Cuando das sin tomar, cada presentación es un regalo

enero 27, 2011

JoeDiMaggioUn reportero le preguntó una vez a Joe DiMaggio: “Joe, siempre pareces jugar con la misma intensidad. Corres detrás de cada pelota incluso en los tórridos días de agosto aunque los Yankees lleven la ventaja y no te juegues nada. ¿Cómo lo haces?”
DiMaggio respondió: “Siempre que juego me recuerdo a mí mismo que podría haber alguien entre el público que nunca antes me haya visto jugar.”

Jerry Weissman, “Presenting to Win”

Esta inspiradora anécdota sobre el famoso jugador de beisbol Joe DiMaggio, relatada por el experto en comunicación Jerry Weissman en su libro Presenting to Win pone sobre la mesa una importante cuestión: ¿cómo dar lo mejor de uno mismo en cada presentación?

En tus presentaciones, ¿das o tomas?

El experto en liderazgo John C. Maxwell reflexiona en su magnífico libro El poder de las relaciones sobre la ausencia de sí mismo en las presentaciones.

El orador que presenta desde la necesidad, la inseguridad, el ego, o incluso la responsabilidad, no está dando. La persona necesitada busca la alabanza, algo que la audiencia debe dar. La persona insegura necesita aprobación y aceptación, algo que la audiencia debe dar. La persona egocéntrica busca ser elevada, ser superior, siempre mejor que cualquier otro, algo que la audiencia debe dar. Incluso la persona motivada por la responsabilidad necesita que se le reconozca como el trabajador fiel, que se le vea como responsable, algo que la audiencia debe dar.

El orador que presenta desde el amor, el servicio, la escucha, la pasión y la sobreabundancia está dando. La audiencia no tiene que dar nada, sólo recibe. La presentación se transforma en un presente, en un regalo.

Pon el foco en la audiencia, no en ti mismo

Como sugiere José Manuel Pujol Hernández, “vemos a los demás como escalones o como puentes”. Si los vemos como escalones, los usamos para elevarnos; si como puentes, para conectar.

Cuando en cada presentación das sin esperar tomar, tus presentaciones se transforman en maravillosos presentes para la audiencia.

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DIÁLOGO ABIERTO

¿Das lo mejor de ti mismo en cada presentación?


El ciclo vital de las presentaciones

septiembre 19, 2008

Los seres humanos, los animales, las plantas, los residuos, los productos fabricados, las enfermedades, las organizaciones, el software, todos ellos nacen (o son creados), crecen, se transforman y mueren (o son destruidos), aunque a veces reaparecen reencarnados en nuevas formas. De hecho, todo en este mundo posee su ciclo de vida particular, algunos de los cuales los estudiamos en la escuela o en la universidad. El ciclo vital de las cosas que usamos a diario está soberbiamente narrado en esta extraordinaria presentación a cargo de Annie Leonard. En esta corta presentación multimedia de eficaz diseño y gran creatividad, se destapan las contradicciones morales e injusticias sociales a lo largo del ciclo de vida de los productos que consumimos masivamente.

El ciclo vital de las presentaciones

Las presentaciones, como los demás seres, también presentan su propio ciclo de vida, que podría sintetizarse en cuatro etapas: 1) planificación, 2) estructura, 3) diseño, y 4) exposición. En realidad, más que del ciclo de vida hablaremos de la línea de vida de la presentación.

Planificación

Tan pronto uno conoce la fecha de una presentación, lo primero que debe hacer es planificarse. Las primeras preguntas a las que debe buscar respuesta son las siguientes:

  • ¿Cuál es el propósito de la presentación? ¿Informar, defender, vender, convencer, inspirar, …?
  • ¿Cómo es la audiencia? ¿Cuál es su edad media, nivel de formación medio, conocimientos previos? ¿Qué espera de la presentación?
  • ¿De cuánto tiempo se dispone?
  • ¿Cuál es la idea fundamental que se desea comunicar? En otras palabras, ¿cuál es el mensaje que se desea transmitir? ¿Cuál es la mejor estrategia para conseguirlo? ¿Qué puedo ofrecer a la audiencia?
  • ¿Qué conocimiento necesito yo como ponente? ¿Sé todo lo que necesito? ¿Necesito aprender algo?

En esta primera etapa, todavía no se ha abierto PowerPoint ni ninguna otra herramienta similar (Keynote, LaTeX, etc.) Como se verá, durante la planificación es mejor utilizar el lápiz y papel o la pizarra. Muchas de las entradas futuras del blog estarán dedicadas a esta etapa inicial, ofreciendo pautas para dar respuesta a estas importantes preguntas.

