Seis preguntas que te ayudarán a planificar tus presentaciones productivamente

mayo 24, 2012

Planifica tus presentaciones

“Si tienes nueve horas para talar un árbol, emplea siete en afilar el hacha.”

—Abraham Lincoln

Entre otros motivos, muchas presentaciones no terminan de funcionar porque no nos tomamos el tiempo necesario para sentarnos y pensar qué es realmente importante y qué no. No nos faltan inteligencia ni  creatividad, sino tiempo en nuestro mundo hiperacelerado para detenernos a reflexionar y meditar sobre la presentación. Si pasas todo el día trabajando, ¿cuándo te paras a pensar?

Sentenciaba Séneca que “no es que tengamos poco tiempo sino que perdemos mucho”. Siempre hay tiempo suficiente si lo empleas bien. Y una de las mejores formas de emplear bien el tiempo es en la planificación de la presentación.

Supón que te han encargado una. ¿Piensas que tu presentación empieza cuando tomas la palabra delante de la audiencia? ¡No! En el mismísimo momento en el que te la asignan, ¡habrá empezado tu presentación!

El impulso natural es sentarse ante el ordenador, arrancar PowerPoint y comenzar a crear transparencias con datos, gráficos, tablas, fotos, todo ello sin orden ni concierto. Nunca deberías crear una sola transparencia sin haber meditado antes sobre las siguientes cuestiones.

1. ¿A quién? ¿Quién es el público destinatario de tu presentación? Investiga a fondo a la audiencia y en especial responde a la pregunta sobre cuáles son sus necesidades.

2. ¿Qué? ¿Cuál es el mensaje que deseas transmitirle? ¿Qué puedes ofrecerle que le ayude a resolver su problema?

3. ¿Para qué? ¿Cuál es el cambio que ha de producir tu presentación para conducir a la audiencia a la situación deseada?

4. ¿Cuánto tiempo? ¿Cuáles son las circunstancias de la presentación, especialmente en cuanto a la duración?

5. ¿Dónde? ¿Cómo es el lugar donde se celebrará la presentación?

6. ¿Quién? ¿Cuáles son tus fortalezas y tus debilidades como orador para esta situación?

¿Te gustaría que tus presentaciones dieran un salto cuántico? ¡Planifica!

[Si quieres profundizar en las claves para conseguir una planificación eficaz de tus presentaciones, apúntate a mis próximos cursos en abierto sobre Cómo crear presentaciones de alto impacto.]

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Las cinco características de la llamada a la acción de tus presentaciones

mayo 10, 2012

“El arte es un regalo personal que cambia a quien lo recibe.”

—Seth Godin

La meta última de toda presentación es producir un cambio en la mente, en el corazón o en el comportamiento de la audiencia. Una presentación que no inspire un cambio en sus pensamientos, en sus sentimientos o en su conducta es una pérdida de tiempo para ti y para tu audiencia. La verdadera influencia de una presentación se mide por el cambio que es capaz de generar en la audiencia.

Ahora bien, si vas a pedirle a la audiencia que haga algo, no pierdas de vista las siguientes advertencias.

Las cinco características de la llamada a la acción de tus presentaciones

1. Sé claro y específico al formular la acción. Deja patente lo que quieres que suceda: el paso siguiente que esperas que emprenda la audiencia.

2. Pide acciones cuyos resultados puedas medir. Sólo así podrás evaluar el éxito de tu presentación.

3. No pidas la luna, pide algo al alcance de tu audiencia. En caso contrario, no hará nada.

4. Pide una acción relevante para la audiencia, no para ti. Conecta las acciones con los beneficios de sus resultados.

5. “Ahora mismo” es mejor que “Luego”: ponle fecha a las acciones. A poder ser, que la audiencia pueda dar el primer paso allí mismo en la sala.

Eso sí, no puedes pedir un cambio que tú mismo no has experimentado. Debes estar convencido antes de intentar convencer a los demás.

[Si quieres aprender a formular una llamada a la acción persuasiva, apúntate a mis próximos cursos en abierto sobre Cómo crear presentaciones de alto impacto y Cómo exponer presentaciones de alto impacto.]

