En toda presentación existen tres actores implicados:
El organizador: Toda organización o persona que organiza un evento, conferencia, reunión o presentación. Puede ser tu jefe, quien te ha solicitado una presentación para el viernes sobre la evolución del proyecto, o una institución que te solicita una presentación para unas jornadas.
El presentador: El ponente que realiza una presentación con o sin PowerPoint. Éste eres tú.
La audiencia: Las personas que asisten físicamente a un evento o a través de Internet.
Cada uno acude con sus propias expectativas e intereses. Las metas que estableces para tu presentación deben ser ecológicas en el sentido de estar en armonía con los valores, metas e intereses de los tres grupos implicados. Debe alcanzarse un equilibrio entre lo que cada uno de vosotros esperáis los unos de los otros.
Puedes querer vender ejemplares de tu libro o licencias de tu programa. Si crees que aportarán un gran valor a la audiencia y la audiencia así lo cree también, los comprará al final. Se habrán encontrado vuestros intereses. Después de todo, se supone que crees en los productos de tu empresa o que tú mismo creas.
No existe la presentación desinteresada
Además de ayudarnos unos a otros todos perseguimos algún objetivo propio: los organizadores quieren sacar rendimiento económico al evento, quieren atraer a más y mejores ponentes en el futuro, captar a mayores audiencias, etc.; los ponentes quieren potenciar su marca personal, colocar alguna venta futura, ganar visibilidad, etc.; la audiencia quiere obtener valor a cambio del dinero y/o tiempo que ha invertido en la presentación, resolver un problema , obtener información, pasar un rato agradable, hacer networking, etc.
Las presentaciones exitosas equilibran los intereses y metas de todas y cada una de las partes implicadas. Tu deber como ponente es tratar de averiguarlas para armonizarlas en lo posible.
Puedes tener en cuenta los distintos estilos o estrategias de aprendizaje que cada persona utiliza para recibir y procesar estímulos de información. A lo largo del último siglo se han ido proponiendo numerosas taxonomías de estilos de aprendizaje, entre ellas el Indicador de Myers-Briggs (Myers-Briggs Type Indicator, MBTI), el Índice de Estilos de Aprendizaje de Felder (Index of Learning Styles), los Estilos de aprendizaje de CHAEA y los Estilos de Aprendizaje Perceptivos (Perceptual Learning Styles).
MBTI
En esta entrada voy a centrarme en el Indicador de Myers-Briggs, el cual describe los tipos de personalidad en términos de cuatro pares de preferencias o dicotomías:
1) Mundo favorito: introversión (centrado en el mundo interior) o extroversión (centrado en el mundo exterior).
2) Percepción o recolección de información: sensación (centrado en la información básica) o intuición (centrado en interpretar y añadir significado).
3) Toma de decisiones: racional (lógica y consistencia) o emocional (personas y empatía).
4) Estructura del mundo: calificador (tener las cosas resueltas) o perceptivo (mantener las opciones abiertas).
Para mí lo más importante de estas taxonomías es que pueden ayudarte a tomar conciencia de que no todas las personas se representan el mundo como tú ni comparten tus preferencias personales de aprendizaje. Con toda seguridad, el tipo de presentaciones que realizas se ajusta a tus propias preferencias y funcionarán muy bien con los miembros de la audiencia que las comparten. ¿Y el resto?
Proporcionar toda o parte de la presentación por adelantado
Extrovertido
Discusión interactiva
Planificar para abundante discusión y Q&A
Sensitivo
Los hechos y (todos) los detalles
Incluir todos los hechos relevantes y detalles en la presentación o en un apéndice
Intuitivo
La gran foto
Proporcionar el resumen en primer lugar
Racional
Principios, costes, beneficios
Identificar principios, costes, beneficios
Emocional
Para quién es valioso y por qué
Explicar las implicaciones para cada persona o grupo de los involucrados
Clasificador
Conclusiones
Presentar las conclusiones al principio
Perceptivo
Alternativas
Listar todas las alternativas consideradas
El mayor riesgo que corres al crear tu presentación es hacerlo según tus propias preferencias personales. Diferentes personas reciben y procesan la información de maneras diferentes y se ven influidas diferentemente. Adáptate a la personalidad de la audiencia.
