Si sólo buscas alternativas al PowerPoint es que no has entendido nada aún

febrero 16, 2012

Tira tus viejas presentaciones en PowerPoint a la basura

Si tus presentaciones son un desastre y crees que mejorarán por usar otro software de presentaciones (slideware), has caído en una trampa. Una presentación mediocre lo seguirá siendo con PowerPoint o sin él. El éxito de una presentación no está ligado a la elección de la herramienta de creación de transparencias, sino a la historia que cuentas. Echar la culpa a PowerPoint del fracaso de las presentaciones es cerrar los ojos al verdadero problema: la falta de claridad de ideas y de organización coherente.

Prezi

Pasarte a Keynote o Prezi no conseguirá que mágicamente tus presentaciones se vuelvan interesantes y atractivas. Una presentación es mucho más que la pirotecnia visual que proyectas sobre la pantalla. Algunas de las mejores presentaciones a las que he asistido no tenían más visual que el ponente.

En más de un evento me han asegurado fervorosamente que las presentaciones creadas con Keynote son más profesionales que las creadas con PowerPoint. No niego que el nivel medio de diseño de las presentaciones en Keynote suele ser mayor. La explicación es bien sencilla: en primer lugar, el número de presentaciones en Keynote es prácticamente insignificante frente el de PowerPoint; y en segundo lugar, la mayoría de usuarios de Mac poseen una formación en o están relacionados con el diseño, por lo que no es de extrañar que a la hora de crear una presentación lo hagan visualmente más atractiva. Nuevamente, no se trata de la herramienta, sino de cómo la usas.

Keynote

El reto de una buena presentación no sólo reside en diseñar transparencias bonitas, sino en seleccionar y ordenar ideas potentes en una historia coherente y exponerlas con entusiasmo y confianza. Más importante que usar tal o cual herramienta, es conocer cómo seleccionar y estructurar la información, cómo equilibrar la presencia de texto e imágenes en una transparencia, cómo aplicar los principios básicos de diseño y como sincronizar en una sinfonía contenido, diseño y exposición. No te obsesiones con las herramientas. Lo que de verdad importa es lo que haces con ellas. Si crees que para crear grandes presentaciones necesitas tal o cual herramienta, entonces tenemos un concepto muy distinto de lo que es una gran presentación.

El slideware te puede ayudar o no en el aspecto de diseño. Eso sí, en absoluto te aportará valor en cuanto a los otros dos pilares de una sólida presentación: el contenido y la exposición.

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DIÁLOGO ABIERTO

¿Qué herramienta usas para crear tus presentaciones?


SlideRocket, el cohete de las presentaciones

septiembre 28, 2009

Logo SlideRocketDesde su aparición a finales de 2007, inicialmente en fase beta cerrada, SlideRocket ha causado sensación en la blogosfera y en foros de presentaciones. No ha cesado de recibir críticas favorables y alabanzas sin fin. Y no es para menos. Nadie que vea su presentación de demostración colgada en su página principal puede quedar indiferente. SlideRocket se erige como serio rival para PowerPoint y como una de las apuestas más fuertes del slideware en la nube. Ha sido creado en Adobe Flex, que agrupa una serie de tecnologías para dar soporte al despliegue y desarrollo de Aplicaciones Enriquecidas de Internet (Rich Internet Applications o RIA), basadas en su plataforma propietaria Adobe Flash. Por lo tanto, para poder utilizar SlideRocket sólo hace falta un navegador con el plugin gratuito de Adobe Flash Player.

screenshots de sliderocket

La lista de características y capacidades de SlideRocket es ciertamente impresionante:

  • Importación de presentaciones en PowerPoint.
  • Acceso remoto a la aplicación con un navegador cualquiera.
  • Creación de presentaciones en línea con gran riqueza de efectos gráficos y transiciones, sin rival en ninguna otra aplicación de slideware en la nube.
  • Posibilidad de trabajo en colaboración con otros colegas.
  • Mercado de recursos multimedia para las presentaciones.
  • Integración dinámica de datos y elementos multimedia.
  • Biblioteca multimedia para organizar los recursos usados en la confección de presentaciones.
  • Coordinación y sincronización del trabajo en grupo.
  • Herramientas para compartir con facilidad las presentaciones y publicarlas en Internet.
  • Permisos y controles de seguridad para limitar el acceso a presentaciones y recursos de la biblioteca.
  • Posibilidad de reuniones virtuales a través de la Web.
  • Las herramientas analíticas más completas para seguimiento del uso de las presentaciones.

