Busca el punto de encuentro entre tus intereses y los de la audiencia

junio 14, 2012

En toda presentación existen tres actores implicados:

  • El organizador: Toda organización o persona que organiza un evento, conferencia, reunión o presentación. Puede ser tu jefe, quien te ha solicitado una presentación para el viernes sobre la evolución del proyecto, o una institución que te solicita una presentación para unas jornadas.
  • El presentador: El ponente que realiza una presentación con o sin PowerPoint. Éste eres tú.
  • La audiencia: Las personas que asisten físicamente a un evento o a través de Internet.

Tu presentación debe satisfacer los objetivos de todas las partes implicadas

Cada uno acude con sus propias expectativas e intereses. Las metas que estableces para tu presentación deben ser ecológicas en el sentido de estar en armonía con los valores, metas e intereses de los tres grupos implicados. Debe alcanzarse un equilibrio entre lo que cada uno de vosotros esperáis los unos de los otros.

Puedes querer vender ejemplares de tu libro o licencias de tu programa. Si crees que aportarán un gran valor a la audiencia y la audiencia así lo cree también, los comprará al final. Se habrán encontrado vuestros intereses. Después de todo, se supone que crees en los productos de tu empresa o que tú mismo creas.

No existe la presentación desinteresada

Además de ayudarnos unos a otros todos perseguimos algún objetivo propio: los organizadores quieren sacar rendimiento económico al evento, quieren atraer a más y mejores ponentes en el futuro, captar a mayores audiencias, etc.; los ponentes quieren potenciar su marca personal, colocar alguna venta futura, ganar visibilidad, etc.; la audiencia quiere obtener valor a cambio del dinero y/o tiempo que ha invertido en la presentación, resolver un problema , obtener información, pasar un rato agradable, hacer networking, etc.

Las presentaciones exitosas equilibran los intereses y metas de todas y cada una de las partes implicadas. Tu deber como ponente es tratar de averiguarlas para armonizarlas en lo posible.

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¿Cómo equilibras tus propios intereses con los de la audiencia y los del organizador?

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No todos se representan el mundo como tú ni comparten tus preferencias personales de aprendizaje

marzo 27, 2012

Puedes tener en cuenta los distintos estilos o estrategias de aprendizaje que cada persona utiliza para recibir y procesar estímulos de información. A lo largo del último siglo se han ido proponiendo numerosas taxonomías de estilos de aprendizaje, entre ellas el Indicador de Myers-Briggs (Myers-Briggs Type Indicator, MBTI), el Índice de Estilos de Aprendizaje de Felder (Index of Learning Styles), los Estilos de aprendizaje de CHAEA y los Estilos de Aprendizaje Perceptivos (Perceptual Learning Styles).

Las cuatro dicotomías de MBTI

MBTI

En esta entrada voy a centrarme en el Indicador de Myers-Briggs, el cual  describe los tipos de personalidad en términos de cuatro pares de preferencias o dicotomías:

1) Mundo favorito: introversión (centrado en el mundo interior) o extroversión (centrado en el mundo exterior).

2) Percepción o recolección de información: sensación (centrado en la información básica) o intuición (centrado en interpretar y añadir significado).

3) Toma de decisiones: racional (lógica y consistencia) o emocional (personas y empatía).

4) Estructura del mundo: calificador (tener las cosas resueltas) o perceptivo (mantener las opciones abiertas).

Para mí lo más importante de estas taxonomías es que pueden ayudarte a tomar conciencia de que no todas las personas se representan el mundo como tú ni comparten tus preferencias personales de aprendizaje. Con toda seguridad, el tipo de presentaciones que realizas se ajusta a tus propias preferencias y funcionarán muy bien con los miembros de la audiencia que las comparten. ¿Y el resto?

Presentas para la audiencia, no para ti

En la siguiente tabla adaptada por el Dr. Andrew Abela en su libro Advanced Presentations by Design: Creating Communication that Drives Action, tienes un ejemplo de cómo aplicar la tipología de MBTI a la caracterización de los miembros importantes de la audiencia puede ayudarte a tomar decisiones con respecto a cómo orientar tu presentación.