Esta entrada ha sido amablemente escrita por Christopher Wright, consultor y fundador de The Practice Office Group, una consultora especializada en la Internacionalización de Profesionales y Directivos (España y Europa) en Habilidades Interculturales para los Negocios (en inglés o en español) y en Habilidades Directivas / Comerciales / Comunicativas (en inglés o en español).
Los factores culturales influyen mucho en nuestras maneras de comunicarnos y recibir comunicación cuando trabajamos con personas de culturas y países diferentes.
Uso mucho el ejemplo de Bill Murray de la película Lost in Translation para resaltar la importancia de desarrollar nuestras habilidades interculturales, que va mucho más allá que sólo aprender idiomas.
¿Qué falla en la comunicación entre Bill Murray y el director de cine? ¿Es sólo porque no hablan el mismo idioma?
Algunos factores a tomar en consideración: éstas son generalizaciones que nos ayudan a entender que los filtros culturales de otros países y culturas, no son verdades absolutas.
1. Las expectativas de la audiencia
Cómo cambian las expectativas de las audiencias de países diferentes. Algunas culturas quieren que una presentación sea entretenida, y para otras, como por ejemplo los países latinos, la retórica y la anécdota son más importantes. Alemanes, japoneses y finlandeses prefieren que una presentación se centre en los detalles e información técnica para que ellos saquen sus propias conclusiones. Mientras que otras culturas esperan que el presentador presente los beneficios y saque sus propias conclusiones para venderles o convencerles del valor de su propuesta o idea.
2. Estilos de Comunicación
Muchas culturas prefieren un estilo de comunicación personal, por lo que el presentador conecta mejor con su audiencia a través de anécdotas e historias personales para mostrar quién es y su sinceridad. A estas culturas, no les interesa una presentación superelaborada con muchos gráficos y datos en PowerPoint. Otras culturas prefieren lo opuesto, un estilo de comunicación más neutral, es decir más impersonal.
3. Hábitos de escucha
Los hábitos de escucha de la audiencia varían mucho entre países. Todas las culturas buscan escuchar información útil, pero ¿que más es importante? Por ejemplo, los saudís buscan escuchar las anécdotas, las historias personales y el toque personal. Los franceses buscan escuchar la lógica y los americanos buscan escuchar lo nuevo y el bottom line (la conclusión),es decir cómo se van a beneficiar.
4. Dar muchos o pocos detalles
Hay culturas de alto contexto y bajo contexto (la teoría de E.T. Hall). Para culturas de alto contexto, el contexto les da muchas pistas sobre el significado de la comunicación y no requieren muchos detalles; por ejemplo, muchas culturas del sur este de Asia. En cambio las culturas de bajo contexto cultural requieren muchos más detalles de forma explicita, clara y directa; por ejemplo, los escandinavos y los alemanes.
5. Mostrar emoción
Puede ser que este factor resulte extraño, pero hay culturas más emocionales y culturas neutrales, es decir, no tan emocionales. En las culturas más emocionales no está mal visto expresar emociones, usar palabras o expresiones exageradas, estar muy animado expresándote y usar muchos gestos de manos. Mientras en las culturas neutrales ocurre lo opuesto y está bien visto saber controlar bien las emociones en muchas situaciones.
6. Transiciones para que la audiencia te siga
La última pauta es una de las más importantes: usar y señalar el uso de transiciones para las audiencias internacionales. No todo el mundo va a tener el mismo nivel de idioma para seguir el ritmo del presentador. Las audiencias de otras culturas fácilmente pueden perder el hilo conductor porque no sólo escuchan palabras para comprender, sino que también se fijan en el lenguaje corporal y la información en las diapositivas. El uso de pausas y señales verbales son claves en las transiciones para que la audiencia sepa que vas a comenzar o terminar una idea. Incluso las pausas más largas después de una idea importante ayudan a las culturas a las que les gusta reflexionar sobre las ideas.
Vivimos en un mundo más interconectado y globalizado en el que los factores y filtros culturales juegan un papel fundamental en la comunicación entre las personas.
