No uses las mismas transparencias para una sala de juntas y para un gran auditorio

julio 10, 2012

Speaking PowerPoint de Bruce Gabrielle

Existen muchas formas de clasificar las transparencias usadas en presentaciones. Por ejemplo, el experto en PowerPoint Bruce Gabrielle realiza en su imprescindible libro, Speaking PowerPoint: The New Language of Business, una importante distinción entre las transparencias de auditorio (ballroom) y las de sala de juntas (boardroom).

Las transparencias de auditorio sirven de apoyo para el presentador

Constituyen una herramienta de amplificación del mensaje: escaso contenido verbal, alto contenido visual. En consecuencia, esas mismas transparencias posiblemente no servirán como documento impreso para que la audiencia lo lea más tarde porque no habrá mucho que leer.

Mucho menos sirven como documento autónomo, ya que sin el presentador que narre su historia, la mayoría de transparencias carecerán de sentido por sí mismas. Suelen ser demasiado simples para ayudar en la toma de decisiones.

Su objetivo es sobre todo captar el interés de audiencias que no suelen estar especialmente motivadas o atentas, sometidas a todo tipo de distracciones (en especial Twitter y el correo electrónico), a un paso de desconectar del ponente si éste no las engancha rápidamente.

No suele tratarse de presentaciones críticas para el futuro de la audiencia, por lo que el ponente debe esforzarse por mantener despierta a la audiencia y motivarla a la acción.

Hay una gran diferencia entre las presentaciones para auditorio y para sala de juntas en cuanto a motivación de la audiencia e interacción

Las transparencias de sala de juntas sirven para propósitos muy variados

Podrían enviarse por correo electrónico para que los destinarios las lean solitariamente en la pantalla de su ordenador. O podrían imprimirse para ser usadas como documento de trabajo durante una reunión de equipo. O podrían usarse para proyectar en una pantalla durante una presentación a la junta directiva para tomar una decisión.

En ocasiones, el mismo conjunto de transparencias deberá funcionar en estos tres escenarios: se enviarán por adelantado a los asistentes a la reunión para que acudan preparados o para que no acudan porque les bastará con leerlas por su cuenta; se utilizarán para proyectar en una pantalla mientras el presentador explica su contenido; y se utilizarán para leer detenidamente antes, durante y después de la reunión con ánimo de informar la decisión a tomar.

En una presentación de sala de juntas, la audiencia suele asistir con una elevada motivación, mayor cuanto más esté en juego. Se espera de la audiencia que dé su aprobación para un proyecto, que se decante por un nuevo proveedor, que decida si expandirse o no a un nuevo mercado, si invertir en una startup, si recortar el presupuesto en publicidad, y en general tomar decisiones relevantes para el futuro de la organización.

Las transparencias en este caso incluyen planes estratégicos, planes de marketing, informes de investigación, resultados de estudios, planes de lanzamiento de nuevos productos, planes de ejecución, y todo tipo de cuestiones relacionadas con la planificación empresarial.

Hay una gran diferencia entre las presentaciones para auditorio y para sala de juntas en cuanto a motivación de la audiencia e interacción

En el caso de las presentaciones de auditorio, la audiencia estará sentada lejos de la pantalla y sufrirá dificultades para leer textos largos. En las de sala de juntas, la audiencia estará sentada muy cerca de la pantalla. Es más, a menudo las transparencias ni siquiera llegarán a proyectarse en una pantalla, sino que se imprimirán como un documento y se trabajará sobre él. El lector demandará más información, más detalles, más material de estudio.

En las típicas presentaciones de auditorio, el ponente pasa todo o la mayor parte del tiempo hablando él solo mientras la audiencia se sienta quieta escuchando con nula o escasa participación por su parte, limitada como mucho al turno de preguntas y respuestas al final de la charla. En las de sala de junta, la audiencia rara vez se sienta quieta escuchando: interrumpe continuamente con preguntas y peticiones de mayor detalle, con dudas y comentarios críticos. Son presentaciones mucho más interactivas.

Planifica bien tu presentación para acudir con las transparencias adecuadas.

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¿Cómo varías tus transparencias en función del tipo de presentación, en sala de juntas o en gran auditorio?

