Atajos de teclado de PowerPoint que te simplificarán la vida durante tus presentaciones

mayo 31, 2012

En la siguiente tabla he recogido algunos de los atajos de teclado que utilizo habitualmente durante presentaciones con PowerPoint. Te recomiendo que prestes especial atención a las teclas ‘B’ y ‘N’. Descubrirás que pueden ser tus mejores amigas a la hora de presentar porque tú eres el visual número uno sobre el escenario y no PowerPoint (ni Keynote, ni Prezi, ni ninguna otra herramienta similar).

Y sí, por si no lo sabías, también puedes dibujar sobre una transparencia en vivo durante tu presentación.

Tecla Acción
F5 Iniciar la presentación desde la primera diapositiva
Mayúsculas+F5 Iniciar la presentación desde la diapositiva actual
Esc Terminar la presentación
B Pantalla en blanco
N Pantalla en negro
H Ir a la siguiente diapositiva si está oculta
Inicio Ir a la primera diapositiva
Fin Ir a la última diapositiva
Número seguido de Entrar Ir a esa diapositiva
Control+P Cambiar el puntero a pluma
Control+A Cambiar el puntero a flecha
Control+E Cambiar el puntero a borrador
Control+M Mostrar/Ocultar entrada de lápiz
E Borrar el dibujo de la pantalla

[Si quieres aprender otras técnicas para mejorar la puesta en escena de tus presentaciones, apúntate a mis próximos cursos en abierto sobre Cómo exponer presentaciones de alto impacto.]

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¿Usas algún otro atajo que no haya listado en mi tabla?

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Nueve técnicas para transmitir una imagen positiva que te ayude a conectar con la audiencia

diciembre 13, 2011

La conexión con la audiencia tiene lugar a tres niveles

Conectar con la audiencia es uno de los tres objetivos básicos de toda presentación. Para mí, conectar es crear un puente entre lo que puedes ofrecer y lo que la audiencia necesita recibir. Para conectar con ella, derriba los muros interpuestos entre tú y tu audiencia y construye con esas piedras un puente que una tu mundo con el suyo. Las siguientes nueve técnicas te ayudarán a transmitir una imagen positiva que te ayude a conectar con la audiencia.

1) Sonríe: Una sonrisa no cuesta nada y vale mucho. Según un antiguo proverbio chino: “No debería abrir una tienda quien no sepa sonreír”. Pues yo añadiría: “No debería hacer presentaciones quien no sepa sonreír”.

2) Muéstrate abierto: Te abres a la audiencia cuando te muestras disponible y cercano. Antes de empezar la presentación te mezclas y hablas con los asistentes. Desde que te subes al escenario sonríes, miras a la audiencia con rostro afable, haces gestos de apertura, siempre abiertos e inclusivos. Saludas con alegría, dando a entender que en ese momento no hay otro lugar en el mundo en el que te gustaría estar más que subido al escenario compartiendo ese rato con la audiencia.

3) Relájate: Si piensas que una presentación es un combate y la audiencia,el enemigo a batir, entonces tus presentaciones serán tensas, te dominarán los nervios y la ansiedad. Si tu objetivo es compartir tu experiencia y conocimiento con la audiencia para ayudarle a resolver una necesidad acuciante, te relajarás automáticamente. Tú no eres el protagonista, la audiencia está en el centro.

4) Desciende a su altura: Si das por hecho que la audiencia posee la misma información o el mismo conocimiento que tú y no es así, no lograrás conectar con ella. No esperes que se pongan en tu lugar, ponte tú en el suyo.

5) Elimina las barreras: No hables parapetado detrás de una mesa o un atril. Sal y ofrécete tal como eres. Si necesitas (o prefieres) estar sentado, un taburete alto puede bastar. Cuando te mueves libremente por el escenario la audiencia podrá verte y aumentarás la conexión con ella. El contacto físico elimina todas las barreras.

6) Haz algún comentario relativo a la situación: Te sitúa en el momento presente compartido con la audiencia y ayuda a que se sientan conectados contigo.

7) Usa el humor: La risa relaja la tensión y la resistencia que puedes encontrar al exponer tus ideas y mejora drásticamente la comunicación y las relaciones. El humor es una de las mejores formas de conexión, es la distancia más corta entre dos personas.