Actualmente, no existe ninguna otra aplicación en la nube con similares prestaciones.

Interface SlideRocket

SlideRocket se ofrece en tres modalidades: gratuita, personal y empresarial, con un mayor número de características y prestaciones disponibles a medida que se paga más, como es lógico. Sin embargo, para usuarios individuales que sólo necesiten crear presentaciones sin las capacidades colaborativas, analíticas y de conferencia remota, la versión gratuita puede ser suficiente. Si sigue aumentando la calidad y el número de características de SlideRocket, PowerPoint podría ver seriamente amenazado su liderazgo.

Aunque todavía las aplicaciones en la nube están muy lejos de desplazar a las aplicaciones de escritorio, SlideRocket se ha posicionado muy sólidamente en el mercado de las presentaciones en la nube. ¿Cuándo será comprada por Adobe?

Por supuesto que SlideRocket no es la única oferta, aunque sí la más completa. En la próxima entrada, Herramientas de creación de presentaciones en la nube, se ofrecerá un listado comentado de más aplicaciones similares.

Próxima entrega: Herramientas de creación de presentaciones en la nube

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12 razones para utilizar presentaciones en la nube (y II)

septiembre 22, 2009

Como continuación de la entrada anterior, se proporcionan otras seis razones por las que resulta beneficioso crear presentaciones en la nube.

7. Multiplataforma

Para ejecutar el slideware en la nube sólo se requiere un navegador de última generación, por lo que el software puede usarse en cualquier ordenador, incluso teléfonos móviles y PDAs. Esta característica resulta especialmente ventajosa en empresas en las que coexisten una gran variedad de plataformas de desarrollo, como Windows, Linux y Mac, ya que todos los empleados podrán trabajar simultáneamente en una presentación con independencia del sistema operativo o software instalado en sus equipos. Se beneficiarán asimismo los usuarios que usan cotidianamente muchos ordenadores con sistemas operativos diversos. Incluso aquellos que deseen trabajar en una presentación desde su BlackBerry o iPhone.

Multiplataforma

8. Acceso ubicuo

Dado que las presentaciones residen en Internet, no hay peligro de olvidarse el archivo en un ordenador cuando se quería trabajar en otro más adelante. La presentación siempre está disponible, sea cual sea su estado de desarrollo. Sólo se requiere una conexión a Internet. Mientras conserves la privacidad de tus credenciales de acceso, nadie podrá ver tus presentaciones, aunque te roben el portátil. De viaje o en la oficina de un cliente, siempre podrás acceder a ellas y mostrarlas. Por supuesto, pueden descargarse en cualquier momento en el formato elegido.

9. Remezcla

Solamente aquellos lectores que hayan intentado insertar un vídeo de YouTube en una transparencia de PowerPoint sabrán valorar en toda su extensión las ventajas de la remezcla o mashup que proporciona el utilizar un software en la nube. La mayoría de productos de slideware remoto proporcionan fácil integración con servicios de fotografía, como Flickr, o de vídeo, como YouTube, simplificando al máximo la inclusión de elementos multimedia en la presentación. Igualmente, pueden insertarse datos de otras fuentes en línea, como hojas de cálculo de Google Docs. Si está en la Web, es integrable.

10. Compatibilidad

Cuando se utiliza slideware de escritorio como PowerPoint, Keynote o Impress, uno siempre se encuentra con problemas de compatibilidad. Aunque todos los archivos pueden abrirse en los distintos programas, siempre surgen problemas con las fuentes, las autoformas, las transiciones, las animaciones, y no digamos ya los efectos visuales avanzados, campo en el que Keynote destaca sobre todos sus rivales. Sencillamente, es imposible visualizar la misma presentación en todos los programas conservando todas las características. En cambio, si todos los miembros utilizan la misma aplicación de slideware en la nube, desaparecen automáticamente todos los problemas. Además, la mayoría de aplicaciones en la nube permite tanto importar como exportar las presentaciones a diferentes formatos de archivo.

