Secretos del PowerPoint: la vista del moderador

febrero 23, 2010

Vilfredo Pareto (1848-1923) fue un astuto y controvertido filósofo, economista y sociólogo italiano de variopinta trayectoria profesional, cuyas mayores contribuciones a la economía tuvieron lugar en el campo del estudio de la distribución de la riqueza: Pareto observó que el 20% de la población italiana concentraba el 80% de la riqueza. Los porcentajes específicos, 90/10, 80/20 ó 70/30, no tienen mayor importancia: cuando se estudian sistemas grandes de distribución normal, es decir, aquellos que son utilizados de formas variadas por una gran cantidad de personas, emerge espontáneamente la regla de 80/20. Esta regla, también conocida como Principio de Pareto, se ha aplicado con éxito en numerosos disciplinas, incluyendo además de a la economía a la gestión, el diseño de interfaces de usuario, el control de calidad o la ingeniería, por citar unas pocas.

El imprescindible libro Principios Universales de Diseño recoge entre sus 100 principios uno bautizado precisamente con este nombre, la Regla 80/20:

“Un alto porcentaje de los efectos en cualquier sistema grande son causados por un porcentaje pequeño de las variables”

— Principios universales de diseño

El 80% del uso de un producto involucra el 20% de sus características

El uso que los millones de usuarios informáticos hacemos del software sigue igualmente una distribución de Pareto: en general, el 80% del tiempo que trabajamos con un programa informático, incluido PowerPoint, utilizamos un 20% de sus características. Yo me atrevería a añadir que existe un porcentaje importante de funciones que no usamos jamás, por la sencilla razón de que desconocemos su existencia. Y cuanto más complejo y rico es el programa, mayor número de funciones ocultas que nunca aprovecharemos. En esta entrada exploraremos una de las funciones más desconocidas del PowerPoint: la vista del moderador, característica realmente útil a la hora de presentar.

La vista del moderador

La vista del moderador aprovecha la capacidad de la mayoría de portátiles de mostrar información simultáneamente en dos monitores: en uno de ellos, el cañón, se proyectan las transparencias de la presentación que el público ve; y en un segundo, la pantalla del portátil, otros programas que el público no ve. En concreto, la vista del moderador ofrece las siguientes posibilidades:

1. Las notas del orador se muestran en letras grandes y claras para que nos sirvan de guión de la presentación

Hemos repetido en más de una ocasión que las transparencias no deberían contener el texto de la charla porque una presentación no es un documento. Muchos ponentes lo vuelcan todo en la transparencia para no olvidarse de nada, para combatir el miedo a quedarse en blanco, para presentar con más confianza. El problema es que terminan leyendo las transparencias, lo que les obliga a dar la espalda al público, el cual, mortalmente aburrido, terminará por desconectar. Mostrando las notas sólo al presentador, éste puede exponer con la confianza de acudir a ellas en caso de quedarse en blanco o para cerciorarse en cada transparencia de que no olvida nada, sin necesidad de sobrecargar las transparencias.

2. Se muestran miniaturas de las transparencias para poder seleccionarlas sin seguir el orden de la secuencia

Permite así crear presentaciones personalizadas para cada público, que pueden variarse dinámicamente en función de la reacción de la audiencia sin que el público se dé cuenta.

3. Se muestra el siguiente elemento que va a aparecer en la pantalla al hacer clic la próxima vez, ya sea una diapositiva nueva o el siguiente elemento de viñeta de una lista

A menudo, especialmente cuando la presentación no ha sido ensayada, uno olvida qué transparencia viene a continuación o si una lista constaba de cinco o de seis viñetas. Se ocasionan así pequeñas desincronizaciones entre el discurso y el contenido mostrado en pantalla que terminan desluciendo la exposición. Dado que la vista del moderador nos enseña la siguiente transparencia o viñeta, sabemos en todo momento qué es lo que viene a continuación.

Los riesgos de la vista del moderador

El mayor peligro que se corre al usar la vista del moderador es quedarse pegado a la pantalla en lugar de mirar al público a los ojos. Si decides utilizarla, asegúrate de utilizar las notas sólo en emergencias, jamás las leas, porque entonces el público se sentirá desconectado, te habrás trasnformado en un busto parlante enlatado, no en un orador vivo, rebosante de pasión.

