Afeita tus presentaciones con la Navaja de Ockham

marzo 31, 2009

Nosotros Vendemos Pescado Fresco AquíCuando Vijay abrió su tienda colocó un cartel sobre la puerta con el texto “Aquí Nosotros Vendemos Pescado Fresco”. Al verlo su padre, se detuvo y le dijo que la palabra “Nosotros” sugería un énfasis en el vendedor más que en el comprador y realmente no hacía falta. De modo que el cartel fue cambiado a “Aquí Pescado Fresco a la Venta”.

Pasó su hermano y le sugirió que la palabra “Aquí” podía eliminarse: era totalmente superflua. Vijay estuvo de acuerdo y cambió el anuncio a “Pescado Fresco a la Venta”.

A continuación, llegó su hermana y opinó que el cartel debería decir solamente “Pescado Fresco”. Claramente, allí se estaba vendiendo pescado, ¿qué otra cosa iba a hacer si no su hermano con todo ese pescado?

Más adelante, su vecino acudió a felicitarle por el nuevo negocio y le mencionó que todos los transeúntes podrían darse cuenta de que el pescado era realmente fresco nada más verlo. Mencionarlo expresamente podría de hecho ser interpretado como una postura defensiva porque hubiera dudas acerca de su frescura. Sería mucho mejor si el cartel solamente contuviera la palabra “Pescado”.

Al día siguiente, cuando Vijay volvía a su tienda por la mañana se dio cuenta de que desde muy lejos podía identificarla por el olor, desde una distancia desde la cual el cartel aún no era legible. Comprendió entonces que ni siquiera había necesidad de la palabra “Pescado”.

—Garr Reynolds, “Presentation Zen”

En diseño, la simplicidad es preferible a la complejidad

Hurgando en el libro “Principios universales de diseño” he encontrado otro principio de especial aplicación en el diseño de transparencias para tus presentaciones. Se trata del principio conocido como Navaja o Rasero de Ockham, el cual puede formularse así:

“Entre diseños de funcionalidad equivalente, debería seleccionarse el más simple.”

—Principios universales de diseño

Este principio recibe otros nombres alternativos como ley de la parsimonia, ley de la economía o principio de la simplicidad. Subyacente al principio nos encontramos con la idea de que los elementos innecesarios disminuyen la eficacia de un diseño a la vez que aumentan la probabilidad de consecuencias no anticipadas. En el caso de una presentación, la complejidad excesiva en una transparencia puede tener consecuencias indeseadas como la pérdida de atención de la audiencia, su irritación por no comprender nada, su aburrimiento, su desconexión total, etc.

En estas transparencias utilizadas por Bill Gates podemos comprobar el exceso de ruido

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En estas transparencias utilizadas por Steve Jobs podemos comprobar cómo sólo se utiliza información relevante, eliminando lo superfluo

En estas transparencias utilizadas por Steve Jobs podemos comprobar cómo sólo se utiliza información relevante, eliminando lo superfluo

Nuevamente, este principio nos hacer retornar a los conceptos esenciales en diseño de que “Menos es más” y de que “El exceso es ruido”. Un buen ejemplo de diseño altamente funcional y muy simple es la página de Google, el buscador más potente de la Tierra.

Cuando diseñes tu próxima transparencia, plantéate si de verdad es necesario incluir toda esa información: gráficos, textos, diagramas, imágenes, logos, etc. ¿Todo eso en una SOLA transparencia? ¿Seguro que no puedes simplificarla? Podrás eliminar lo superfluo. Podrás segmentar el contenido en varias transparencias. Podrás aumentar el tamaño de las fuentes. ¡Afeita tu presentación con la navaja de Ockham!

Recuerda. En diseño, lo que no suma, resta.

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Grandes presentaciones: Shift Happens

marzo 26, 2009

Tras la buena acogida con que fue recibida la autopresentación sobre la Tierra en Miniatura, aquí enlazo otra gran autopresentación, la cual cuenta con el aliciente de haber sido trasladada al formato de vídeo, lo que la vuelve totalmente autónoma.

El cambio ya está aquí

A todos nos llega la hora del cambio antes o después. El mundo está cambiando a nuestro alrededor. “Vivimos tiempos exponenciales”. Las presentaciones no son una excepción. La revolución de las presentaciones es ya una realidad. “Shift happens” constituye un poderoso ejemplo de cómo realizar una buena presentación sobre datos estadísticos, algo que a priori se presta al tedio. Sin embargo, Jeff Brenman, partiendo de la presentación original creada por Karl Fisch, demostró cómo con imaginación y buen diseño una serie de números puede convertirse en una presentación interesante y cautivadora. Las imágenes constituyen un poderoso lenguaje universal.

¿Sabías que?

A partir de la presentación original, su autor Karl Fisch colaboró junto con Scott McLeod en la realización de un vídeo que mostraba básicamente la misma información, pero añadiendo más dinamismo mediante animaciones y otros efectos cinemáticos.