8) Vístete de forma apropiada: El tipo de atuendo con el que acudes a una presentación conlleva dos importantes mensajes no verbales: respeto por la audiencia y deseo de conformidad. La formalidad del atuendo debería adaptarse a la audiencia para la que se expone la presentación y a la ocasión. Debería formar parte de tu indagación sobre la audiencia.

9) Muévete con decisión, siempre con un propósito: Un ponente que sube al escenario con movimiento enérgico transmite entusiasmo y confianza.

Cada presentador es diferente y cada audiencia, también. Busca tus propias técnicas de conexión temprana con la audiencia, que la relajen y capten su atención desde el principio. Tu presentación debe ser una experiencia que todos disfrutéis desde el minuto cero.

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¿Qué técnicas utilizas para conectar con la audiencia? ¿Cómo consigues lograr la máxima conexión?


Aprende a gestionar los cuatro territorios de la comunicación

julio 5, 2011

Proxemia y los territorios de la comunicaciónLa reciente entrada de Chema Cepeda (@EPigmalion) sobre la proxemia me ha inspirado este texto, centrado en el Arte de Presentar.

En las relaciones interpersonales es muy importante el manejo de las distancias o territorios de la comunicación. Según la Wikipedia:

“El término proxemia se refiere al empleo y a la percepción que el ser humano hace de su espacio físico, de su intimidad personal; de cómo y con quién lo utiliza.”

Existen cuatro distancias o territorios de la comunicación

Aunque pueden variar de una cultura a otra y de unos individuos a otros, en términos generales estas distancias son:

  • Espacio íntimo (entre 15 y 45 centímetros): La reservamos para personas de nuestra máxima confianza: pareja, familia y amigos más íntimos.
  • Espacio personal (entre 46 y 120 centímetros): La manejamos en la oficina, reuniones, asambleas, fiestas, conversaciones amistosas o de trabajo. Viene a poseer el radio de nuestro brazo extendido.
  • Espacio social (entre 120 y 360 centímetros): La que nos separa de los extraños y de la gente con la que entablamos contacto por primera vez.
  • Espacio público (a más de 360 centímetros y no tiene límite): Es la distancia idónea para dirigirse a un grupo de personas: el territorio del orador, utilizado en presentaciones.

La amplitud de estos espacios en nuestras interacciones es un indicativo de nuestro grado de timidez y de la confianza en nosotros mismos. Sentimos un cierto control de las tres primeras distancias, mientras que nos sentimos más inseguros al tratar con el espacio público.

Aprende a gestionar los cuatro territorios de la comunicación

Nuestro cuerpo no debe ser nuestro escudo

Cuando nos enfrentamos a una audiencia nos sentimos inseguros y hasta agredidos por sus miradas. Fíjate que con toda deliberación he usado la micro-metáfora “enfrentarnos”, que ya de por sí identifica las suposiciones o presuposiciones limitantes de quien así se expresa: el público como un enemigo.

¿Cómo superar esa tensión que produce situarse ante una audiencia más allá de nuestro control corporal? Cerrando el territorio de la comunicación: se usan las manos y brazos como un escudo. El orador víctima, por timidez o vergüenza, se coge las manos, cruza los brazos, se toca la cara o barbilla, mete las manos en los bolsillos, mantiene los brazos pegados al cuerpo, agacha la cabeza. El orador inseguro cierra y protege su espacio público. Reduce así su capacidad de actuación. Todos estos comportamientos inconscientes restan fuerza y energía a su presentación.

El orador adulto, con confianza en sí mismo y que valora y estima a su audiencia, adopta en cambio una postura abierta, que invita a compartir y entrar en su espacio público. Esta apertura del espacio público requiere una gran confianza en sí mismo.

No puedes no comunicar

Cuando subes al escenario y antes de que empieces a hablar, tu cuerpo ya está comunicando. Los primeros mensajes los transmites a través del control de tu postura corporal. Concretamente, por la forma como gestionas el territorio público.

Si quieres transmitir firmeza y credibilidad, ¡abre tu espacio público!

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¿Qué nos jugamos cuando hablamos en público?

mayo 5, 2011

“Puedo elegir cualquier espacio vacío y llamarlo escenario. Una persona atraviesa este espacio mientras otra la observa y eso basta para que el acto teatral se desencadene”.

