Seis preguntas que te ayudarán a planificar tus presentaciones productivamente

mayo 24, 2012

Planifica tus presentaciones

“Si tienes nueve horas para talar un árbol, emplea siete en afilar el hacha.”

—Abraham Lincoln

Entre otros motivos, muchas presentaciones no terminan de funcionar porque no nos tomamos el tiempo necesario para sentarnos y pensar qué es realmente importante y qué no. No nos faltan inteligencia ni  creatividad, sino tiempo en nuestro mundo hiperacelerado para detenernos a reflexionar y meditar sobre la presentación. Si pasas todo el día trabajando, ¿cuándo te paras a pensar?

Sentenciaba Séneca que “no es que tengamos poco tiempo sino que perdemos mucho”. Siempre hay tiempo suficiente si lo empleas bien. Y una de las mejores formas de emplear bien el tiempo es en la planificación de la presentación.

Supón que te han encargado una. ¿Piensas que tu presentación empieza cuando tomas la palabra delante de la audiencia? ¡No! En el mismísimo momento en el que te la asignan, ¡habrá empezado tu presentación!

El impulso natural es sentarse ante el ordenador, arrancar PowerPoint y comenzar a crear transparencias con datos, gráficos, tablas, fotos, todo ello sin orden ni concierto. Nunca deberías crear una sola transparencia sin haber meditado antes sobre las siguientes cuestiones.

1. ¿A quién? ¿Quién es el público destinatario de tu presentación? Investiga a fondo a la audiencia y en especial responde a la pregunta sobre cuáles son sus necesidades.

2. ¿Qué? ¿Cuál es el mensaje que deseas transmitirle? ¿Qué puedes ofrecerle que le ayude a resolver su problema?

3. ¿Para qué? ¿Cuál es el cambio que ha de producir tu presentación para conducir a la audiencia a la situación deseada?

4. ¿Cuánto tiempo? ¿Cuáles son las circunstancias de la presentación, especialmente en cuanto a la duración?

5. ¿Dónde? ¿Cómo es el lugar donde se celebrará la presentación?

6. ¿Quién? ¿Cuáles son tus fortalezas y tus debilidades como orador para esta situación?

¿Te gustaría que tus presentaciones dieran un salto cuántico? ¡Planifica!

[Si quieres profundizar en las claves para conseguir una planificación eficaz de tus presentaciones, apúntate a mis próximos cursos en abierto sobre Cómo crear presentaciones de alto impacto.]

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Nueva legislación para presentaciones

mayo 27, 2010

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¿Somos capaces de plasmar una idea en una presentación de 20 minutos sin correr?

febrero 19, 2010

Ayer participé en la 9ª Convocatoria Internacional de IDC sobre Seguridad TIC en España. Además de mi interés como profesional de la seguridad de la información en el contenido de las charlas, por supuesto me fijé también en los aspectos sobre presentaciones recogidos en el Arte de Presentar, observaciones que me han empujado a escribir las siguientes reflexiones.

Si el tiempo es escaso, selecciona bien tus ideas clave

Esta jornada presentaba una característica inusual en este tipo de eventos: debido a una agenda apretadísima, con 19 charlas en siete horas, la duración de cada una estaba limitada a 20 minutos. A priori, este formato de 20 minutos siempre me ha resultado muy atractivo, porque permite que gran cantidad de ponentes expresen sus ideas en un mismo día. Además, si alguno resulta especialmente aburrido, uno se consuela pensando que sólo habrá que soportarlo durante un corto rato.

El nivel de los ponentes fue muy elevado. Sin embargo, algo que me llamó la atención fue que todos manifestaron gran sorpresa acerca del tiempo asignado cuando tomaban la palabra, con frases en la línea de “me han dicho que tengo 20 minutos para mi presentación”, como si les hubieran avisado justo en el mismísimo momento de salir al estrado de que la duración era de 20 minutos en lugar de una hora, asombro incomprensible teniendo en cuenta que el programa de las conferencias había sido repartido con semanas de antelación.

