No busques hacer presentaciones perfectas, busca ser útil

noviembre 15, 2011

El viernes tuve la alegría de participar en EBE11 con la charla Presentaciones de infarto sin PowerPoint, por su puesto sin PowerPoint.

Me preocupó que la anunciaran como una charla en la que “aprenderemos cómo hacer presentaciones perfectas”. En primer lugar, no existe la “presentación perfecta”. Y en segundo lugar, lo peor que puedes hacer es intentar crear una presentación perfecta, porque entonces estarás más pendiente de no cometer errores que de conectar con la audiencia, te preocuparás más por lo bien que lo haces que por las necesidades de la audiencia, tu foco se centrará más en ti que en ella.

No busques hacer presentaciones perfectas, busca ser útil. No te hagas el interesante, interésate por la audiencia. No le digas a la audiencia: “siéntate y escucha”, siéntate tú primero a escuchar de sus propios labios cómo puedes ayudarla.

La charla condensada en tweets

Gracias a Paco Baldoví podemos disfrutar de una instantánea del backchannel  durante mi charla con un resumen tweet a tweet, fotografías incluidas, creada con Storify:

Historificación de la charla ‘Presentaciones de infarto sin PowerPoint’ en EBE11

¡Muchísimas gracias a todos los que tuiteasteis las mejores ideas de mi presentación!

Dejo aquí los tres tweets que a mi juicio mejor capturaron su esencia:

Los tres mensajes clave en “Presentaciones sin PowerPoint”

1. Las presentaciones mediocres son invisibles, pasan sin pena ni gloria. Si quieres destacar, si quieres que tus presentaciones se recuerden, no puedes hacer lo que todos. Porque si sigues los mismos viejos caminos trillados, te llevarán siempre a los mismos destinos. No puedes nadar y guardar la ropa. O te ajustas y encajas o destacas.

2. Powerpoint no es una red de seguridad, no es una muleta, es una herramienta de amplificación de nuestro mensaje. Y para presentar sin miedo tenemos que cambiar nuestra metáfora de lo que son las presentaciones.

3. Tenemos que trasladar el foco de nosotros a la audiencia, porque una presentación es una oportunidad para contribuir a mejorar la vida de las personas; una presentación es una oportunidad para conectar con la audiencia, a nivel intelectual y a nivel emocional; una presentación es en definitiva una oportunidad para inspirar un cambio en la audiencia que transforme su vida a mejor.

Cambiad vuestra forma de ver las presentaciones y cambiará vuestra forma de presentar.

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Presentaciones de infarto sin PowerPoint

noviembre 10, 2011

Últimamente cada vez hago más presentaciones sin PowerPoint: desde charlas cortas de 20 minutos hasta talleres de 10 horas. En alguna ocasión alguno de los asistentes se me ha acercado y me ha preguntado a bocajarro: “¿Cómo puedes hablar durante todo ese tiempo sin usar PowerPoint?”.

Párate a analizar detenidamente la pregunta: ¿qué premisa esconde? Dale unas vueltas, anda, no leas directamente mi respuesta.

Está claro que esta persona y tantas y tantas otras que usan cotidianamente PowerPoint en sus presentaciones lo utilizan como una muleta o ponen todo en sus transparencias para no tener que memorizar nada, para no tener que ensayar, para no correr el riesgo de que se les olvide el más mínimo detalle ni por supuesto quedarse en blanco. No hace falta cribar, ni sintentizar, ni estructurar, porque todo se vuelca en el PowerPoint. Usar así PowerPoint te libera del peso de tener que pensar.

Si no usas PowerPoint, entonces ¿qué usas?

La siguiente pregunta que me lanzan no suele hacerse esperar: “Si no uso PowerPoint, entonces ¿qué uso?”. Las posibilidades son prácticamente ilimitadas:

1. Muestra objetos de todo tipo: En lugar de mostrar una transparencia con la foto o el vídeo, ¿puedes llevar el objeto y enseñarlo? ¿Puedes hacerlo circular y que lo toque la audiencia? Ve más allá de la mera experiencia visual, hazla además sensorial.

