El zapping llega al PowerPoint

Los lectores más jóvenes posiblemente no habrán conocido aquellos tiempos heroicos de la televisión UHF en los que para cambiar de canal había que levantarse del sofá y dar vueltas a un sintonizador en el monitor hasta que tras violentas tormentas de nieve hertziana se recibía una nueva emisión. «Niño, cambia de canal», era la aborrecida orden que recibíamos de estamentos superiores en el escalafón familiar. Afortunadamente, los mandos a distancia vinieron a resolver esta incomodidad, liberándonos a los niños de la explotación de padres y hermanos mayores.

Avanzar las transparencias es todo un reto

En las presentaciones, el ponente se enfrenta a un problema parecido. Si el portátil con la presentación digital está alejado de donde él se encuentra, ¿cómo puede hacer avanzar las transparencias?

He visto cosas que vosotros no creeríais.

He visto ponentes pasar las transparencias caminando desde el atril al portátil y del portátil al atril, ¡así con cada transparencia! Obviamente, las charlas se transforman en una exhibición de forma física considerable, acabando con el ponente jadeante y sudoroso.

He visto ponentes afrontar el reto con la ayuda de un colega. Mientras uno habla, le hace señas al compañero sentado junto al portátil, quien hace avanzar las transparencias. Las dificultades surgen cuando no se entienden bien y el compañero pasa la transparencia a destiempo: «Esa no, la otra», «No, espera, no, ahora, sí, dale». El efecto a veces resulta incluso cómico.

He visto ponentes sentarse junto al ordenador y no moverse de la mesa, perdiendo de esa forma la oportunidad de interactuar mejor con el público y de eliminar la barrera psicológica que supone la mesa interpuesta entre él y su audiencia. Anclados al portátil, semejan más un busto parlante que un ponente.

Todos esos momentos se perderán en el tiempo, como lágrimas en la lluvia. Es hora de zappear.

La tecnología hace años que ha resuelto el problema del avance de transparencias

Existen unos pequeños dispositivos llamados controles remotos para presentaciones. Se trata de un mando a distancia inalámbrico que permite avanzar las transparencias desde una gran distancia, cómodamente y con total naturalidad. Su bajo precio los hace muy asequibles. ¡Imprescindibles para todo presentador! Cómprate uno y nunca jamás tendrás que darte esos paseíllos de ida y vuelta al ordenador durante una presentación.

Consejos para una buena compra

¿Qué características debemos tener en cuenta cuando compremos un control remoto para presentaciones?

• Ergonómico: Debe ser pequeño y caber cómodamente dentro de la mano. Cuantas menos funciones, menor tamaño.
• Simple: Para mi gusto, el mejor mando es el más simple. Con dos botones basta: uno para avanzar y otro para retroceder. No recomiendo los que incorporan un ratón: añaden tamaño al dispositivo y resultan difíciles de manejar.
• Largo alcance: Normalmente uno no se aleja más de 4 ó 5 metros del portátil, pero por si acaso, no está de más comprobar que el alcance sea algo superior para el caso de hablar en salas realmente grandes.
• Puntero láser: La mayoría vienen equipados con uno. Si se es usuario habitual de los punteros láser, que venga incorporado al mando a distancia evitará el tener que hacer malabares entre distintos dispositivos a lo largo de la presentación. En cualquier caso, no recomiendo su uso.
• Vibración: Algunos incluyen un vibrador que avisa cuando se está agotando el tiempo asignado para la charla. Una característica realmente útil para controlarnos el tiempo. Tenla en cuenta a la hora de decidirte por un modelo.

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Aproximaciones modernas a la visualización de datos

He encontrado a través de del.icio.us esta completa anotación en el blog de Smashing Magazine acerca de aproximaciones modernas a la visualización de datos, alejadas de las formas convencionales y repetidas hasta la náusea de representarlos: tablas, histogramas, gráficos de barras, gráficos circulares, etc. En su entrada describen formas mejores, más profundas, más creativas y absolutamente fascinantes de visualizar datos, muchas de las cuales podrían volverse omnipresentes en los próximos años.

Si buscas ideas innovadoras para presentar datos en formatos nunca antes vistos, no dejes de echar un vistazo a los enfoques modernos más interesantes de visualización de datos.

