Presentaciones y el arte de narrar historias

abril 29, 2009

Érase una vez...Vivimos en una sociedad voraz consumidora de arte. Tanto si eres aficionado al cine como si no, seguro que a lo largo de tu vida has visto centenares de películas. Piensa en una que de verdad te haya gustado, una película que incluirías en tu ranking personal de obras maestras. ¿Ya la tienes? Bien. Para concluir, piensa en algún libro o cómic que te haya gustado especialmente. Y a continuación analicemos algunas de las semejanzas entre todas estas manifestaciones artísticas. ¿No te sentiste atrapado desde los primeros segundos por la trama de la historia en el caso del libro, cómic o película?

Los autores brillantes, los que crean obras maestras, poseen la habilidad de conectar inmediatamente con la audiencia, ya sea en el escenario, en la pantalla o sobre el papel. Pero no basta con despertar el interés inicial, hay que mantenerlo durante toda la obra. Todos hemos leído novelas o visto películas que empiezan muy bien para luego ir desinflándose y terminar como un globo arrugado. Es importante mantener la atención y el interés, desde el principio hasta el final. Como suele decirse, que “nos mantengan en vilo”. Por supuesto, todas esas artes narrativas cuentan con sus propios recursos para conseguirlo.

Por último, ¿no es curioso que algunos de esos libros, películas o cómics los disfrutaras posiblemente hace años y todavía te acuerdes de ellos? Vemos pues que otra característica que comparten las grandes obras es su perdurabilidad en la memoria. Por eso precisamente se habla de “clásicos inolvidables”.

En definitiva, las grandes obras narrativas alcanzan los tres objetivos de toda presentación: conectar con la audiencia, mantener su interés y fomentar el recuerdo.

Contar historias

El arte de narrar historias

¿Cómo podemos alcanzar esos tres objetivos en nuestras presentaciones? Los grandes narradores han conocido la respuesta desde el tiempo en que vivíamos en cavernas y contábamos historias alrededor del fuego. La narración de historias es un rasgo peculiarmente humano, común a todos los pueblos, épocas y lugares. Surgió como el método original de transmitir conocimiento de una generación a la siguiente y continúa siendo uno de los métodos más genuinos para comunicar información, emoción y empatía. Cuando se utiliza con maestría, una audiencia experimentará y recordará los eventos de la historia de una forma personal: pasará a formar parte de ella, será transportada a su universo narrativo. Se trata de un fenómeno psicológico sólo presente a través de la narración de historias, arte que afortunadamente todavía hoy se practica en algunos cafés, teatros y festivales.

Historias y el arte de presentar

Una buena presentación no es tan distinta de una buena historia. El libro “Principios universales de diseño” menciona la narración como otra de las formas de atrapar a la audiencia en un diseño, de evocar una respuesta emocional específica o de proporcionar un fértil contexto en el que fomentar el aprendizaje:

“Un método para crear imágenes vívidas, emociones y comprensión de eventos a través de la interacción entre un narrador y una audiencia.”

— Principios universales de diseño

En futuras entradas examinaremos algunas estrategias para transformar nuestras presentaciones en historias que enganchen, informen y sean recordadas.

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DIÁLOGO ABIERTO

¿Alguna vez has contado historias durante una presentación u organizado tu presentación como una historia? ¿Has visto hacerlo? Comparte tus experiencias con otros lectores.


Pautas para ensayar tus presentaciones

abril 27, 2009

En la entrada anterior examinamos algunos de los valiosos beneficios de ensayar antes de una presentación. Veamos a continuación algunas pautas para sacarles el máximo provecho a estos ensayos, inspiradas en los consejos de Javier Reyero en su libro “Hablar para conVencer”.