Conectar con la audiencia es uno de los tres objetivos básicos de toda presentación. Para mí, conectar es crear un puente entre lo que puedes ofrecer y lo que la audiencia necesita recibir. Para conectar con ella, derriba los muros interpuestos entre tú y tu audiencia y construye con esas piedras un puente que una tu mundo con el suyo. Las siguientes nueve técnicas te ayudarán a transmitir una imagen positiva que te ayude a conectar con la audiencia.
1) Sonríe: Una sonrisa no cuesta nada y vale mucho. Según un antiguo proverbio chino: “No debería abrir una tienda quien no sepa sonreír”. Pues yo añadiría: “No debería hacer presentaciones quien no sepa sonreír”.
2) Muéstrate abierto: Te abres a la audiencia cuando te muestras disponible y cercano. Antes de empezar la presentación te mezclas y hablas con los asistentes. Desde que te subes al escenario sonríes, miras a la audiencia con rostro afable, haces gestos de apertura, siempre abiertos e inclusivos. Saludas con alegría, dando a entender que en ese momento no hay otro lugar en el mundo en el que te gustaría estar más que subido al escenario compartiendo ese rato con la audiencia.
5) Elimina las barreras: No hables parapetado detrás de una mesa o un atril. Sal y ofrécete tal como eres. Si necesitas (o prefieres) estar sentado, un taburete alto puede bastar. Cuando te mueves libremente por el escenario la audiencia podrá verte y aumentarás la conexión con ella. El contacto físico elimina todas las barreras.
6) Haz algún comentario relativo a la situación: Te sitúa en el momento presente compartido con la audiencia y ayuda a que se sientan conectados contigo.
7) Usa el humor: La risa relaja la tensión y la resistencia que puedes encontrar al exponer tus ideas y mejora drásticamente la comunicación y las relaciones. El humor es una de las mejores formas de conexión, es la distancia más corta entre dos personas.
8) Vístete de forma apropiada: El tipo de atuendo con el que acudes a una presentación conlleva dos importantes mensajes no verbales: respeto por la audiencia y deseo de conformidad. La formalidad del atuendo debería adaptarse a la audiencia para la que se expone la presentación y a la ocasión. Debería formar parte de tu indagación sobre la audiencia.
9) Muévete con decisión, siempre con un propósito: Un ponente que sube al escenario con movimiento enérgico transmite entusiasmo y confianza.
Cada presentador es diferente y cada audiencia, también. Busca tus propias técnicas de conexión temprana con la audiencia, que la relajen y capten su atención desde el principio. Tu presentación debe ser una experiencia que todos disfrutéis desde el minuto cero.
Me preocupó que la anunciaran como una charla en la que “aprenderemos cómo hacer presentaciones perfectas”. En primer lugar, no existe la “presentación perfecta”. Y en segundo lugar, lo peor que puedes hacer es intentar crear una presentación perfecta, porque entonces estarás más pendiente de no cometer errores que de conectar con la audiencia, te preocuparás más por lo bien que lo haces que por las necesidades de la audiencia, tu foco se centrará más en ti que en ella.
No busques hacer presentaciones perfectas, busca ser útil. No te hagas el interesante, interésate por la audiencia. No le digas a la audiencia: “siéntate y escucha”, siéntate tú primero a escuchar de sus propios labios cómo puedes ayudarla.
La charla condensada en tweets
Gracias a Paco Baldoví podemos disfrutar de una instantánea del backchannel durante mi charla con un resumen tweet a tweet, fotografías incluidas, creada con Storify:
¡Muchísimas gracias a todos los que tuiteasteis las mejores ideas de mi presentación!
Dejo aquí los tres tweets que a mi juicio mejor capturaron su esencia:
Los tres mensajes clave en “Presentaciones sin PowerPoint”
1. Las presentaciones mediocres son invisibles, pasan sin pena ni gloria. Si quieres destacar, si quieres que tus presentaciones se recuerden, no puedes hacer lo que todos. Porque si sigues los mismos viejos caminos trillados, te llevarán siempre a los mismos destinos. No puedes nadar y guardar la ropa. O te ajustas y encajas o destacas.
3. Tenemos que trasladar el foco de nosotros a la audiencia, porque una presentación es una oportunidad para contribuir a mejorar la vida de las personas; una presentación es una oportunidad para conectar con la audiencia, a nivel intelectual y a nivel emocional; una presentación es en definitiva una oportunidad para inspirar un cambio en la audiencia que transforme su vida a mejor.