11. Reuniones remotas

Aprovechando que la presentación está en la nube, resulta más sencillo organizar conferencias virtuales. Algunas aplicaciones permiten que todos los que tengan acceso a Internet y sean invitados asistan a una presentación virtual, con audio y vídeo y sin necesidad de instalar software de videoconferencia adicional. Conferencias web sin WebEx.

dimdim

12. Biblioteca de recursos

Las aplicaciones de slideware en la nube sirven además como repositorio centralizado de recursos multimedia. Constituyen el lugar ideal donde almacenar todas las presentaciones pasadas, fotografías, vídeos y archivos de audio que se usan habitualmente, todo ello accesible desde cualquier ordenador en cualquier lugar y por todos los miembros del equipo de trabajo. Más aún, puede echarse un vistazo a las bibliotecas compartidas de otros usuarios.

Próxima entrega: SlideRocket, el cohete de las presentaciones

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12 razones para utilizar presentaciones en la nube (I)

septiembre 17, 2009

Computación en la nubeEn la entrada anterior se explicó en qué consisten las aplicaciones en la nube y cómo el slideware también está dando el salto hacia la nube. Afortunadamente, probar estas nuevas aplicaciones para creación de presentaciones es muy sencillo y además no cuesta dinero. Basta con dar de alta una cuenta, cargar una presentación previamente creada en PowerPoint y experimentar con la herramienta. A continuación se proporcionan doce razones por las que es ventajoso crear presentaciones en la nube. Cada uno deberá valorar si las ventajas pesan más que los inconvenientes.

1. Diseño impactante

PowerPoint está basado en texto, con seis niveles jerárquicos de títulos y subtítulos: ¡todo palabras! Una presentación típica en PowerPoint consiste en transparencias llenas de listas con viñetas y alguna que otra imagen de adorno junto con gráficos y más gráficos de datos. Sin embargo, todos los estudios de teoría cognitiva revelan que la comunicación de información basada en texto resulta increíblemente ineficaz. Por este motivo, algunas nuevas aplicaciones de slideware en la nube esgrimen como uno de sus elementos diferenciadores el uso de imágenes y efectos visuales impactantes, distanciándose de las tan manidas y aborrecidas galerías de clipart de PowerPoint y sus transiciones irritantes. Si deseas crear presentaciones de elevado impacto visual, puede que sea el momento de dar una oportunidad a estas aplicaciones y poner a prueba sus prestaciones gráficas.

Diseño impactante con SlideRocket

2. Trabajo en equipo

Uno de los puntos fuertes del software como servicio es la posibilidad de trabajar en sincronía colaborando con otros compañeros. En el caso del slideware en la nube, algunas de las ofertas permiten compartir las bibliotecas de medios usadas en las presentaciones entre varios usuarios; trabajar sobre la última versión actualizada con un estricto control de versiones que evite el que un usuario sobrescriba el trabajo de otro; proteger las presentaciones con distintos niveles de seguridad, de manera que sólo ciertos usuarios puedan acceder a ellas con ciertos permisos; etc. Trabajo colaborativo que sería una pesadilla con el slideware de escritorio tradicional.

Trabajo en equipo con SlideRocket

3. Compartir

El volumen de los archivos de presentación en PowerPoint rápidamente puede crecer fuera de control. No es infrecuente toparse con presentaciones de 20 ó 30 MB e incluso mucho más. Distribuir estas presentaciones entre los distintos miembros del equipo de trabajo y entre los clientes o el público de la conferencia se hace difícil. Sin embargo, el slideware en la nube proporciona distintos mecanismos sencillos para que cualquiera pueda acceder a la presentación, sin importar el tamaño del archivo. Una ventaja adicional al estar en línea es que permiten su fácil inclusión en una página web o que otras personas ajenas a su creador puedan embeberlas en sus sitios y blogs. En definitiva, lograrás que la visibilidad de tu presentación aumente drásticamente, como nunca lo conseguirías con un archivo de PowerPoint.