Lo más chocante eran las frases con que los ponentes iniciaban o terminaban sus charlas. Uno tomó la palabra con la siguiente perla: “Como voy a tener que hablar muy rápido…”. Este ponente y, aparentemente, todos los demás, confunden disponer de poco tiempo con contar muchas ideas más rápidamente. ¡¡¡No!!! Disponer de poco tiempo no significa que haya que correr para contar en 20 minutos una charla pensada para una hora. Significa que debemos decir lo justo en el menor tiempo posible, para lo cual buscaremos las ideas importantes que pueden contarse en ese tiempo y olvidarnos de los detalles irrelevantes y de datos auxiliares.

Como sagazmente nos recuerdan los autores de Saber hablar:

“Cuando a un orador le falta tiempo en su intervención denota falta de preparación y de organización del contenido.”

El moderador usaba un sistema con luces para controlar el tiempo de intervención de los ponentes: se encendía una luz de color ámbar cuando faltaban 3 minutos para la finalización y roja cuando se agotaba el tiempo. Ni que decir tiene que ni uno solo de los conferenciantes acabó antes de encenderse la luz roja. Todos cometieron al menos uno de los siete pecados capitales de las presentaciones: no ajustarse al tiempo. De hecho, alguno aquejado de verborragia sobrepasó el tiempo asignado en más de 15 minutos, haciendo gala de una impresionante falta de respeto hacia el resto de ponentes y todos los asistentes. Lo más gracioso fue la perla con que nos regaló cuando al tomar conciencia de que estaba fuera de tiempo: “Como ya me han encendido la luz roja, tengo que ir más deprisa”. Nuevamente, se confunde poco tiempo con gran velocidad.

Dimensiona tu presentación para el tiempo asignado

Todos los conferenciantes cometieron el mismo error en sus presentaciones: sus transparencias estaban dimensionadas para una charla de una hora. Posiblemente habían repetido la misma presentación en otras ocasiones disponiendo de todo ese tiempo. Ahora bien, cuando se enfrentaron al reto de una charla de 20 minutos, no asumieron el esfuerzo de seleccionar sus ideas fundamentales ni reflexionaron sobre cómo comunicarlas de manera atractiva y convincente en menos minutos. Simplemente, corrieron más. En consecuencia, muchas transparencias volaban, otras se explicaban deprisa y mal, se ponían nerviosos cuando veían la luz roja, conscientes de que aún estaban a mitad de presentación, las conclusiones eran débiles y apresuradas, …, en definitiva, ponentes brillantes lucieron opacos, a pesar de su profundo conocimiento del tema y de contar con muy buen material. Su error consistió en no planificar la charla adecuadamente.

En España somos incapaces de plasmar una idea en 20 minutos

Los ponentes se quejaban de que “en 20 minutos no da tiempo para nada”. ¡Qué curioso! En las conferencias TED algunos de los mejores profesionales del mundo realizan las mejores presentaciones que se hayan visto jamás en tan solo 18 minutos. Aprende de los ponentes de TED. Si uno sabe del tiempo que dispone, lo que no diga y considere relevante se debe a su ineficacia. Dimensiona siempre los contenidos en función del tiempo disponible y tu presentación brillará con luz propia.

Si uno tuviera todo el tiempo del mundo para decir algo, ¡no tendría oyentes! Sé breve.

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¿Alguna vez has dado una conferencia en 20 minutos? ¿Crees que es posible comunicar algo importante en ese tiempo?


Las cuatro excusas más habituales para no ensayar antes de tu presentación

octubre 15, 2009

Fabricamos excusas para todo“Yo no necesito ensayar”. Lo he oído repetir mil y una veces. Y así salen las charlas, claro. Si nunca ensayas, una de las primeras consecuencias nefastas suele ser exceder el tiempo asignado. Otra suele ser embrollarte y andarte con ambages sin llegar al grano, olvidando detalles relevantes y proporcionando otros muchos irrelevantes. Y si además no dominas la materia, la inseguridad y las lagunas hacen su aparición, seguidas  en estrecha formación de los nervios capitaneados por el miedo.

