El ciclo vital de las presentaciones

Los seres humanos, los animales, las plantas, los residuos, los productos fabricados, las enfermedades, las organizaciones, el software, todos ellos nacen (o son creados), crecen, se transforman y mueren (o son destruidos), aunque a veces reaparecen reencarnados en nuevas formas. De hecho, todo en este mundo posee su ciclo de vida particular, algunos de los cuales los estudiamos en la escuela o en la universidad. El ciclo vital de las cosas que usamos a diario está soberbiamente narrado en esta extraordinaria presentación a cargo de Annie Leonard. En esta corta presentación multimedia de eficaz diseño y gran creatividad, se destapan las contradicciones morales e injusticias sociales a lo largo del ciclo de vida de los productos que consumimos masivamente.

El ciclo vital de las presentaciones

Las presentaciones, como los demás seres, también presentan su propio ciclo de vida, que podría sintetizarse en cuatro etapas: 1) planificación, 2) estructura, 3) diseño, y 4) exposición. En realidad, más que del ciclo de vida hablaremos de la línea de vida de la presentación.

Planificación

Tan pronto uno conoce la fecha de una presentación, lo primero que debe hacer es planificarse. Las primeras preguntas a las que debe buscar respuesta son las siguientes:

  • ¿Cuál es el propósito de la presentación? ¿Informar, defender, vender, convencer, inspirar, …?
  • ¿Cómo es la audiencia? ¿Cuál es su edad media, nivel de formación medio, conocimientos previos? ¿Qué espera de la presentación?
  • ¿De cuánto tiempo se dispone?
  • ¿Cuál es la idea fundamental que se desea comunicar? En otras palabras, ¿cuál es el mensaje que se desea transmitir? ¿Cuál es la mejor estrategia para conseguirlo? ¿Qué puedo ofrecer a la audiencia?
  • ¿Qué conocimiento necesito yo como ponente? ¿Sé todo lo que necesito? ¿Necesito aprender algo?

En esta primera etapa, todavía no se ha abierto PowerPoint ni ninguna otra herramienta similar (Keynote, LaTeX, etc.) Como se verá, durante la planificación es mejor utilizar el lápiz y papel o la pizarra. Muchas de las entradas futuras del blog estarán dedicadas a esta etapa inicial, ofreciendo pautas para dar respuesta a estas importantes preguntas.

Estructura

Una vez que se ha respondido a los interrogantes anteriores, conviene comenzar a reunir el material y estructurarlo según la información recién obtenida. Normalmente, toda presentación se organiza en tres partes fundamentales: introducción, cuerpo y conclusiones. A su vez, la parte central o cuerpo suele subdividirse en varias partes en función de los conceptos que se desee transmitir. Ahora es el momento de pensar qué contenido irá en cada una de ellas, cuánto tiempo se les asignará, con qué profundidad y alcance se cubrirán, etc. También es un buen momento para reflexionar acerca de qué materiales de apoyo pueden incluirse y dónde dentro de la presentación: anécdotas, historias, vídeos, fotografías, ejemplos, explicaciones adicionales, etc. En el blog se ofrecerán variados consejos para ayudar a estructurar de la mejor manera la presentación en función de la ocasión.

Diseño

Ya se cuenta con el material en bruto de la charla y se sabe dónde encajará cada elemento. Se trata ahora de presentarlo con un diseño atractivo y cautivante. Habrá que prestar atención a cómo se incluirá el texto: la elección de las fuentes, el uso de boliches, los títulos, las tablas, las ecuaciones, etc. A continuación, si se decide utilizar material multimedia adicional, como vídeos, audios, animaciones, gráficos, fotografías, etc., habrá que pensar igualmente de qué manera incluirlo causando un impacto visual favorable. Debe hacerse igualmente un uso racional y comprensible de los gráficos (circulares, de barras, de líneas, etc.). El objetivo que nos animará a lo largo de toda esta fase es conseguir un diseño sencillo pero atractivo de nuestras transparencias, huyendo de las listas de boliches y del clip art y gráficos de baja calidad. Cada transparencia de nuestra presentación debería merecer figurar como un anuncio de una valla publicitaria o de una revista. Se pasará revista a los conceptos de diseño más innovadores y a los principios psicológicos que ayudan a diseñar una presentación de manera efectiva.