2. Ponle banda sonora: ¿Puedes ilustrar tus afirmaciones con un sonido, con una pista de audio, con un registro sonoro? ¿Sabes tocar algún instrumento? El lenguaje de la música es universal. Su poder de conexión emocional con la audiencia es difícil de superar.

Salva López durante una presentación

3. Pasa vídeos: ¿Puedes capturar la esencia de tu mensaje con un vídeo? La vida no sucede en listas de viñetas, está animada. Un vídeo la captura como nunca podrán hacerlo ristras de palabras.

4. Dibuja: Haz dibujos sobre una pizarra o un rotafolio o incluso usando una tableta digitalizadora conectada a un ordenador. Podrás crear cualquier visual que necesites para ilustrar tus afirmaciones. No hacen falta dotes artísticas, basta dominar un lenguaje gráfico elemental: cuadrados, círculos, triángulos, flechas, líneas y poco más.

5. Haz participar a la audiencia: Lanza preguntas que puedan contestar levantando la mano o con respuestas más elaboradas, crea dinámicas para que trabajen en grupo en la resolución de retos o problemas, inventa juegos que ilustren y ayuden a interiorizar lúdicamente tus ideas clave, fomenta la cocreación del contenido de tu presentación entre todos los presentes, abre la participación a las redes sociales a través del backchannel.

Haz participar a la audiencia

¡Atrévete a presentar sin red!

(Mañana viernes participaré en EBE11 con una conferencia titulada Presentaciones de infarto sin PowerPoint y no, no usaré PowerPoint. ¡No te la pierdas si estás en Sevilla!)

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Presentaciones con demos a prueba de bomba

junio 21, 2011

Las demos son muy frecuentes en presentaciones tecnológicas. De hecho, existen eventos en los que se considera que una presentación se ha quedado a medias si no incorpora demo. Claro que las demos no están exentas de peligros: pueden fallar y a menudo lo hacen. Se trata del temido efecto demo.

En mis cursos recomiendo la siguiente estrategia a la hora de hacer presentaciones con demos.

Plan A: Haz la demo

Prepara concienzudamente y ensaya repetidamente la demo. Nunca te conformes al ensayar tu presentación con decir: “aquí vendrá la demo”. ¡No! Ejecútala paso por paso, desde el principio hasta el final. No estaría de más que imprimieses un guión para recordar todos los pasos de la demo. ¡Que no te traicionen los nervios el día D!

No se te ocurra hacer la demo en un equipo donde no la has ensayado previamente, por mucho que insista la organización. Lleva tu propio equipo. Y acude con antelación suficiente para poner a punto cualquier otro equipamiento responsabilidad de la organización, como sonido, conexión a Internet, telefonía, etc.

¡No dejes nada al azar!

Plan A: Haz la demo en vivo

Plan B: Graba un vídeo de la demo

Por muy bien que hayas preparado tu demo, algo puede salir mal. En cierta ocasión participé en una jornada en un entorno militar. Uno de los ponentes llevaba preparada una vistosa demo de intercepción de conversaciones a través de Bluetooth. Para su propia desesperación y aburrimiento de la audiencia, por mucho que lo intentó una y otra vez, la demo no salía y no salía porque los inhibidores de frecuencia del complejo militar interferían con las ondas de radio.

Si la demo falla estrepitosamente, no te empecines en que funcione. Mejor toma la precaución de grabar la demo durante uno de tus ensayos utilizando un software de captura como por ejemplo Camtasia. En caso de fallo, no tienes más que poner el vídeo allí donde las cosas se torcieron. No quedará tan vistoso como la demo en directo, pero mejor un vídeo de la demo que nada. ¡La función debe continuar!