A pesar de los innegables beneficios del ensayo, la triste realidad es que casi nadie ensaya. ¿Por qué no? Analicemos algunas de las excusas más habituales recopiladas por Javier Reyero en su libro “Hablar para conVencer”.

1. No tengo tiempo para ensayar

¿Recordáis la historia de aquel leñador que se afanaba trabajosamente en cortar madera con un hacha con el filo embotado porque, según él, no tenía tiempo para detenerse a afilarla? Afirma Reyero:

“El tiempo que se emplea en el ensayo no es un gasto, es una inversión.”

La excelencia sólo se consigue con la práctica. Los grandes profesionales de todos los ámbitos de la vida, artistas, deportistas, informáticos, etc., han “metido” muchas horas. Según algunos estudios, nada menos que 10.000 horas para llegar a ser cada uno un maestro de su arte. Ensayar “afila” tus destrezas.

No tengo tiempo para ensayar

2. Si ensayo descubro que no me lo sé

Efectivamente. Una gran verdad. Y digo yo: ¿no será mejor descubrirlo en solitario en tu casa o delante de un par de compañeros que no delante de docenas o cientos de personas durante la presentación? Si descubres durante los ensayos lagunas en tus conocimientos, fallos en tus razonamientos o inconsistencias en el hilo de tu argumentación, aún estás a tiempo de subsanarlos. Delante del público es ya demasiado tarde. Mejor remendar el descosido en casa que salir al escenario con el culo al aire.

Si ensayo descubro que no me lo sé

3. Cuando ensayo me pongo nervioso

Claro, porque descubrimos errores, nos damos cuenta de que la presentación no sale tan bien como nos gustaría. Pero precisamente gracias al ensayo podemos trabajar para corregir esos errores. Con cada nuevo ensayo comprobaremos cómo ganamos confianza. Al sentirnos más seguros de nosotros mismos y de nuestro discurso, entonces nuestro nivel de ansiedad disminuirá de forma natural. El mero hecho de haber ensayado y haber comprobado que te lo sabes y lo haces bien te permitirá controlar el miedo llegada la hora de la verdad.

Cuando ensayo me pongo nervioso

4. Prefiero improvisar y dejarme llevar

“Soy demasiado bueno como para ensayar”. Sí, estamos de acuerdo en que existen personas con un gran talento para la oratoria. Pero no olvidemos que cualquier destreza mejora si se la entrena. Por muy bien que creas que lo haces, si te analizas durante un ensayo descubrirás puntos de mejora. Y cuando llegue el momento de la presentación, lo harás aún mejor.

Prefiero improvisar y dejarme llevar

¿Ganará nuestra presentación si la ensayamos antes?

La respuesta es un rotundo sí. El ensayo es lo único que te conducirá de ser un buen presentador a ser un presentador extraordinario. ¡No tienes excusa para no ensayar!

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¿Ensayas tus presentaciones? ¿Usas alguna excusa creativa para no hacerlo? Comparte tus experiencias con el resto de lectores.


Los TED mandamientos: reglas que todo presentador debe obedecer

septiembre 10, 2009

Posiblemente las mejores conferencias del mundo tienen lugar en TED. Allí se dan cita algunos de los personajes más relevantes del panorama científico, tecnológico y artístico mundial. La calidad de la mayoría de las presentaciones es extraordinaria a todos los niveles: planificación, estructura, diseño y exposición. Si quieres aprender cómo ser un gran presentador, estudia esas presentaciones.

Cuando un conferenciante es invitado a TED recibe una tableta de piedra con los “TED mandamientos” grabados en ella, al más puro estilo bíblico hollywoodiense.

Los TED mandamientos

A continuación proporciono una traducción de los mismos, que seguramente constituirán una fuente de inspiración para todos en nuestra próxima presentación.