Estructura

Una vez que se ha respondido a los interrogantes anteriores, conviene comenzar a reunir el material y estructurarlo según la información recién obtenida. Normalmente, toda presentación se organiza en tres partes fundamentales: introducción, cuerpo y conclusiones. A su vez, la parte central o cuerpo suele subdividirse en varias partes en función de los conceptos que se desee transmitir. Ahora es el momento de pensar qué contenido irá en cada una de ellas, cuánto tiempo se les asignará, con qué profundidad y alcance se cubrirán, etc. También es un buen momento para reflexionar acerca de qué materiales de apoyo pueden incluirse y dónde dentro de la presentación: anécdotas, historias, vídeos, fotografías, ejemplos, explicaciones adicionales, etc. En el blog se ofrecerán variados consejos para ayudar a estructurar de la mejor manera la presentación en función de la ocasión.

Diseño

Ya se cuenta con el material en bruto de la charla y se sabe dónde encajará cada elemento. Se trata ahora de presentarlo con un diseño atractivo y cautivante. Habrá que prestar atención a cómo se incluirá el texto: la elección de las fuentes, el uso de boliches, los títulos, las tablas, las ecuaciones, etc. A continuación, si se decide utilizar material multimedia adicional, como vídeos, audios, animaciones, gráficos, fotografías, etc., habrá que pensar igualmente de qué manera incluirlo causando un impacto visual favorable. Debe hacerse igualmente un uso racional y comprensible de los gráficos (circulares, de barras, de líneas, etc.). El objetivo que nos animará a lo largo de toda esta fase es conseguir un diseño sencillo pero atractivo de nuestras transparencias, huyendo de las listas de boliches y del clip art y gráficos de baja calidad. Cada transparencia de nuestra presentación debería merecer figurar como un anuncio de una valla publicitaria o de una revista. Se pasará revista a los conceptos de diseño más innovadores y a los principios psicológicos que ayudan a diseñar una presentación de manera efectiva.

Exposición

Llega por fin la última y más temida etapa de la presentación, aquella en la que culmina todo nuestro trabajo anterior: la exposición delante de la audiencia. Para que la presentación sea un éxito deben tenerse en cuenta elementos de lenguaje verbal (lo que se dice, esto es, el contenido que se pondría por escrito en una transcripción) y de lenguaje no verbal (lo que no se registraría en papel). A su vez, dentro del lenguaje no verbal suelen distinguirse dos categorías. Por un lado, el lenguaje paraverbal: cómo se dice el mensaje, es decir, entonación, proyección, tono, énfasis, pausas, ritmo, muletillas, etc. En segundo lugar, el corporal: lo que el cuerpo transmite a través de gestos, posturas, mirada, movimiento de los ojos, respiración, desplazamientos, etc. Buena parte de las entradas del blog irán destinadas a esta categoría para ayudarnos a mejorar en estos aspectos cruciales de la comunicación y, sobre todo, a vencer el miedo escénico. Recuerda: el objetivo final del arte de presentar es disfrutar hablando en público y que el público disfrute escuchándonos.

Curiosamente, esta línea de vida de la presentación puede sufrir misteriosas y tortuosas ramificaciones, ya que a veces uno mismo reutiliza el material de una vieja presentación en otra nueva (¿genes recesivos?), o bien el diseño de una presentación sirve de inspiración a otras personas quienes utilizan algunas transparencias en sus propias presentaciones (¿infección vírica?), o uno mismo repite la misma presentación en distintos foros con pequeñas o grandes variaciones (¿mutaciones genéticas?) que la adaptan a cada audiencia (¿hábitat?). Y, por supuesto, cuanto más practiquemos y más presentaciones protagonicemos, mejor nos adaptaremos a cualquier situación (¿evolución de la especie?).

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Los tres objetivos de toda presentación

septiembre 16, 2008

Hace unos días asistí a una presentación en un congreso en la que al conferenciante parecía animarle un único objetivo trascendental: transmitir tanta información como le fuera posible en los 20 minutos asignados. Ecuaciones, gráficos, teoremas, contenido suficiente para llenar un cuatrimestre docente, pasaron llenando la pantalla a ritmo vertiginoso. Cuando aún no había terminado yo de interpretar una gráfica o de analizar una ecuación, el conferenciante ya había pasado a la siguiente transparencia. Al cabo de unos pocos minutos, era incapaz de seguirle el ritmo y terminé desconectando. A mi alrededor otros asistentes parecían absortos en sus portátiles o en el libro de actas. El ponente había terminado hablando solo, porque la audiencia, aunque físicamente en la misma sala, hacía tiempo que había viajado a otros mundos. Se trata de un error que cometemos a menudo cuando hablamos sobre “nuestro tema”: pretendemos contarlo todo sin tener en cuenta a la audiencia.

