Atajos de teclado de PowerPoint que te simplificarán la vida durante tus presentaciones

mayo 31, 2012

En la siguiente tabla he recogido algunos de los atajos de teclado que utilizo habitualmente durante presentaciones con PowerPoint. Te recomiendo que prestes especial atención a las teclas ‘B’ y ‘N’. Descubrirás que pueden ser tus mejores amigas a la hora de presentar porque tú eres el visual número uno sobre el escenario y no PowerPoint (ni Keynote, ni Prezi, ni ninguna otra herramienta similar).

Y sí, por si no lo sabías, también puedes dibujar sobre una transparencia en vivo durante tu presentación.

Tecla Acción
F5 Iniciar la presentación desde la primera diapositiva
Mayúsculas+F5 Iniciar la presentación desde la diapositiva actual
Esc Terminar la presentación
B Pantalla en blanco
N Pantalla en negro
H Ir a la siguiente diapositiva si está oculta
Inicio Ir a la primera diapositiva
Fin Ir a la última diapositiva
Número seguido de Entrar Ir a esa diapositiva
Control+P Cambiar el puntero a pluma
Control+A Cambiar el puntero a flecha
Control+E Cambiar el puntero a borrador
Control+M Mostrar/Ocultar entrada de lápiz
E Borrar el dibujo de la pantalla

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¿Usas algún otro atajo que no haya listado en mi tabla?

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Inspira en la audiencia el deseo de hacer algo grande

mayo 29, 2012

Se cuenta de Abraham Lincoln que a menudo se escabullía de la Casa Blanca las tardes de los miércoles para escuchar los sermones del Dr. Finnes Gurley en la Iglesia Presbiteriana de la Avenida de Nueva York. Después de un sermón, un ayudante le solicitó al presidente Lincoln su evaluación del sermón. El presidente respondió reflexivamente: “El contenido ha sido excelente; expuesto con elegancia; obviamente ha dedicado esfuerzo a su mensaje”. “Por consiguiente, ¿piensa que ha sido un sermón excelente?”, le cuestionó el ayudante. “No”, respondió Lincoln, “el Dr. Gurley ha olvidado el ingrediente más importante. Ha olvidado pedirnos que hagamos algo grande”.

Ya que te tomas la molestia de preparar durante horas una presentación y pides prestados unos minutos u horas del tiempo de la audiencia, bien puedes plantearte objetivos ambiciosos. Inspira en ella el deseo de hacer algo grande.

Debes creer en las personas ante las que hablas si quieres ayudarles a realizar grandes obras

Decía Steve Jobs:

“La gestión consiste en persuadir a la gente para que haga cosas que no quiere hacer, mientras que el liderazgo consiste en inspirar a la gente para que haga cosas que nunca pensó que podría hacer.”

Trata a los demás no como las personas que son sino como las personas que podrían llegar a ser y recibirán la inspiración para elevarse a la altura de las expectativas. Da lo mejor de ti mismo a la audiencia y ella podrá dar lo mejor de sí misma.

En lugar de darles instrucciones sobre cómo actuar, inspíralos para que deseen actuar. Antoine de Saint-Exupéry lo expresaba muy poéticamente:

“Si quieres construir un barco, no empieces por buscar madera, cortar tablas o distribuir el trabajo. Inspira primero en los hombres y mujeres el anhelo por el ancho y libre mar”.

[Si quieres aprender a formular una llamada a la acción persuasiva, apúntate a mis próximos cursos en abierto sobre Cómo crear presentaciones de alto impacto.]

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¿Qué tipo de acciones deseas inspirar en tus audiencias?


Seis preguntas que te ayudarán a planificar tus presentaciones productivamente

mayo 24, 2012

Planifica tus presentaciones

“Si tienes nueve horas para talar un árbol, emplea siete en afilar el hacha.”

—Abraham Lincoln

Entre otros motivos, muchas presentaciones no terminan de funcionar porque no nos tomamos el tiempo necesario para sentarnos y pensar qué es realmente importante y qué no. No nos faltan inteligencia ni  creatividad, sino tiempo en nuestro mundo hiperacelerado para detenernos a reflexionar y meditar sobre la presentación. Si pasas todo el día trabajando, ¿cuándo te paras a pensar?

Sentenciaba Séneca que “no es que tengamos poco tiempo sino que perdemos mucho”. Siempre hay tiempo suficiente si lo empleas bien. Y una de las mejores formas de emplear bien el tiempo es en la planificación de la presentación.

