10 claves para crear transparencias legibles (I)

Como ya soy perro viejo, siempre que puedo, durante las presentaciones me siento en la primera o segunda fila para asegurarme una vista excelente tanto del conferenciante como de la pantalla. Hace algunos meses, durante un congreso, uno de los ponentes utilizó un tipo de letra tan pequeño que resultaba imposible que nadie más allá de la quinta fila pudiera leer sus transparencias. Se lo comenté amablemente durante la comida y ante mi estupor me respondió que la culpa la tenía el público por sentarse lejos. Coincidí con él en que, efectivamente, durante su intervención en la sala había poco público y muchos voluntariamente se habían sentado en las últimas filas, pero ¿qué habría sucedido si la sala hubiera estado abarrotada? ¿No tienen todos los asistentes derecho a ver la presentación, con independencia de dónde se sientan?

Este ponente había olvidado por completo que no presentas para ti sino para la audiencia. Debemos pensar en lo mejor para ella, no en lo mejor para nosotros.

Retorno a las fuentes

En su libro Clear and to the Point, Stephen Kosslyn ofrece una serie de consejos para evitar que la audiencia vea borrones en la pantalla en lugar de letras claras y distintas. El término «fuente» en tipografía se refiere a la apariencia general de las letras. Las fuentes pueden variar en cuanto al tipo (Arial o Times New Roman), el estilo (negrita o cursiva), el tamaño y el color. Aunque los programas de slideware incorporan un número enorme de fuentes, lo cierto es que no todas ellas son igualmente apropiadas para presentaciones.

«No hay mejor receta para el fracaso que asegurarte de que la audiencia es incapaz de leer el texto de tus transparencias.»

— Stephen M. Kosslyn

En ésta y próximas entradas ofreceré varios consejos sugeridos por Kosslyn sobre el uso de fuentes y texto en tus transparencias con el fin de facilitarle la vida a la audiencia.

Clave 1: Asegúrate de que el tamaño es suficientemente grande para ser leído sin esfuerzo

Según una encuesta publicada en 2005, la segunda característica más irritante durante una presentación es el uso de texto tan pequeño en las transparencias que éste no puede ser leído. Se trata efectivamente de uno de los errores más comunes cometidos por profesionales en todo el mundo. Olvidamos que el texto completo de cada transparencia debería poder ser leído desde el fondo de la sala. Sí, desde el fondo de la sala.

Cuando añadas texto de reducido tamaño, piensa en lo siguiente: si no puede leerlo toda la audiencia, entonces ¿para qué ponerlo? ¿Lo pones para ellos o lo pones para leerlo tú porque no te sabes tu propia conferencia?

La objeción más frecuente que me encuentro cuando animo a utilizar un tamaño grande para las fuentes es que «entonces no me cabe todo en una transparencia». Exacto. Ésa es la idea. Este consejo exige que cada transparencia contenga poco texto, ya que de otra forma sería imposible aumentar su tamaño. Cuanto menos texto y más grande, mejor. La audiencia no quiere leer transparencias, quiere que le cuenten una historia.

Antes de tu próxima presentación, siéntate en el fondo de la sala y averigua si puede leerse el texto de tus transparencias. En caso negativo, ¡aumenta su tamaño! Las transparencias son un apoyo para tu presentación. Tú eres el protagonista y no PowerPoint.

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Aprovecha el efecto von Restorff en tus presentaciones

Hesíodo contrapone en su teogonía la diosa de la memoria, Mnemosina, próxima al día claro y al dios solar Apolo, a la oscura diosa del olvido, Lete, emparentada con la noche. Según la mitología griega, el Leteo era uno de los ríos del Hades cuyas aguas al ser bebidas provocaban el olvido. Con triste frecuencia, cuando asistimos a presentaciones, los ponentes parecen esforzarse en darnos a beber de las aguas del Leteo. Uno de los tres objetivos básicos de toda presentación consiste en fomentar la comprensión y el recuerdo. Y una de las mejores formas de promover el recuerdo consiste en hacer algo diferente.

El libro Principios universales de diseño recoge el siguiente principio, conocido como Efecto von Restorff, de aplicación inmediata para provecho de todas las presentaciones (y sus audiencias):

«Las cosas claramente diferentes se recuerdan mejor que las comunes.»