Cambiad vuestra forma de ver las presentaciones y cambiará vuestra forma de presentar.
Últimamente cada vez hago más presentaciones sin PowerPoint: desde charlas cortas de 20 minutos hasta talleres de 10 horas. En alguna ocasión alguno de los asistentes se me ha acercado y me ha preguntado a bocajarro: “¿Cómo puedes hablar durante todo ese tiempo sin usar PowerPoint?”.
Párate a analizar detenidamente la pregunta: ¿qué premisa esconde? Dale unas vueltas, anda, no leas directamente mi respuesta.
Está claro que esta persona y tantas y tantas otras que usan cotidianamente PowerPoint en sus presentaciones lo utilizan como una muleta o ponen todo en sus transparencias para no tener que memorizar nada, para no tener que ensayar, para no correr el riesgo de que se les olvide el más mínimo detalle ni por supuesto quedarse en blanco. No hace falta cribar, ni sintentizar, ni estructurar, porque todo se vuelca en el PowerPoint. Usar así PowerPoint te libera del peso de tener que pensar.
Si no usas PowerPoint, entonces ¿qué usas?
La siguiente pregunta que me lanzan no suele hacerse esperar: “Si no uso PowerPoint, entonces ¿qué uso?”. Las posibilidades son prácticamente ilimitadas:
1. Muestra objetos de todo tipo: En lugar de mostrar una transparencia con la foto o el vídeo, ¿puedes llevar el objeto y enseñarlo? ¿Puedes hacerlo circular y que lo toque la audiencia? Ve más allá de la mera experiencia visual, hazla además sensorial.
2. Ponle banda sonora: ¿Puedes ilustrar tus afirmaciones con un sonido, con una pista de audio, con un registro sonoro? ¿Sabes tocar algún instrumento? El lenguaje de la música es universal. Su poder de conexión emocional con la audiencia es difícil de superar.
3. Pasa vídeos: ¿Puedes capturar la esencia de tu mensaje con un vídeo? La vida no sucede en listas de viñetas, está animada. Un vídeo la captura como nunca podrán hacerlo ristras de palabras.
4. Dibuja: Haz dibujos sobre una pizarra o un rotafolio o incluso usando una tableta digitalizadora conectada a un ordenador. Podrás crear cualquier visual que necesites para ilustrar tus afirmaciones. No hacen falta dotes artísticas, basta dominar un lenguaje gráfico elemental: cuadrados, círculos, triángulos, flechas, líneas y poco más.
5. Haz participar a la audiencia: Lanza preguntas que puedan contestar levantando la mano o con respuestas más elaboradas, crea dinámicas para que trabajen en grupo en la resolución de retos o problemas, inventa juegos que ilustren y ayuden a interiorizar lúdicamente tus ideas clave, fomenta la cocreación del contenido de tu presentación entre todos los presentes, abre la participación a las redes sociales a través del backchannel.
¡Atrévete a presentar sin red!
(Mañana viernes participaré en EBE11 con una conferencia titulada Presentaciones de infarto sin PowerPoint y no, no usaré PowerPoint. ¡No te la pierdas si estás en Sevilla!)
Hace un par de semanas impartí un taller sobre presentaciones en Iniciador Madrid, en el que me centré en un aspecto siempre dejado de lado en la mayoría de textos y cursos sobre presentaciones: la reflexión.
Una presentación no empieza cuando te subes al escenario y arrancas a hablar; una presentación empieza cuando te la encargan. Uno de los motivos por los que la mayoría de presentaciones no terminan de funcionar es porque no nos tomamos el tiempo necesario para sentarnos y pensar qué es realmente importante y qué no. El problema no es que no seamos suficientemente inteligentes o creativos, sino que en nuestro mundo hiperacelerado no nos detenemos a reflexionar y meditar sobre la presentación. Si pasas todo el día trabajando, ¿cuándo te paras a pensar?