Supón que te han encargado una. ¿Piensas que tu presentación empieza cuando tomas la palabra delante de la audiencia? ¡No! En el mismísimo momento en el que te la asignan, ¡habrá empezado tu presentación!

El impulso natural es sentarse ante el ordenador, arrancar PowerPoint y comenzar a crear transparencias con datos, gráficos, tablas, fotos, todo ello sin orden ni concierto. Nunca deberías crear una sola transparencia sin haber meditado antes sobre las siguientes cuestiones.

1. ¿A quién? ¿Quién es el público destinatario de tu presentación? Investiga a fondo a la audiencia y en especial responde a la pregunta sobre cuáles son sus necesidades.

2. ¿Qué? ¿Cuál es el mensaje que deseas transmitirle? ¿Qué puedes ofrecerle que le ayude a resolver su problema?

3. ¿Para qué? ¿Cuál es el cambio que ha de producir tu presentación para conducir a la audiencia a la situación deseada?

4. ¿Cuánto tiempo? ¿Cuáles son las circunstancias de la presentación, especialmente en cuanto a la duración?

5. ¿Dónde? ¿Cómo es el lugar donde se celebrará la presentación?

6. ¿Quién? ¿Cuáles son tus fortalezas y tus debilidades como orador para esta situación?

¿Te gustaría que tus presentaciones dieran un salto cuántico? ¡Planifica!

[Si quieres profundizar en las claves para conseguir una planificación eficaz de tus presentaciones, apúntate a mis próximos cursos en abierto sobre Cómo crear presentaciones de alto impacto.]

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Ya está a la venta el libro “El Arte de Presentar” #ElArteDePresentar

mayo 22, 2012

El Arte de Presentar por Gonzalo Álvarez Marañón

Este 22 de mayo es un día muy especial para mí. Quiero compartir contigo una gran alegría:

¡Hoy sale a la venta mi último libro, El Arte de Presentar!

Gracias a la fe ciega de Roger Domingo y a la apuesta de Paula Carrión, este libro ha sido publicado por el sello Gestión 2000 de Planeta, en una cuidadísima edición de lujo. ¡No lo creerás cuando lo sostengas en tus manos!

Como puedes imaginar, en esta obra retomo los temas principales que trato en el blog. Explico con detalle y numerosos ejemplos cómo planificar, estructurar, diseñar y exponer presentaciones. Sus páginas están llenas de nuevos materiales que nunca han aparecido (ni aparecerán) en el blog. Te descubrirán nuevos consejos y trucos para ayudarte en la difícil tarea de presentar en público.

El libro aborda en sus más de 320 páginas los siguientes temas:

PARTE I – FUNDAMENTOS: Empieza la casa por los cimientos, no por el tejado
Capítulo 1. Presentar es un arte
Capítulo 2. Construye tu presentación sobre sólidos pilares

PARTE II – PLANIFICACIÓN: Antes de hablar en público, piensa en privado
Capítulo 3. Comprende las necesidades de la audiencia
Capítulo 4. Elabora el mensaje que deseas transmitir
Capítulo 5. Inspira un cambio en la audiencia
Capítulo 6. Adáptate a las circunstancias
Capítulo 7. Familiarízate con el lugar
Capítulo 8. Conócete a ti mismo como ponente

PARTE III – ESTRUCTURA: Selecciona y ordena tus ideas
Capítulo 9. Selecciona las ideas relevantes
Capítulo 10. Arranca con fuerza tu presentación
Capítulo 11. Organiza tus ideas
Capítulo 12. Concluye con fuerza tu presentación

PARTE IV – DISEÑO: Comunica visualmente
Capítulo 13. Los fundamentos de diseño que no puedes ignorar en presentaciones
Capítulo 14. Escribe textos legibles
Capítulo 15. Una imagen en tu presentación dice más que mil palabras
Capítulo 16. Sácale partido a la multimedia

PARTE V – EXPOSICIÓN: Comunica con todo tu ser
Capítulo 17. Armoniza sinfónicamente tus mensajes verbales, paraverbales y corporales
Capítulo 18. Comunica con tu voz
Capítulo 19. Comunica con tu cuerpo

Estoy seguro de que este libro que he escrito con gran amor y cariño se convertirá en un compañero inestimable en tu viaje al corazón de tus audiencias a través de las presentaciones.

¡Disfruta de su lectura tanto como yo disfruté de su creación!

Dónde comprarlo en papel: Amazon.es :: Casa del libro

Dónde comprarlo en PDF: Casa del libro

[Si no te conformas con las páginas de un libro y me quieres en persona para ayudarte a mejorar tus presentaciones, apúntate a mis próximos cursos en abierto sobre Cómo crear presentaciones de alto impacto y Cómo exponer presentaciones de alto impacto.]