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Si tu presentación no produce un cambio en la audiencia, es una pérdida de tiempo para todos

marzo 22, 2012

“No hay viento bueno para quien no sabe adónde va.”

—Séneca

Cuando comienzas a preparar una presentación, debes visualizar desde el principio qué pretendes con ella. Sin un objetivo claro, sin una intención evidente, la presentación deambulará como un rebaño de ovejas sin pastor, rumiando hierba de aquí y de allá por el prado de la confusión mental, sin rumbo fijo. La audiencia marchará con la sensación de no saber para qué le han hablado.

Así pues, tu primera tarea al encarar un nuevo proyecto de presentación es poner por escrito con la mayor claridad posible cuáles son las expectativas de la organización que te ha solicitado la presentación, las de la audiencia y las tuyas propias. Estas ideas actuarán posteriormente como brújula a la hora de seleccionar y adaptar los contenidos a la audiencia y a las circunstancias.

Tu presentación debe satisfacer los objetivos de todas las partes implicadasToda presentación busca inspirar algún cambio en la audiencia

Según Aristóteles, existen tres propósitos para un discurso: informar, persuadir o distraer. Por supuesto, estos propósitos no son mutuamente excluyentes. Un mismo discurso puede perseguir el objetivo fundamental de informar, a la vez que introduce elementos que lo hagan ameno, mientras intenta convencer al auditorio de un punto de vista concreto. Piénsese en las charlas de Al Gore por medio mundo, capturadas en el documental Una verdad incómoda, ganador del Oscar en 2007, donde se ofrece una mezcla equilibrada de los tres propósitos.

Bien mirado, durante una presentación acompañas a la audiencia en un viaje intelectual y emocional. La meta última de toda presentación es producir un cambio en la mente, corazón o comportamiento de la audiencia: que pase de un estado de ignorancia a uno de conocimiento (informar); de un estado de duda a uno de confianza, de uno de inacción a uno de acción (persuadir); de uno de aburrimiento a uno de distracción (entretener).

Al Gore combina de forma equilibrada en sus presentaciones los tres propósitos básicos de un discurso según Aristóteles: informar, persuadir y entretener, siendo el más importante la persuasión

Al Gore combina de forma equilibrada en sus presentaciones los tres propósitos básicos de un discurso según Aristóteles: informar, persuadir y entretener, siendo el más importante la persuasión

Si no hay cambio, no hay arte

Por este mismo motivo algunos autores consideran que existe un único discurso: el persuasivo; por definición, el más centrado en la audiencia y en producir un cambio en ella, bien sea en sus ideas, sentimientos o comportamientos. La persuasión necesita además proporcionar evidencias que apoyen tu punto de vista para conducir a la audiencia a la acción.

Por consiguiente, tu primera tarea será sentarte a reflexionar sobre el viaje que conjuntamente vais a emprender: ¿Qué cambio buscas que se produzca en la audiencia? ¿De qué estado actual parte (punto A) y a qué estado deseas que llegue (punto B)? Y más importante aún: ¿Qué acción específica esperas de su parte como resultado de tu presentación?

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Para hablar bien en público, antes hay que pensar bien en privado

octubre 18, 2011

Hace un par de semanas impartí un taller sobre presentaciones en Iniciador Madrid, en el que me centré en un aspecto siempre dejado de lado en la mayoría de textos y cursos sobre presentaciones: la reflexión.

Una presentación no empieza cuando te subes al escenario y arrancas a hablar; una presentación empieza cuando te la encargan. Uno de los motivos por los que la mayoría de presentaciones no terminan de funcionar es porque no nos tomamos el tiempo necesario para sentarnos y pensar qué es realmente importante y qué no. El problema no es que no seamos suficientemente inteligentes o creativos, sino que en nuestro mundo hiperacelerado no nos detenemos a reflexionar y meditar sobre la presentación. Si pasas todo el día trabajando, ¿cuándo te paras a pensar?

Una presentación es un acto vivo de comunicación, no es un objeto enlatado como una cinta de vídeo que puedes exhibir de sala en sala. De una presentación a otra cambiarán muchos factores: la audiencia, las circunstancias, el lugar, el enfoque del tema y las expectativas generadas. Acudir a todas partes con la misma presentación y repetirla palabra por palabra, transparencia por transparencia, es una receta infalible para el fracaso.