Los TED mandamientos

  1. No mostrarás una y otra vez tu truco habitual.
  2. Soñarás un gran sueño o comunicarás una nueva cosa maravillosa o compartirás algo que nunca antes había sido compartido.
  3. Revelarás tu curiosidad y tu pasión.
  4. Contarás una historia.
  5. Comentarás libremente las declaraciones de otros ponentes por el bien de la bendita conexión y exquisita controversia.
  6. No ostentarás tu ego. Serás vulnerable. Hablarás de tus fracasos así como de tus éxitos.
  7. No venderás desde el escenario: ni tu compañía, ni tus productos, ni tus escritos, ni tu necesidad imperiosa de subvención, so pena de ser arrojado a las tinieblas.
  8. Recordarás en todo momento: la risa es buena.
  9. No leerás tu discurso.
  10. No robarás el tiempo de los que te suceden.

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Cuanto más, ¿mejor?

junio 19, 2009

Se trata de un fenómeno muy real en nuestra cultura actual: pensar que cuanto más grande, mejor, y si es aún más grande, entonces aún mejor. Supongo que no hace falta que enumere qué clase de objetos, anatómicos o no, considera la tradición popular que es mejor tenerlos lo más grandes posibles. Pero cabe preguntarse, ¿es más siempre mejor?

Cuanto más, ¿mejor?

No intentes contarlo todo

Este fenómeno, cuando se aplica al campo de las presentaciones, conduce a creer que es mejor decirlo absolutamente todo que correr el riesgo de olvidarse de una sola cosa. De esta creencia se deriva la forma habitual de crear las transparencias para una presentación:

  1. Se sienta uno delante del ordenador.
  2. Se inicia PowerPoint.
  3. Se buscan todos y cada uno de los puntos que se deben decir, normalmente de un artículo o informe ya escrito.
  4. Se van poniendo uno por uno en viñetas llenando tantas transparencias como haga falta hasta haberlo dicho todo.

Resultado: has escrito un artículo en formato PowerPoint.

Nunca deberías pretender querer contarlo todo y mucho menos ponerlo todo en las propias transparencias. Ninguna presentación, por buena que sea, puede abarcarlo todo. Para cubrir todos los detalles ya están los libros de actas con las ponencias puestas por escrito o los informes o cualquier otro tipo de documento en papel. El documento escrito sí puede cubrirlo todo, pero la presentación oral sólo puede cubrir algunos detalles, cuya cantidad dependerá del tiempo asignado y de la audiencia.

Lo que debes hacer en una presentación es transmitir la idea fundamental del trabajo, no sus detalles

Extrae de entre toda la información disponible qué mensaje nuclear quieres comunicar y con qué deberían quedarse los miembros de la audiencia cuando salgan de la sala. No proporciones ni más ni menos información de la necesaria para alcanzar este objetivo. La tentación más común consiste en proporcionar más información de la necesaria para que tu idea quede clara, lo que cual no es bueno por dos motivos:

  1. Al forzar a la audiencia a buscar lo que es importante entre montañas de información, les impides dedicar sus energías a procesarla.
  2. Puedes sobrecargar a la audiencia hasta el extremo de que simplemente desconecten.

En palabras del autor de “Clear and to the Point”:

“No diluyas tu mensaje básico proporcionando demasiada información o demasiado poca.”

— Stephen M. Kosslyn

No abrumes a la audiencia con detalles

Aprende a sintentizar

Antes de empezar a preparar la presentación, un método que puede ayudarte a centrar tu charla y destilar su mensaje fundamental consiste en realizar el ejercicio de resumir su contenido en tres frases. A continuación redúcelas a dos. Por último, a una sola.

Este trabajo debes hacerlo durante la fase de preparación, antes de crear la primera transparencia. Si tú no tienes clara la idea central, ¿cómo esperas que al final de la presentación le quede clara a la audiencia?