4. Seguimiento de visualizaciones

De la posibilidad anterior se deduce rápidamente una importante ventaja: si la presentación está colgada en Internet y los usuarios deben visualizarla en línea, entonces resulta posible hacer un seguimiento pormenorizado de quién, cuándo y dónde ve la presentación. Según la aplicación, puede incluso conocerse qué enlaces dentro de la presentación han seguido los visitantes o cuánto tiempo han pasado en cada transparencia. Además, los usuarios pueden dejar comentarios y valoraciones, lo que enriquece globalmente el valor de la presentación. En suma, las presentaciones en la nube proporcionan una herramienta analítica exhaustiva para medir con precisión la efectividad de una presentación dada. Nunca más le perderás la pista a una presentación.

Seguimiento de visualizaciones en SlideShare

5. Extensibilidad e integración

Las aplicaciones en la nube se benefician del trabajo de la comunidad. La mayoría proporcionan APIs de programación y un mercado de extensiones y recursos multimedia para enriquecer el funcionamiento de la aplicación.

Integración de recursos con SlideRocket

6. Mayor frecuencia de actualización

El hecho de que el software se ejecute en los servidores del fabricante en lugar de en los equipos de los clientes significa que le resulta a aquél más fácil y rápido de actualizar. Basta con actualizarlo en un único punto y automáticamente todos los usuarios disfrutarán de la nueva versión. En consecuencia, la adición de nuevas funcionalidades y la corrección de errores sucederán potencialmente con mucha mayor frecuencia, ya que el fabricante no se ve obligado a lanzar una nueva versión del producto completo cada vez, sino simplemente a cambiar el detalle o aspecto que le interese.

Próxima entrega: 12 razones para utilizar presentaciones en la nube (y II)

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Presentaciones en la nube

septiembre 7, 2009

Estás en las nubesCuando de pequeños nos sorprendían distraídos nos amonestaban: “Niño, estás en las nubes.” Hoy en día, la expresión “estar en la nube” ha cobrado además un nuevo significado completamente distinto que nada tiene que ver con la distracción, sino con la eficiencia.

De la tierra a las nubes

Cada día se crean y exponen millones de presentaciones en todo el mundo utilizando aplicaciones de diseño de transparencias o slideware, tales como PowerPoint de Microsoft Office, Keynote de Apple iWork o Impress de OpenOffice. Obviamente, exigen haber instalado previamente la suite ofimática en el equipo que vaya a utilizarse para crear las presentaciones, lo que en el caso de PowerPoint y Keynote lleva aparejado además un coste económico. Por supuesto, si se quiere trabajar en las presentaciones desde distintos equipos en casa, en la oficina o en un cibercafé, en todos ellos debe estar instalada la misma versión del software.

Computación en la nubeAhora bien, ¿por qué tener que instalar y mantener software para distintas plataformas en diferentes equipos, si puede usarse un software online de prestaciones similares, con el único requisito de poseer un navegador cualquiera y una conexión a Internet? En los últimos años se está popularizando el concepto de software como servicio, es decir, utilizar software que está instalado en servidores remotos en Internet y que ofrecen un interfaz de uso que apenas se diferencia del que poseería si el software estuviera instalado localmente. En definitiva, el usuario trabaja en un servidor web como si estuviera trabajando en un equipo local, pero aprovechando las ventajas de las aplicaciones web, principalmente la facilidad para compartir resultados y trabajar en grupo, así como las capacidades mejoradas de remezcla (mashup), tales como integración sin costuras con otros servicios en línea como Flickr o YouTube. Esta nueva filosofía de uso del software se conoce también popularmente como computación en nube (cloud computing), de ahí que las aplicaciones que funcionan exclusivamente en la nube reciban el nombre de cloudware.

Presentaciones también en la nube

Siguiendo esta tendencia creciente a migrar las aplicaciones hacia la nube y lejos del escritorio, a lo largo del 2009 se están consolidando nuevas alternativas para la creación de presentaciones sin necesidad de utilizar software instalado en el ordenador, sino utilizando aplicaciones en línea y disfrutando de todas las ventajas de la filosofía del cloudware.