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Cuando la serpiente mira al pájaro

El novelista vasco Bernardo Atxaga está considerado una de las mejores plumas hispánicas del panorama literario actual. Durante mi adolescencia leí varios de sus libros, entre ellos Sugeak txoriari begiratzen dionean, el cual comienza de esta cautivante manera (traduzco libremente):

«Cuando la serpiente mira al pájaro, el pájaro se ciega, y el pequeño retazo de mundo que tenía ante sus ojos hasta ese preciso momento -algunos árboles, un par de tejados, el camino, el azul del cielo- se le nubla bruscamente. Como ocurre con los pañuelos de los magos de las ferias, en un instante ahí mismo lo tiene todo: los colores, el movimiento, la luz. En el siguiente, en cambio, todo ha desaparecido, no podría sentirse sino un negro vacío.»

Los presentadores debemos ser como esos magos de las ferias, capaces de absorber la atención de la audiencia. Todo su mundo debe desaparecer ante el pañuelo del prestidigitador: sus preocupaciones diarias, el acuerdo por firmar, el informe por entregar. Todo desaparece de la conciencia, para dejar paso a la charla. Durante unos minutos el mundo de la audiencia se reduce a la pantalla y a los ojos del conferenciante. Para que se obre esta magia el secreto reside en mirar a la audiencia, como la serpiente miraba al pájaro.
Según Javier Reyero, «la mirada es el Alfa y Omega del discurso«. Veamos a continuación algunas reflexiones sobre la mirada, inspiradas tras la lectura de su libro «Hablar para conVencer«.

La mirada constituye nuestra primera interacción con el público

Cuando subimos a la tarima y encaramos a la audiencia, se entabla un juego de miradas cuya influencia sobre el discurso comienza mucho antes de tomar la palabra. Conviene por tanto que nuestra primera expresión sea amable, abierta y optimista. La mirada nos servirá para allanar desde el principio el camino hacia una buena comunicación.

El hecho de mirar directamente a la audiencia confiere el mensaje de que le estamos hablando a ella y no simplemente delante de ella. Como consecuencia, la audiencia se sentirá parte de la presentación, devolverá la mirada y se concentrará más en lo que tenemos que decirle.

La mirada es una dura prueba para todo orador

• La mirada no debería fijarse en un solo individuo. Es frecuente centrarla exclusivamente en la persona de la primera fila que parece seguir todo lo que decimos o en el amable moderador de la sesión. Si nos centramos en una sola persona, la habremos secuestrado visualmente: se sentirá obligada a devolvernos la mirada todo el tiempo, a asentir cuando afirmamos o a sonreír cuando sospecha que consideramos haber dicho algo gracioso. Del resto del público se adueña entonces la sensación de estar de más en la sala: son meros espectadores de un diálogo entre dos personas, del cual se sienten excluidos. Como consecuencia, se perderá la voluntad y el interés de los restantes espectadores.

• Tampoco le contaremos nuestra charla a la pared del fondo o al suelo. Por timidez o inseguridad, a veces se es incapaz de mirar a nadie a los ojos. Entonces una ola de indiferencia se abate sobre la sala. Los ocupantes de las primeras filas son los primeros en sentirse ignorados: ni les miran ni les van a mirar. Paulatinamente, la misma sensación se adueña de todos los demás, incluidos los de las últimas filas. Como resultado, la presentación resultará un fracaso.

• Debemos abarcar con mirada franca toda la sala. Hay que repartir la mirada por todos los rincones de la sala, deteniéndonos alternativamente en cada uno de los asistentes, salvo que se trate de cientos, en cuyo caso la mirada se concentrará entre los espectadores que se encuentran más cerca. Con la mirada conseguiremos involucrar a todos los oyentes.

La audiencia no sólo oye, también es espectadora, que según el diccionario significa que mira con atención un objeto. ¿Y cuál es ese objeto de atención? ¡El orador! El público no dejará de mirarte. Gánatelo con una mirada afable.

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En cristiano: Vídeos sencillos para explicar ideas complejas

Ya lo hemos dicho en más de una ocasión: el éxito de la comunicación depende de saber sintonizar con la audiencia. En otras palabras, o se le habla en cristiano o no se comunica. Y si no hay conexión con la audiencia, olvídate del propósito de tu charla, fuera éste persuadir, informar o inspirar. Será un fracaso.