Todo aquello alejado de lo ordinario normalmente confiere a una presentación un toque memorable que la destaca del resto. Existen multitud de recursos para alejarse de los caminos trillados, entre los que destacan el uso de secuencias de vídeo y otros elementos multimedia, los cuales pueden ayudar a fomentar no sólo el recuerdo de lo presentado sino también del presentador.

Sal de lo ordinario con un vídeo original

Cuando se integran en una presentación, los vídeos y fragmentos de película pueden ilustrar un proceso con claridad infinitamente superior a una fotografía o incluso una animación. Las secuencias de vídeo deberían ser breves e integrarse en la trama de la historia, es decir, en el hilo de la presentación, pues en caso contrario, el vídeo termina fagocitando la atención de la audiencia, alejándola del orador. El uso de varias secuencias breves de vídeo espaciadas a lo largo de la presentación garantiza mantener a la audiencia alerta y atenta.

David Carrasco y los escenarios de uso de redes

El jueves pasado, durante la celebración de las últimas conferencias FIST en Madrid, disfrutamos del privilegio de la presencia de David Carrasco, quien nos obsequió con una gran intervención, en la que hábilmente introdujo tres vídeos memorables grabados por él mismo para describir tres posibles escenarios de uso indebido de redes corporativas.

Matrix y los ataques web

En una conferencia que impartí el año pasado me serví igualmente de un par de breves fragmentos de la película Matrix para ilustrar algunos conceptos sobre los ataques web y fijar en la memoria el contenido de la charla.

Si quieres sacar el máximo provecho de las tecnologías multimedia para fomentar el recuerdo de tu mensaje, no te limites a proyectar transparencias de texto sobre la pantalla. Proyectar listas de viñetas tiene el mismo efecto sobre la audiencia que darle a beber del río del olvido. No llenes tu copa en las aguas del Leteo. Llénala en otros manantiales. ¡Atrévete a ser diferente!

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¿Has utilizado alguna vez vídeos en tus presentaciones? ¿Has sido testigo de un uso original de los vídeos? Comparte tus experiencias con otros lectores.

¿Por qué los españoles comunicamos tan mal?

El conocido periodista Manuel Campo Vidal nos obsequia con una breve obra que reúne su dilatada experiencia como comunicador de primera. Su último libro «¿Por qué los españoles comunicamos tan mal?» va directo al grano ya desde la frase de apertura:

«Las clases dirigentes españolas están entre las que peor comunican de Europa. Empresarios, políticos, banqueros e incluso profesores tienen dificultades evidentes para hacer llegar su mensaje con claridad. Con un agravante peligroso: encima no lo saben y algunos hasta creen lo contrario.»

—Manuel Campo Vidal

No se trata de un manual al uso sobre cómo hablar bien en público o sobre cómo mejorar las habilidades de comunicación. Se trata más bien de una crítica despiadada a los estamentos en cuyas manos se perfila el destino de nuestro país. Se pasa revista a los mejores y peores comunicadores españoles entre las filas de políticos y empresarios, glosándose los momentos más brillantes y más bochornosos de nuestra reciente historia. Está orientado por tanto a comprender las causas de por qué en España se vive esta situación deplorable.

La obra está dividida en tres partes. En la primera realiza un diagnóstico de la situación. En la segunda repasa los nombres propios de nuestro panorama de actualidad política, empresarial y universitaria, analizando sus aciertos y errores. Por último, en la tercera parte ofrece las claves para una mejora de la comunicación en nuestro país. Todo ello salpicado de numerosas anécdotas y ejemplos recopilados a lo largo de una extensa carrera profesional entregada a la comunicación, que hacen que su lectura sea amena y ágil, a menudo humorística (si bien a veces uno se ríe por no llorar), perlas como la historia del gallego quien interrogado a la salida de un concierto sobre qué le había parecido respondió: «si le dijera la verdad, le mentiría».

Un libro imprescindible para comprender el panorama comunicativo español actual.