Google DocsGoogle fue uno de los pioneros con su suite ofimática, Google Docs, la cual permite crear o importar documentos, hojas de cálculo y presentaciones. A la iniciativa de Google se han sumado otras muchas, ofreciendo productos exclusivamente relacionados con el diseño de transparencias para creación de presentaciones de alto impacto.

Próxima entrega: 12 razones para utilizar presentaciones en la nube

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Analogízate antes de presentar

junio 23, 2009

Un extra que aprecio sobremanera en la edición de un buen cómic es la inclusión de bocetos de algunas de sus páginas, en los que se puede uno maravillar ante el proceso creativo del artista: cómo a partir de unos primeros bosquejos a lápiz, realiza después una primera versión también a lápiz que termina siendo entintada y pintada para aparecer como la versión final a todo color. ¡Fascinante! Uno comprende que antes de llegar al resultado final que todos vemos impreso, el artista ha ido pasando por distintas versiones a lápiz hasta que ha conseguido visualizar y plasmar la imagen de su cabeza.

Proceso creativo en la elaboración de una página de un comic

¡Aléjate del ordenador!

Una de las cosas más importantes que puedes hacer en las fases embrionarias de la preparación de la presentación es mantenerte alejado del ordenador. Un error fundamental que la mayoría de la gente comete es pasar todo el tiempo pensando acerca de la presentación y preparando su contenido sentado delante del ordenador.

Los programas de slideware como PowerPoint, Keynote, Impress, etc. son la peor herramienta para empezar un proyecto de presentación. No se trata de una crítica a PowerPoint y al resto de programas. Los adoro y no podría vivir sin ellos. Pero debemos comprender que se trata de herramientas para terminar presentaciones, no para empezarlas. Estas herramientas no son adecuadas para esbozar y representar un concepto creativo.

Antes de diseñar la presentación, debes destilar la imagen global e identificar tu mensaje principal. Si no tienes claro tu mensaje, PowerPoint no te ayudará a aclararlo. ¡Aléjate del ordenador!

Las mejores herramientas a la hora de preparar una presentación son lápiz y papel o una gran pizarra. A pesar de lo maravillosa que es la tecnología, nada es tan fácil, rápido e inmediato como bosquejar una idea usando el humilde lápiz y papel y nada proporciona tanto espacio para expresar ideas como una gran pizarra.

La mayoría de personas realizan todo su trabajo de preparación directamente en slideware. Sin embargo, los diseñadores profesionales realizan la mayor parte de su planificación y torrentes de ideas sobre papel.

1) Lápiz y papel

Resulta útil para plasmar ideas, para explorarlas, hacer listas y, en general, aclarar nuestras ideas. El hecho de tener un lápiz en la mano parece establecer una conexión más natural y fluida con nuestra creatividad y permite un flujo y ritmo más espontáneos a la hora de visualizar y registrar las ideas. Su uso resulta mucho más potente que el ordenador.

Ejemplo de boceto en papel

2) Pizarra

La pizarra permite esbozar ideas a una escala mucho mayor. Una ventaja adicional es que puede utilizarse con pequeños grupos de gente para mejor compartir ideas. Facilita el dibujo de imágenes que luego se incluirán en la presentación y ayuda a estructurar con claridad el flujo de la misma. El mero hecho de utilizar estos elementos contribuye a que el mensaje se solidifique y simplifique en la cabeza. Posteriormente, resultará mucho más sencillo expresar esas mismas ideas en slideware.

Nada proporciona tanto espacio para expresar ideas como una gran pizarra

3) Post-it

Los post-it pueden utilizarse a modo de slideware analógico, utilizando un papelito para cada transparencia. Los post-it pueden pegarse en la pared con pequeños dibujos y textos y luego reorganizarse. El hecho de que los post-it puedan permanecer en la pared durante días o semanas permite formarse mejor la imagen de conjunto de cómo será la presentación. También ayuda a decidir qué elementos pueden eliminarse de la presentación y cuáles resultan totalmente esenciales para transmitir el mensaje.

Los post-it pueden utilizarse a modo de slideware analógico

Para pensar mejor, apaga el ordenador. ¡Analogízate!

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