—Peter Brook

No podemos no comunicar. Nuestra vida es comunicación. Contrariamente a lo que uno podría creer, no sólo comunicamos con nuestras palabras, sino con todo nuestro ser: con nuestro lenguaje paraverbal (volumen de voz, entonaciones, vocalización, ritmo de palabra, pausas) y corporal (postura corporal, expresividad de la cara, gestos, mirada, respiración). Tú eres tu mensaje. Según tu profesión, tendrás además que hablar en contextos más formales: congresos, eventos, convenciones, reuniones, ruedas de prensa, aulas de formación, etc. Y es en estas situaciones donde se ponen al descubierto nuestras vulnerabilidades y carencias como oradores. El error más extendido es centrarse exclusivamente en el contenido, sin comprender que las señales más importantes que recibe el público son las no verbales. Es justamente la comunicación no verbal la que transmite la seguridad y credibilidad del orador.

:”¿Qué nos jugamos cuando hablamos en público?”, de Pascale Bang- Rouhet

Pascale Bang- Rouhet aborda en su libro ¿Qué nos jugamos cuando hablamos en público? las técnicas necesarias para mejorar nuestra capacidad de comunicación a través de la expresividad del cuerpo y de la voz. Utiliza la metáfora del teatro mental para desentrañar los factores que nos impiden expresarnos en público con confianza y ayudar así al lector a comprender su miedo escénico y a superarlo. Somos los autores de las obras de nuestro teatro mental, habiéndolas redactado a lo largo de nuestras experiencias. Somos los directores de la obra en tanto en cuanto que somos los responsables de nuestras decisiones y acciones. Somos los actores de nuestra obra, mientras que los demás adoptan el papel de público o actor en la medida de su implicación. Este teatro puede facilitarnos las cosas o complicárnoslas. Ayuda a entender por qué a veces hacemos siempre el mismo papel y participamos una y otra vez en las mismas obras. La buena noticia es que puedes cambiar de papel y de guión. De ti depende.

En la segunda parte del libro y más extensa, Pascale pasa a explicar los recursos del lenguaje corporal: el caminar, el apoyo de los pies, el movimiento de los brazos, la postura corporal de pie, la postura corporal estando sentado, la mesa de reuniones, las piernas cruzadas, la postura de la cabeza, la mirada, la expresividad en la cara, la boca, las cejas, los gestos, los brazos, las manos, los gestos parásitos, la respiración.

La tercera parte del libro está dedicada a los recursos del lenguaje paraverbal: la voz, el volumen, la vocalización, las entonaciones, los ritmos, las pausas y el manejo de los silencios.

Y como reflexiona Pascale en la conclusión de su obra:

“La comunicación no se aprende leyendo un libro. La comunicación es pura percepción, se siente, se vive, se mide y la práctica de las técnicas es primordial para abrir el camino del cambio.”

Si quieres mejorar la sintonía entre tu mensaje verbal, paraverbal y corporal encontrarás un gran aliado en este breve e intenso libro.

FICHA TÉCNICA

Autor: Pascale Bang- Rouhet
Título: ¿Qué nos jugamos cuando hablamos en público?
Editorial: Alienta
Páginas: 121
Año: 2009
Lo mejor: Gracias a la potentísima metáfora del teatro mental, aborda todo el espectro de la paleta paraverbal así como el repertorio corporal completo, desde una perspectiva humanista, muy centrada en la superación de las barreras psicológicas autoimpuestas que nos impiden crecer como comunicadores. Un libro que ayuda a conocerse y a superarse.
Lo peor: El libro constituye una ayuda inestimable para tomar conciencia de las claves de la comunicación no verbal y se agradecerían más consejos prácticos y ejercicios para corregir las carencias identificadas.
Dónde comprarlo: Casa del Libro :: Amazon.es

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Las cuatro P’s del Pensamiento Positivo

enero 25, 2011

Napoleon Hill¡Atención: spoiler! En el clásico Piense y hágase rico, el autor Napoleon Hill mantiene el suspense del lector hablando continuamente de un secreto que será revelado al final del libro, pero que nunca revela explícitamente. Este secreto puede resumirse en la siguiente afirmación:

“Te conviertes en aquello sobre lo que piensas la mayor parte del tiempo.”

—Napoleon Hill

Desarrolla el hábito de prestar atención a tus pensamientos

Plantéate el siguiente objetivo para tu próxima presentación: durante los días anteriores a la misma y especialmente en los momentos previos, esfuérzate por ser consciente de tus  pensamientos. El mero hecho de ponerte esta meta y revisarla diariamente te permitirá tomar conciencia de ellos.