No valen los ensayos mentales

Ensayar no es sentarte delante del ordenador y repasar mentalmente qué es lo que dirás delante de cada transparencia. Eso no vale para gran cosa, excepto para engañarte a ti mismo. Ensayar significa ponerte de pie y repetir en voz alta palabra por palabra la idea o ideas asociadas a la transparencia como si estuvieras en el día de la presentación delante de la audiencia. El ensayo debe llevarte el mismo tiempo que la presentación final. Sólo así podrás entre otras cosas medirte el tiempo y saber si te pasas o te ajustas a los límites. Y recuerda que es una buena idea no agotar más del 80% del tiempo asignado.

No valen los ensayos mentales

No dejes nada al azar

Especialmente cuando tu presentación incluye elementos multimedia o demos, es muy importante que ensayes bien todo antes: los vídeos funcionan; el audio se oye bien; los programas se ejecutan sin problemas; los tamaños de letra pueden leerse, en caso contrario utiliza una herramienta de zoom; si llevas aparatos para demos, tales como teléfonos móviles, routers, cámaras de vídeo, antenas, o lo que sea, todos funcionan correctamente y tienen batería; etc. Por supuesto, debes probarlo todo antes en la propia sala donde realizarás la presentación.

No dejes nada al azar

Repasa las transparencias hasta memorizar los puntos importantes

Se ha insistido en infinidad de ocasiones sobre la idea de que las transparencias no deben contener todo el texto de tu discurso, porque en tal caso terminarás leyéndolas y la audiencia desconectará inmediatamente. En su lugar, cada transparencia debe ser simple, conteniendo una sola idea a poder ser, con poco texto, predominando el elemento visual. Evidentemente, cuanto menos texto aparece en la transparencia, mejor tienes que conocer tu material. Ensayando te asegurarás de que sabes qué decir ante cada transparencia, sin olvidar nada. Recuerda: las transparencias son un apoyo para tu discurso, no los protagonistas de la presentación. El protagonista eres tú. El público quiere verte a ti. Para ver unas transparencias, se queda leyéndolas en su casa.

Repasa las transparencias hasta memorizar los puntos importantes

Practícalo todo

No basta con sentarte delante del ordenador y “cantar” el discurso correspondiente a cada transparencia. El ensayo será mucho más beneficioso si lo practicas todo:

  • La voz: ritmo, cadencia, volumen, entonación, etc.
  • La mirada: siempre mirando al público a los ojos.
  • Los gestos y el movimiento de las manos: ante todo, naturalidad.
  • Las pausas entre transparencia y transparencia y en puntos clave del discurso.
  • La posición y los desplazamientos por el escenario.
  • El uso de objetos como presentadores remotos, punteros láser, notas, etc.
  • Las improvisaciones: anécdotas, historias, chistes, símiles, etc.
  • El tono del discurso: entusiasta, autoritario, apasionado, sereno, etc.

Practícalo todo

Grábate en vídeo

La mejor manera de comprobar que estás haciendo correctamente el ensayo y de detectar posibles errores es grabarte en vídeo. No encontrarás mejor maestro para el arte de presentar.

Grábate en vídeo

Ensaya con compañeros

Mejor aún si conocen el tema de la presentación. Ellos pueden señalarte fallos en tus argumentos, en la estructuración de los contenidos, en el diseño de tus transparencias y en la exposición. Debe primar la sinceridad y honestidad: que te digan siempre la verdad, sólo así sus comentarios te serán de ayuda.

Ensaya con compañeros

No ensayes el mismo día de la presentación

Ya es demasiado tarde para corregir nada y sólo serviría para ponerte nervioso si descubres fallos. En su lugar, relájate.

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El mundo de 100

abril 23, 2009

Recientemente publiqué una entrada sobre una fantástica presentación en Flash en la que se ofrecían estadísticas comparando al mundo con una aldea de 100 habitantes: la Tierra en Miniatura. Estas comparaciones son muy frecuentes porque nos ayudan a representarnos mejor los datos en nuestra cabeza: es fácil imaginar 25 personas, pero no tanto 1.300 millones.