DICOTOMÍA NECESIDADES TÍPICAS IMPLICACIONES AL PRESENTAR
Introvertido Tiempo para reflexionar sobre la información Proporcionar toda o parte de la presentación por adelantado
Extrovertido Discusión interactiva Planificar para abundante discusión y Q&A
Sensitivo Los hechos y (todos) los detalles Incluir todos los hechos relevantes y detalles en la presentación o en un apéndice
Intuitivo La gran foto Proporcionar el resumen en primer lugar
Racional Principios, costes, beneficios Identificar principios, costes, beneficios
Emocional Para quién es valioso y por qué Explicar las implicaciones para cada persona o grupo de los involucrados
Clasificador Conclusiones Presentar las conclusiones al principio
Perceptivo Alternativas Listar todas las alternativas consideradas

El mayor riesgo que corres al crear tu presentación es hacerlo según tus propias preferencias personales. Diferentes personas reciben y procesan la información de maneras diferentes y se ven influidas diferentemente. Adáptate a la personalidad de la audiencia.

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¿Cambias tu forma de hacer presentaciones en función de la audiencia? ¿Tratas de apelar a una amplia variedad de estilos de aprendizaje?


Comunicación intercultural: Las expectativas de las audiencias cambian entre países y culturas

febrero 2, 2012

Christopher WrightEsta entrada ha sido amablemente escrita por Christopher Wright, consultor y fundador de The Practice Office Group, una consultora especializada en la Internacionalización de Profesionales y Directivos (España y Europa) en Habilidades Interculturales para los Negocios (en inglés o en español) y en Habilidades Directivas / Comerciales / Comunicativas (en inglés o en español).

Los factores culturales influyen mucho en nuestras maneras de comunicarnos y recibir comunicación cuando trabajamos con personas de culturas y países diferentes.

Uso mucho el ejemplo de Bill Murray de la película Lost in Translation para resaltar la importancia de desarrollar nuestras habilidades interculturales, que va mucho más allá que sólo aprender idiomas.

¿Qué falla en la comunicación entre Bill Murray y el director de cine? ¿Es sólo porque no hablan el mismo idioma?

Algunos factores a tomar en consideración: éstas son generalizaciones que nos ayudan a entender que los filtros culturales de otros países y culturas, no son verdades absolutas.

1. Las expectativas de la audiencia

Cómo cambian las expectativas de las audiencias de países diferentes. Algunas culturas quieren que una presentación sea entretenida, y para otras, como por ejemplo los países latinos, la retórica y la anécdota son más importantes. Alemanes, japoneses y finlandeses prefieren que una presentación se centre en los detalles e información técnica para que ellos saquen sus propias conclusiones. Mientras que otras culturas esperan que el presentador presente los beneficios y saque sus propias conclusiones para venderles o convencerles del valor de su propuesta o idea.

2. Estilos de Comunicación

Muchas culturas prefieren un estilo de comunicación personal, por lo que el presentador conecta mejor con su audiencia a través de anécdotas e historias personales para mostrar quién es y su sinceridad. A estas culturas, no les interesa una presentación superelaborada con muchos gráficos y datos en PowerPoint. Otras culturas prefieren lo opuesto, un estilo de comunicación más neutral, es decir más impersonal.

3. Hábitos de escucha

Los hábitos de escucha de la audiencia varían mucho entre países. Todas las culturas buscan escuchar información útil, pero ¿que más es importante? Por ejemplo, los saudís buscan escuchar las anécdotas, las historias personales y el toque personal. Los franceses buscan escuchar la lógica y los americanos buscan escuchar lo nuevo y el bottom line (la conclusión), es decir cómo se van a beneficiar.

4. Dar muchos o pocos detalles

Hay culturas de alto contexto y bajo contexto (la teoría de E.T. Hall). Para culturas de alto contexto, el contexto les da muchas pistas sobre el significado de la comunicación y no requieren muchos detalles; por ejemplo, muchas culturas del sur este de Asia. En cambio las culturas de bajo contexto cultural requieren muchos más detalles de forma explicita, clara y directa; por ejemplo, los escandinavos y los alemanes.

5. Mostrar emoción

Puede ser que este factor resulte extraño, pero hay culturas más emocionales y culturas neutrales, es decir, no tan emocionales. En las culturas más emocionales no está mal visto expresar emociones, usar palabras o expresiones exageradas, estar muy animado expresándote y usar muchos gestos de manos. Mientras en las culturas neutrales ocurre lo opuesto y está bien visto saber controlar bien las emociones en muchas situaciones.