Posteriormente, y en vista del éxito cosechado por el primer vídeo, la empresa Xplane participó en la realización de una nueva edición del vídeo con información actualizada y un diseño gráfico renovado.

Puede encontrarse más información sobre la presentación y un foro para participar en discusiones y reflexiones motivadas por la misma en shifthappens.

El cambio ya está aquí. ¿Ha llegado a tu forma de presentar?

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Slideshare acepta archivos de PowerPoint 2007

marzo 24, 2009

¡Por fin Slideshare acepta la carga de archivos de PowerPoint 2007! Ya no hace falta convertirlos previamente al formato de Office 2003 ó pasarlos a PDF. Además, las conversiones a Flash han mejorado, eso hay que reconocerlo, aunque todavía distan mucho de ser perfectas. En cualquier caso, se trata de un paso hacia delante de Slideshare. Qué duda cabe que están reduciendo nuestros quebraderos de cabeza.

Transparencia original

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Conversión realizada por SlideShare

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Nueva conversión para PowerPoint 2007

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Pánico en el estrado (IV): ¿piensas negativamente?

marzo 23, 2009

Cómo superar la timidez y el miedo a hablar en públicoSegún Martin M. Antony, autor del libro “Cómo superar la timidez y el miedo a hablar en público“, la terapia cognitiva (TC) asume que

“no son las situaciones en sí las que desencadenan ansiedad, sino que es nuestra interpretación de los hechos lo que la provoca.”

Por consiguiente, si fuéramos capaces de identificar las creencias y suposiciones infundadas que inciden en nuestras emociones negativas y las viéramos como tales, sería posible sustituirlas por formas realistas de pensar.

Identifica tus pensamientos ansiosos

Un primer paso para superar nuestro miedo a hablar en público consiste en ser conscientes de nuestros pensamientos negativos. Nuestro temor hace que interpretemos o percibamos incorrectamente lo que ocurre en nuestro entorno. Cuanto más negativos son nuestros pensamientos, más miedo y ansiedad experimentaremos. Veamos algunas formas de pensamiento distorsionado.

  • Suponer que siempre ocurrirá lo peor: Albergar creencias exageradas sobre la probabilidad de que algo malo ocurra. Ejemplos: pensar que harás el ridículo durante la presentación; estar convencido de que a nadie le interesará tu charla; suponer que el público percibirá tus nervios y te rechazará, etc.
  • Pensamientos catastróficos: Exagerar la importancia de un suceso o de un resultado concreto. Ejemplos: Sería una catástrofe si me sonrojo o si me trabo; sería vergonzoso si me quedo en blanco; perderé mi trabajo si cometo un error durante la presentación; etc.
  • Pensamiento de todo o nada: La tendencia a verlo todo en blanco o negro, sin tener en cuenta la gama de grises. Implica una simplificación excesiva de las situaciones y prejuicios en contra de la propia conducta. Este tipo de pensamiento suele relacionarse con el perfeccionismo. Ejemplos: si el público no hace preguntas es porque mi presentación no ha interesado a nadie; si alguien manifiesta su desacuerdo conmigo, significa que nadie comparte mi opinión; mi presentación debe ser perfecta hasta en sus más mínimos detalles; etc.
  • Lectura mental: Suposiciones sobre lo que los demás piensan de ti, a falta de pruebas y hechos. En realidad, ésta es la esencia de la timidez y de la ansiedad social: la preocupación por ser juzgado negativamente por los demás. Ejemplos: obsesionarse con la idea de que estás aburriendo al público; estar seguro de que nadie te está siguiendo; si hay algún experto reconocido en el tema, convencerse de que está pensando que tu charla es trivial; después de la charla, te persuades de que te consideran un inútil; etc.
  • Personalización: Culparse a uno mismo por los resultados negativos de un entorno social, aunque esas situaciones queden fuera de la propia esfera de influencia. Ejemplos: suponer que el público se aburre porque tu presentación es un desastre, cuando en realidad otros muchos factores inciden en el nivel de atención: la hora del día, el tema, la duración de tu charla y de la sesión, la comodidad del local, la relevancia del contenido para el público, etc.; móviles que suenan, ordenadores que se estropean, indeseables entre el público, retrasos en las charlas, todos estos factores externos pueden influir negativamente en una presentación, y de todo te culpas.
  • Atención y memoria selectiva: La tendencia de una persona a centrarse exclusivamente en la información que él o ella considera coherente con sus propias creencias. Durante una presentación, prestas atención solamente a las señales que supuestamente indican un juicio negativo. Ejemplos: reparar en las personas del público que parecen aburridas e ignorar a las que parecen estar disfrutando; recordar con todo lujo de detalles los errores cometidos, pasando por alto los aciertos y halagos que recibiste tras tu presentación; etc.

Identifica tus creencias ansiosas

¿En qué estás pensando?