El joven talento Toby Ng Kwong To ha iniciado un proyecto, bautizado como The World of 100, en el que muestra de forma original y creativa distintos números partiendo de la misma premisa: “Si la Tierra fuera una aldea de 100 habitantes…”. El resultado es muy efectivo, como salta a la vista. Todo un ejemplo a imitar en nuestras presentaciones cuando queramos presentar datos estadísticos de forma clara y directa.

(Vía Microsiervos)

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Ensaya tus presentaciones

abril 22, 2009

¡Ensaya!Cuando acudimos al teatro y contemplamos la interpretación de los actores sobre el escenario, ¿acaso creemos que la están improvisando? Incluso cuando vemos un monólogo del Club de la Comedia o escuchamos a un cuentista narrar una historia, ¿de verdad creemos que están contando lo primero que se les viene a la cabeza? En realidad estamos contemplando el resultado final de muchas horas de preparación.

Javier Reyero recoge en su libro “Hablar para conVencer” una vieja máxima de la radio:

“No hay mejor improvisación que la improvisación ensayada.”

—Javier Reyero

Cuanto mejor ensayada está la interpretación, más natural y espontánea parece sobre el escenario. El arte de presentar no es ajeno a esta máxima. No importa lo experimentados que seamos como oradores, siempre es buena idea ensayar antes de una presentación. Los ensayos ayudan a terminar con los nervios. Cuanto más ensayamos, más seguros nos sentimos de nosotros mismos y de nuestro material. Un ensayo adecuado nos servirá para dominar la presentación y reducir los posibles errores durante la misma. Cuando alguien me dice: “Yo tengo muchas tablas, no necesito ensayar”, ¡me echo a temblar!

Ensayar te ayuda a clarificar tus ideas

Ensayar te aporta numerosos beneficios

Oradores hay con muchas presentaciones a sus espaldas quienes consideran que no necesitan ensayar. A pesar de ello, siempre se nota quién ha ensayado y quién no. Nunca deberían subestimarse algunas de las ventajas de un buen ensayo que nos recuerda Javier Reyero:

  • Verificas la información que vas a exponer. Mejor aún si puedes hacer el ensayo delante de colegas que conocen el tema para que puedan buscar lagunas en tus razonamientos o fallos en tus argumentaciones.
  • Te preparas para la tensión que genera la aparición en público. Una de las mejores formas para combatir el miedo a hablar en público es ensayar tu presentación. El ensayo ayuda a sobreponerse a los nervios cuando llegue el momento de la verdad. El ensayo genera confianza y disminuye la ansiedad.
  • Sientes algunas de las sensaciones que se experimentarán durante la presentación. El ensayo debe tener emoción. Cuanto más se parezcan las condiciones del ensayo a las reales de la presentación final, mejores serán los resultados.
  • Mides el tiempo real de la exposición. Nunca debemos excedernos del tiempo asignado. Es más, deberíamos utilizar un 80% del tiempo como máximo. Ensayar ayuda a mantenerse dentro de los límites establecidos. Incluso los mejores oradores del mundo corren el riesgo de pasarse del tiempo si no ensayan.
  • Reduces las posibilidades objetivas de cometer errores. Al ensayar en las mismas (o casi idénticas) condiciones que en la presentación definitiva, pones a prueba todo tu material multimedia, iluminación, demos, sabes lo que dirás ante cada transparencia, etc. Los errores que puedan surgir en tu primer o segundo ensayo, habrán sido pulidos y superados. Cuantos más errores detectes en los ensayos, menos cometerás en la presentación.

En la siguiente entrada se ofrecerán una serie de pautas para realizar un buen ensayo.

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¿Sueles ensayar antes de una presentación? ¿De qué manera? ¿Por qué no? Comparte tus experiencias con el resto de lectores.