La empresa CommonCraft, formada por el matrimonio Lee y Sachi Lefever, lleva meses creando una serie bautizada con el descriptivo nombre In Plain English, que en castellano castizo podríamos traducir por En cristiano . En esta serie explican ideas complejas a través de vídeos cortos y simples de factura artesanal. Cualquiera puede entender los conceptos expuestos en sus vídeos, explicados en lenguaje llano y con el apoyo de imágenes sencillas, pero eficaces. Todo un éxito de comunicación.

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De montañas y ríos: una exploración de las perspectivas comparativas

Cuando debemos comparar datos, siempre nos enfrentamos al desafío de cómo hacerlo eficazmente, de manera que las relaciones queden claras y se comuniquen con nitidez a la audiencia. Normalmente, una de las formas más eficaces de comparar cantidades es mediante los gráficos: de barras, circulares, lineales, logarítmicos, etc. Con este tipo de gráficos se corre el riesgo de perder el contexto a beneficio de acentuar las comparaciones cuantitativas.

Esta preocupación aquejó igualmente a los ilustradores de atlas del siglo XIX, quienes, de formas muy creativas, se esforzaron en mostrar en sus diagramas topográficos las comparaciones entre las longitudes de los distintos ríos y las alturas de las distintas montañas. Lo resolvieron con gran éxito mediante las perspectivas comparativas. A continuación se muestran varias fotografías de estas hermosísimas ilustraciones. Pueden encontrarse muchas más en River Deep Mountain High.

“Comparative Heights of the Principal Mountains and Lengths of the Principal Rivers of The World”, ilustrado por W. R. Gardner en 1823.

"A Comparative View of the Principal Waterfalls, Islands, Lakes, Rivers and Mountains in the Western Hemisphere", John Tallis & Co., 1850.

"A comparative view of the lengths of the principal rivers of Scotland", John Thomson, 1831.

Obsérvese cómo los ríos aparecen dibujados en los distintos diagramas con todo lujo de detalles, incluyendo planicies, lagos y otros accidentes de las cuencas fluviales. El diagrama, más allá de un mero gráfico de barras decorado, consigue transmitir y comparar no sólo la longitud sino la hidrografía de cada río.

Tal vez con menos éxito, debido a la excesiva estilización de las montañas y a su apiñamiento, el ilustrador busca también comparar las alturas de las distintas montañas, brindando menos detalles de su orografía.

En cualquier caso, esta mirada atrás al pasado de la representación visual de la información seguro que puede inspirarnos en el futuro cuando encaremos al reto de comunicar datos de manera cautivante y memorable.

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La Crisis Ninja o cómo sintonizar con la audiencia

La explicación de la crisis financiera que aqueja al mundo entero escrita por Leopoldo Abadía ha dado la vuelta a Internet, que es tanto como decir que la conoce todo hijo de vecino. Sus recientes apariciones en televisión en Espejo Público de Antena 3 y en el programa de Buenafuente no han hecho sino acrecentar su popularidad. ¿Por qué este hombre de 75 años, un completo desconocido hasta hace unos meses, se ha convertido en un fenómeno de masas de la noche a la mañana, buscado por periódicos, editoriales y empresarios de medio mundo? Porque ha sido capaz de ir directo al grano y explicar con sencillez los entresijos y causas de una crisis de dimensiones planetarias.

Entrevista Espejo Público (Parte 1/2)

Entrevista Espejo Público (Parte 2/2)

Leopoldo Abadia en Buenafuente

Su opúsculo «La crisis ninja» está considerado como la mejor explicación existente hoy día sobre la crisis económica actual. Y lo más increíble es que ¡cualquiera puede entenderla! ¿Cómo es posible este milagro?

Para llegar a la audiencia, debemos sintonizar nuestra charla a un nivel que conecte con lo que la audiencia ya sabe

Este principio, recogido por Stephen Kosslyn en su libro Clear and to the Point, es el secreto del éxito de comunicación de «La crisis ninja». Leopoldo Abadía no sólo ofrece una explicación coherente y cabal del asunto como nadie antes, sino que es capaz de sintonizar con audiencias no especializadas en materias financieras.

¿Qué lecciones podemos aprender de semejante éxito de comunicación de ideas aparentemente tan complejas? Según Kosslyn, y tal y como ilustra magistralmente Leopoldo Abadía, durante una presentación debemos adaptar nuestro mensaje a la audiencia en lo que respecta a tres importantes factores:

1. El lenguaje utilizado, y no sólo la jerga profesional específica, sino también la sofisticación y complejidad del vocabulario y de las construcciones sintácticas. En clave de humor a veces y con lenguaje sencillo siempre, Leopoldo Abadía ha sabido sintonizar perfectamente con la audiencia.