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Utiliza las notas para crear documentos al instante a partir de tus presentaciones

abril 26, 2012

Una presentación no es un documento. Existen importantes diferencias estructurales y de nivel de detalle entre ambos medios de comunicación de información. El problema surge cuando se busca satisfacer los tres propósitos con un único conjunto de transparencias olvidando que se necesitan tres elementos separados: es muy difícil crear un mismo conjunto de transparencias que sirva con eficacia para ser proyectado, como notas para el orador y como documento para que trabaje la audiencia. Cuanto más texto y mayor detalle, mejor funcionará como documento de lectura personal y peor como elemento para proyectar en la pantalla. Cuanto más esquemático, mejor funcionará en una pantalla y peor como documento de trabajo. ¿Cómo resolver el dilema?

De PowerPoint a Word en un par de clics

Si has creado las transparencias y no quieres crear un nuevo documento en Word desde cero, puedes guardar el archivo en PowerPoint en un formato especial de Word que contiene las imágenes de las transparencias y debajo el texto de las notas.

Para ello, en PowerPoint 2010 selecciona Archivo>Guardar y enviar>Crear documentos. En el cuadro de diálogo que se abre, selecciona la opción Notas debajo de las diapositivas y pulsa Aceptar. Se creará un documento nuevo en Word, con tantas páginas como transparencias, cada una de ellas encabezada por la imagen de la transparencia y a sus pies el texto de las notas.

PowerPoint permite crear con un par de clics documentos en Word en los que se sitúa al principio de la página la imagen de cada transparencia, seguida del texto que hayas escrito en las notas

PowerPoint permite crear con un par de clics documentos en Word en los que se sitúa al principio de la página la imagen de cada transparencia, seguida del texto que hayas escrito en las notas. Una vez creado el documento automáticamente, puedes enriquecerlo y añadirle más información.

Puedes volcar en ese documento todas las evidencias adicionales y desarrollos de tus ideas que no tienen cabida en la presentación. Como cada página está encabezada por la transparencia correspondiente, ayudará a la audiencia a seguir el flujo de la presentación. De esta forma, conseguirás resolver el dilema de la presentación-documento.

[Si buscas nuevas ideas para mejorar los materiales que acompañan a tus presentaciones, apúntate a mis próximos cursos en abierto sobre Cómo crear presentaciones de alto impacto y Cómo exponer presentaciones de alto impacto.]

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¿Qué tipo de material entregas a los asistentes? ¿Les repartes las mismas transparencias que proyectas sobre la pantalla?


Slide:ology o La ciencia suprema de crear transparencias que inspiran

marzo 1, 2012

Slide:ology, Arte y ciencia para crear presentaciones convincentes de Nancy duarte

“El valor de una transparencia no viene determinado por la cantidad de información que contiene, sino por la claridad con que comunica su mensaje.”

—Nancy Duarte, slide:ology

Posiblemente, las dos personas más destacadas en la actualidad en el panorama internacional de las presentaciones sean Garr Reynolds, autor de la Presentación Zen, y Nancy Duarte, autora de este libro excepcional sobre cómo crear transparencias para presentaciones que informen, inspiren y persuadan.

El libro está maquetado con un gusto exquisito, transmitiendo los conceptos con claridad, aunque a veces se tiene la sensación de que el predominio del elemento visual sobre el textual sacrifica el contenido del libro en aras del diseño impactante. De lo que no hay duda, es que el libro transmite amor por el diseño, por las cosas bien hechas, por el cuidado de los detalles y de las pequeñas cosas. Tras sostenerlo en las manos y hojearlo durante un rato, uno recibe innumerables ideas para crear grandes visuales en sus próximas presentaciones. ¿De cuántos libros puedes decir que se aprende sólo con pasar sus hojas?

Además de inspirador el libro es práctico: Duarte aporta muchas y necesarias claves. Dedica los primeros capítulos a explicar algunos fundamentos del diseño gráfico de vital importancia para la creación de transparencias atractivas, tales como la disposición de elementos, los fondos, el color y el texto. Lista numerosos tipos de diagramas y recalca las cualidades que deben exhibir los gráficos para informar sin confundir. Me encanta en este capítulo su frase:

“Las transparencias de datos no son acerca de los datos sino acerca del significado de los datos.”