Dediqué el tiempo del taller a guiar la indagación sobre las siguientes seis preguntas fundamentales que debes hacerte antes de crear la primera transparencia de tu presentación. En el vídeo encontrarás mi resumen de las seis preguntas.

  • ¿A quién? ¿Quién es el público destinatario de tu presentación? De todas las preguntas que puedes formular para conocer a tu audiencia, la más importante es: ¿cuál es el problema que debo solucionarle?
  • ¿Para qué? ¿Cuál es la meta de tu presentación? ¿Cómo puedes llevar a la audiencia desde la situación inicial, su problema, a la situación deseada, la solución del mismo? ¿Qué quieres que haga la audiencia tras la presentación?
  • ¿Qué? ¿Cuál es el mensaje que deseas transmitirle? Si tuvieras que reducir toda tu presentación a una sola frase, ¿cuál sería? ¿Cabría en Twitter?
  • ¿Cómo? ¿Cuáles son las circunstancias de la presentación, especialmente en cuanto a la duración?
  • ¿Dónde? ¿Cómo es el lugar donde se celebrará la presentación? ¿Cómo es el escenario? ¿Cuál es el tamaño de pantalla? ¿Hay WiFi? ¿Hay sonido?
  • ¿Quién? ¿Cuáles son tus fortalezas y tus debilidades como orador para esta situación? ¿Qué características debe tener un orador para ayudar mejor a esa audiencia? ¿Qué imagen deseas proyectar?

Nunca deberías crear una sola transparencia sin haber meditado antes sobre estas cuestiones. ¿Cómo quieres hablar bien en público si antes no dedicas tiempo a pensar en privado?

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Conoce a la audiencia de tus presentaciones con un mapa de empatía

septiembre 29, 2011

Mapa de empatía

Si no sabes quién es tu audiencia, ¿cómo pretendes ayudarla? El mapa de empatía es una potente herramienta creada por la empresa de pensamiento visual XPLANE para ayudarte a conocer a tu público. La descubrí a través del libro Generación de modelos de negocio de Alexander Osterwalder e Yves Pigneur, cuya lectura recomiendo encarecidamente. Dentro del contexto de los modelos de negocio, el mapa de empatía te ayuda a ir más allá de la mera segmentación demográfica del cliente y desarrollar una mejor comprensión de su entorno, comportamiento, preocupaciones y aspiraciones. En el contexto de las presentaciones, te ayuda a comprender mejor qué es lo que mueve de verdad a los miembros de tu audiencia.

El mapa está organizado en seis cuadrantes:

  • ¿Qué ve? ¿Cómo es su entorno? ¿Cómo son sus amigos? ¿Qué le ofrece el mercado?
  • ¿Qué oye? ¿Qué dicen en su entorno, sus amigos, sus jefes, su círculo de influencia?
  • ¿Qué piensa y siente realmente? ¿Cuáles son sus necesidades, preocupaciones y expectativas?
  • ¿Qué dice y hace? ¿Cuáles son su actitud y conducta?
  • ¿Cuál es su dolor? ¿A qué desafíos, frustraciones y obstáculos se enfrenta?
  • ¿Qué gana? ¿Cuáles son sus objetivos y cómo mide el éxito en la consecución de éstos?

Para sacarle el máximo partido al mapa, imprime una versión tan grande como puedas y fíjala en la pared. A continuación, vete escribiendo en post-its respuestas a las mencionadas preguntas, los cuales pegarás sobre el mapa en los cuadrantes apropiados.

Si quieres ponerlo a prueba, descárgate una versión de alta resolución del mapa para imprimir a un tamaño de 1200 x 800 mm y cuéntanos cómo te ha ido con él.

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¿Cuánto se tarda en preparar una presentación?

mayo 19, 2011

Una pregunta que invariablemente me hacen tras una presentación es: “¿cuánto has tardado en prepararla?”. Por supuesto, no puedo proporcionar una respuesta general aplicable a todas mis presentaciones, ya que depende de cada presentación en concreto. En su lugar, os explicaré mi proceso creativo para que también lo podáis aplicar en vuestras presentaciones si lo encontráis útil.

La cantidad de tiempo necesaria para desarrollar una presentación es directamente proporcional a lo que uno se está jugando

Cuando vemos a un ponente dar su charla, estamos presenciando la culminación de un proceso creativo que ha podido involucrar muchísimas horas de trabajo previo. Tu presentación no comienza cuando te pasan el micrófono y empiezas a hablar. Tu presentación comienza en el momento en que te la encargan.

Todas las presentaciones sin excepción pueden beneficiarse de una mejor planificación. Dentro de mi sistema GTD tengo definidas numerosas listas de control con las tareas a realizar para completar distintos proyectos. El hecho de trocear en pequeñas tareas un gran proyecto me ayuda a no procrastinar, ya que cada día puedo completar una pequeña tarea y así avanzar en el proyecto.

Cada vez que me proponen una nueva presentación, voy siguiendo los siguientes pasos, que para mayor claridad os he agrupado en categorías siguiendo el ciclo de vida de toda presentación.

PLANIFICACIÓN

  • Mandar cuestionario sobre la charla a los organizadores: Siempre empiezo pasando a la organización una serie de preguntas sobre la audiencia  para conocerla mejor y así poder adaptar mi charla a sus necesidades.
  • Usar el backchannel para investigar a la audiencia: Opcionalmente, si habrá muchos tuiteros en el evento, puedo usar el backchannel para preguntarles directamente qué temas les gustaría ver tratados en mi charla. También me sirve para ver sus perfiles y conocerlos mejor.
  • Definir objetivos de la presentación: Reflexiono sobre qué quiere la organización, qué quiere la audiencia y qué quiero yo con mi presentación. Estas ideas actuarán como brújula a la hora de seleccionar y adaptar los contenidos.
  • Crear un mapa mental con las ideas y conceptos de la charla que extiendan esa idea principal: En una entrada anterior ya os expliqué mi proceso de creación de mapas mentales, que consta a su vez de siete pasos en su propia lista de control en GTD. Los mapas mentales me ayudan a definir con claridad mi mensaje clave y a seleccionar las ideas y conceptos más relevantes a incluir en mi presentación que soporten ese mensaje.

ESTRUCTURA

  • Escribir uno o varios títulos para la presentación: Un buen título puede atraer a la audiencia a tu presentación. Dedico tiempo a escribir varios. Durante todo el proceso pueden ocurrírseme nuevos títulos. A menudo pido la opinión de otras personas.
  • Crear una apertura con fuerza para la presentación: Dice Javier Reyero que “la apertura es como la tarjeta de visita de tu presentación”. En los primeros segundos estás conquistando a la audiencia o perdiéndola.
  • Crear la estructura y/o storyboard: A partir de las ideas y conceptos identificados gracias a los mapas mentales, elaboro el hilo argumental que me permitirá ir presentándolos de forma ordenada y lógica.
  • Crear una conclusión alta y resonante: La conclusión constituye el colofón de tu presentación, le pone el broche. Debe formularse cuidadosamente en una sola frase firme y decisiva.
  • Escribir en las notas el texto de la presentación: Normalmente escribo todo el texto de la presentación distribuyéndolo en las notas de las transparencias. Me ayuda a clarificar los conceptos y a saber qué decir ante cada transparencia. También sirve luego como entregable.

DISEÑO

  • Definir el tema de la presentación: Pienso en la estética, en el tipo de fotografías o diseños que mejor se adaptarán a la personalidad de la presentación: grunge, retro, steampunk, moderno, ciencia ficción, etc.
  • Creación de plantilla: Una vez definida la estética, se trata ahora de crear la plantilla con la imagen para el fondo de las transparencias, las fuentes más adecuadas, imágenes repetitivas, etc.
  • Buscar elementos multimedia: Ahora hay que buscar para cada una de las transparencias las fotografías, vídeos, audios, etc., según lo haya planificado en el storyboard.
  • Crear gráficos: En el caso de que haya gráficos, los creo de acuerdo con la estética elegida.
  • Crear animaciones: Creo animaciones en PowerPoint si he elegido usar alguna.
  • Preparar demos: Si va a haber demo, ahora es el momento de planificarla: qué mostraré, en qué secuencia, con qué ejemplos, etc.
  • Crear transparencias: Monto en un PPT todos los elementos multimedia recopilados en los pasos anteriores.
  • Introducir tweets para el backchannel en las transparencias: Introduzco en las notas de las transparencias el texto de los tweets que se autoenviarán mientras estoy haciendo la presentación.