2. Los conceptos específicos y la información referenciada. Todo el mundo entiende «cantidad», pero no todo el mundo sabe lo que es una derivada segunda. Leopoldo ha utilizado conceptos económicos adaptados a nuestro mundo cotidiano que todos podemos comprender.

3. Los tipos de ayudas visuales empleadas. Todo el mundo comprende instantáneamente un gráfico de barras, pero no todo el mundo entiende un gráfico de cajas y bigotes. Aunque no están presentes en las explicaciones de Leopoldo, en una presentación multimedia, también estos elementos deben adaptarse a la audiencia.

Para sintonizar bien debemos evitar la estática

Ir directo al grano implica ahorrarse la paja. Los detalles excesivos y prolijos son como la estática de las radios, que sólo añaden ruido sin contribuir a entender mejor la emisión. Demasiado a menudo queremos contarlo todo, sin darnos cuenta de que sólo debemos contar lo relevante.

La próxima vez que hablemos en público, debemos encontrar en primer lugar la idea fundamental que queremos comunicar. Después, debemos adaptar nuestro lenguaje, los conceptos y las ayudas visuales a lo que la audiencia ya sabe. Por muy buena que sea nuestra música, de nada sirve emitir en una frecuencia que el receptor no es capaz de sintonizar.

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Los rostros son el barómetro del interés

Los rostros son el barómetro del interés

Estoy leyendo estos días «Anatomía del miedo», un libro muy revelador firmado por el filósofo español José Antonio Marina, quien actúa de cicerone en esta incursión al país del miedo. Ayer por la noche me topé inesperadamente con la siguiente frase de gran relación con el arte de presentar:

«La gente siente más molestias e incluso tose más cuando se está aburriendo, cosa que a mi juicio podría utilizarse para calibrar el índice de interés de una conferencia.»

– José Antonio Marina, «Anatomía del miedo»

Hay quien habla delante del público como si éste no existiera. Tan pagados de sí mismos, igual les daría hablar ante un auditorio vacío. ¡El público existe! Y está ahí por una importante razón: recibir un mensaje de labios del ponente. Un mensaje que informe, que inspire, que tranquilice, según el propósito, pero siempre un mensaje esperado y que debe comunicársele de viva voz. La forma más eficaz de comunicación es cara a cara. ¿Cómo saber si estamos comunicando adecuadamente, si nuestro mensaje está llegando a la audiencia?

Los rostros de la audiencia constituyen el barómetro de su interés, comprensión y aburrimiento

Por este motivo, no se puede hablar sin considerar la reacción del público. Eso está bien para vídeos enlatados, no para presentaciones en vivo. No sólo debemos ajustar nuestro discurso a la audiencia antes de la presentación, sino también durante la misma. En lugar de mirar a la audiencia como si fuera una masa informe, intente establecer un contacto visual individual con cada persona. Así conseguirá involucrar en la charla a cada asistente. Y si la audiencia está formada por cientos de personas, concéntrese en las primeras filas.

Mirando a la cara de los presentes podemos percibir si nos están siguiendo, si se han perdido, si la charla les interesa o si les aburre. Tener en cuenta la reacción de la audiencia mientras se está haciendo la presentación nos permitirá reajustar el lenguaje y explicar en mayor o menor detalle conceptos y gráficos. Podemos incluso llevar transparencias de refuerzo que mostraremos sólo si consideramos necesario explicar puntos mal comprendidos.

Una presentación es un diálogo con la audiencia y no podemos dejarla de lado. Aprender a leer el barómetro de sus rostros y reajustar el discurso en consonancia constituye una habilidad suprema del arte de presentar.

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Lo concreto sobrevive

Esta mañana, con motivo del Día Europeo de la Seguridad Vial, he escuchado revelar en la radio cifras esperanzadoras que hablan del paulatino descenso del número de víctimas mortales en nuestras carreteras. Me ha llamado la atención la potente imagen que ha utilizado la locutora para anunciar sus cifras aterradoras:

«Desde 1992 han fallecido en las carreteras españolas más personas de las que cabrían en el Santiago Bernabeu».

En lugar de proporcionar una cifra fría y abstracta, la periodista ha optado por utilizar una imagen que todos podemos concebir en nuestras mentes, especialmente si se ha asistido a un día de partido con el estadio lleno.