FICHA TÉCNICA

Autor: Manuel Campo Vidal
Título: ¿Por qué los españoles comunicamos tan mal?
Editorial: Plaza Janés
Páginas: 201
Lo mejor: Historias y anécdotas personales del propio autor.
Lo peor: Diagnostica, pero se echan en falta consejos más prácticos para ayudar a mejorar.
Dónde comprarlo: Casa del Libro :: Amazon.es

Dos estrategias para crear presentaciones sin listas de viñetas (II)

El estilo tradicional de PowerPoint dicta que las presentaciones deben constar de interminables listas de viñetas. Sin embargo, éstas son nocivas por muchos motivos:

• Se basan exclusivamente en texto, lo que dificulta la asimilación del contenido si el orador repite verbalmente el mismo texto. Aunque parezca mentira, los estudios revelan que texto y voz repitiendo lo mismo no se refuerzan sino que se anulan.
• Incitan a los oradores a leer el texto de la pantalla en lugar de expresarse libremente con sus propias palabras. Si lees tus transparencias, pareces idiota.
• Cuando el ponente lee listas, da la espalda al público. Como la serpiente que hipnotiza a su presa, el orador nunca debe perder el contacto visual con el público o rompería el hechizo que los mantiene unidos.
• Cuantos más elementos en las listas y más palabras en cada elemento, más pequeño es el tamaño de letra y menos se lee más allá de la quinta fila. El público tiene derecho a ver todo el contenido de las transparencias, sin importar la fila en la que se sienta.
• Si están todos los elementos de la lista en la pantalla, mientras el orador lee uno, el público tiende a leer los siguientes. ¡Y el público siempre es más rápido leyendo! Cuando llega al final, ya no sabe qué hacer para entretenerse.
• Las presentaciones con listas de viñetas, es decir, predominio del texto sobre la imagen, aburren mortalmente, incluso al público más entregado.

En resumen, las transparencias deberían ser visuales, cada una con un mensaje claro y tan poco texto como sea posible. Salvo que sea absolutamente necesario, convendría evitar las listas de viñetas, por ejemplo, segmentándolas en varias transparencias. ¿Y en esos casos en los que resulta inevitable incluirlas y sería inapropiado segmentarlas?

Usando la creatividad para enmascarar las listas de viñetas

Deja volar tu imaginación. Puedes presentar listas de viñetas de forma creativa, de manera que no parezcan listas de viñetas. Normalmente, necesitarás combinar esta estrategia con fotografías de calidad profesional y utilizar poco texto, ya que de otra forma no se conseguirán diseños simples y armoniosos. Recuerda: menos es más.

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PRESENTACIONES DE EJEMPLO

La mayoría de transparencias de la siguiente presentación presentan varios puntos enmascarados de formas variadas, para no volverse repetitivas ni cansar al público. Como consecuencia, la presentación resulta más dinámica, más visual, más memorable.

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¿Se te ocurren otras formas de evitar las horribles transparencias con listas de viñetas? Comparte tu experiencia con otros lectores.

Dos estrategias para crear presentaciones sin listas de viñetas (I)

Durante cientos de años, cuando un atleta debía saltar un listón situado por encima de su cabeza, corría hacia él y lo superaba de frente. En las Olimpíadas de México de 1968, Dick Fosbury revolucionó el mundo del atletismo tras ganar la medalla de oro gracias a su innovador estilo: saltando de espaldas en lugar de frente. El salto de Fosbury grabó una imagen indeleble en la memoria de los millones de personas que lo vieron en vivo o a través de la televisión. Su salto no dejó a nadie indiferente: los jueces no sabían si había violado alguna norma; los restantes atletas no se recobraban de su sorpresa ante una forma de saltar completamente nueva; el público rugía entusiasmado al ver triunfar al joven con su estilo revolucionario. Cuatro años después, en las Olimpíadas de Munich, 28 de los 40 competidores en salto de altura copiaron el estilo Fosbury. Hoy, prácticamente todos los saltadores de elite lo usan.

«Probablemente no era el saltador más dotado de su época, pero gracias a su gran innovación consiguió ser campeón olímpico y cambió para siempre la forma de entender el salto de altura.»

—Wikipedia

Hay vida más allá de las listas de viñetas

Aunque sólo los malos trabajadores culpan a sus herramientas por sus chapuzas, admito que el uso indiscriminado y ubicuo de PowerPoint ha inducido un cierto tipo de estilo de presentación, totalmente basado en texto y listas de viñetas, ya que es el diseño predeterminado con que nos encontramos al abrir una plantilla de cualquier programa de creación de transparencias o slideware. Resulta por consiguiente difícil sustraerse a la tentación de crear las transparencias siguiendo esta imposición, más si cabe cuando el 99,999% de las presentaciones que contemplamos habitualmente también lo siguen.