Plan B: graba un vídeo de la demo

Plan C: Captura pantallazos de la demo

Cuando los hados se confabulan contra uno, todo puede salir mal. Hasta el vídeo podría no reproducirse. Para casos de gafismo agudo, lleva preparadas capturas de pantalla de la ejecución de la demo. Puedes integrarlas en transparencias ocultas dentro de tu presentación, las cuales podrás mostrar si todo lo anterior fracasa. Perderá la frescura de la demo y el dinamismo del vídeo, pero mejor pantallazos de la demo que nada.

Plan C: Capturas de pantalla

Sí, todo lo anterior puede haber salido mal, pero habrás transmitido una imagen de profesionalidad y templanza.

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Entrevista NetEspresso: Presentaciones en público

febrero 17, 2011

NetEspressoEl pasado martes día 8 de febrero, Ana María Sequea, del blog de videoentrevistas NetEspresso, tuvo la amabilidad de invitarme a una entrevista a través de Internet. Como no podía ser de otra forma, estuvimos conversando acerca de las presentaciones en público.

Durante los más de 40 minutos de entrevista repasamos las fases de una presentación, así como consejos y pautas para aprender a superar el miedo a hablar en público y respuestas a algunas preguntas recibidas a través de Twitter.

Pero lo mejor es que veais vosotros mismos la entrevista, que ha sido publicada en dos partes.

Primera parte

Guía del video

00´16 – Conociendo a Gonzalo @ArtePresentar
02´03 – Planificación de la presentación
05´40 – La estructura de la presentación

Segunda parte

Guía del video

00´10 – El diseño de los visuales
02´37 – La presentación: momento de la exposición
07´08 – El Lenguaje Corporal y Paraverbal
12´09 – La respiración al hablar en público … @sonelguillen
16´18 – Una presentación con malas noticias… @obregond

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¿Y tú que opinas de las presentaciones en público?


Derribando el mito de Mehrabian en las presentaciones

agosto 17, 2009

Si existe un mito recurrente en el mundo de las presentaciones orales, ése es el de la Regla de Mehrabian o Regla del 7-38-55. Esta regla resume las conclusiones de una serie de estudios realizados por el antropólogo Albert Mehrabian, los cuales nos indican que el lenguaje verbal (lo que se dice) participa escasamente en la comunicación de emociones y sentimientos: apenas un 7%. Aproximadamente un 38% de la comunicación corresponde al lenguaje paraverbal (entonación, proyección, tono, énfasis, pausas, ritmo, etc.) y el 55% al lenguaje corporal (gestos, posturas, mirada, movimiento, respiración, etc.).

La regla de Mehrabian

Por desgracia, esta regla ha sido malinterpretada por legiones de autores que escriben sobre el arte de presentar y hablar en público, quienes esgrimen afirmaciones del tipo “lo que dices sólo contribuye en un 7% al mensaje”. No es cierto, a menos que el mensaje quiera expresar cuánto te quiero o cuán contento estoy. La regla sólo se aplica a la comunicación de emociones o sentimientos. En las presentaciones profesionales habituales, más centradas en el pensamiento lógico y racional, no solemos hablar de nuestros sentimientos o gustos, por lo que el mensaje verbal contribuye en un porcentaje mucho mayor a la transmisión del mensaje, cercano al 100%.

Está tan extendido el mito de que “es más importante cómo dices algo que aquello que dices”, que están surgiendo voces de protesta en contra de su expansión. Me ha llamado especialmente la atención este reciente vídeo creado por la empresa de comunicación Creativityworks, el cual aborda con humor y maestría la destrucción del mito de Mehrabian.

A pesar del abuso y distorsión de la Regla de Mehrabian, sí podemos extraer una importante conclusión para nuestras presentaciones: el contenido de una presentación es lo más importante y constituye su razón de ser, pero la manera como se exponga causará un profundo efecto sobre la forma como lo recibirá la audiencia. Por eso es tan importante cuidar también la puesta en escena.