Gracias a esta forma tan visual de presentar la información incluso de viva voz sin servirse de imágenes, se ha transformado un número en un posible eslogan. La siguiente transparencia que he creado bien podría constituir un cartel de la próxima campaña de concienciación de la DGT.

Las ideas concretas se recuerdan mejor

Hablar de grandes números no ayuda al recuerdo. Mañana o dentro de una semana ya no me acordaré de la cifra exacta de muertos en las carreteras. Sin embargo, podré llevar durante toda mi vida la imagen del Santiago Bernabeu atestado de gente. No retenemos números, que no son más que abstracciones, pero sí ideas que podamos relacionar con objetos y situaciones que hayamos visto y vivido.

No presente datos, presente imágenes

Imagínate que durante una presentación debes explicar que la velocidad de transferencia de información de un dispositivo es de 1 Kbps. La mayoría de la gente no se representará en la cabeza si es mucho o poco, porque carece de un marco de referencia concreto. Sin embargo, si añadimos el siguiente dato visual: «Para transmitir un DVD a esa velocidad haría falta más de un año», se hace repentinamente la luz. ¡Sería más rápido enviar ese DVD por mensajero! Ahora sí, todos podemos representarnos mentalmente lo baja que es esa velocidad. Y meses después podremos acordarnos de que la velocidad de transmisión era tan baja que hacía falta un año para transmitir la información contenida en un DVD.

Concreto. Tangible. Visual. Tal es la clave para que los datos se comprendan y perduren en la memoria. La próxima vez que tengas que presentar cifras, intenta hacerlas concretas: utiliza imágenes que ayuden a representarlas y fijarlas en la memoria, utiliza analogías, utiliza ejemplos. Nunca te limites a listar ristras de números que nadie recordará ni cuando pases a la siguiente diapositiva. Los números son abstracciones, pero la experiencia de la vida no lo es.

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La fuerza visual de la campaña “Ante el maltratador, tolerancia cero”

Una nueva forma de mirar al mundo

Mostrar estadísticas durante una presentación de forma cautivante y comprensible es siempre tarea difícil. Los números suelen estar reñidos con la asimilación visual. Mapping Worlds ha creado una fantástica herramienta interactiva para Internet llamada Show, capaz de representar sobre un mapa del mundo diversos datos globales cambiando los tamaños relativos de los países. Show cubre una gran variedad de materias clasificadas en varias categorías: Gente, Planeta, Negocios, Política, Vida y mapas generados a partir de datos enviados por los propios usuarios.

Agua, diseño y caridad

Scott Harrison era un joven de éxito. Trabajaba como promotor de clubes nocturnos y eventos de moda en la ciudad de Nueva York, organizando fiestas para los ricos y famosos, inmerso en un mundo de lujo y glamour. Un día despertó en su loft sintiéndose miserable y decidió dar un golpe de timón a su vida. Pasó dos años como fotorreportero voluntario en África a bordo de uno de los hospitales flotantes de Mercy Ships, una organización humanitaria que ofrece servicios médicos gratuitos en los páises más pobres del mundo. El encuentro cara a cara con la realidad de la pobreza le impulsó a crear tras su regreso charity: water, una organización sin ánimo de lucro que construye pozos para llevar agua potable a gentes de los países en vías de desarrollo.

Diseño a chorros

El sitio web de charity: water, así como las campañas publicitarias para recaudar fondos para construir pozos y para la concienciación sobre la crisis del agua representan un ejemplo soberbio del diseño más efectivo. Desde la imaginativa e impactante forma de presentar estadísticas hasta la cuidada selección de imágenes y texto con un alto impacto emocional, todo en charity: water son lecciones de diseño para nuestras presentaciones y de humanidad para nuestras vidas.

Del folleto al PowerPoint

A continuación he recogido algunas imágenes de sus folletos, que bien pueden servirnos de ejemplo sobre cómo diseñar buenas transparencias. Son simples, concretas, emocionales e informativas. Resulta fácil imaginarnos a un apasionado Scott Harrison usando esas transparencias como telón de fondo para contarnos su historia.

Otra forma de presentar estadísticas

Existen gráficos más allá de las tartas y las barras del Excel. Sólo hace falta imaginación.

Una de cada seis personas del planeta no tienen acceso a agua potable

Proyectos de pozos completados y en curso

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