Qué es para mí la multimedia en presentaciones

junio 12, 2012

“Así como usar palabras descriptivas y elocuentes constituye una manera de crear una imagen, una fotografía o ilustración puede frecuentemente dejar una impresión más vívida en los corazones y mentes de la audiencia.”

Nancy Duarte, Resonancia

Algunos ponentes me han comentado exultantes: “Nosotros realizamos presentaciones multimedia”. Y luego resulta que se limitan a proyectar transparencia tras transparencia rebosante de listas de viñetas. Destinar PowerPoint a crear transparencias con letras y letras no es explotar la multimedia sino masacrarla.

Mi definición de multimedia en presentaciones es:

Todos aquellos elementos que se perderán al imprimir las transparencias.

Dejo fuera de mi definición elementos visuales tales como fotografías, diagramas y gráficos, salvo que estuvieran animados, en cuyo caso sí los considero multimedia.

Utiliza con juicio la multimedia

Si te hace sentir más cómodo, podemos llamar a las animaciones, transiciones, vídeos, audio y demos la “multimedia 2.0”. Su objetivo es amplificar tu mensaje, llegar allí donde las palabras no alcanzan, especialmente a la hora de causar un impacto emocional.

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¿Qué es para ti la multimedia en presentaciones?


Comunica para todos los sentidos en todas tus presentaciones

abril 24, 2012

Según la PNL, las personas recibimos información a través de tres canales o sistemas de representación: el visual (V), el auditivo (A) y el kinestésico (K), que comprende las sensaciones de tacto, gusto y olfato. Utilizamos nuestros sentidos externamente para percibir el mundo e interiormente para re-presentarnos la experiencia a nosotros mismos. Los sistemas de representación no se excluyen mutuamente, ya que todos utilizamos los tres, aunque prestamos más atención a un sentido que a otro dependiendo de lo que hagamos.

Los tres sistemas de representación y sus implicaciones en presentaciones

Tu lenguaje denota tu sistema de representación del mundo

Cuando usamos el lenguaje para expresar nuestros pensamientos, la elección de palabras indicará qué sistema de representación empleamos con preferencia. La mayoría piensa más en imágenes; otros, mediante sonidos; y los menos, mediante sensaciones. Ante la misma conferencia, el visual podría expresarse:

“¿Has visto qué brillante? Me ha ilustrado con claridad todos los conceptos que estaban oscuros”.

El auditivo podría comentar:

“Qué delicia oírle, para nada ha usado un tono arrogante. Armonizaba de maravilla los conceptos. Te digo que es un genio”.

Por último, el kinestésico podría opinar:

“Me ha gustado cómo toca los temas principales. Siendo una materia tan densa, ha sabido coger los puntos clave y poner el dedo en la llaga”.

Los tres parecen opinar lo mismo, aunque se expresan de formas muy diferentes en función de sus sistemas de representación. Estas palabras de base sensorial, adjetivos y verbos se llaman en PNL predicados.

Conecta con todos los sentidos

Según esta teoría, para crear sintonía con la audiencia hay que hacer concordar los predicados propios con los de las otras personas. Dado que en un grupo de personas las habrá con predominio de alguno de los tres sistemas de representación, es una buena idea seguir un enfoque multisensorial, es decir, emplear una mezcla de predicados visuales, auditivos y kinestésicos al dirigirse a sus miembros. Lo primero que deberías hacer es saber qué tipo de predicados usas tú mismo con más frecuencia para saber si eres predominantemente visual, auditivo o kinestésico. Saber cuál es tu sistema preferido te permitirá hacer un esfuerzo mayor para emplear de forma más equilibrada los otros dos en tus presentaciones y así conectar mejor con todos los miembros de la audiencia.

Cómo conectar con los visuales

Para conectar con los visuales, envíales imágenes, tanto en tus descripciones verbales como mediante los elementos gráficos que proyectas sobre la pantalla. Ojo: una transparencia llena de texto no es un elemento visual, me estoy refiriendo en especial a formas geométricas sencillas, como triángulos, círculos y cuadrados, así como gráficos, diagramas, fotografías, vídeos, etc. Cuanto más simple y más variado, mejor.