Cabe preguntarse, ¿es posible crear transparencias sin las omnipresentes listas de viñetas? Pongámonos en la piel del joven Fosbury. ¿Acaso la única forma de superar el listón es saltar de frente o existen otros estilos de salto? ¡Por supuesto que sí!

Aunque todo el mundo lo haga, no hay ninguna razón para usar listas de viñetas en cada transparencia. Puedes eliminarlas de tus presentaciones apoyándote en dos estrategias básicas:

• Segmentar el contenido.
• Usar la creatividad para enmascarar las listas de viñetas.

En esta entrada comentaré la primera, dejando la segunda para la próxima entrada.

Segmentación del contenido

Puedes partir de una presentación tradicional con sus títulos y viñetas e ir segmentando cada transparencia en varias: una para el título y otras tantas como viñetas en la transparencia original. Este método resulta especialmente eficaz cuando la transparencia contenía varias ideas diferentes. Combinándolo con un diseño simple, natural y elegante, a menudo utilizando fotografías de calidad profesional, se consigue un resultado memorable.

Cuando el contenido de los elementos de la lista de viñetas lo permita, también pueden presentarse de manera visual. Por ejemplo, una lista de patrocinadores puede sustituirse por sus logos o una enumeración de colaboradores, por sus fotografías.

Cuando segmentes tus transparencias, recuerda que debes plasmar una sola idea por transparencia y mantener tus transparencias simples.

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PRESENTACIONES DE EJEMPLO

A continuación se muestran varias presentaciones en las que en lugar de utilizar listas de viñetas se ha optado por segmentar el contenido en varias transparencias.

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Tira tus viejas presentaciones en PowerPoint a la basura

El biólogo molecular y prolífico autor John Medina publicó recientemente un práctico libro de divulgación científica sobre el funcionamiento del cerebro titulado Brain Rules. En el capítulo dedicado a la visión, Medina incluye unas interesantes reflexiones acerca de PowerPoint, bajo el epígrafe que da título a esta entrada, «Tira tus viejas presentaciones de PowerPoint a la basura». A continuación traduzco literalmente:

«El software para presentaciones llamado PowerPoint se ha vuelto ubicuo, desde salas de reuniones de empresas hasta aulas de colegios pasando por conferencias científicas. ¿Qué hay de malo en ello? Está basado en texto, con seis niveles jerárquicos de títulos y subtítulos: todo palabras. Los profesionales del mundo entero deberían informarse acerca de la increíble ineficiencia de la información basada en texto y de los increíbles efectos de las imágenes. Después, deberían hacer dos cosas:

1. Quemar sus presentaciones en PowerPoint actuales.
2. Hacerlas nuevas.

De hecho, las viejas deberían conservarse, al menos temporalmente, como útiles comparaciones. Los hombres de negocios deberían contrastar sus nuevos diseños con los antiguos y determinar cuáles funcionan mejor. Una presentación de PowerPoint típica contiene unas 40 palabras por transparencia . Eso significa demasiado trabajo por delante.»

La voz de Medina no es la única alzada en contra del uso actual de PowerPoint. El psicólogo John Sweller, creador en los 80 de la teoría de carga cognitiva, sostiene que:

«El uso de las presentaciones en PowerPoint ha sido un desastre. Debería tirarse a la basura.»

No está claro si lo que propone Sweller es tirar la herramienta en sí, PowerPoint, o el uso que hacemos de la herramienta. En mi opinión, PowerPoint, al igual que Keynote, Impress o cualquier otro software de creación de presentaciones, puede utilizarse de forma creativa para construir presentaciones impactantes que inspiren y motiven, o puede utilizarse en la forma habitual para construir documentos llenos de listas de viñetas que aburren y abotagan la mente.