Añádela a del.icio.us twitter Publícala en Twitter

ENTRADAS RELACIONADAS

- Cómo presentar ante una audiencia de una sola persona

- Aceite de serpiente en las presentaciones

DIÁLOGO ABIERTO

¿Conocías la vista del moderador? ¿La has usado alguna vez? ¿Piensas usarla en el futuro?

Anuncios

¿Somos capaces de plasmar una idea en una presentación de 20 minutos sin correr?

febrero 19, 2010

Ayer participé en la 9ª Convocatoria Internacional de IDC sobre Seguridad TIC en España. Además de mi interés como profesional de la seguridad de la información en el contenido de las charlas, por supuesto me fijé también en los aspectos sobre presentaciones recogidos en el Arte de Presentar, observaciones que me han empujado a escribir las siguientes reflexiones.

Si el tiempo es escaso, selecciona bien tus ideas clave

Esta jornada presentaba una característica inusual en este tipo de eventos: debido a una agenda apretadísima, con 19 charlas en siete horas, la duración de cada una estaba limitada a 20 minutos. A priori, este formato de 20 minutos siempre me ha resultado muy atractivo, porque permite que gran cantidad de ponentes expresen sus ideas en un mismo día. Además, si alguno resulta especialmente aburrido, uno se consuela pensando que sólo habrá que soportarlo durante un corto rato.

El nivel de los ponentes fue muy elevado. Sin embargo, algo que me llamó la atención fue que todos manifestaron gran sorpresa acerca del tiempo asignado cuando tomaban la palabra, con frases en la línea de “me han dicho que tengo 20 minutos para mi presentación”, como si les hubieran avisado justo en el mismísimo momento de salir al estrado de que la duración era de 20 minutos en lugar de una hora, asombro incomprensible teniendo en cuenta que el programa de las conferencias había sido repartido con semanas de antelación.

Lo más chocante eran las frases con que los ponentes iniciaban o terminaban sus charlas. Uno tomó la palabra con la siguiente perla: “Como voy a tener que hablar muy rápido…”. Este ponente y, aparentemente, todos los demás, confunden disponer de poco tiempo con contar muchas ideas más rápidamente. ¡¡¡No!!! Disponer de poco tiempo no significa que haya que correr para contar en 20 minutos una charla pensada para una hora. Significa que debemos decir lo justo en el menor tiempo posible, para lo cual buscaremos las ideas importantes que pueden contarse en ese tiempo y olvidarnos de los detalles irrelevantes y de datos auxiliares.

Como sagazmente nos recuerdan los autores de Saber hablar:

“Cuando a un orador le falta tiempo en su intervención denota falta de preparación y de organización del contenido.”

El moderador usaba un sistema con luces para controlar el tiempo de intervención de los ponentes: se encendía una luz de color ámbar cuando faltaban 3 minutos para la finalización y roja cuando se agotaba el tiempo. Ni que decir tiene que ni uno solo de los conferenciantes acabó antes de encenderse la luz roja. Todos cometieron al menos uno de los siete pecados capitales de las presentaciones: no ajustarse al tiempo. De hecho, alguno aquejado de verborragia sobrepasó el tiempo asignado en más de 15 minutos, haciendo gala de una impresionante falta de respeto hacia el resto de ponentes y todos los asistentes. Lo más gracioso fue la perla con que nos regaló cuando al tomar conciencia de que estaba fuera de tiempo: “Como ya me han encendido la luz roja, tengo que ir más deprisa”. Nuevamente, se confunde poco tiempo con gran velocidad.

Dimensiona tu presentación para el tiempo asignado

Todos los conferenciantes cometieron el mismo error en sus presentaciones: sus transparencias estaban dimensionadas para una charla de una hora. Posiblemente habían repetido la misma presentación en otras ocasiones disponiendo de todo ese tiempo. Ahora bien, cuando se enfrentaron al reto de una charla de 20 minutos, no asumieron el esfuerzo de seleccionar sus ideas fundamentales ni reflexionaron sobre cómo comunicarlas de manera atractiva y convincente en menos minutos. Simplemente, corrieron más. En consecuencia, muchas transparencias volaban, otras se explicaban deprisa y mal, se ponían nerviosos cuando veían la luz roja, conscientes de que aún estaban a mitad de presentación, las conclusiones eran débiles y apresuradas, …, en definitiva, ponentes brillantes lucieron opacos, a pesar de su profundo conocimiento del tema y de contar con muy buen material. Su error consistió en no planificar la charla adecuadamente.