¿Alguna vez nos hemos parado a reflexionar sobre cuáles son los objetivos de una presentación sea ésta del tipo que sea? Según la ocasión, podemos pensar que presentamos para convencer a un comprador potencial, o para explicar nuestras ideas a colegas, o para proponer un proyecto con el fin de encontrar financiación, … Rememora por ejemplo la última presentación que hayas realizado: ¿cuáles eran sus objetivos? Te vendrán a la cabeza multitud de respuestas:

  • Convencer a adversarios
  • Persuadir a inversores
  • Informar a usuarios
  • Explicar a compañeros
  • Compartir con colegas
  • Vender a clientes
  • Impresionar a jefes
  • Inspirar a jóvenes estudiantes

Si lo piensas bien, esa clase de respuestas puede constituir el propósito fundamental que te animó a preparar tu presentación en primer lugar, pero los objetivos reales, a los que los anteriores están subordinados, son otros. El objetivo fundamental es único: comunicar el mensaje.

Según Stephen M. Kosslyn, profesor de psicología de la Universidad de Harvard, existen tres objetivos que prácticamente definen cualquier tipo de presentación (científica, comercial, financiera, lo que se te ocurra), con independencia de su propósito: 1) conectar con la audiencia; 2) dirigir y mantener la atención; y 3) fomentar la comprensión y el recuerdo. Estos tres objetivos constituyen tres claves para el éxito de toda presentación. Consigue alcanzarlos en tus presentaciones y serás un maestro del arte de presentar. Como se verá en las entradas del blog, conseguirlo no es tan complicado como podría parecer a primera vista: basta con esforzarse en ello. Toda presentación es un acto creativo y la creatividad exige tiempo. Dedícaselo y los resultados serán muy gratificantes.

Conectar con la audiencia

Cuando se prepara una presentación debe tenerse en cuenta el tipo de audiencia a quien está destinada. El mensaje debería conectar con sus objetivos e intereses. Sólo así la comunicación resultará eficaz. No puede darse la misma charla ante audiencias distintas. Los conceptos, la jerga, el lenguaje, el nivel de profundidad deberán adaptarse a cada audiencia en particular. Un error común consiste en querer proporcionar tanta información como sea posible sobre el tema, inundando con tablas, resúmenes, datos, estadísticas, pasando totalmente por alto qué puede interesar a la audiencia. Cuando uno es un experto en un tema, resulta muy difícil ponerse en la piel de alguien que no comparte ese nivel de conocimientos, fenómeno que los hermanos Chip y Dan Heath denominan “la maldición del conocimiento”. El resultado final es que uno termina hablando para sí mismo y no para la audiencia. Cuando se muestra la última transparencia con la lista de conclusiones, se tiene la sensación de haber comunicado las ideas, cuando en realidad lo único que se ha hecho ha sido “vomitar” datos sin digerir. El conocimiento previo de cómo es la audiencia y cuáles son sus expectativas nos ayudará a conectar con ella y a que ella no desconecte de nosotros.

Dirigir y mantener la atención

La atención de la audiencia es como un pez escurridizo. Hay que atraparla desde el principio y conservarla hasta el final. Debería conducirse a la audiencia para que preste atención a lo que es importante. Una buena estructura de la presentación, ayudada por un buen diseño del material multimedia que la acompaña (transparencias, vídeos, animaciones, etc.), junto con anécdotas, historias, ejemplos, analogías, son como anzuelos que ayudan a captar el interés y mantenerlo. Michael Alley utiliza una bella metáfora: “Una presentación es como un viaje por mar”. En primer lugar, podemos perder a la audiencia en el muelle porque los objetivos de la charla no están claros, su idea fundamental no es evidente, se desconoce el nivel de conocimientos requerido para entenderla, la audiencia no tiene claro por qué habría de importarle, etc. En segundo lugar, podemos perderla en alta mar cuando la estructura y organización de nuestra presentación son débiles o confusas, la ahogamos en un mar de detalles irrelevantes que distraen del mensaje fundamental, utilizamos un diseño pobre de las transparencias, nuestra exposición es monótona y aburrida, etc. Por último, podemos perderla al llegar a tierra si no queda claro cuál era la idea o mensaje fundamental que se deseaba transmitir y todo se olvida al salir por la puerta. El buen presentador, como el buen patrón, arriba siempre a buen puerto.

Fomentar la comprensión y el recuerdo

Incluso los mayores sabios del mundo poseen una capacidad intelectual limitada y finita. Existe un límite a la cantidad de datos que pueden asimilarse en un tiempo dado. Inundar a la audiencia con información no ayudará a que ésta la comprenda ni la recuerde. Una presentación debería ser fácil de seguir, comprender y recordar. La psicología y las neurociencias acuden en nuestra ayuda en este aspecto. El conocimiento de cómo funcionan los procesos mentales de nuestro cerebro nos ayudará a crear presentaciones que permitan a la audiencia comprender y retener más fácilmente el material. Muchas entradas de este blog se dedicarán a examinar diferentes principios psicológicos y su mejor aplicación al arte de presentar.

La próxima vez que realicemos una presentación deberíamos plantearnos estas preguntas: ¿estoy conectando con la audiencia?, ¿estoy captando y dirigiendo su atención?, ¿comprenden y podrán recordar lo que les cuento? “El Arte de Presentar” intentará proporcionar las herramientas necesarias para que la respuesta sea siempre afirmativa.

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