Los canales verbal y visual se complementan

Lo que prácticamente ningún investigador de teoría cognitiva cuestiona es que desde el punto de vista de aprendizaje resulta nocivo utilizar PowerPoint en la forma tradicional: transparencias con interminables listas de viñetas, cuyo contenido es repetido, a veces literalmente, por el ponente. Según la teoría de carga cognitiva, si el mismo mensaje se transmite exclusivamente a través del canal verbal, es decir, tanto palabras escritas en la pantalla como las mismas palabras leídas, la mente se sobrecarga y no procesa adecuadamente el mensaje. En cambio, si se utilizan imágenes (diagramas, gráficos, fotografías, diseños, animaciones, etc.) las cuales se explican mediante palabras que no aparecen en la transparencia, se refuerza el aprendizaje. Las palabras y las imágenes comunican mejor que las palabras solas.

Así pues, no tires a la basura tu viejo PowerPoint, tira tu vieja forma de presentar.

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Comparativa de picoproyectores

En una entrada reciente sobre sugerencias de regalos relacionados con las presentaciones para las Navidades pasadas, incluí como una posible opción los picoproyectores. Se trata de unos proyectores diminutos (de ahí el nombre de pico), aproximadamente del tamaño y peso de un iPod Classic. Funcionan con baterías y con tecnología de LED, pudiendo proyectar resoluciones de hasta 1280×768 a un tamaño de entre 15 cm y 1,5 m para distancias de 25 cm a 2,5 m, según modelos.

Óscar García acaba de publicar en PC World digital una exhaustiva comparativa de picoproyectores, concretamente entre el 3M MPro 110 y el Optoma Pico PK 101, ambos disponibles en el mercado español. Según el estudio, el picoproyector que mejor calificación ha obtenido es el Optoma.

Si tu profesión requiere presentaciones improptu y estás pensando en comprar un picoproyector para exponer en cualquier lugar y momento en que se presente la ocasión, no dejes de consultar la comparativa para realizar una compra bien informada.

Actualización (12 febrero 2009)

Óscar García nos informa del lanzamiento hoy mismo de nuevos picoproyectores basados en tecnología láser.

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Cómo satisfacer a audiencias heterogéneas durante una presentación

Cinco amigos se sientan en una cafetería y el camarero les toma nota:

«Un café solo».

«A mí uno con leche».

«Yo un cortado».

«El mío corto de leche, pero ni muy fría ni muy caliente».

«Pues yo con más leche, pero caliente, que queme».

El camarero se acerca a la barra y ordena: «¡Cinco cafés!».

¿Es posible satisfacer a audiencias heterogéneas?

No podemos servir café para todos. Ya he mencionado en más de una ocasión que debemos conocer a nuestra audiencia y adaptar a ella nuestra presentación. Esta tarea resulta relativamente sencilla cuando la audiencia es homogénea: personal sanitario de un hospital, un grupo de directivos de empresas de seguridad informática, abogados de la rama mercantil, científicos expertos en optoelectrónica, etc. Pero, ¿cómo adaptar una presentación a un público heterogéneo, con conocimientos previos variados e intereses diversos?

Michael Alley, en su excelente obra The Craft of Scientific Presentations ofrece una posible solución de compromiso. Dista mucho de ser perfecta, pero ciertamente merece la alegría de ser reseñada aquí.

Parece obvio que cuando la audiencia es heterogénea, resulta imposible crear una presentación que satisfaga a TODOS los asistentes durante TODO el tiempo. Sin embargo, si nuestro objetivo es satisfacer a TODO el mundo AL FINAL de la presentación, una posible solución consiste en hablar para las distintas audiencias en distintos momentos de la presentación.

Se empieza con poca profundidad, orientando a todo el mundo acerca del tema. Esta orientación incluye mostrar, no sólo mencionar, la importancia del tema.

Después, para cada división del cuerpo de la presentación, antes de sumergirnos en los detalles del tema, comenzamos con una visión superficial que todo el mundo puede seguir. Durante las inmersiones profundas habrá muchos miembros no técnicos y generalistas de entre la audiencia que no podrán seguirnos, pero serán traídos de vuelta a la superficie durante el comienzo del siguiente tema.

Al final de la presentación, deberíamos volver a la superficie y examinar los resultados de manera que todo el mundo los entienda.

Gracias a esta estrategia, aunque el público no técnico y generalista no se habrá enterado de todos los detalles, al menos toda la audiencia habrá podido seguir los puntos principales de la presentación. No sólo debemos pensar en nosotros mismos. También en nuestro público.

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