6. Transiciones para que la audiencia te siga

La última pauta es una de las más importantes: usar y señalar el uso de transiciones para las audiencias internacionales. No todo el mundo va a tener el mismo nivel de idioma para seguir el ritmo del presentador. Las audiencias de otras culturas fácilmente pueden perder el hilo conductor porque no sólo escuchan palabras para comprender, sino que también se fijan en el lenguaje corporal y la información en las diapositivas. El uso de pausas y señales verbales son claves en las transiciones para que la audiencia sepa que vas a comenzar o terminar una idea. Incluso las pausas más largas después de una idea importante ayudan a las culturas a las que les gusta reflexionar sobre las ideas.

Vivimos en un mundo más interconectado y globalizado en el que los factores y filtros culturales juegan un papel fundamental en la comunicación entre las personas.

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¿Alguna vez has tenido que presentar delante de una audiencia de otra cultura? ¿Qué hiciste de forma diferente con respecto a una audiencia local?


Nueve técnicas para transmitir una imagen positiva que te ayude a conectar con la audiencia

diciembre 13, 2011

La conexión con la audiencia tiene lugar a tres niveles

Conectar con la audiencia es uno de los tres objetivos básicos de toda presentación. Para mí, conectar es crear un puente entre lo que puedes ofrecer y lo que la audiencia necesita recibir. Para conectar con ella, derriba los muros interpuestos entre tú y tu audiencia y construye con esas piedras un puente que una tu mundo con el suyo. Las siguientes nueve técnicas te ayudarán a transmitir una imagen positiva que te ayude a conectar con la audiencia.

1) Sonríe: Una sonrisa no cuesta nada y vale mucho. Según un antiguo proverbio chino: “No debería abrir una tienda quien no sepa sonreír”. Pues yo añadiría: “No debería hacer presentaciones quien no sepa sonreír”.

2) Muéstrate abierto: Te abres a la audiencia cuando te muestras disponible y cercano. Antes de empezar la presentación te mezclas y hablas con los asistentes. Desde que te subes al escenario sonríes, miras a la audiencia con rostro afable, haces gestos de apertura, siempre abiertos e inclusivos. Saludas con alegría, dando a entender que en ese momento no hay otro lugar en el mundo en el que te gustaría estar más que subido al escenario compartiendo ese rato con la audiencia.

3) Relájate: Si piensas que una presentación es un combate y la audiencia,el enemigo a batir, entonces tus presentaciones serán tensas, te dominarán los nervios y la ansiedad. Si tu objetivo es compartir tu experiencia y conocimiento con la audiencia para ayudarle a resolver una necesidad acuciante, te relajarás automáticamente. Tú no eres el protagonista, la audiencia está en el centro.

4) Desciende a su altura: Si das por hecho que la audiencia posee la misma información o el mismo conocimiento que tú y no es así, no lograrás conectar con ella. No esperes que se pongan en tu lugar, ponte tú en el suyo.

5) Elimina las barreras: No hables parapetado detrás de una mesa o un atril. Sal y ofrécete tal como eres. Si necesitas (o prefieres) estar sentado, un taburete alto puede bastar. Cuando te mueves libremente por el escenario la audiencia podrá verte y aumentarás la conexión con ella. El contacto físico elimina todas las barreras.

6) Haz algún comentario relativo a la situación: Te sitúa en el momento presente compartido con la audiencia y ayuda a que se sientan conectados contigo.

7) Usa el humor: La risa relaja la tensión y la resistencia que puedes encontrar al exponer tus ideas y mejora drásticamente la comunicación y las relaciones. El humor es una de las mejores formas de conexión, es la distancia más corta entre dos personas.

8) Vístete de forma apropiada: El tipo de atuendo con el que acudes a una presentación conlleva dos importantes mensajes no verbales: respeto por la audiencia y deseo de conformidad. La formalidad del atuendo debería adaptarse a la audiencia para la que se expone la presentación y a la ocasión. Debería formar parte de tu indagación sobre la audiencia.

9) Muévete con decisión, siempre con un propósito: Un ponente que sube al escenario con movimiento enérgico transmite entusiasmo y confianza.

Cada presentador es diferente y cada audiencia, también. Busca tus propias técnicas de conexión temprana con la audiencia, que la relajen y capten su atención desde el principio. Tu presentación debe ser una experiencia que todos disfrutéis desde el minuto cero.