La síntesis es un proceso de renuncia durante el cual deberás eliminar mucha información, importante, sí, pero no fundamental para esa presentación en concreto, ante esa audiencia y con ese tiempo. Muéstrales sólo los árboles necesarios para comprender la riqueza del bosque. Ni uno más, pero tampoco ni uno menos.

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6 lecciones sobre presentaciones que aprendí sentado a la mesa de Coque

enero 7, 2009

Esponjoso de boletusCon motivo de las fiestas, fui invitado al Restaurante Coque de Mario Sandoval. Cuando comemos, no sólo usamos el sentido del gusto. La buena cocina supone un festín para todos los sentidos: los sabores, los olores, los colores, las texturas, los sonidos, todo contribuye por igual y se diseña con atención suma en un proyecto de restauración innovador. La cocina de Sandoval es brillante y colorida, creativa y arriesgada. Persigue traspasar los límites de la cocina tradicional, adentrándose en la búsqueda de nuevos registros. Sus platos son de reducido tamaño, pero de alto impacto, con nombres tan sugerentes como Mar de moluscos en su jugo y algas en escabeche de naranja, Huevo castellano en evolución, Guiso de perretxikos y vieiras rebozadas en nuez de Macadamia y polvo de trufa o Clave de raya con ajos confitados en su jugo y flores de coliflor.

La exquisita culinaria de Coque nos enseña importantes lecciones sobre las presentaciones

  • En una presentación no sólo importa la información, sino cómo se presenta esa información. Contenido sin estilo pasa desapercibido, estilo sin contenido carece de significado. El diseño es un concepto total, que abarca todo el acto de comunicación: el lenguaje verbal y no verbal del ponente, las transparencias, los apoyos tecnológicos, todo. El diseño es fundamental.

Importa cómo se presenta la información

  • No debe abrumarse a la audiencia con grandes cantidades de información. Más que la cantidad, debemos buscar la calidad. Más valen tres ideas bien explicadas que lleguen a la audiencia, que 20 ideas contadas deprisa y corriendo que nadie recuerda. La audiencia debe abandonar la sala con apetito por más información, no atiborrada.

No abrumes con demasiada información

  • Debemos eliminar todo lo superfluo. Aquello que no contribuye a comunicar el mensaje fundamental distrae, confunde y debe ser eliminado. Cuanto más, peor. En todo diseño es deseable maximizar la relación de señal a ruido. Logos, cabeceras, pies de página, clipart, fondos, ¿seguro que todos esos elementos deben estar en tu transparencia?

Elimina lo superfluo

  • Un malentendido común con el diseño consiste en pensar que éste viene al final, como la ornamentación con nata y las guindas de las tartas. Sin embargo, el diseño debe venir al principio, incorporarse desde el inicio de un proyecto de presentaciones. El diseño es necesario porque ayuda a organizar la información y a presentarla con mayor claridad. El diseño no es en ningún caso decoración. El buen diseño tiene que ver más con la sustracción que con la adición. Por lo general, pecamos por exceso incluyendo demasiados elementos visuales, lo que resulta en confusión y abarrotamiento.

Diseño no es decoración

  • Debemos dejar tiempo entre idea e idea para que la audiencia las vaya digiriendo. Su capacidad de procesamiento de información y de asimilación es limitada. No conviene saturarla. Una pausa seguida de una breve recapitulación al final de cada idea ayuda a comprenderla y fijarla y puede servir para preparar el terreno a la siguiente.

Deja tiempo entre idea e idea

  • Al igual que cuando comemos no conviene seguir engullendo comida hasta estar completamente llenos, en una presentación no deberíamos hablar y hablar hasta agotar el tiempo. Al dar una charla una buena regla consiste en mantenerse dentro de un 80% del tiempo que nos ha sido asignado. De esta manera dejaremos amplio margen para el turno de preguntas al final.

No hables hasta agotar el tiempo

Del mismo modo que comer no es llenar la tripa, presentar no es saturar las mentes de la audiencia con datos. Sigue el ejemplo culinario de Mario Sandoval y conviértete en todo un chef del arte de presentar.

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