Cómo conectar con lo auditivos

Para conectar con los auditivos, tienes que usar el discurso. Claro que ciertas formas de discurso les llegan mejor que otras. Las historias probablemente sean el recurso más eficaz, junto con las anécdotas y parábolas que puedes incluir en lugares estratégicos de tu presentación. Asimismo, utiliza todo el rango de tu paleta paraverbal: volumen de voz, ritmo, entonación, pausas, etc. Introducir audio como otro elemento multimedia más también les ayudará.

Cómo conectar con los kinestésicos

Para conectar con los kinestésicos, pon al público en movimiento, oblígale a hacer algo con las manos y a poder ser con los pies. Involucrar a la audiencia en actividades físicas es algo completamente inusual. Sin embargo, los ponentes que lo hacen suelen salir sistemáticamente como los mejor evaluados.

Apelar a los canales visual, auditivo y kinestésico añade gran variedad y colorido a tu presentación

Conectarás mejor con todos los miembros de la audiencia, captarás y mantendrás la atención y fomentarás la comprensión y el recuerdo. Cada vez que vas a presentar un nuevo contenido a la audiencia, piensa si es mejor explicarlo visual, auditiva o kinestésicamente. No dejes fuera de tu presentación aquellos elementos que por tu preferencia sensorial habitualmente no cubres.

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¿Mezclas elementos visuales, auditivos y kinestésicos en tus presentaciones? ¿Qué resultados has obtenido?


No busques hacer presentaciones perfectas, busca ser útil

noviembre 15, 2011

El viernes tuve la alegría de participar en EBE11 con la charla Presentaciones de infarto sin PowerPoint, por su puesto sin PowerPoint.

Me preocupó que la anunciaran como una charla en la que “aprenderemos cómo hacer presentaciones perfectas”. En primer lugar, no existe la “presentación perfecta”. Y en segundo lugar, lo peor que puedes hacer es intentar crear una presentación perfecta, porque entonces estarás más pendiente de no cometer errores que de conectar con la audiencia, te preocuparás más por lo bien que lo haces que por las necesidades de la audiencia, tu foco se centrará más en ti que en ella.

No busques hacer presentaciones perfectas, busca ser útil. No te hagas el interesante, interésate por la audiencia. No le digas a la audiencia: “siéntate y escucha”, siéntate tú primero a escuchar de sus propios labios cómo puedes ayudarla.

La charla condensada en tweets

Gracias a Paco Baldoví podemos disfrutar de una instantánea del backchannel  durante mi charla con un resumen tweet a tweet, fotografías incluidas, creada con Storify:

Historificación de la charla ‘Presentaciones de infarto sin PowerPoint’ en EBE11

¡Muchísimas gracias a todos los que tuiteasteis las mejores ideas de mi presentación!

Dejo aquí los tres tweets que a mi juicio mejor capturaron su esencia:

Los tres mensajes clave en “Presentaciones sin PowerPoint”

1. Las presentaciones mediocres son invisibles, pasan sin pena ni gloria. Si quieres destacar, si quieres que tus presentaciones se recuerden, no puedes hacer lo que todos. Porque si sigues los mismos viejos caminos trillados, te llevarán siempre a los mismos destinos. No puedes nadar y guardar la ropa. O te ajustas y encajas o destacas.

2. Powerpoint no es una red de seguridad, no es una muleta, es una herramienta de amplificación de nuestro mensaje. Y para presentar sin miedo tenemos que cambiar nuestra metáfora de lo que son las presentaciones.

3. Tenemos que trasladar el foco de nosotros a la audiencia, porque una presentación es una oportunidad para contribuir a mejorar la vida de las personas; una presentación es una oportunidad para conectar con la audiencia, a nivel intelectual y a nivel emocional; una presentación es en definitiva una oportunidad para inspirar un cambio en la audiencia que transforme su vida a mejor.

Cambiad vuestra forma de ver las presentaciones y cambiará vuestra forma de presentar.

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Presentaciones de infarto sin PowerPoint

noviembre 10, 2011

Últimamente cada vez hago más presentaciones sin PowerPoint: desde charlas cortas de 20 minutos hasta talleres de 10 horas. En alguna ocasión alguno de los asistentes se me ha acercado y me ha preguntado a bocajarro: “¿Cómo puedes hablar durante todo ese tiempo sin usar PowerPoint?”.