Posteriormente dedica otros capítulos a la integración de imágenes en la presentación, a la creación de movimiento y al uso de plantillas. El último capítulo sobre cómo presentar con restricciones de todo tipo es ya una joya.

Nancy Duarte exhibe en las páginas del libro una sólida experiencia adquirida tras muchos años de trabajo para grandes empresas y renombradas personalidades. Por ejemplo, Duarte está detrás de la creación de la famosa presentación de Al Gore recogida en Una verdad incómoda, que le valió el Oscar al mejor documental en el 2006.

“slide:ology” es un libro que captura con belleza y claridad la sabiduría y arte de una de las mejores diseñadoras del mundo. Si sólo puedes permitirte comprar un libro sobre diseño de presentaciones, no busques más. Aprenderás a crear historias visuales a través de un diseño inspirador.

FICHA TÉCNICA

Autor: Nancy Duarte
Título: slide:ology, arte y ciencia para crear presentaciones convincentes
Editorial: Conecta
Páginas: 296
Año: 2011
Lo mejor: Ofrece una variedad inmensa de transparencias diseñadas con exquisito cuidado y pistas para su creación, todo ello presentado en un libro de diseño igualmente cuidado y atractivo.
Lo peor: El libro es en sí mismo una obra maestra del diseño más que una obra que magistralmente enseñe diseño. Si no eres diseñador gráfico, jamás recrearás la calidad de los ejemplos del libro, que están más allá del alcance de los mortales. Sólo para dioses del diseño.
Dónde comprarlo: Casa del Libro :: Amazon.es :: Amazon.com

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¿Qué reglas de diseño sigues para tus presentaciones? ¿Dónde encuentras tu inspiración?


12 razones por las que adoramos las listas de viñetas

enero 19, 2012

“No vivimos nuestras vidas en listas de viñetas; la vivimos en imágenes e historias.”

—Cliff Atkinson, Beyond bulletpoints

Hay a quien se le llena la boca hablando en contra del PowerPoint y de las listas de viñetas, y hete aquí que luego, cuando les ves presentar, ¡resulta que las usan! Después me vienen con todo tipo de autojustificaciones: que si no me dio tiempo, que si no dominaba el tema, que si total como no me pagaban, … ¡qué sé yo!

Así que me he parado a reflexionar por qué a pesar de que todo el mundo dice que no hay que usar listas de viñetas, lo cierto es que (casi) todo el mundo las sigue usando.

¿Usan tus transparencias esta plantilla?

BUSCANDO SEGURIDAD

1) No me quedo en blanco: Como todo está en las transparencias, acudo tranquilo ya que no necesito ni preparármelo.

2) No me olvido de ningún punto importante: Como todo el texto está en las transparencias, basta con leer.

3) Me siento seguro en otros idiomas: Leo y punto.

4) No quedo como un vago: Mira cuánta letra, está claro que he hecho mis deberes, ¿no?

POR PEREZA

5) No tengo que esforzarme: Puedo crear una presentación en menos de una hora copiando y pegando de aquí y de allá.

6) Mato dos pájaros de un tiro: Creo presentaciones para proyectar en la pantalla y documentos para repartir a la audiencia, todo de una tacada.

7) Puedo reutilizar material de otras transparencias mías o de cualquiera: Bienvenido, Frankenstein.

8) No tengo que pensar: Me limito a añadir transparencias hasta que considere que con el material reunido lleno los minutos que me han asignado.

9) No tengo que saber de diseño: Uso la plantilla corporativa o alguna de las que vienen con el programa y tiro millas.

EN ARAS DE LA UNIFORMIDAD

10) No destaco al hacer lo que todos: No llamar la atención es más seguro. La línea que separa la excelencia del ridículo es muy delgada.

11) No me arriesgo al adoptar el esquema ampliamente aceptado: Nadie la ha cagado por usar listas de viñetas, ¿verdad?

12) Hago lo que todo el mundo: Así quedo bien con todos.

Qué queréis que os diga. Bajo mi punto de vista, las listas son para ir a hacer la compra, no para hacer presentaciones ni expresar ideas.

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Y tú, ¿usas listas de viñetas? En tu sector, ¿todo sigue igual? ¿Hay casos en las que las ves útiles?