10 claves para crear transparencias legibles (IV)

abril 20, 2009

¡Viva el Metal!¿Alguna vez has estado en un concierto de rock? Viendo uno podemos extraer un par de enseñanzas para nuestras presentaciones. En primer lugar, para que los músicos sean visibles sobre el escenario, deben distinguirse del fondo. Para eso se utiliza una iluminación adecuada que recorta sus siluetas. En segundo lugar, cuando hay varios artistas en el escenario y uno de ellos ejecuta un solo, los focos se centran en ese individuo, dejando a los demás en penumbra, de manera que la atención del público puede centrarse fácilmente en el solista. En definitiva, una iluminación adecuada permite que distingamos a los músicos y que nos fijemos en cada momento en aquel que merece mayor protagonismo.

¿Cómo podemos conseguir que los elementos de una transparencia se distingan con nitidez y la atención se centre en cada momento en lo que queremos destacar? Veamos un par de nuevas claves extraídas del libro “Clear and to the Point” de Stephen Kosslyn.

Clave 8. Asegúrate de que la audiencia puede discriminar con facilidad el texto del fondo

Los programas de slideware como PowerPoint proporcionan muchos fondos muy llamativos, pero suelen presentar un importante problema: el fondo es tan prominente o similar al texto que resulta difícil leer las palabras de la transparencia. Si deseas utilizar esos fondos o incluir fotografías como fondo, debes disminuir su contraste para que queden relegados al segundo plano y utilizar un color de fuente para el texto que contraste poderosamente con ellos.

Malos fondos

Clave 9. Asegúrate de que solamente las palabras relevantes se distinguen del fondo

Para asegurarte de que la atención de la audiencia no deambula por todos los elementos de tu transparencia, puedes desvanecer o rebajar el contraste de todas las partes de la transparencia excepto la que estés discutiendo en cada momento. De esta manera, la audiencia (y tú también) es consciente de que existen más elementos en la transparencia, pero no se sentirá distraída por ellos.

Por ejemplo, cuando se presenta una transparencia con una lista de viñetas, mientras estás leyendo o explicando la primera viñeta, la audiencia tenderá a leer el resto de viñetas, dejando por tanto de prestarte atención. Por otro lado, si ya has terminado con una viñeta y sigues con otras nuevas, la audiencia también puede dedicarse a leer las antiguas. Para dirigir mejor la atención y que la audiencia sepa en todo momento dónde fijarse, puedes rebajar el contraste de los elementos que no constituyen el foco de atención en ese momento.

Solamente las palabras relevantes se distinguen del fondo

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Fotografías a sangre en tus presentaciones

abril 16, 2009

Foto a sangreFíjate en una revista cualquiera, en especial si es de moda o de diseño. Comprobarás cómo aparecen muchas fotografías ocupando páginas completas sin respetar los márgenes. Parecen escaparse más allá del borde del papel. Se dice que esas fotos van a sangre. Dada una misma imagen, su impacto es muy superior si aparece a sangre que el obtenido si existieran márgenes en blanco alrededor y no digamos ya si aparece dentro de un pequeño recuadro insertada en el texto.

Atrévete a sangrar tus imágenes

Ya se ha mencionado en numerosas ocasiones la importancia de las imágenes y su superioridad frente al texto. Pero no basta con incluir imágenes de calidad profesional en tus transparencias para cautivar a la audiencia. Debes además hacerlo sin complejos: a pantalla completa. Eso es, que se vean bien, que destaquen, que atraigan la atención. ¡Sángralas!

Observemos la siguiente transparencia, donde el autor ha incluido dos imágenes. La atención queda dividida entre las dos fotos. De forma natural, en nuestra cultura miraremos primero la imagen de la izquierda y luego la de la derecha. Después saltaremos de una a otra. El mayor problema radica en el reducido tamaño de las fotografías, que especialmente en el caso de la izquierda impide distinguir con claridad de qué se trata.