Párate a analizar detenidamente la pregunta: ¿qué premisa esconde? Dale unas vueltas, anda, no leas directamente mi respuesta.

Está claro que esta persona y tantas y tantas otras que usan cotidianamente PowerPoint en sus presentaciones lo utilizan como una muleta o ponen todo en sus transparencias para no tener que memorizar nada, para no tener que ensayar, para no correr el riesgo de que se les olvide el más mínimo detalle ni por supuesto quedarse en blanco. No hace falta cribar, ni sintentizar, ni estructurar, porque todo se vuelca en el PowerPoint. Usar así PowerPoint te libera del peso de tener que pensar.

Si no usas PowerPoint, entonces ¿qué usas?

La siguiente pregunta que me lanzan no suele hacerse esperar: “Si no uso PowerPoint, entonces ¿qué uso?”. Las posibilidades son prácticamente ilimitadas:

1. Muestra objetos de todo tipo: En lugar de mostrar una transparencia con la foto o el vídeo, ¿puedes llevar el objeto y enseñarlo? ¿Puedes hacerlo circular y que lo toque la audiencia? Ve más allá de la mera experiencia visual, hazla además sensorial.

2. Ponle banda sonora: ¿Puedes ilustrar tus afirmaciones con un sonido, con una pista de audio, con un registro sonoro? ¿Sabes tocar algún instrumento? El lenguaje de la música es universal. Su poder de conexión emocional con la audiencia es difícil de superar.

Salva López durante una presentación

3. Pasa vídeos: ¿Puedes capturar la esencia de tu mensaje con un vídeo? La vida no sucede en listas de viñetas, está animada. Un vídeo la captura como nunca podrán hacerlo ristras de palabras.

4. Dibuja: Haz dibujos sobre una pizarra o un rotafolio o incluso usando una tableta digitalizadora conectada a un ordenador. Podrás crear cualquier visual que necesites para ilustrar tus afirmaciones. No hacen falta dotes artísticas, basta dominar un lenguaje gráfico elemental: cuadrados, círculos, triángulos, flechas, líneas y poco más.

5. Haz participar a la audiencia: Lanza preguntas que puedan contestar levantando la mano o con respuestas más elaboradas, crea dinámicas para que trabajen en grupo en la resolución de retos o problemas, inventa juegos que ilustren y ayuden a interiorizar lúdicamente tus ideas clave, fomenta la cocreación del contenido de tu presentación entre todos los presentes, abre la participación a las redes sociales a través del backchannel.

Haz participar a la audiencia

¡Atrévete a presentar sin red!

(Mañana viernes participaré en EBE11 con una conferencia titulada Presentaciones de infarto sin PowerPoint y no, no usaré PowerPoint. ¡No te la pierdas si estás en Sevilla!)

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Nueve consejos para sacar el máximo partido al sonido en tus presentaciones

octubre 13, 2011

“Los efectos de sonido ostentosos no tienen cabida en una presentación.”

— Michael Alley

¿Crees que por el mero hecho de usar PowerPoint ya estás haciendo una presentación multimedia? ¡Para nada! Si usar PowerPoint no añade nada a llevar las transparencias impresas en un acetato y proyectarlas mediante un retroproyector de los de toda la vida, entonces no estás sacando partido a todo su potencial multimedia. Destinar PowerPoint a crear transparencias con letras y letras no es explotar la multimedia sino masacrarla.

Además del vídeo y de las animaciones, otro elemento multimedia que puede resultar muy efectivo en tus presentaciones es el sonido. La semana pasada en TEDxSol quedé fascinando viendo varias charlas de Julian Treasure en las que el sonido jugaba un papel relevante completamente inusual (Las 4 maneras en que el sonido nos afecta, ¡Shh! Salud auditiva en 8 pasos, 5 maneras para escuchar mejor). Inspirado por su intervención y por los trabajos de Stephen Kosslyn, a continuación te propongo una serie de recomendaciones para utilizar sabiamente el sonido y evitar hacer ruido.

1. Utiliza sonidos para captar la atención de la audiencia, eso sí, con moderación. Un sonido inesperado produce el mismo efecto que el movimiento: atrapa la atención de la audiencia. Sin embargo, los sonidos no dirigen la atención a un elemento de la pantalla, sino que más bien alertan de un cambio en la pantalla. No utilices en exceso este recurso, porque a la tercera vez la audiencia puede irritarse por el sonido.