Durante tu próxima presentación o situación en la que debas hablar ante otras personas, presta especial atención a todos estos pensamientos negativos, tratando de identificarlos si se producen. En la siguiente entrada veremos cómo cambiarlos una vez que se han vuelto conscientes.

Actualización 11/05/09

Elena Moltó ha realizado una atractiva presentación inspirada en esta entrada y en la siguiente sobre la miniserie de Pánico en el estrado.

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- Pánico en el estrado (II): cartografía de miedos al discurso

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Aprendiendo de la publicidad

marzo 18, 2009

Posiblemente, los profesionales que mejor saben comunicar un mensaje con imágenes son los publicistas. Los anuncios publicitarios con que nos topamos en revistas, pósters y vallas constituyen un buen lugar donde encontrar inspiración para crear transparencias atractivas y eficaces.

El metro

Me han atraído un par de carteles que he visto recientemente en el metro, donde visualmente y sin necesidad de utilizar largos discursos se transmite con claridad la idea de la excelencia del metro de Madrid (tesis controvertida que no comparto, pero ése es tema para otro blog y no hablaré sobre ello aquí).

Cartel publicitario de Metro de Madrid: La esfinge

Cartel publicitario de Metro de Madrid: la estatua de la libertad

Los coches

La industria del automóvil suele caracterizarse por utilizar publicidad de alto impacto visual. Me ha llamado poderosamente la atención este anuncio de Mini, donde se conjugan con maestría el uso creativo de fuentes, los grandes espacios vacíos y la composición minimalista.

Síntesis

Estos anuncios sintetizan magistralmente los principios de diseño defendidos frecuentemente en este blog: sencillez, brevedad, predominio de la imagen sobre el texto. Menos es más.

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La Tierra en Miniatura: números y emoción

marzo 16, 2009

Presentar es un arte. Más si cabe cuando el presentador no está ahí para acompañar con su persona y su voz las transparencias que desfilan sobre la pantalla. Existen presentaciones sin presentador, las cuales podríamos denominar autopresentaciones. Cuando una presentación se presenta a sí misma, debe cumplir una serie de requisitos:

  • Utilizar fotografías grandes, impactantes, de calidad profesional, con una composición estética, por ejemplo aplicando la Regla de los Tercios.
  • Integrar grácilmente el texto con las imágenes. El texto debe ser breve, relevante y de tamaño grande.
  • Acompañar el conjunto con una música adecuada al mensaje y al humor de la presentación.

La siguiente presentación, titulada La Tierra en Miniatura, constituye un ejemplo excepcional de cómo crear una autopresentación capaz de transmitir no sólo datos sino también emoción.

The Miniature Earth

La Tierra en Miniatura es una presentación que informa e inspira. Difícilmente podría un orador añadir algo más a la presentación en sí misma. Y recuerda que en las presentaciones lo que no suma, resta.

The Miniature Earth

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Presentaciones de PowerPoint a PDF de forma impecable

marzo 13, 2009

Confieso que para mí colgar las presentaciones en SlideShare se ha transformado en un ejercicio de frustración creciente. En primer lugar, no soporta el formato PowerPoint 2007 (.pptx), que utilizo habitualmente, lo que me obliga a guardar mi presentación como PowerPoint 2003 (.ppt). Si con ese simple cambio bastara, habrían acabado mis problemas. Sin embargo, debido a que utilizo algo más que listas de viñetas en mis transparencias, la conversión a flash realizada por SlideShare es realmente deficiente: mueve los objetos de sitio, distorsiona las fuentes, reduce la calidad de las imágenes, destruye por completo la mayoría de efectos nuevos en PowerPoint 2007 como sombras y reflejos, en definitiva, una auténtica chapuza.

Transparencia original

Transparencia original en PowerPoint

Conversión realizada por SlideShare

Conversión realizada por SlideShare

Pensé que tal vez imprimiendo mi presentación en formato PDF y subiendo el archivo resultante a SlideShare solucionaría mis problemas. Nada más lejos de la realidad. Imprimir en PDF me produce básicamente los mismos o peores resultados, además de perderse un área de impresión a lo largo de los bordes de las transparencias que las vuelve horribles. En definitiva, más frustración.

Fue entonces cuando descubrí el complemento para Office 2007 llamado Microsoft Save as PDF or XPS. Una vez instalado, aparece la nueva opción PDF o XPS en el menú Guardar como. Y ahora sí, la calidad del archivo PDF generado es extraordinaria. Por supuesto se pierden las animaciones, pero se conserva todo el contenido estático con gran fidelidad.

Guardar como PDF o XPS

Una vez creado el PDF gracias al complemento Microsoft Save as PDF or XPS para Office 2007, los resultados de la conversión de SlideShare, aunque todavía deficientes, son al menos aceptables.

Microsoft Save as PDF or XPS para Office 2007 es gratuito. ¿A qué esperas para probarlo?

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