EXPOSICIÓN

  • Ensayar la presentación: Cuantos más ensayos puedo hacer, mejor será el resultado final. El ingrediente secreto es: practicar, practicar, practicar.
  • Preparar Q&A: Si la presentación va a ser seguida de una sesión de preguntas y respuestas, pienso en qué pueden preguntarme para ir preparado y poder resolver de la mejor manera las dudas de la audiencia.

POST-EVENTO

  • Recopilar información del backchannel: Una vez terminado el evento, es tiempo de analizar lo que se ha comentado sobre la presentación en las redes sociales y aprender sobre lo que más ha gustado y lo que menos.
  • Analizar encuestas: La presentación no termina cuando el último asistente abandona el recinto, sino cuando has analizado el último dato recabado de los asistentes sobre su satisfacción. Si se han pasado encuestas a los asistentes, hay que analizarlas para valorar su opinión sobre los distintos aspectos del evento.
  • Rellenar el cuestionario de autoevaluación: Responder a las 45 preguntas sobre la presentación me ayuda a reflexionar sobre qué he hecho bien y qué he hecho mal, con el fin de mejorar en la siguiente ocasión.
  • Medir eficacia en redes sociales: Compruebo el efecto que la presentación ha tenido en mi red social: visitas en el blog, comentarios, suscripciones al feed, seguidores de Twitter, etc.

Tiempo total

No he incluido una estimación de tiempos porque varía muchísimo de unas presentaciones a otras. Para que os hagáis una idea, una presentación de 45 minutos fácilmente puede llevar siguiendo este proceso de 20 a 50 horas. Rara vez menos, rara vez más.

El éxito de una presentación no es fruto del azar ni de las dotes naturales, sino de la planificación y del trabajo duro.

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Presentaciones Productivas con GTD

abril 5, 2011

José Miguel BolívarMucha gente piensa que GTD es una metodología rígida y por tanto incompatible con la creatividad o la espontaneidad.

Esta afirmación, lejos de ser una realidad, es falsa, ya que GTD ofrece unos niveles de personalización y flexibilidad iguales o superiores a los de la mayoría de sus competidores y la prueba de ello es que son muchas las personas procedentes de profesiones marcadamente creativas, como puede ser la publicidad, que usan habitualmente GTD.

Y como dicen que el movimiento se demuestra andando, vamos a ver en esta entrada cómo aplicar el método de los 5 pasos de la planificación natural de proyectos para preparar una presentación de forma productiva.

Para empezar, lo primero que debes hacer es definir el propósito de tu presentación.

¿Qué resultado quieres conseguir con ella? Si el resultado que deseas no es único, por ejemplo, quieres que la gente pase un rato entretenido y se lleve un recuerdo agradable pero también que se quede con dos o tres ideas sobre un producto o servicio, debes encontrar una forma que unifique todos esos resultados parciales en un único resultado global.

En el ejemplo de nuestra presentación, el resultado que quieres conseguir podría ser “la gente ha entendido, con ejemplos prácticos y de forma divertida, en qué consiste el método de los 5 pasos de la planificación natural de proyectos, ha visto su utilidad y ahora es capaz de aplicarlo”.

Como ves, conviene que el resultado lo expreses siempre en pasado y de forma positiva, ya que así refuerzas a nivel subconsciente la convicción de que vas a lograr el resultado que deseas.

El segundo paso es visualizar el resultado. Imagina que ya has hecho la presentación y ha sido un éxito rotundo. ¿Qué ha pasado? ¿Cuáles han sido las frases que más han gustado? ¿Qué transparencias han sido las más impactantes? ¿Hubo algún problema? ¿Cuál? ¿Cómo saliste de él con éxito?