En España somos incapaces de plasmar una idea en 20 minutos

Los ponentes se quejaban de que “en 20 minutos no da tiempo para nada”. ¡Qué curioso! En las conferencias TED algunos de los mejores profesionales del mundo realizan las mejores presentaciones que se hayan visto jamás en tan solo 18 minutos. Aprende de los ponentes de TED. Si uno sabe del tiempo que dispone, lo que no diga y considere relevante se debe a su ineficacia. Dimensiona siempre los contenidos en función del tiempo disponible y tu presentación brillará con luz propia.

Si uno tuviera todo el tiempo del mundo para decir algo, ¡no tendría oyentes! Sé breve.

Añádela a del.icio.us twitter Publícala en Twitter

ENTRADAS RELACIONADAS

- El mayor pecado es pasarse del tiempo

- Las noches de Pecha Kucha o las metamorfosis del PowerPoint

- Tu gran idea en 5 minutos

DIÁLOGO ABIERTO

¿Alguna vez has dado una conferencia en 20 minutos? ¿Crees que es posible comunicar algo importante en ese tiempo?


El escándalo Sokal o cómo hablar durante horas sin tener nada que decir

febrero 11, 2010

En 1996 el profesor de física de la University College London, Alan Sokal, publicó el artículo de corte pseudocientífico “Transgredir las fronteras: hacia una hermenéutica transformadora de la gravedad cuántica” en la revista de estudios culturales posmodernos Social Text. El texto fue ufanamente celebrado por sus editores como el reconocimiento del posmodernismo y de sus máximas por parte de un científico de probada reputación. El mismo día de la publicación del artículo en Social Text, apareció otro artículo firmado por el propio Sokal en la (hoy difunta) revista Lingua Franca, revelando que el primero no era más que una superchería científica, una mera sarta de tonterías y estupideces apoyadas por numerosas citas elegidas al azar de entre los gurús del posmodernismo, en suma, una broma destinada a demostrar que la revista carecía de rigor y aceptaba cualquier sandez teñida de posmodernismo, lo cual no dejaba de ser una crítica feroz al propio posmodernismo encarnado por espíritus de oscura prosa como Lacan, Derrida o Irigaray, demostrando así en un golpe magistral al estúpido su propia estupidez.

Cómo hablar durante horas sin tener nada que decir

Por desgracia, con triste frecuencia encontraremos imposturas intelectuales disimuladas bajo una jerga confusa y farragosa en todos los ámbitos de la vida, siendo la política tal vez el más destacado de todos ellos.

Para aquellos que necesiten en una ocasión dada hablar durante horas y no tengan nada que decir, he rescatado este generador automatizado de discursos que encontré hace muchísimos años en uno de los primeros números de la revista Emprendedores. Se empieza en cualquier fila de la primera columna y se continúa por cualquier fila de las columnas siguientes.

¡Felices hueros discursos!