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¿Ya has adquirido el libro? ¿Cuáles han sido tus primeras impresiones?


Los 10 errores más comunes al presentar tu proyecto empresarial a inversores

mayo 17, 2012

Cartel de la Startup Competition organizado durante el Congreso Internacional Ciudadanía Digital (#CICD)

El miércoles pasado impartí el taller Claves para presentar tu proyecto a posibles inversores en el Startup Competition organizado durante el Congreso Internacional Ciudadanía Digital (#CICD). Al día siguiente, diez emprendedores presentaban a concurso sus proyectos empresariales. Veo cómo los emprendedores cometen los mismos errores una y otra vez al presentarlos. ¡Evítalos!

1) No te has enterado todavía de quién es tu audiencia

A lo largo de tu aventura empresarial, hablarás como mínimo ante tres audiencias bien diferenciadas: potenciales clientes, socios o inversores. Aunque siempre cuentas el mismo proyecto, no lo haces de la misma forma ni pones el acento en los mismos aspectos.

2) No has investigado a tu audiencia

Normalmente conseguirás la oportunidad de hablar ante un solo inversor o ante un reducido grupo. Debes investigarlos a fondo previamente para conocer sus actitudes, preferencias, conocimientos y perfil de inversión.

3) No escuchas al inversor

Los inversores buscarán y encontrarán fallos en tu proyecto. Puede que tu proyecto no sea invertible aunque sea viable, puede que el modelo de negocio aún esté inmaduro, puede que tus estimaciones de crecimiento sean infundadas o puede que carezcas de escalabilidad. Ellos te ayudarán a descubrir agujeros en tu negocio y a mejorarlo.

4) No tienes claro tu objetivo

En una primera presentación, tu objetivo no es conseguir financiación, sino despertar suficiente interés como para concertar una segunda cita. No se trata de contarlo todo, sino de despertar la lujuria por más. Una presentación es un acto de seducción.

5) Hablas más de tu producto/servicio que del modelo de negocio

Te apasiona tanto tu idea que hablas más sobre ella que sobre cómo vas a generar dinero. Recuerda que el inversor busca cómo multiplicar su inversión y el exit, no cómo usar tu tecnología.

6) No has hecho los deberes

Los inversores profesionales quieren que les cuentes qué necesidad resuelves (mercado), cómo lo estás haciendo ya (proyecto en marcha), por qué eres el adecuado (equipo), qué necesitas para seguir adelante (inversión) y cómo planeas ganar dinero (modelo de negocio). El mayor error es acudir a la presentación sin un modelo de negocio claro.

7) No has madurado tu idea

Tu idea no vale nada. Tú eres quien vale. El inversor invierte en ti más que en tu proyecto. Quiere constatar tu capacidad de desarrollar la idea y de ejecutarla. No acudas con una servilleta, acude con una web que ya está funcionando.

8) No vas al grano

Normalmente dispondrás de muy poco tiempo para hablar con los inversores, a lo sumo 15 minutos. Elimina los detalles innecesarios y céntrate en lo que el inversor desea escuchar. No hables de lo que te interesa a ti, sino de lo que le interesa a tu audiencia.

9) No piensas lo que dices

El inversor busca en tu presentación razones para no invertir. No le des ninguna. Ni se te ocurra decir cosas como “No tenemos competencia”, “Nos va a comprar Google”, “Nadie ha hecho nada parecido antes”, “Somos el mejor equipo”, … y ¡no menciones a los chinos!

10) Tu presentación es un desastre

Si lees mi blog habitualmente, ya sabes a qué me refiero: transparencias llenas de texto y de tablas Excel diminutas, imágenes irrelevantes, falta de estructura y organización, pretender contarlo todo, leer las transparencias mirando la pantalla, abuso del PowerPoint, demos innecesarias y un sinfín de errores similares.

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Las cinco características de la llamada a la acción de tus presentaciones

mayo 10, 2012

“El arte es un regalo personal que cambia a quien lo recibe.”

—Seth Godin

La meta última de toda presentación es producir un cambio en la mente, en el corazón o en el comportamiento de la audiencia. Una presentación que no inspire un cambio en sus pensamientos, en sus sentimientos o en su conducta es una pérdida de tiempo para ti y para tu audiencia. La verdadera influencia de una presentación se mide por el cambio que es capaz de generar en la audiencia.

Ahora bien, si vas a pedirle a la audiencia que haga algo, no pierdas de vista las siguientes advertencias.

Las cinco características de la llamada a la acción de tus presentaciones

1. Sé claro y específico al formular la acción. Deja patente lo que quieres que suceda: el paso siguiente que esperas que emprenda la audiencia.

2. Pide acciones cuyos resultados puedas medir. Sólo así podrás evaluar el éxito de tu presentación.

3. No pidas la luna, pide algo al alcance de tu audiencia. En caso contrario, no hará nada.

4. Pide una acción relevante para la audiencia, no para ti. Conecta las acciones con los beneficios de sus resultados.

5. “Ahora mismo” es mejor que “Luego”: ponle fecha a las acciones. A poder ser, que la audiencia pueda dar el primer paso allí mismo en la sala.

Eso sí, no puedes pedir un cambio que tú mismo no has experimentado. Debes estar convencido antes de intentar convencer a los demás.

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Como hacer Networking eficaz en eventos o presentaciones

mayo 8, 2012

Antonio Domingo

Esta entrada ha sido amablemente escrita por Antonio Domingo, consultor y formador tanto en temas de Networking, en donde ayuda y enseña cómo ampliar y fortalecer los círculos de relaciones, como en Social Media, en donde ayuda a empresas y marcas a crear y desarrollar estrategias en redes sociales e Internet. Es el fundador de EatsAndTwitts, escribe en su blog AntonioDomingo.com y dirige la empresa Social Media Events.

Es difícil empezar a escribir un post que trate de cómo hacer Networking eficaz en una presentación, ya que hay muchos aspectos importantes que tratar y es complicado elegir cuál es la prioridad para explicarlo.

ANTES DEL EVENTO

Bueno, empecemos por el principio. Desde que estoy en mi casa decidiendo que voy a ir a una presentación, a un evento donde habrá un orador que va a exponer algo, un equipo que organiza y un presentador que abre y cierra el acto. Lo primero que yo sugiero es que nos centremos bien en todo lo que tiene que ver con el evento para conocer muchos detalles que podrán ser importantes cuando estemos allí y queramos hacer un buen Networking:

  • Lo primero es que tratemos de ver qué tipo de evento es, si es abierto o sólo por invitación, ya que eso me indica la privacidad y en muchos casos el estilo de la presentación.
  • Otro aspecto importante es el lugar donde se realiza, ya que no es lo mismo que sea en el Hotel Ritz, en el Círculo de Bellas Artes, en las oficinas de una empresa o en una zona de un bar abierto al público.
  • Por dónde me han contactado para invitarme y de qué me conocen, ya que eso determinará la relación que tienen conmigo y me dará pistas sobre cómo será, o si he sido yo el que he localizado el evento gracias a una publicidad, emailing u otro medio.
  • Quién es el orador y el tema que va a tratar, a qué se dedica, dónde trabaja, si tiene un blog o una web, etc. Conocerlo será importante como veremos después.
  • Otro tema muy importante a tener en cuenta es si el evento tiene accesible la lista de inscritos, la cual debería ser pública siempre, pero que solo ocurre en una mínima parte de los eventos o presentaciones que se realizan. Si está accesible, es conveniente indagar quiénes son, a qué se dedican, dónde trabajan, ver sus perfiles en Twitter, Facebook y Linkedin para poder elegir quiénes son los asistentes que mas nos interesa conocer, ya que no podremos hacerlo con todos y desconocemos cuando volveremos a coincidir. Incluso podemos llevarlo por escrito o en nuestro smartphone en la cita del calendario para que sea mas discreto.

El Networking es preguntar y escuchar para averiguar en qué podemos aportar valor

Ya nos hemos preparado para ir, ahora hay que tener en cuenta otros aspectos importantes, por ejemplo, una frase que suelo repetir en mis cursos de Networking es que para la primera impresión sólo tenemos una oportunidad, es decir, los que no nos conozcan y nos vean por primera vez se llevarán una primera impresión de nosotros y eso hará que nos etiqueten, para bien o para mal. Nos guste o no, eso va a influir muchísimo en la relación que tengamos con esa persona a medio plazo.

Ya sé que esa primera impresión se pude modificar con el tiempo, pero eso es un trabajo como bien dice la frase, de tiempo y por supuesto de esfuerzo, y lamentablemente no siempre se consigue, con lo cual mejor dar una buena primera impresión que tener que trabajar después para mejorarla.

Y por tanto, habrá que tener en cuenta qué primera impresión queremos dar, y en esto cuenta lo primero el aspecto externo, si vamos bien peinados, con la ropa adecuada al tipo de presentación (no es lo mismo una ponencia sobre ciencia que una de videojuegos, o una de política).