Una presentación es un acto vivo de comunicación, no es un objeto enlatado como una cinta de vídeo que puedes exhibir de sala en sala. De una presentación a otra cambiarán muchos factores: la audiencia, las circunstancias, el lugar, el enfoque del tema y las expectativas generadas. Acudir a todas partes con la misma presentación y repetirla palabra por palabra, transparencia por transparencia, es una receta infalible para el fracaso.
Dediqué el tiempo del taller a guiar la indagación sobre las siguientes seis preguntas fundamentales que debes hacerte antes de crear la primera transparencia de tu presentación. En el vídeo encontrarás mi resumen de las seis preguntas.
¿Para qué? ¿Cuál es la meta de tu presentación? ¿Cómo puedes llevar a la audiencia desde la situación inicial, su problema, a la situación deseada, la solución del mismo? ¿Qué quieres que haga la audiencia tras la presentación?
¿Qué? ¿Cuál es el mensaje que deseas transmitirle? Si tuvieras que reducir toda tu presentación a una sola frase, ¿cuál sería? ¿Cabría en Twitter?
¿Cómo? ¿Cuáles son las circunstancias de la presentación, especialmente en cuanto a la duración?
¿Dónde? ¿Cómo es el lugar donde se celebrará la presentación? ¿Cómo es el escenario? ¿Cuál es el tamaño de pantalla? ¿Hay WiFi? ¿Hay sonido?
¿Quién? ¿Cuáles son tus fortalezas y tus debilidades como orador para esta situación? ¿Qué características debe tener un orador para ayudar mejor a esa audiencia? ¿Qué imagen deseas proyectar?
Nunca deberías crear una sola transparencia sin haber meditado antes sobre estas cuestiones. ¿Cómo quieres hablar bien en público si antes no dedicas tiempo a pensar en privado?
Si no sabes quién es tu audiencia, ¿cómo pretendes ayudarla? El mapa de empatía es una potente herramienta creada por la empresa de pensamiento visual XPLANE para ayudarte a conocer a tu público. La descubrí a través del libro Generación de modelos de negocio de Alexander Osterwalder e Yves Pigneur, cuya lectura recomiendo encarecidamente. Dentro del contexto de los modelos de negocio, el mapa de empatía te ayuda a ir más allá de la mera segmentación demográfica del cliente y desarrollar una mejor comprensión de su entorno, comportamiento, preocupaciones y aspiraciones. En el contexto de las presentaciones, te ayuda a comprender mejor qué es lo que mueve de verdad a los miembros de tu audiencia.
El mapa está organizado en seis cuadrantes:
¿Qué ve? ¿Cómo es su entorno? ¿Cómo son sus amigos? ¿Qué le ofrece el mercado?
¿Qué oye? ¿Qué dicen en su entorno, sus amigos, sus jefes, su círculo de influencia?
¿Qué piensa y siente realmente? ¿Cuáles son sus necesidades, preocupaciones y expectativas?
¿Qué dice y hace? ¿Cuáles son su actitud y conducta?
¿Cuál es su dolor? ¿A qué desafíos, frustraciones y obstáculos se enfrenta?
¿Qué gana? ¿Cuáles son sus objetivos y cómo mide el éxito en la consecución de éstos?
Para sacarle el máximo partido al mapa, imprime una versión tan grande como puedas y fíjala en la pared. A continuación, vete escribiendo en post-its respuestas a las mencionadas preguntas, los cuales pegarás sobre el mapa en los cuadrantes apropiados.
Si quieres ponerlo a prueba, descárgate una versión de alta resolución del mapa para imprimir a un tamaño de 1200 x 800 mm y cuéntanos cómo te ha ido con él.
“No dejes que nadie llegue jamás a ti sin que al irse se sienta mejor y más feliz.”
Madre Teresa de Calcuta
Servicio es la acción y efecto de servir. Tu presentación debe servir a los intereses de la audiencia y no al revés. El orador centrado en sí mismo raramente conecta con la audiencia. Los buenos comunicadores en cambio se centran en las necesidades de la audiencia y no en las suyas propias. Para poder causar un impacto en el público antes debes mostrarle tu preocupación por ayudarle. Para ayudar a alguien antes debes saber cómo piensa y cómo actúa. Antes de pedirles que se sienten a escucharte, siéntate tú a escucharlos a ellos. Este cambio de actitud aumentará tu conexión con ellos y el valor que podrás aportarles.