I II III IV
Queridos compañeros la realización de las premisas del programa nos obliga a un exhaustivo análisis de las condiciones financieras y administrativas existentes
Por otra parte, y dados los condicionamientos actuales la complejidad de los estudios de los dirigentes cumple un rol esencial en la formación de las directivas de desarrollo para el futuro
Así mismo el aumento constante, en cantidad y extensión, de nuestra actividad exige la precisión y la determinación del sistema de participación general
Sin embargo, no hemos de olvidar que la estructura actual de la organización ayuda a la preparación y a la realización de las actitudes de los miembros hacia sus deberes ineludibles
De igual manera el nuevo modelo de actividad de la organización garantiza la preparación de un grupo importante en la formación de las nuevas proposiciones
La práctica de la vida cotidiana prueba que el desarrollo continuo de distintas formas de actividad cumple deberes importantes en la determinación de las direcciones educativas en el sentido del progreso
No es indispensable argumentar el peso y la significación de éstos problemas, ya que nuestra actividad de información y de propaganda facilita la creación del sistema de formación de cuadros que corresponda a las necesidades
Las experiencias ricas y diversas muestran que el reforzamiento y desarrollo de las estructuras obstaculiza la apreciación de la importancia de las condiciones de las actividades apropiadas
El afán de organización, sobre todo la consulta con los numerosos militantes ofrece un ensayo interesante de verificación del modelo de desarrollo
Los superiores principios ideológicos condicionan que el inicio de la acción general de formación de las actitudes implica el proceso de reestructuración y de modernización de las formas de acción
Incluso bien pudiéramos atrevernos a sugerir que un relanzamiento específico de todos los sectores implicados habrá de significar un auténtico y eficaz punto de partida de las básicas premisas adoptadas
Es obvio señalar que la superación de las experiencias periclitadas permite en todo caso explicitar las razones fundamentales de toda una casuística de amplio espectro
Pero pecaríamos de insinceros si soslayásemos que una aplicación indiscriminada de los factores confluyentes asegura en todo caso un proceso muy sensible de inversión de los elementos generadores
Por último, y como definitivo elemento esclarecedor, cabe añadir que el proceso consensuado de unas y otras implicaciones concurrentes deriva en una directa incidencia superadora de toda una serie de criterios ideológicamente sistematizados en un frente común

Añádela a del.icio.us twitter Publícala en Twitter

ENTRADAS RELACIONADAS

- Habla menos y escucha más

La Maldición del Conocimiento: cuanto más sabes, peor te explicas

DIÁLOGO ABIERTO

¿Conoces otras imposturas semejantes? ¿Has presenciado alguna vez a alguien hablando sin decir nada?


Nuevo curso: El Arte de Presentar visita la Casa Encendida de Madrid

febrero 8, 2010

Durante la semana del 5 al 9 de abril de 2010, el Arte de Presentar visitará la Casa Encendida de Madrid para impartir el curso “Cómo hacer presentaciones”. Este curso nos ayudará a planificar presentaciones teniendo en cuenta la audiencia y tiempo asignados, a estructurarlas adecuadamente, a diseñarlas de manera atractiva y eficaz para comunicar el mensaje clave, y a exponerlas con confianza y naturalidad. Como resultado, las presentaciones conectarán mejor con la audiencia, mantendrán y dirigirán su atención, y finalmente fomentarán la comprensión y el recuerdo del mensaje principal.

INSCRIPCIÓN El aforo está limitado a 12 plazas, por lo que urge apuntarse cuanto antes. El curso está subvencionado, por lo que su precio es de 30 €. Puede hacerse la reserva online del curso.

LUGAR El curso tendrá lugar en la Sala de Trabajo de la Casa Encendida, en Ronda Valencia, 2 – 28012 Madrid.

FECHAS La duración del curso es de 20 horas, del 5 al 9 de abril de 2010 en horario de 17.00 a 21.00.

ORGANIZADO POR

DESCARGAS ADICIONALES

- Descarga la programación de cursos y talleres para enero-abril 2010: pdf

- Descarga la ficha de inscripción de Cursos y Talleres: pdf

Añádela a del.icio.us twitter Publícala en Twitter


Galería de grandes presentadores: Los secretos de Steve Jobs y el arte de lanzar nuevos productos

febrero 2, 2010

El reciente lanzamiento del iPad ha vuelto a poner en el candelero al CEO de Apple y sus extraordinarias habilidades de comunicación. Admitámoslo: las presentaciones de Steve Jobs se cuentan entre las mejores del mundo. Ha conseguido establecer el nuevo rasero de medida de las presentaciones comerciales de productos. De hecho, ha puesto tan alto el listón que pocos CEO en el mundo son capaces de presentar con su sinceridad y naturalidad, con sus transparencias de impactante diseño, encandilando al público durante hora y media. Sus apariciones no son meras presentaciones de información de nuevos productos. Son espectáculos multimedia con música, vídeos, demos y actuaciones en directo. Ejemplificando la exhortación de Paul Arden, Steve Jobs no da charlas, monta shows. Sin importar el contenido de nuestras presentaciones, todos tenemos mucho que aprender de las suyas.