Transparencia original

Comparemos la transparencia anterior con las dos siguientes, en las que simplemente he extraído sendas fotografías, colocándolas cada una en una transparencia separada y sobre imponiendo el mismo texto. Se ha aplicado la estrategia de segmentación con gran beneficio para la audiencia. Ahora se distingue perfectamente la magnitud de la sala de ordenadores. El efecto es claramente muy superior.

Transparencia segmentada 1

Transparencia segmentada 2

Veamos un nuevo ejemplo. La siguiente transparencia presenta un dato estadístico mediante una lista de viñetas y añade además una pequeña fotografía a modo decorativo. La transparencia es muy débil y no funciona.

Transparencia débil

Ahora bien, la transparencia resultará mucho más eficaz si nuevamente se toma la fotografía y se amplía hasta llenar toda el área útil. En esta ocasión además se ha cambiado el texto, eliminando la redundancia de la transparencia anterior. Con exactamente los mismos elementos y el mismo trabajo, se ha conseguido un resultado mucho más impactante.

Transparencia mejorada

No seas tímido y usa las fotos de manera que ocupen toda el área de la transparencia. De esa manera resultan más dramáticas y su impacto es incomparablemente mayor.

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Profundidad de procesamiento en tus presentaciones

abril 13, 2009

Mírala en el diccionario y así te quedarás también con la palabra anterior y la posterior y alguna otra que encuentres por el caminoSiendo niño, cuando le preguntaba a mi padre por el significado de alguna palabra mientras hacía los deberes, él acostumbraba a responderme: “Mírala en el diccionario y así te quedarás también con la palabra anterior y la posterior y alguna otra que encuentres por el camino”. No era vagancia por su parte, sino un interés sincero porque yo aprendiese. Qué duda cabe que el esfuerzo de mirar palabras en el diccionario ayudaba a que éstas quedaran fijadas en mi memoria.

Ya se ha mencionado en numerosas ocasiones que uno de los tres objetivos fundamentales de toda presentación consiste en fomentar la comprensión y el recuerdo. En el libro “Principios universales de diseño” se recomiendan algunas estrategias para fomentar el recuerdo, como el efecto von Restorff o la profundidad de procesamiento. Este último principio puede expresarse como:

“La información analizada profundamente se recuerda mejor que la analizada superficialmente.”

—Principios universales de diseño

Ayuda a la audiencia a procesar la información profundamente

¿De qué manera puedes aplicar el principio de profundidad de procesamiento en tus presentaciones? Por ejemplo, haciendo preguntas directamente a la audiencia o haciéndola participar en pequeños experimentos puedes reforzar drásticamente la retención de información. Evidentemente, este tipo de recurso por lo general sólo se puede utilizar ante audiencias reducidas y en determinados contextos. Ante audiencias grandes, siempre que resulte apropiado, pueden hacerse preguntas de levantar la mano. De esta manera se implica a la audiencia y la presentación se convierte más en un diálogo que en un monólogo. Estas preguntas sirven además como toque de atención a aquellas personas que tienen tendencia a dispersarse. No obstante, el mero hecho de formular preguntas y dejar una pequeña pausa antes de responderlas tú mismo da margen para que la audiencia reflexione sobre la cuestión. Eso sí, no confundas las preguntas abiertas con las interrogaciones retóricas. Éstas también se pueden utilizar durante la presentación, dejando bien claro que se trata de un recurso estilístico.

Haz participar a la audiencia

Recuerda, la audiencia no quiere esforzarse descifrando letra pequeña en la pantalla o interpretando gráficos complejos. Pero sí le gusta que la inciten a reflexionar, que le hagan participar, que la incluyan en un diálogo con el ponente. En tu próxima presentación, busca la forma de ayudarles a procesar la información que tú les das y recordarán mejor lo que tengas que decirles.

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DIÁLOGO ABIERTO

¿Alguna vez te han hecho participar durante una presentación? ¿De qué manera? ¿La experiencia fue positiva o negativa? Compártela con el resto de lectores.


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