Qué poner en la última transparencia de tu presentación

mayo 10, 2011

El infame clipart

La inmensa mayoría de presentaciones terminan con una transparencia con un gigantesco “Gracias” o “¿Preguntas?” u algún otro mensaje irrelevante similar. Piénsalo bien: ¿qué aporta a tu presentación una transparencia semejante? ¿Quieres que esa transparencia sea la última imagen con la que se quede la audiencia? Además, si tras tu presentación se abre un turno de preguntas, es posible que esa transparencia quede en pantalla durante toda su duración. ¡Qué desperdicio! Estás desaprovechando ese espacio para cumplir uno de los objetivos fundamentales de tu presentación: ¡que recuerden tu mensaje!

¿Te preocupa que puedas parecer desagradecido? ¡No lo serás! Tú mismo debes decir “Gracias” con tus propias palabras acompañadas de un gesto afable. No hay ninguna necesidad de repetir esa palabra en una transparencia. Tampoco hay necesidad de una transparencia con un gigantesco signo de interrogación y no digamos ya usando clipart. El moderador de la sesión o tú mismo podéis abrir el turno de preguntas con “¿Quién se anima a hacer la primera pregunta?” o invitaciones similares, tal y como expliqué en los 21 trucos para salir airoso de la sesión de preguntas y respuestas. ¿Ponerlo en la transparencia? ¡Jamás!

Los momentos finales de una experiencia determinan el recuerdo que conservaremos de la misma

La audiencia se encuentra más receptiva al principio y final de la presentación, cuando su atención es máxima. En cuanto percibe que tu charla se acerca a su fin, vuelve a prestarte toda su atención. Por este motivo, la transparencia de conclusión es la más importante de toda tu presentación: resume tu mensaje principal y goza de máxima atención. Y por lo tanto, deberías esforzarte por que estuviera proyectada el máximo tiempo posible.

Cuando estás planificando una presentación, plantéate escribir en una sola frase, con sujeto, verbo y predicado, la idea fundamental que deseas transmitir, aquella que quieres que la audiencia se lleve a su casa. Deberás dejarla muy clara al inicio de tu charla, apoyarla con argumentos, evidencias y hechos a lo largo de la misma, y remacharla al final.

Contempla la última transparencia como una oportunidad de oro para reforzar la transmisión del mensaje nuclear de tu presentación. Pon en ella esa frase que resume toda tu charla, con un mensaje cuidadosamente formulado. De esa manera, mientras tú aún permanezcas sobre el escenario respondiendo preguntas, la audiencia podrá releer y absorber tu conclusión.

“Los momentos finales de una experiencia determinan el recuerdo que conservaremos de la misma” - Daniel Kahneman

Debes ser recordado

Aprovecha también para poner en esa última transparencia la dirección de tu página web o tu nick de Twitter u otro dato similar. La audiencia no suele prestar mucha atención mientras te presentan. Después de todo, aún no sabe cómo será tu charla. Claro que al terminar, si tu presentación los ha embelesado, entonces se preguntarán: ¿quién era éste? Si dejas en esa última transparencia un dato de contacto, le prestarán más atención que al principio.

¡Remata todas tus presentaciones con una gran conclusión!

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¿Qué pones en la última transparencia de tus presentaciones?


Lo que deberías saber para crear buenos títulos de transparencias para tus presentaciones

marzo 29, 2011

Cuando aparece una nueva transparencia, se está planteando un rompecabezas a la audienciaCuando aparece una nueva transparencia, se está planteando un rompecabezas a la audiencia: en el instante en que se proyecta, su atención se aparta del conferenciante y se centra en la transparencia, la cual tratarán de interpretar y comprender. Cuando la transparencia no orienta rápidamente a la audiencia, ésta se desorienta, preguntándose cuál es el objeto de esa nueva transparencia. Hay que esforzarse por diseñar transparencias que sean claras y que orienten rápidamente a la audiencia.

Usa frases completas

La regla general en el status quo de las presentaciones consiste en utilizar algunas palabras clave como título. Sin embargo, suele ser más recomendable una frase completa, de no más de dos líneas, por los siguientes motivos:

1. Las frases completas orientan a la audiencia mucho más eficazmente. Mientras que unas palabras clave identifican el tema, una frase completa añade una perspectiva específica sobre el mismo.