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No busques hacer presentaciones perfectas, busca ser útil

noviembre 15, 2011

El viernes tuve la alegría de participar en EBE11 con la charla Presentaciones de infarto sin PowerPoint, por su puesto sin PowerPoint.

Me preocupó que la anunciaran como una charla en la que “aprenderemos cómo hacer presentaciones perfectas”. En primer lugar, no existe la “presentación perfecta”. Y en segundo lugar, lo peor que puedes hacer es intentar crear una presentación perfecta, porque entonces estarás más pendiente de no cometer errores que de conectar con la audiencia, te preocuparás más por lo bien que lo haces que por las necesidades de la audiencia, tu foco se centrará más en ti que en ella.

No busques hacer presentaciones perfectas, busca ser útil. No te hagas el interesante, interésate por la audiencia. No le digas a la audiencia: “siéntate y escucha”, siéntate tú primero a escuchar de sus propios labios cómo puedes ayudarla.

La charla condensada en tweets

Gracias a Paco Baldoví podemos disfrutar de una instantánea del backchannel  durante mi charla con un resumen tweet a tweet, fotografías incluidas, creada con Storify:

Historificación de la charla ‘Presentaciones de infarto sin PowerPoint’ en EBE11

¡Muchísimas gracias a todos los que tuiteasteis las mejores ideas de mi presentación!

Dejo aquí los tres tweets que a mi juicio mejor capturaron su esencia:

Los tres mensajes clave en “Presentaciones sin PowerPoint”

1. Las presentaciones mediocres son invisibles, pasan sin pena ni gloria. Si quieres destacar, si quieres que tus presentaciones se recuerden, no puedes hacer lo que todos. Porque si sigues los mismos viejos caminos trillados, te llevarán siempre a los mismos destinos. No puedes nadar y guardar la ropa. O te ajustas y encajas o destacas.

2. Powerpoint no es una red de seguridad, no es una muleta, es una herramienta de amplificación de nuestro mensaje. Y para presentar sin miedo tenemos que cambiar nuestra metáfora de lo que son las presentaciones.

3. Tenemos que trasladar el foco de nosotros a la audiencia, porque una presentación es una oportunidad para contribuir a mejorar la vida de las personas; una presentación es una oportunidad para conectar con la audiencia, a nivel intelectual y a nivel emocional; una presentación es en definitiva una oportunidad para inspirar un cambio en la audiencia que transforme su vida a mejor.

Cambiad vuestra forma de ver las presentaciones y cambiará vuestra forma de presentar.

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Presentaciones de infarto sin PowerPoint

noviembre 10, 2011

Últimamente cada vez hago más presentaciones sin PowerPoint: desde charlas cortas de 20 minutos hasta talleres de 10 horas. En alguna ocasión alguno de los asistentes se me ha acercado y me ha preguntado a bocajarro: “¿Cómo puedes hablar durante todo ese tiempo sin usar PowerPoint?”.

Párate a analizar detenidamente la pregunta: ¿qué premisa esconde? Dale unas vueltas, anda, no leas directamente mi respuesta.

Está claro que esta persona y tantas y tantas otras que usan cotidianamente PowerPoint en sus presentaciones lo utilizan como una muleta o ponen todo en sus transparencias para no tener que memorizar nada, para no tener que ensayar, para no correr el riesgo de que se les olvide el más mínimo detalle ni por supuesto quedarse en blanco. No hace falta cribar, ni sintentizar, ni estructurar, porque todo se vuelca en el PowerPoint. Usar así PowerPoint te libera del peso de tener que pensar.

Si no usas PowerPoint, entonces ¿qué usas?

La siguiente pregunta que me lanzan no suele hacerse esperar: “Si no uso PowerPoint, entonces ¿qué uso?”. Las posibilidades son prácticamente ilimitadas:

1. Muestra objetos de todo tipo: En lugar de mostrar una transparencia con la foto o el vídeo, ¿puedes llevar el objeto y enseñarlo? ¿Puedes hacerlo circular y que lo toque la audiencia? Ve más allá de la mera experiencia visual, hazla además sensorial.

2. Ponle banda sonora: ¿Puedes ilustrar tus afirmaciones con un sonido, con una pista de audio, con un registro sonoro? ¿Sabes tocar algún instrumento? El lenguaje de la música es universal. Su poder de conexión emocional con la audiencia es difícil de superar.