Incluso aunque te consideres una persona optimista y positiva, te sorprenderás por la cantidad de pensamientos negativos que rondan por tu cabeza: pensamientos catastróficos, pensamientos de todo o nada, suponer que siempre ocurrirá lo peor, lecturas mentales de los demás, culpas, atención y memoria selectivas, visualización del fracaso, etc.

Cambia tus imágenes mentales en el interior y empezará a cambiar tu mundo exterior

Todo el mundo usamos el poder de la visualización cotidianamente, tanto si somos conscientes de ello como si no. La visualización aporta a nuestras vidas aquello que imaginamos, ya sea bueno o malo. Por desgracia, la forma de visualización que más utilizamos suele ser la preocupación: visualizar continuamente lo que no queremos que suceda, de manera que atraemos a nuestras vidas precisamente eso. Preocuparse es fijarse metas negativas.

¡Cambia tu forma de pensar! Educa a tu mente para generar pensamientos positivos. Piensa constantemente en las nuevas cualidades que quieres adquirir, imagínate ya teniéndolas y acabarás obteniéndolas.

Los pensamientos de tus imágenes mentales deben utilizar las cuatro P’s: deben ser Positivos, deben formularse en Primera Persona y deben conjugarse en Presente, como si ya los hubieras alcanzado.

¿En qué piensas antes de presentar?

Confiere emoción a tus imágenes mentales

Por ejemplo, jamás te repitas antes de la presentación “no voy a quedarme en blanco”, porque es un pensamiento negativo disfrazado: te estás imaginando quedándote en blanco. En cambio, anímate con: “conozco tan a fondo mi tema que mis pensamientos fluyen con facilidad y elegancia”. No te digas: “no voy a ponerme nervioso”, porque ya estás visualizando la imagen de los nervios, los sudores, la cara roja… En su lugar, repítete “me siento confiado hablando con seguridad y fluidez”. No pienses: “no se van a  aburrir”, sino: “Disfruto tanto con mi presentación que  contagio mi pasión al público”. Y así sucesivamente.

Para que el efecto sea aún mayor visualiza con intensidad: busca afirmaciones que despierten sentimiento y emoción.

Visualiza tu éxito, nunca la ausencia de fracaso, que no es lo mismo.

Confiere emoción a tus imágenes mentales

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Y tú, ¿en qué piensas antes de presentar?


Galería de grandes presentadores: Hans Rosling y el arte de narrar estadísticas

mayo 26, 2010

El doctor Hans Rosling es profesor de salud internacional en el Karolinska Institutet  de Suecia y director de la Fundación Gapminder, que desarrolló el sistema de visualización de datos Trendalyzer, posteriormente adquirido por Google. Tan poco excitante como parece esta breve descripción y sin embargo Hans Rosling es posiblemente el hombre que mejor ha sabido mostrar estadísticas en una presentación.

No muestres la partitura, toca la música

Suele afirmarse que “los datos hablan por sí mismos” o aquello de “los números cantan”. Y no es verdad. Los datos por sí mismos permanecen mudos, necesitan tu voz para que cuenten su historia en tus presentaciones. Hans Rosling utiliza una sugerente metáfora para ilustrar este punto:

“Poca gente apreciará la música si solamente se le muestran las notas. La mayoría de nosotros necesitamos escuchar la música para apreciarla en toda su belleza. Sin embargo así es como habitualmente presentamos estadísticas: nos limitamos a mostrar la partitura sin tocar la música.”

Presentar datos no tiene por qué ser inherentemente aburrido

Cuando mostramos datos, estadísticas y gráficos parece que nos sentimos obligados a cambiar nuestro estilo de presentación al modo “serio”. Sería una herejía presentar los datos de otra forma. Al igual que durante siglos se creyó que la Tierra era el centro del universo, se piensa que la forma “seria” de presentar estadísticas significa frialdad, racionalidad, agarrotamiento: nos cambia la voz, la postura y hasta el gesto. Hans Rosling desafía las creencias incuestionadas e inamovibles, demostrándonos con maestría que el rigor y la profundidad del mensaje no están reñidos con la pasión y la emoción.