Algo muy simple pero que muchas veces me he encontrado que se olvida es que es muuuuuy importante llevar suficientes tarjetas personales o profesionales a dicho evento, y eso supone llevar mejor en exceso por si es necesario, porque es mejor que sobre a que falten.

También habrá que elegir bien el diseño de las mismas y qué queremos que ponga en esas tarjetas en cuanto a qué nos dedicamos, las diferentes formas de contacto que vamos a incluir: teléfono (fijo, móvil o ambos); email; cuenta de Twitter, Facebook o Linkedin; dirección física; web, etc.

DURANTE EL EVENTO

Una vez en el evento, en la mayoría tendremos que acreditarnos, ya que nos habremos tenido que inscribir antes, y en muchos casos nos darán algún tipo de identificación que nos conviene llevar visible para que el resto sepan quiénes somos.

Si hemos sido invitados, será conveniente preguntar por la persona que nos envió dicha invitación para saludarla con la excusa de darle las gracias, consiguiendo de esta forma abrir el primer contacto y conversación. En este punto recomiendo preguntarle sobre el tipo de evento, si lo hacen periódicamente, a qué se dedica su empresa, etc. Todo ello con verdadero interés y practicando siempre la “escucha activa”, y si lo hemos hecho bien, podremos pedirle que nos presente al orador u oradores, con los que podremos intercambiar tarjetas y establecer un primer contacto interesante, ya que si son oradores es porque tienen valor y conocimiento del tema que van a presentar.

Antes de empezar el evento siempre hay unos minutos en los que todos van llegando y buscando un sitio, es conveniente aprovechar este tiempo eficazmente. Es sencillo elegir un sitio que nos guste y dejar algo en el sitio que acredite que está ocupado, aunque si preguntamos primero si está libre a los que haya sentados al lado, eso nos dará pie a poder luego presentarnos y abrir una conversación para conocerlos.

Una vez tenemos el sitio reservado, es conveniente no quedarse sentado y aprovechar ese tiempo estando atentos a quiénes van llegando, por  si detectamos alguna cara conocida ir a saludarle. En caso de que así fuera, nos permite generar una conversación del tipo de “¿sueles venir por aquí?”, para poder saber si conoce a más personas que pudiera presentarnos. Asimismo, para poder localizar a las personas que habíamos elegido que nos interesaba conocer de entre la lista de asistentes que habíamos visto en la web del evento.

Si tenemos localizadas a dichas personas, cuando se haga la pausa del evento o se haya terminado el mismo para dar paso a lo que comúnmente se denomina Networking y que lamentablemente no es sino “buscaros la vida para hablar entre vosotros”, podremos dirigirnos más rápidamente antes de que generen conversaciones con otras personas y estén menos accesibles de forma natural.

Yo recomiendo, y así lo suelo hacer, tener preparado lo que se denomina un “elevator pitch” adecuado al tipo de presentación y al tipo de asistentes, que no es sino un resumen de máximo 20 segundos que explique claramente quiénes somos, a qué nos dedicamos y en qué podemos ayudarle, ya que nos permitirá no enrollarnos, poder comunicar perfectamente y poder empezar a preguntarle a él, que no olvidemos que ese es el objetivo final, para averiguar en qué podemos aportarle valor o en qué medida podemos hacer algo por él.

Y aquí viene lo más importante de todo lo que os he contado hasta ahora y que por mi experiencia muy pocos comprenden: el Networking no es intercambiar tarjetas para ver qué le puedo vender, que me escuche bien lo que hago, con todo detalle, y 20 minutos después de mi detallada exposición ver si le ha quedado claro y cuándo me empieza a comprar lo que tengo o lo que hago. Esa es la antítesis del Networking, pero tristemente, aunque lo he exagerado a propósito, es lo más común en un elevado porcentaje de personas que acuden a eventos a hacer Networking, y por eso acaban diciendo que no sirve para nada. El Networking es preguntar y escuchar para averiguar en qué podemos aportar valor.

DESPUÉS DEL EVENTO

Finalmente, os recomiendo hacer una buena gestión de esas relaciones y tarjetas: apuntad dónde y cuándo le habéis conocido, si habéis quedado en algo concreto llevadlo directamente a vuestra lista de tareas o calendario, escribid las pistas que os ha dado para seguir esa relación o cómo volver a coincidir, etc.

Espero que estos consejos os sean útiles y si queréis profundizar en todo este precioso mundo del Networking, me tenéis a vuestra disposición.

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