2. Una frase completa como título reorienta inmediatamente a la audiencia. A menudo una transparencia da pie a la reflexión. A diferencia de lo que ocurre al leer un texto impreso, donde uno puede interrumpir la lectura para sumirse en reflexiones, en una presentación, cuando uno retorna de su ensimismamiento, ha podido perder completamente el hilo y no saber qué significa la nueva transparencia en pantalla.

3. Un buen título descriptivo define claramente la idea que hay que transmitir sobre la transparencia en cuestión. Las frases completas no sólo reorientan a la audiencia más rápidamente, sino que también reorientan al presentador. Una transparencia sin título o con palabras claves como título no da muchas pistas sobre lo que hay que decir cuando aparece la transparencia, especialmente si tú no las has preparado.

Titula tus transparencias usando frases completas

Consideraciones prácticas para mejorar el impacto de los títulos de tus transparencias

1. Titula cada transparencia de manera que atraiga la atención sobre la información más importante. Plantéate qué es lo que deseas enfatizar e incluye la información más relevante en el título, mencionando lo más importante primero. Evita títulos generales que sólo indican el tema, como “Resultados del análisis”, y utiliza en cambio títulos informativos y significativos: “Los resultados demuestran una mejora del 80% con respecto a los métodos tradicionales”.

2. Haz que el título sea tipográficamente distinto. Debe ser el elemento más prominente de la transparencia para atraer la atención. Sírvete de fuentes, colores, tamaños y estilos para conseguirlo.

3. Presenta el título antes de que el contenido sea visible. Mostrar el título en primer lugar proporciona tiempo a la audiencia para asimilarlo. Este consejo se aplica especialmente a las transparencias muy elaboradas con mucha información o gráficos muy complejos.

4. Sitúa el título en la parte superior de la transparencia. Centrarlo o alinearlo a la izquierda no tiene mayor impacto cognitivo. Eso sí, sé consistente a lo largo de toda la presentación.

Atrae la atención en el título sobre lo más importante

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¿Cómo son los títulos de tus transparencias?


¿Cuántas transparencias debería tener una presentación?

marzo 10, 2011

A menudo me preguntan: “¿Cuántas transparencias debería tener una presentación?”, y yo maliciosamente respondo: “¿Por qué no ninguna?”. ¿Por qué usar transparencias repitiendo con texto todas y cada una de las frases del ponente? Para mucha gente la respuesta es el miedo: las transparencias funcionan como una red de seguridad para nuestras presentaciones.

Idealmente, las transparencias actúan como unos prismáticos. Éstos los usamos cuando queremos ver un objeto lejano, pero jamás los llevamos puestos todo el tiempo. De igual modo, las transparencias deberían amplificar tu mensaje, no repetirlo constantemente. Si no lo mejoran, entonces no aportan nada, sólo distracción, y deberían eliminarse. Cuando tus palabras no alcancen para explicar un concepto o idea, entonces sí, usa transparencias:

las transparencias deberían amplificar tu mensaje,  no repetirlo constantemente

Tú eres el visual número uno de tu presentación

Nos han enseñado desde niños a tomar notas en lugar de prestar atención. Como presentador, tus acciones sobre el escenario deberían demandar atención. Si pones una transparencia llena de texto, estás invitando a la audiencia a leer y tomar notas. Su atención no puede dividirse: o prestan atención a la transparencia o te la prestan a ti, pero es imposible prestar atención a los dos simultáneamente. Sobre el escenario, tú debes ser el protagonista y no PowerPoint.

Si las vas a usar, crea transparencias visualmente atractivas, con poco texto, idealmente no más de 100 caracteres. Si usas frases cortas, serán fácilmente tuiteables. Si el diseño de tu transparencia es impactante, algunos asistentes incluso la fotografiarán y la retransmitirán a través del backchannel. Y asegúrate de que todas tus transparencias pasan el Test de la Mirada. Aprende de maestros de las presentaciones como Steve Jobs. Ellos te enseñarán a abrazar el vacío.

Tú eres el protagonista y no PowerPoint

La pregunta correcta no es cuántas transparencias debería tener tu presentación, sino cuál es la historia que quieres contar. Las presentaciones extraordinarias casi nunca lo son por sus transparencias, sino por la personalidad del orador y la historia que tiene que contar.

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