Salva López durante una presentación

3. Pasa vídeos: ¿Puedes capturar la esencia de tu mensaje con un vídeo? La vida no sucede en listas de viñetas, está animada. Un vídeo la captura como nunca podrán hacerlo ristras de palabras.

4. Dibuja: Haz dibujos sobre una pizarra o un rotafolio o incluso usando una tableta digitalizadora conectada a un ordenador. Podrás crear cualquier visual que necesites para ilustrar tus afirmaciones. No hacen falta dotes artísticas, basta dominar un lenguaje gráfico elemental: cuadrados, círculos, triángulos, flechas, líneas y poco más.

5. Haz participar a la audiencia: Lanza preguntas que puedan contestar levantando la mano o con respuestas más elaboradas, crea dinámicas para que trabajen en grupo en la resolución de retos o problemas, inventa juegos que ilustren y ayuden a interiorizar lúdicamente tus ideas clave, fomenta la cocreación del contenido de tu presentación entre todos los presentes, abre la participación a las redes sociales a través del backchannel.

Haz participar a la audiencia

¡Atrévete a presentar sin red!

(Mañana viernes participaré en EBE11 con una conferencia titulada Presentaciones de infarto sin PowerPoint y no, no usaré PowerPoint. ¡No te la pierdas si estás en Sevilla!)

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Para hablar bien en público, antes hay que pensar bien en privado

octubre 18, 2011

Hace un par de semanas impartí un taller sobre presentaciones en Iniciador Madrid, en el que me centré en un aspecto siempre dejado de lado en la mayoría de textos y cursos sobre presentaciones: la reflexión.

Una presentación no empieza cuando te subes al escenario y arrancas a hablar; una presentación empieza cuando te la encargan. Uno de los motivos por los que la mayoría de presentaciones no terminan de funcionar es porque no nos tomamos el tiempo necesario para sentarnos y pensar qué es realmente importante y qué no. El problema no es que no seamos suficientemente inteligentes o creativos, sino que en nuestro mundo hiperacelerado no nos detenemos a reflexionar y meditar sobre la presentación. Si pasas todo el día trabajando, ¿cuándo te paras a pensar?

Una presentación es un acto vivo de comunicación, no es un objeto enlatado como una cinta de vídeo que puedes exhibir de sala en sala. De una presentación a otra cambiarán muchos factores: la audiencia, las circunstancias, el lugar, el enfoque del tema y las expectativas generadas. Acudir a todas partes con la misma presentación y repetirla palabra por palabra, transparencia por transparencia, es una receta infalible para el fracaso.

Dediqué el tiempo del taller a guiar la indagación sobre las siguientes seis preguntas fundamentales que debes hacerte antes de crear la primera transparencia de tu presentación. En el vídeo encontrarás mi resumen de las seis preguntas.

  • ¿A quién? ¿Quién es el público destinatario de tu presentación? De todas las preguntas que puedes formular para conocer a tu audiencia, la más importante es: ¿cuál es el problema que debo solucionarle?
  • ¿Para qué? ¿Cuál es la meta de tu presentación? ¿Cómo puedes llevar a la audiencia desde la situación inicial, su problema, a la situación deseada, la solución del mismo? ¿Qué quieres que haga la audiencia tras la presentación?
  • ¿Qué? ¿Cuál es el mensaje que deseas transmitirle? Si tuvieras que reducir toda tu presentación a una sola frase, ¿cuál sería? ¿Cabría en Twitter?
  • ¿Cómo? ¿Cuáles son las circunstancias de la presentación, especialmente en cuanto a la duración?
  • ¿Dónde? ¿Cómo es el lugar donde se celebrará la presentación? ¿Cómo es el escenario? ¿Cuál es el tamaño de pantalla? ¿Hay WiFi? ¿Hay sonido?
  • ¿Quién? ¿Cuáles son tus fortalezas y tus debilidades como orador para esta situación? ¿Qué características debe tener un orador para ayudar mejor a esa audiencia? ¿Qué imagen deseas proyectar?

Nunca deberías crear una sola transparencia sin haber meditado antes sobre estas cuestiones. ¿Cómo quieres hablar bien en público si antes no dedicas tiempo a pensar en privado?

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¿Qué es lo primero que haces cuando te encargan una presentación? ¿Cuánto tiempo dedicas a reflexionar sobre ésas o parecidas cuestiones?


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