La visualización es muy importante por dos motivos. Por una parte, porque te permite responder a las preguntas ¿cómo vas a saber que has conseguido el resultado que buscabas? y ¿cómo vas a reconocerlo? Por otra parte, porque activa el sistema de activación reticular, de modo que tu percepción se acentuará para todo aquello que pueda ser de interés para tu presentación. El sistema de activación reticular es el que hace que encuentres tu cara en una foto con cien personas o escuches tu nombre en una sala llena de gente. Del mismo modo, te hará oír frases que usar en tu presentación, encontrar fotos espectaculares o relacionar brillantemente temas aparentemente inconexos.

Terminada la visualización del resultado, el tercer paso consiste en generar una tormenta de ideas. La pregunta que quieres responder aquí es: ¿Qué puedo hacer para lograr el resultado que busco? El objetivo es generar el mayor número posible de ideas sobre cómo alcanzarlo. Lo importante es la abundancia de ideas, no la calidad de las mismas. Ya tendrás tiempo más adelante para separar las que te parezcan mejores.

¿Qué secuencia es la mejor para tu presentación? ¿Qué fotos causarán el mayor impacto? ¿Qué palabras o frases pueden transmitir mejor la idea? ¿Cómo vas a empezar o a terminar la presentación? ¿Cuántas transparencias vas a usar?

Lo normal es que al acabar la tormenta de ideas tengas disponible un buen número de ellas, así que ahora toca organizar, que es el cuarto paso del método. Cuando organizas, lo que haces es concretar. De todo lo que puedes hacer para lograr el resultado que buscas, ¿qué vas a hacer, en concreto, para lograrlo? Organizar no es más que seleccionar lo que nos parece más útil de entre lo producido en la tormenta de ideas, identificando y clasificando los diversos componentes o acciones, prioridades y secuencias, también conocidas como sub-proyectos en GTD.

Un sub-proyecto sería por ejemplo decidir qué tipo de fotos vamos a utilizar en nuestra presentación, encontrarlas y descargarlas o comprarlas. Otro sub-proyecto sería buscar citas sobre determinados temas, seleccionar las más adecuadas y recopilarlas para cuando llegue el momento de ensamblar la presentación. Otro sub-proyecto puede ser hacer una “prueba en seco” para un amigo (decidir qué amigo, llamarle para quedar con él, hacerle la presentación) a fin de poder pulir detalles antes de la presentación oficial.

Al organizar iremos identificando también los contextos en los que tiene sentido realizar cada una de esas tareas. Así, la búsqueda de fotos o citas lo haremos seguramente en el contexto @internet (o @conectado o @navegador) mientras que llamar a nuestro amigo irá en el contexto @teléfono.

El quinto y último paso del método consiste en identificar las próximas acciones. La diferencia entre una acción y una próxima acción es que las próximas acciones las puedes hacer ya, sin esperar a que ocurra nada antes. Cuando aplicas el quinto paso del método, lo que haces es ir revisando todas las acciones de tu plan e identificar cuáles son aquellas con las que te puedes poner manos a la obra de inmediato. Una vez decidido qué vas a hacer para alcanzar el resultado, ¿cómo vas a hacerlo? Por ejemplo, antes de buscar las citas o las fotos es probable que quieras escribir la trama de tu presentación.

Como puedes ver, estos cinco pasos los aplicas constante e inconscientemente durante el día: 1) tienes el deseo de hacer algo, 2) imaginas los resultados, 3) generas ideas sobre cómo hacerlo, 4) las clasificas y 5) defines la primera acción que convertirá ese deseo en realidad.

Adquirir el hábito de aplicarlo conscientemente a tus proyectos más importantes te permitirá afrontarlos con mayor confianza y te ayudará a conseguir mejores resultados.

¿A qué esperas para probarlo?

Esta entrada ha sido amablemente escrita por José Miguel Bolívar, consultor artesano, coach, profesor, ponente y autor del blog Optima Infinito, en el que escribe habitualmente sobre innovación y productividad aplicadas a personas, organizaciones y procesos.

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