2. Utiliza sonidos para definir el contexto. Pueden servir para definirlo para toda la presentación, para una porción de ella o para una transparencia. Por ejemplo, una presentación sobre contaminantes en el mar, puede utilizar el sonido de las olas. Una presentación sobre contaminación acústica puede utilizar el sonido de tráfico y obras.

3. Utiliza sonidos apropiados para el tema y concepto siendo explicados.

4. Utiliza sonidos para dar un respiro a la audiencia. Durante estas pausas le permites procesar la información ya presentada.

5. Utiliza sonidos para proporcionar evidencia. La mayoría somos como Santo Tomás: “si no lo veo no lo creo”. En este caso, oír puede ser creer. Por ejemplo, interacciones entre pacientes y médicos o entre alumnos y profesores.

6. Coordina los sonidos, el texto y los gráficos. Utiliza una fotografía o gráfico que refuerce el sonido usado como evidencia. El caso extremo de asimilación es el uso de una secuencia de vídeo.

7. No varíes arbitrariamente la cualidad tonal o el volumen.

8. Al igual que debes asegurarte de que cualquier contenido gráfico en tus transparencias debe poder verse desde cualquier asiento, asegúrate de que los sonidos pueden oírse desde todos los rincones de la sala.

9. Utiliza sonidos de alta fidelidad. Si usas fotos de calidad profesional, utiliza igualmente sonidos de alta fidelidad. Existen en Internet numerosos sitios de descarga de sonidos de lo más variado, tanto de pago como gratuitos. Por supuesto, muchos de ellos también puedes grabarlos tú mismo.

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¿Cómo usas los sonidos en tus presentaciones?


5 limitaciones que debes tener en cuenta a la hora de usar fotografías de stock en tus presentaciones

noviembre 4, 2010

Y yo me pregunto: ¿todas las teleoperadoras y recepcionistas son divinas de la muerte y pasan el día exhibiendo una preciosa sonrisa Profident? ¿A todas las reuniones de negocios asisten jóvenes apuestos y sonrientes embutidos en cara ropa de marca, con un equilibrio perfecto de género entre hombres y mujeres y de raza entre africanos, asiáticos, nórdicos y caucásicos? ¿Acaso todas las familias viven en casas con salones minimalistas más amplios que toda mi casa y sonríen mientras miran descalzos acariciando un perro de lanas una pantalla tan grande como la pared de mi salón?

Las fotografías de stock no retratan la vida

Las fotografías de stock presentan innumerables ventajas y recomiendo con entusiasmo su uso, pero cuidado: no están exentas de peligros. Exhiben numerosas limitaciones:

  • Falta realismo: Los sujetos que aparecen en las mismas son modelos profesionales, cuyos semblantes y apariencia a menudo nada tienen que ver con la realidad cotidiana de los escenarios que retratan. Busca “oficina” en iStockphoto y entenderás lo que digo: ¿alguna vez en tu vida has visto oficinas así?

  • Falta espontaneidad: El mismo hecho de que la mayoría de fotografías de stock estén tomadas en un estudio resta toda espontaneidad a la situación retratada. Son demasiado perfectas: perfecta composición, perfecta iluminación, perfecta pose, ¡ni un cabello fuera de lugar!

  • Falta exclusividad: Del mismo modo que tú puedes comprarlas para incluirlas en tu presentación o documento, ¡también puede el resto del mundo! Cada vez me resulta más frecuente encontrarme en presentaciones fotos que yo ya había usado o visto usar anteriormente. En algunos casos, el impacto o sorpresa de la foto ser verá resentido. En otro, se puede llegar al extremo de dos libros con la misma portada.

  • Falta originalidad: Cuando escribes una palabra en el buscador de los sitios de venta de fotografías de stock, aparecen muchas imágenes que no son más que clichés: el apretón de manos con una bola del mundo como telón de fondo, el dardo acertando en el centro de la diana, la pareja de hombre y mujer de negocios contemplando el monitor de ordenador, y así sucesivamente. Si te quedas con las imágenes de los primeros resultados, posiblemente te estés quedando con los clichés.

  • Faltan situaciones reales: Puesto que la práctica totalidad de las fotos de stock se realizan en estudio o ambientes artificiales, no encontraremos en estos sitios fotografías de escenarios reales: fiestas populares, conflictos bélicos, movimientos sociales, etc.

