear presentaciones sin listas de viñetas (I)

febrero 19, 2009

FosburyDurante cientos de años, cuando un atleta debía saltar un listón situado por encima de su cabeza, corría hacia él y lo superaba de frente. En las Olimpíadas de México de 1968, Dick Fosbury revolucionó el mundo del atletismo tras ganar la medalla de oro gracias a su innovador estilo: saltando de espaldas en lugar de frente. El salto de Fosbury grabó una imagen indeleble en la memoria de los millones de personas que lo vieron en vivo o a través de la televisión. Su salto no dejó a nadie indiferente: los jueces no sabían si había violado alguna norma; los restantes atletas no se recobraban de su sorpresa ante una forma de saltar completamente nueva; el público rugía entusiasmado al ver triunfar al joven con su estilo revolucionario. Cuatro años después, en las Olimpíadas de Munich, 28 de los 40 competidores en salto de altura copiaron el estilo Fosbury. Hoy, prácticamente todos los saltadores de elite lo usan.

Probablemente no era el saltador más dotado de su época, pero gracias a su gran innovación consiguió ser campeón olímpico y cambió para siempre la forma de entender el salto de altura.

—Wikipedia

Hay vida más allá de las listas de viñetas

Aunque sólo los malos trabajadores culpan a sus herramientas por sus chapuzas, admito que el uso indiscriminado y ubicuo de PowerPoint ha inducido un cierto tipo de estilo de presentación, totalmente basado en texto y listas de viñetas, ya que es el diseño predeterminado con que nos encontramos al abrir una plantilla de cualquier programa de creación de transparencias o slideware. Resulta por consiguiente difícil sustraerse a la tentación de crear las transparencias siguiendo esta imposición, más si cabe cuando el 99,999% de las presentaciones que contemplamos habitualmente también lo siguen.

Cabe preguntarse, ¿es posible crear transparencias sin las omnipresentes listas de viñetas? Pongámonos en la piel del joven Fosbury. ¿Acaso la única forma de superar el listón es saltar de frente o existen otros estilos de salto? ¡Por supuesto que sí!

Aunque todo el mundo lo haga, no hay ninguna razón para usar listas de viñetas en cada transparencia. Puedes eliminarlas de tus presentaciones apoyándote en dos estrategias básicas:

  • Segmentar el contenido.
  • Usar la creatividad para enmascarar las listas de viñetas.

En esta entrada comentaré la primera, dejando la segunda para la próxima entrada.

Segmentación del contenido

Puedes partir de una presentación tradicional con sus títulos y viñetas e ir segmentando cada transparencia en varias: una para el título y otras tantas como viñetas en la transparencia original. Este método resulta especialmente eficaz cuando la transparencia contenía varias ideas diferentes. Combinándolo con un diseño simple, natural y elegante, a menudo utilizando fotografías de calidad profesional, se consigue un resultado memorable.

Segmentación de listas en varias transparencias

Cuando el contenido de los elementos de la lista de viñetas lo permita, también pueden presentarse de manera visual. Por ejemplo, una lista de patrocinadores puede sustituirse por sus logos o una enumeración de colaboradores, por sus fotografías.

Segmentación usando logos

Cuando segmentes tus transparencias, recuerda que debes plasmar una sola idea por transparencia y mantener tus transparencias simples.

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PRESENTACIONES DE EJEMPLO

A continuación se muestran varias presentaciones en las que en lugar de utilizar listas de viñetas se ha optado por segmentar el contenido en varias transparencias.

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