No son los datos en sí, sino lo que hacemos con ellos, lo que convierte a una presentación en una experiencia cautivadora y enriquecedora o aburrida y desmotivadora.  Hans Rosling exhibe todo un arsenal de recursos escénicos y oratorios para satisfacer los tres objetivos de toda presentación:

  • Utiliza anécdotas personales.
  • Nos cuenta historias en primera persona.
  • Basa la mayor parte de su presentación en demos cuidadosamente ensayadas.
  • Tiene clara su idea o mensaje principal y los datos sirven para reforzarla en lugar de para sepultarla.
  • Apenas usa transparencias y en las pocas que aparecen, casi no hay texto. Sus presentaciones son predominantemente visuales. Él es el protagonista y no PowerPoint.
  • Sobre el escenario se nos muestra apasionado, divertido y natural.
  • Una causa, una misión más grande que él mismo le anima, le da fuerza y energía, que luego nos transmite y contagia desde el escenario.

Después de Copérnico la Tierra y con ella el hombre dejaron de ocupar el centro del Universo. Después de Hans Rosling, ya no tenemos excusas para que nuestras presentaciones con datos y estadísticas sigan siendo aburridas.

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Pueden encontrarse otros muchos vídeos de Hans Rosling en su página web.

BONUS: El domingo 30 de junio Eduard Punset invitó a Hans Rosling a su programa Redes, donde Hans derribó mitos sobre el mundo.

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Bueno, estooo, cómo erradicar las muletillas de nuestra presentación, vale, ¿no?

abril 26, 2010

Recuerdo que cuando niño había un profesor en el colegio con el vicio de terminar casi todas sus frases con la coletilla ¿no?. Antes de la clase nos cruzábamos apuestas sobre cuántas veces repetiría ¿no?. Ni que decir tiene que estábamos más pendientes de sus muletillas que del contenido de su mensaje.

Las muletillas afean la intervención, le restan brillo y sabotean su continuidad. Denotan vicios oratorios del comunicador y, en definitiva, insuficiencias lingüísticas. Suficientemente repetidas, las muletillas o palabras comodín terminan ridiculizando al orador, que puede llegar a convertirse en objeto cómico. Si quieres causar una buena impresión en tus presentaciones debes reducirlas al mínimo o, idealmente, eliminarlas del todo.

¿Por qué usamos las muletillas?

Nos asusta el silencio, sentimos horror al vacío, incluso discursivo. Del mismo modo que una pausa puede resultar incómoda para la audiencia, también al orador puede antojársele embarazosa. Mientras reflexionan entre frases, algunos oradores no pueden evitar decir “ehhhhhh” o “ummmm”. Por algo los anglosajones llaman a las muletillas filler sounds: sonidos de relleno. Se trata de un hábito nefasto que desluce infinitamente el discurso del orador y debería ser desaprendido a toda costa. Es preferible el silencio al mero ruido.

Otros oradores intercalan muletillas entre frases, como “Bueno”, “o sea”, “un poco”, “entonces”. También están los que rematan cada frase con un “¿no?”, “¿está claro?”, “¿eh?”, “¿vale?” o el irritante “¿entiendes?”. Se utilizan frecuentemente como mecanismo retardatorio para ganar ese medio segundo durante el cual pensar en la siguiente palabra o frase. Sin embargo, para eso existen las pausas.Una pausa posee un efecto balsámico en el oyente y en el ponente. La audiencia asimila lo que acaban de decirle durante un tiempo de silencio muy necesario para su concentración. Por su parte, el conferenciante emplea el tiempo de la pausa en localizar la nueva idea y la mejor frase para expresarla.

Cómo erradicar las muletillas de tus presentaciones en dos pasos (muy duros, eso sí)

Si incurres habitualmente en este vicio expresivo, puedes utilizar el siguiente tratamiento:

  • Habla más lentamente y haz pausas conscientes entre frases. Al principio te resultará forzado, pero con el tiempo te saldrá con naturalidad. Cada vez que hables, realiza el esfuerzo consciente de ralentizarte.

  • Grábate en vídeo o cuando menos la voz durante una intervención en público. No hace falta que sea una presentación profesional. Basta con que narres una historia o le cuentes a un pequeño auditorio (los colegas de tu departamento) tu proyecto o tu último trabajo de investigación. Después, repasa la grabación en busca de muletillas repetitivas. Una vez localizadas, ahora que ya las conoces, debes ser inflexible con ellas. Haz un esfuerzo consciente cada vez que hablas en público por evitarlas. Cuanto mayor conciencia tomes de ellas, más rápidamente desaparecerán. Practica, practica y practica. Ensaya, ensaya y ensaya. Sólo así desaparecerán.

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¿Usas muletillas al hablar? ¿Utilizas algún método para erradicarlas? ¿Conoces algún ponente o profesor que abuse de ellas viciosamente? Comparte tus experiencias.


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