Si lo que persigues es algo especial, busca en otro lugar. Te sugiero que empieces por Flickr y que uses Compfight para tus búsquedas.

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Secretos del PowerPoint: Cómo insertar vídeos de Youtube en tu presentación

marzo 18, 2010

A día de hoy, qué duda cabe de que Youtube se ha convertido en nuestra fuente favorita y más completa de vídeos. En más de una ocasión, nos gustaría poder introducir alguno de esos vídeos dentro de nuestra presentación en PowerPoint, sin tener que abrir el navegador, lo que nos obliga a acercarnos al ordenador, pasar a otra ventana, etc., rompiendo el ritmo de la presentación. ¿Cómo hacer para que el vídeo se integre sin costuras dentro de la transparencia, de modo que se reproduzca sin más que avanzar hasta ella?

La manera como insertar (o embeber o incrustar, del inglés embed) depende de si tendrás conexión a Internet durante la charla o no.

Insertar en PowerPoint vídeos de Youtube CON conexión a Internet

Un vídeo de Youtube es en realidad un objeto Flash. Por lo tanto, tendrás que introducirlo como tal. Atento, porque el proceso es largo y laborioso.

PowerPoint 2007

1. Si utilizas PowerPoint 2007/2010, pulsa el Botón de Office y a continuación el botón Opciones de PowerPoint.

2. En el grupo de opciones Más frecuentes, verifica la casilla Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones. Pulsa Aceptar.

3. Selecciona Programador en la cinta de opciones y pulsa el botón Más controles.

4. En el cuadro de diálogo Más controles, selecciona Shockwave Flash Object y pulsa Aceptar.

5. Verás que el puntero toma la forma de un crucecita. Dibuja con ella un rectángulo, el cual contendrá el vídeo de Youtube. Posteriormente puedes modificar su tamaño a tu antojo.

6. Pulsa el botón Propiedades de la cinta o haz clic con el botón secundario del ratón sobre el objeto y selecciona Propiedades.

7. En la ventana Propiedades, escribe en la propiedad Movie el URL del vídeo de Youtube, pero transformándolo de la siguiente forma. Si partes de una URL estándar como la siguiente:

http://www.youtube.com/watch?v=lPy6HL0KPnU

cámbiala a esta otra:

http://www.youtube.com/ v/lPy6HL0KPnU.swf

¡Y eso es todo! Cuando cargues en modo presentación la transparencia donde has insertado el vídeo, éste se reproducirá automáticamente. Recuerda que exige que tengas conexión a Internet durante la presentación.

PowerPoint 2010

1. En el navegador, busca el vídeo en Youtube y pulsa el botón Compartir debajo del vídeo.

2. A continuación, pulsa el botón Insertar.

3. Verifica la casilla Utilizar código de inserción antiguo.

4. Copia el código que aparece en la caja de texto.

5. En PowerPoint 2010, una vez en la diapositiva donde quieres el vídeo, selecciona Insertar>Vídeo>Vídeo desde sitio web.

6. Pega el código que has copiado en el paso 4.

Insertar en PowerPoint vídeos de Youtube SIN conexión a Internet

Si no vas a disponer de conexión a Internet durante la presentación o prefieres curarte en salud por temor a la Ley de Murphy, entonces primero tendrás que descargar el vídeo de Youtube a tu equipo. Existen numerosas extensiones para los navegadores y aplicaciones web que permiten realizar esta acción. Por ejemplo, una de mis favoritas por la gran cantidad de formatos de destino que proporciona es vixy.net. Su funcionamiento no podía ser más sencillo:

1. Navega hasta la página vixy.net.

2. Pega el URL del vídeo de Youtube que quieres descargar.

3. Selecciona el formato de vídeo deseado. Puedes elegir entre AVI, MOV, MP4, 3GP o MP3 (sólo audio).

4. Pulsa el botón Start.

Una vez terminado el proceso de conversión, podrás guardar el vídeo en tu ordenador e insertarlo en tu presentación en PowerPoint, igual que con cualquier otro vídeo local.

Y si lo que quieres es el archivo FLV directamente, puedes utilizar el servicio de descarga de vídeos ClipNabber.

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