Exposición

Llega por fin la última y más temida etapa de la presentación, aquella en la que culmina todo nuestro trabajo anterior: la exposición delante de la audiencia. Para que la presentación sea un éxito deben tenerse en cuenta elementos de lenguaje verbal (lo que se dice, esto es, el contenido que se pondría por escrito en una transcripción) y de lenguaje no verbal (lo que no se registraría en papel). A su vez, dentro del lenguaje no verbal suelen distinguirse dos categorías. Por un lado, el lenguaje paraverbal: cómo se dice el mensaje, es decir, entonación, proyección, tono, énfasis, pausas, ritmo, muletillas, etc. En segundo lugar, el corporal: lo que el cuerpo transmite a través de gestos, posturas, mirada, movimiento de los ojos, respiración, desplazamientos, etc. Buena parte de las entradas del blog irán destinadas a esta categoría para ayudarnos a mejorar en estos aspectos cruciales de la comunicación y, sobre todo, a vencer el miedo escénico. Recuerda: el objetivo final del arte de presentar es disfrutar hablando en público y que el público disfrute escuchándonos.

Curiosamente, esta línea de vida de la presentación puede sufrir misteriosas y tortuosas ramificaciones, ya que a veces uno mismo reutiliza el material de una vieja presentación en otra nueva (¿genes recesivos?), o bien el diseño de una presentación sirve de inspiración a otras personas quienes utilizan algunas transparencias en sus propias presentaciones (¿infección vírica?), o uno mismo repite la misma presentación en distintos foros con pequeñas o grandes variaciones (¿mutaciones genéticas?) que la adaptan a cada audiencia (¿hábitat?). Y, por supuesto, cuanto más practiquemos y más presentaciones protagonicemos, mejor nos adaptaremos a cualquier situación (¿evolución de la especie?).

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12 Responses to El ciclo vital de las presentaciones

  1. laura calle dice:

    eso esta muy largo que lo resumen

  2. Oscar dice:

    ¡Fantastico blog! Gonzalo. Creo que me voy a enganchar peligrosamente a el. Por necesidad, y porque me gusta el tema.

    Con tu permiso dejo los enlaces a la presentación que comentas al principio de Annie Leonard doblada al español:

    Primera parte: http://es.youtube.com/watch?v=nqrPq_XEpro
    Segunda parte: http://es.youtube.com/watch?v=lc12EbjGFMs

  3. […] de las cosas más importantes que puedes hacer en las fases embrionarias de la preparación de la presentación es mantenerte alejado del ordenador. Un error fundamental que la mayoría de la gente comete es […]

  4. […] presentaciones fallan incluso antes de empezar, porque no dedicamos el tiempo suficiente durante la fase de planificación a meditar sobre la idea central que deseamos transmitir. Nuestro problema no suele ser la escasez […]

  5. […] presentaciones fallan incluso antes de empezar, porque no dedicamos el tiempo suficiente durante la fase de planificación a meditar sobre la idea central que deseamos transmitir. Nuestro problema no suele ser la escasez […]

  6. […] la fase de planificación de una presentación, una pregunta muy frecuente que nos asalta es cuánto detalle debe […]

  7. […] Todos los conferenciantes cometieron el mismo error en sus presentaciones: sus transparencias estaban dimensionadas para una charla de una hora. Posiblemente habían repetido la misma presentación en otras ocasiones disponiendo de todo ese tiempo. Ahora bien, cuando se enfrentaron al reto de una charla de 20 minutos, no asumieron el esfuerzo de seleccionar sus ideas fundamentales ni reflexionaron sobre cómo comunicarlas de manera atractiva y convincente en menos minutos. Simplemente, corrieron más. En consecuencia, muchas transparencias volaban, otras se explicaban deprisa y mal, se ponían nerviosos cuando veían la luz roja, conscientes de que aún estaban a mitad de presentación, las conclusiones eran débiles y apresuradas, …, en definitiva, ponentes brillantes lucieron opacos, a pesar de su profundo conocimiento del tema y de contar con muy buen material. Su error consistió en no planificar la charla adecuadamente. […]

  8. nidia rosario dice:

    El material me parece muy bueno y claro, creo que me va a ayudar que quiero desarrollarme en el arte de presentar en publico.

  9. […] los más de 40 minutos de entrevista repasamos las fases de una presentación, así como consejos y pautas para aprender a superar el miedo a hablar en público y respuestas a […]

  10. […] para estudio personal hasta la comunicación de conocimiento. Yo los recomiendo también para las fases de planificación y estructura de presentaciones. Permiten una rápida interpretación del material y su relación con el tema de la presentación, […]

  11. […] Cada vez que me proponen una nueva presentación, voy siguiendo los siguientes pasos, que para mayor claridad os he agrupado en categorías siguiendo el ciclo de vida de toda presentación. […]

  12. […] para estudio personal hasta la comunicación de conocimiento. Yo los recomiendo también para las fases de planificación y estructura de presentaciones. Permiten una rápida interpretación del material y su relación con el tema de la presentación, […]

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