Como señala Andrés Pérez Ortega en su libro para ayudar a los profesionales a convertirse en una referencia, Expertología, “hablar en público es una herramienta de visibilidad y notoriedad muy potente para reforzar tu posicionamiento”.
El problema del que ya nos advierte Andrés es que a muchos profesionales se les ve el plumero. En sus charlas se nota que este profesional habla antes que nada para vender su producto o servicio. La presentación no es más que una excusa para promocionar su marca personal o empresarial. En realidad le importan muy poco los problemas y necesidades de la audiencia. En el fondo no la valora, por lo que es difícil que pueda aportarle verdadero valor.
Este ponente pasa el tiempo previo a la presentación preguntándose: ¿cómo puedo impresionar a la audiencia con mis conocimientos?, ¿lo haré mejor que fulanito o menganito para parecer más experto que ellos?, ¿obtendré una buena reseña en los medios que aumente mi proyección profesional o la de mi empresa?, ¿conseguiré hacer un buen puñado de clientes tras mi intervención? ¡Yo, yo, yo y sólo yo! ¿Te das cuenta? Este profesional sólo piensa en sí mismo y en los beneficios que obtendrá de su presentación. No busca aportar valor sino hacer una venta. En ningún momento se le ha ocurrido pensar en las necesidades de la audiencia ni en cómo servirla mejor.
Nunca olvides que en una presentación no hablas para ti, hablas para la audiencia. Y si sólo te preocupas por ti mismo, ¿cómo esperas conectar con la audiencia?
En plena economía de la atención, nuestras presentaciones se enfrentan al reto de hacer llegar nuestras ideas a una audiencia distraída por mensajes procedentes de los medios más variados. Siguiendo estos pasos aprenderás a crear presentaciones más cautivantes, más memorables y que conecten mejor con las nuevas audiencias.
Filtra la información
No recordamos más de tres o cuatro ideas tras una presentación. Cuantas más ideas des a una audiencia, menos recordará. Cíñete a un máximo de tres ideas clave por presentación. Y si sólo das una, aún mejor. Si no las filtras tú, lo hará la audiencia. No lo des todo. Despierta la lujuria por más.
Una sola idea por transparencia
Hoy en día no cobran por cada transparencia que usas. No intentes sobrecargar cada transparencia con numerosas ideas y conceptos. Huye de las listas de viñetas. Una transparencia, una idea. Así de fácil.
Somete tus transparencias al test de la valla publicitaria
Lo que importa es la claridad con que comunican la idea, no la cantidad de información que contienen. Un diseño sencillo ayuda a asimilar el contenido. Un diseño atractivo capta y mantiene la atención. Un diseño elegante comunica profesionalidad. Tus transparencias no son tu red de seguridad.
Proporciona enlaces a más información
Que tu presentación sea sencilla no significa que no haya mucha más información detrás de la presentación que el público ve. Puedes incluir enlaces acortados dentro de tus transparencias a fuentes adicionales de información para facilitar el trabajo a quienes estén interesados en ir más allá. Así elige cada uno la dosis de información que desea. No los infoxiques.
Presenta tus ideas en el contexto de una historia Conectamos con las historias, no con las estadísticas. Si tienes que dar datos, cifras, hechos, hazlo, pero en el contexto de una historia cuyo protagonista típicamente será la audiencia. ¿Qué es lo que desea para restaurar el equilibrio en su vida? ¿Qué lo mantiene alejado de colmar sus deseos? ¿Qué opciones tiene para conseguir colmar su deseo enfrentándose a esas fuerzas antagonistas? Puede que estén tan pendientes de tu historia que dejen de tuitear.
Deja lugar para el diálogo Las audiencias han muerto, ha nacido el transceptor. Crea tus presentaciones de manera que el transceptor pueda participar, tanto quien esté en la sala como quien te siga desde cualquier lugar conectado a Internet. Abre huecos para la participación. Integra momentos para escuchar lo que tienen que decir. No esperes siempre al final. Las presentaciones son conversaciones.
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Tu presentación es un servicio, no un producto
Escrito por Gonzalo Álvarez Marañón 
En plena 
El Arte de Presentar 