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Pautas para ensayar tus presentaciones

abril 27, 2009

En la entrada anterior examinamos algunos de los valiosos beneficios de ensayar antes de una presentación. Veamos a continuación algunas pautas para sacarles el máximo provecho a estos ensayos, inspiradas en los consejos de Javier Reyero en su libro “Hablar para conVencer”.

No valen los ensayos mentales

Ensayar no es sentarte delante del ordenador y repasar mentalmente qué es lo que dirás delante de cada transparencia. Eso no vale para gran cosa, excepto para engañarte a ti mismo. Ensayar significa ponerte de pie y repetir en voz alta palabra por palabra la idea o ideas asociadas a la transparencia como si estuvieras en el día de la presentación delante de la audiencia. El ensayo debe llevarte el mismo tiempo que la presentación final. Sólo así podrás entre otras cosas medirte el tiempo y saber si te pasas o te ajustas a los límites. Y recuerda que es una buena idea no agotar más del 80% del tiempo asignado.

No valen los ensayos mentales

No dejes nada al azar

Especialmente cuando tu presentación incluye elementos multimedia o demos, es muy importante que ensayes bien todo antes: los vídeos funcionan; el audio se oye bien; los programas se ejecutan sin problemas; los tamaños de letra pueden leerse, en caso contrario utiliza una herramienta de zoom; si llevas aparatos para demos, tales como teléfonos móviles, routers, cámaras de vídeo, antenas, o lo que sea, todos funcionan correctamente y tienen batería; etc. Por supuesto, debes probarlo todo antes en la propia sala donde realizarás la presentación.

No dejes nada al azar

Repasa las transparencias hasta memorizar los puntos importantes

Se ha insistido en infinidad de ocasiones sobre la idea de que las transparencias no deben contener todo el texto de tu discurso, porque en tal caso terminarás leyéndolas y la audiencia desconectará inmediatamente. En su lugar, cada transparencia debe ser simple, conteniendo una sola idea a poder ser, con poco texto, predominando el elemento visual. Evidentemente, cuanto menos texto aparece en la transparencia, mejor tienes que conocer tu material. Ensayando te asegurarás de que sabes qué decir ante cada transparencia, sin olvidar nada. Recuerda: las transparencias son un apoyo para tu discurso, no los protagonistas de la presentación. El protagonista eres tú. El público quiere verte a ti. Para ver unas transparencias, se queda leyéndolas en su casa.

Repasa las transparencias hasta memorizar los puntos importantes

Practícalo todo

No basta con sentarte delante del ordenador y “cantar” el discurso correspondiente a cada transparencia. El ensayo será mucho más beneficioso si lo practicas todo:

  • La voz: ritmo, cadencia, volumen, entonación, etc.
  • La mirada: siempre mirando al público a los ojos.
  • Los gestos y el movimiento de las manos: ante todo, naturalidad.
  • Las pausas entre transparencia y transparencia y en puntos clave del discurso.
  • La posición y los desplazamientos por el escenario.
  • El uso de objetos como presentadores remotos, punteros láser, notas, etc.
  • Las improvisaciones: anécdotas, historias, chistes, símiles, etc.
  • El tono del discurso: entusiasta, autoritario, apasionado, sereno, etc.

Practícalo todo

Grábate en vídeo

La mejor manera de comprobar que estás haciendo correctamente el ensayo y de detectar posibles errores es grabarte en vídeo. No encontrarás mejor maestro para el arte de presentar.

Grábate en vídeo

Ensaya con compañeros

Mejor aún si conocen el tema de la presentación. Ellos pueden señalarte fallos en tus argumentos, en la estructuración de los contenidos, en el diseño de tus transparencias y en la exposición. Debe primar la sinceridad y honestidad: que te digan siempre la verdad, sólo así sus comentarios te serán de ayuda.

Ensaya con compañeros

No ensayes el mismo día de la presentación

Ya es demasiado tarde para corregir nada y sólo serviría para ponerte nervioso si descubres fallos. En su lugar, relájate.

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