Los secretos de las presentaciones de Steve Jobs

El experto en comunicación Carmine Gallo acaba de publicar un libro titulado “The Presentation Secrets of Steve Jobs: How to Be Insanely Great in Front of Any Audience”, donde revela detalladamente todos los entresijos de las presentaciones de Steve Jobs, desde la planificación y preparación de sus charlas con meses de antelación, hasta los días de ensayo previos a la exposición final. Aprendemos leyendo el libro algo que intuíamos viendo las charlas de Steve Jobs: semanas de preparación, nada abandonado a la suerte, riguroso trabajo y ensayo. No hay atajos para la excelencia.

¿Qué podemos aprender de las presentaciones de Steve Jobs?

Por resumirlo en una sola palabra: todo. Por ser más explícitos, repasaré algunas de las características de las presentaciones que Steve Jobs maneja magistralmente:

  • Pasión por el producto: A Steve Jobs se le nota emocionado con sus productos y lo contagia al público. Salen deseando comprarse uno. Siempre mira a la audiencia de frente, sin dar la espalda para leer transparencias (que por otro lado poco texto tienen que leer). Es capaz de cautivar a la audiencia como pocos presentadores. Si no muestras pasión por tu producto, no esperes que la audiencia lo haga.
  • Elimina el ruido de las transparencias: El diseño de sus transparencias es legendario: minimalismo puro, sin logos, ni cabeceras, ni pies, ni números, ni elementos decorativos ni nada que no contribuya a transmitir el mensaje de la transparencia. Difícilmente servirían como resumen de la charla.
  • Evita las listas de viñetas: Steve Jobs hace un uso moderado de las listas de viñetas al enumerar las características de un artículo. Su uso es tan sutil que cuesta darse cuenta de que las ha usado. Cuán lejos de las aburridas presentaciones en PowerPoint basadas en el patrón de la lista de viñetas.
  • Usa transparencias visuales: Sus presentaciones son visualmente simples, elegantes y atractivas, con muy poco texto que leer. Sus transparencias nunca sobrecargan a la audiencia porque mayormente están vacías.
  • Proporciona un mapa: Informa a la audiencia sobre los temas que va a tratar e informa en cada momento de dónde está para que nadie se pierda, creando transiciones claras entre las distintas partes de la charla.
  • Presenta un único tema o idea central: Con frases cortas y contundentes, presenta el tema o mantra de la charla, en torno al cual se estructuran todos los demás elementos.
  • No muestra estadísticas, cuenta historias: No se limita a mostrar gráficas y números, los pone en contexto, los relaciona con el pasado o con la competencia, presenta números con analogías, los dota de vida, los hace fáciles para la audiencia. Lo concreto sobrevive.
  • Rompe la monotonía: Mediante demos, vídeos de anuncios, cambio de presentador en el escenario y actuaciones en directo, nunca transcurren más de 10 minutos sin un nuevo giro de la presentación. Se evita así sobrecargar la capacidad cognitiva de la audiencia y aburrirla. Por muy bueno que seas, resulta difícil mantener el interés más allá de 20 minutos.
  • Ensaya, ensaya, ensaya: Dicen que Steve Jobs dedica interminables horas de ensayo anteriores a la presentación. Y se nota en la aparente y engañosa facilidad y fluidez con que todo transcurre. En ocasiones puede aparecer algún fallo que otro, sí, pero sin ensayo, nunca habría alcanzado la fama que merecidamente gozan sus presentaciones.

Las presentaciones de Steve Jobs no sólo informan, también inspiran. Empieza por ver una hoy mismo. Déjate inspirar por ellas. Tus presentaciones ya nunca serán las mismas.

Añádela a del.icio.us twitter Publícala en Twitter

ENALCES RELACIONADOS

How to Present Like Steve Jobs

Steve Jobs’ Presentation Secrets

Presentaciones de Steve Jobs en iTunes

DIÁLOGO ABIERTO

¿Qué opinas de Steve Jobs como presentador? ¿Crees que sus presentaciones son tan buenas como dicen?


A %d blogueros les gusta esto: