No uses las mismas transparencias para una sala de juntas y para un gran auditorio

julio 10, 2012

Speaking PowerPoint de Bruce Gabrielle

Existen muchas formas de clasificar las transparencias usadas en presentaciones. Por ejemplo, el experto en PowerPoint Bruce Gabrielle realiza en su imprescindible libro, Speaking PowerPoint: The New Language of Business, una importante distinción entre las transparencias de auditorio (ballroom) y las de sala de juntas (boardroom).

Las transparencias de auditorio sirven de apoyo para el presentador

Constituyen una herramienta de amplificación del mensaje: escaso contenido verbal, alto contenido visual. En consecuencia, esas mismas transparencias posiblemente no servirán como documento impreso para que la audiencia lo lea más tarde porque no habrá mucho que leer.

Mucho menos sirven como documento autónomo, ya que sin el presentador que narre su historia, la mayoría de transparencias carecerán de sentido por sí mismas. Suelen ser demasiado simples para ayudar en la toma de decisiones.

Su objetivo es sobre todo captar el interés de audiencias que no suelen estar especialmente motivadas o atentas, sometidas a todo tipo de distracciones (en especial Twitter y el correo electrónico), a un paso de desconectar del ponente si éste no las engancha rápidamente.

No suele tratarse de presentaciones críticas para el futuro de la audiencia, por lo que el ponente debe esforzarse por mantener despierta a la audiencia y motivarla a la acción.

Hay una gran diferencia entre las presentaciones para auditorio y para sala de juntas en cuanto a motivación de la audiencia e interacción

Las transparencias de sala de juntas sirven para propósitos muy variados

Podrían enviarse por correo electrónico para que los destinarios las lean solitariamente en la pantalla de su ordenador. O podrían imprimirse para ser usadas como documento de trabajo durante una reunión de equipo. O podrían usarse para proyectar en una pantalla durante una presentación a la junta directiva para tomar una decisión.

En ocasiones, el mismo conjunto de transparencias deberá funcionar en estos tres escenarios: se enviarán por adelantado a los asistentes a la reunión para que acudan preparados o para que no acudan porque les bastará con leerlas por su cuenta; se utilizarán para proyectar en una pantalla mientras el presentador explica su contenido; y se utilizarán para leer detenidamente antes, durante y después de la reunión con ánimo de informar la decisión a tomar.

En una presentación de sala de juntas, la audiencia suele asistir con una elevada motivación, mayor cuanto más esté en juego. Se espera de la audiencia que dé su aprobación para un proyecto, que se decante por un nuevo proveedor, que decida si expandirse o no a un nuevo mercado, si invertir en una startup, si recortar el presupuesto en publicidad, y en general tomar decisiones relevantes para el futuro de la organización.

Las transparencias en este caso incluyen planes estratégicos, planes de marketing, informes de investigación, resultados de estudios, planes de lanzamiento de nuevos productos, planes de ejecución, y todo tipo de cuestiones relacionadas con la planificación empresarial.

Hay una gran diferencia entre las presentaciones para auditorio y para sala de juntas en cuanto a motivación de la audiencia e interacción

En el caso de las presentaciones de auditorio, la audiencia estará sentada lejos de la pantalla y sufrirá dificultades para leer textos largos. En las de sala de juntas, la audiencia estará sentada muy cerca de la pantalla. Es más, a menudo las transparencias ni siquiera llegarán a proyectarse en una pantalla, sino que se imprimirán como un documento y se trabajará sobre él. El lector demandará más información, más detalles, más material de estudio.

En las típicas presentaciones de auditorio, el ponente pasa todo o la mayor parte del tiempo hablando él solo mientras la audiencia se sienta quieta escuchando con nula o escasa participación por su parte, limitada como mucho al turno de preguntas y respuestas al final de la charla. En las de sala de junta, la audiencia rara vez se sienta quieta escuchando: interrumpe continuamente con preguntas y peticiones de mayor detalle, con dudas y comentarios críticos. Son presentaciones mucho más interactivas.

Planifica bien tu presentación para acudir con las transparencias adecuadas.

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¿Cómo varías tus transparencias en función del tipo de presentación, en sala de juntas o en gran auditorio?

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10 cosas divertidas que puedes hacer este verano para mejorar tus habilidades de hablar en público

julio 5, 2012

Paradiving en Vietnam

El verano ya está aquí. Para muchos representa tiempo libre para disfrutar con actividades lúdicas de todo tipo. También puede ser una oportunidad para trabajar esas capacidades que tenemos abandonadas y que siempre nos decimos que trabajaremos más adelante. Te propongo 10 cosas divertidas que puedes hacer para mejorar tus habilidades de comunicación.

1) Cuenta chistes hasta que no podáis más

Tanto si tienes gracia como si no, cuenta chistes en casa y con los amigos. Cambia las voces, imita acentos, gesticula, pon caras, muévete, explora distintos temas. No necesitas ninguna excusa para contarlos: “El otro día escuché este chiste divertidísimo…” y lánzate. Cuanta más gente esté delante, mejor. No tengas miedo al ridículo. Aprenderás a reírte de ti mismo, la forma suprema de humor.

2) Léeles cuentos a tus hijos, a tus sobrinos o a cualquier niño en tu radio de alcance

No pongas a los niños a ver la TV ni episodios de Pocoyó descargados de Internet. Ahora tienes tiempo para ellos. Dedícaselo leyéndoles en voz alta cuentos o libros adecuados a su edad. Haz las distintas voces, dramatiza los personajes, exagera las onomatopeyas. No leas, interpreta. ¡Excédete todo lo que puedas… y aún más! Perderás el miedo a pintar paisajes sonoros usando todo el rango de tu paleta paraverbal.

3) Cuentacuentos

Da un paso más allá y apúntate a un curso/taller sobre cómo contar cuentos. Si nunca has estado en un espectáculo de cuentacuentos, busca uno cerca de donde vivas. En fiestas veraniegas suelen celebrarse por los pueblos. Disfruta con cuentos para niños y para mayores. Súbete a un escenario y “érase una vez…”. Mejorarás tu capacidad de expresividad corporal y de narración de historias durante presentaciones.

4) Monólogos

Seguro que has visto monologuistas en la tele y hasta en directo. También existen cursos/talleres donde aprenderás a escribir y a poner en escena monólogos. Aprenderás a eliminar lo superfluo y centrarte en lo esencial.

5) Magia

Sorpresa, emoción, ilusión. Adoramos los trucos de magia. Aprende unos cuantos este verano y practícalos delante de familiares, amigos y extraños. La magia te enseñará qué hacer con las manos, cómo mirar a la audiencia y cómo entretenerla con tu diálogo.

6) Teatro

El teatro puede regalarte un tesoro de recursos: aprender a respirar, a moverte por el escenario, a proyectar la voz, a expresar las emociones, a ensayar, a gesticular, a usar el espacio, a memorizar, etc.

7) Improvisación

Nada disparará tu agilidad mental como la capacidad de improvisar. Te ayudará a salir de situaciones inesperadas, a buscar respuestas ocurrentes, a sacar partido de los recursos presentes, a mantener la calma ante la adversidad.

8) Cantar/tocar en un grupo

Ahora es el momento de desempolvar esa vieja guitarra o aquel tambor y cantar canciones alrededor de las hogueras en la playa o en el camping. Júntate con gente y canta, toca, baila. Aprenderás a superar los nervios del directo, a mirar  a la audiencia, a hacerla participar, a sentir cómo fluyen las emociones desde el público hacia ti, a leer sus rostros.

9) Habla con extraños

El verano es momento de viajes, de descubrimiento de nuevas gentes y lugares. No te limites a hablar con tus amigos y familiares cuando salgas fuera. Busca entablar conversaciones con extraños de todas las edades y condiciones. Aprenderás a gesticular y hablar con las manos, a abrirte a los demás, a superar la timidez.

10) Ve vídeos de grandes presentaciones

Si el día a día no te deja tiempo para ver vídeos de TED o de otras fuentes, ahora es el momento. Aprovecha a ver un vídeo al día o incluso más. Si tienes un teléfono inteligente o una tableta, carga varios para verlos en la playa, o en la terraza o en esos momentos de relax. Aprenderás las técnicas de los grandes presentadores que podrás incorporar en tus próximas presentaciones.

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¿Qué otras cosas divertidas puedes hacer en verano para mejorar tus presentaciones?


Ya está a la venta el libro “El Arte de Presentar” #ElArteDePresentar

mayo 22, 2012

El Arte de Presentar por Gonzalo Álvarez Marañón

Este 22 de mayo es un día muy especial para mí. Quiero compartir contigo una gran alegría:

¡Hoy sale a la venta mi último libro, El Arte de Presentar!

Gracias a la fe ciega de Roger Domingo y a la apuesta de Paula Carrión, este libro ha sido publicado por el sello Gestión 2000 de Planeta, en una cuidadísima edición de lujo. ¡No lo creerás cuando lo sostengas en tus manos!

Como puedes imaginar, en esta obra retomo los temas principales que trato en el blog. Explico con detalle y numerosos ejemplos cómo planificar, estructurar, diseñar y exponer presentaciones. Sus páginas están llenas de nuevos materiales que nunca han aparecido (ni aparecerán) en el blog. Te descubrirán nuevos consejos y trucos para ayudarte en la difícil tarea de presentar en público.

El libro aborda en sus más de 320 páginas los siguientes temas:

PARTE I – FUNDAMENTOS: Empieza la casa por los cimientos, no por el tejado
Capítulo 1. Presentar es un arte
Capítulo 2. Construye tu presentación sobre sólidos pilares

PARTE II – PLANIFICACIÓN: Antes de hablar en público, piensa en privado
Capítulo 3. Comprende las necesidades de la audiencia
Capítulo 4. Elabora el mensaje que deseas transmitir
Capítulo 5. Inspira un cambio en la audiencia
Capítulo 6. Adáptate a las circunstancias
Capítulo 7. Familiarízate con el lugar
Capítulo 8. Conócete a ti mismo como ponente

PARTE III – ESTRUCTURA: Selecciona y ordena tus ideas
Capítulo 9. Selecciona las ideas relevantes
Capítulo 10. Arranca con fuerza tu presentación
Capítulo 11. Organiza tus ideas
Capítulo 12. Concluye con fuerza tu presentación

PARTE IV – DISEÑO: Comunica visualmente
Capítulo 13. Los fundamentos de diseño que no puedes ignorar en presentaciones
Capítulo 14. Escribe textos legibles
Capítulo 15. Una imagen en tu presentación dice más que mil palabras
Capítulo 16. Sácale partido a la multimedia

PARTE V – EXPOSICIÓN: Comunica con todo tu ser
Capítulo 17. Armoniza sinfónicamente tus mensajes verbales, paraverbales y corporales
Capítulo 18. Comunica con tu voz
Capítulo 19. Comunica con tu cuerpo

Estoy seguro de que este libro que he escrito con gran amor y cariño se convertirá en un compañero inestimable en tu viaje al corazón de tus audiencias a través de las presentaciones.

¡Disfruta de su lectura tanto como yo disfruté de su creación!

Dónde comprarlo en papel: Amazon.es :: Casa del libro

Dónde comprarlo en PDF: Casa del libro

[Si no te conformas con las páginas de un libro y me quieres en persona para ayudarte a mejorar tus presentaciones, apúntate a mis próximos cursos en abierto sobre Cómo crear presentaciones de alto impacto y Cómo exponer presentaciones de alto impacto.]

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¿Ya has adquirido el libro? ¿Cuáles han sido tus primeras impresiones?


Las presentaciones tradicionales producen un efecto sedante en la audiencia

enero 17, 2012

Interesado en medir cómo variaban los niveles de atención de los estudiantes durante sus clases, el profesor Donald A. Bligh realizó un experimento con sus propios alumnos, descrito en su libro What’s The Use of Lectures?: tomó lecturas de la tasa cardíaca de 16 de ellos durante 4 clases a intervalos de 5 segundos. Representó los datos recogidos en una gráfica, con el resultado mostrado en la figura. Su conclusión fue lapidaria: las presentaciones tradicionales producen un efecto sedante en la audiencia.

Escuchando hablar a un ponente y sin nada que hacer, rápidamente entras en un estado de sedación

La actividad física ayuda a crear actividad mental. Fíjate cuántas formas distintas podemos encontrar de poner en movimiento a la audiencia para reforzar el contenido y hacer la charla más memorable:

  • Si estás explicando cómo emerge el comportamiento autoorganizado en una red social, puedes pedir a la audiencia que se levante y aplauda al unísono, como hizo Jonas Riddestrale en una charla .
  • Si estás explicando lo difícil que es romper con los viejos hábitos, puedes proponerles que se pongan de pie y crucen los brazos, para a continuación cruzarlos al revés, como le vi hacer a Dennis Meadow.
  • Si llevan mucho tiempo sentados, puedes sugerir que se den masajes unos a otros o que hagan sencillos ejercicios calisténicos, como le vi en una ocasión proponer a Mario Alonso Puig.
  • Fernando de Pablo pide a los asistentes que dibujen en numerosas ocasiones.
  • Andrés Pérez Ortega explica que una marca personal es algo parecido a coger un papel y arrugarlo. Aunque intentes volver a dejarlo como estaba, va a quedar una señal, una huella, una marca. Y para que cale mejor su mensaje, pide a la audiencia que arrugue la hoja y luego la deje como estaba.
  • Salva López sube al escenario con su guitarra eléctrica y rápidamente energiza al público. Por ejemplo, hace dos grupos con la audiencia y entre todos interpretan la percusión del famoso tema de Queen “We will rock you”.

Salva López durante una presentación

Los ejemplos se multiplican. Cada vez que se pongan en pie y se muevan estarás aumentando su tasa cardíaca y mejorando sus niveles de atención para los próximos minutos. Además es divertido.

¡Muéveles la cabeza y también los pies!

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¿Cómo activas a la audiencia durante tus presentaciones?


Los artículos sobre presentaciones más populares del 2011

enero 12, 2012

Una vez más, dedico la primera entrada del año a realizar un breve análisis del año ya pasado. Aquí os dejo un listado de cuáles son las entradas más populares del blog, a juzgar por el número de visitas recibidas. Si en su día se te pasó alguna de estas entradas, ahora puede ser un buen momento para leerlas. Si eres nuevo en este blog, te servirán para hacerte  una idea de su contenido.

LAS 10 ENTRADAS ESCRITAS EN EL 2011 MÁS LEÍDAS

1.    4 formas de mentir con gráficos de datos en una presentación

2.    Presentaciones para emprendedores: Guy Kawasaki y la regla del 10/20/30

3.    Organiza tu Presentación con Evernote

4.    Qué poner en la última transparencia de tu presentación

5.    21 trucos para salir airoso de la sesión de preguntas y respuestas tras tu presentación

6.    Siete pasos para la creación de mapas conceptuales en presentaciones

7.    45 preguntas que deberías hacerte tras tu presentación

8.    Presentaciones de infarto sin PowerPoint

9.    Nueve técnicas para transmitir una imagen positiva que te ayude a conectar con la audiencia

10.    Plantillas para lograr consistencia temática en las presentaciones

LAS 10 ENTRADAS MÁS LEÍDAS DE TODOS LOS TIEMPOS

1.    Presentaciones de PowerPoint a PDF de forma impecable

2.    Cómo superar la timidez y el miedo a hablar en público

3.    Secretos del PowerPoint: Cómo insertar vídeos de Youtube en tu presentación

4.    Los tres objetivos de toda presentación

5.    Tira tus viejas presentaciones en PowerPoint a la basura

6.    Aplica la Regla de los Tercios en tus presentaciones

7.    Las mejores presentaciones del mundo 2008

8.    Dónde encontrar fotos de calidad profesional para tus presentaciones

9.    Una imagen en tu presentación dice más que mil palabras

10.    Exporta tu presentación en PowerPoint a imágenes del tamaño deseado

LA ENTRADA MÁS COMENTADA EN EL 2011

4 formas de mentir con gráficos de datos en una presentación

MI ENTRADA FAVORITA DEL 2011

Más historias y menos PowerPoints

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¿Hay alguna entrada que te gustó especialmente y no aparece en este listado? Compártela con el resto de lectores.


Cinco regalos originales para presentaciones para el 2012

diciembre 22, 2011

Regalos para presentaciones

Como todos los años, en estas fechas nos hacemos regalos unos a otros. Para algunos, resulta un problema imaginar qué regalar. Si estás harto de corbatas, libros, perfumes o DVDs, te sugiero regalos para aquellos interesados en las presentaciones y en cómo mejorar sus habilidades de comunicación. Te aseguro que serás el único en hacer un regalo semejante.

1. Navaja suiza multiusos para el presentador todoterreno

Además de las funciones tradicionales de las navajas suizas, como hoja, lima con destornillador, tijera y llavero (que nunca se sabe cuándo pueden venir bien en una presentación), esta práctica navaja incorpora una memoria USB 32 GB con espacio más que suficiente para guardar tus documentos, vídeos y presentaciones protegidos mediante identificación de huella dactilar o contraseña. Además, pensando especialmente en el presentador, está provista de un mando a distancia por Bluetooth para ordenador y portátil, así como de un puntero láser.

Navaja Presentation

(Muchas gracias a Ángel por la sugerencia)

2. Avance de transparencias para libertad sobre el escenario

Ya sé que me repito y que todos los años lo recomiendo. Pero es que me asombra ver el número de alumnos y clientes que todavía los desconocen. Si existe un dispositivo del cual no se puede prescindir durante una presentación, ése es seguramente el control remoto para avance de transparencias. Te ayudará a exponer tus presentaciones con mayor fluidez y comodidad, aportándote la flexibilidad de poder levantarte de la mesa y presentar de pie. Y para aquellos tentados por el Reverso Tenebroso de la Presentación, sí, también incorporan puntero láser. El que recomiendo incorpora además un temporizador con vibrador para ayudarte a mantenerte dentro de tiempo.

Aparato de control remoto de transparencias

3. Micrófono de cabeza para mayor libertad aún

El micrófono de cabeza es otro accesorio fundamental en el repertorio de todo orador profesional que hace presentaciones continuamente por todo tipo de salas y auditorios. La elección del tipo de micrófono es crucial. Yo prefiero los micrófonos inalámbricos que dejan libres las manos para gesticular. Y entre los de solapa y los de cabeza, me quedo con estos últimos sin dudarlo. Como no siempre los tienen disponibles allí donde uno va, a quien se dedique profesionalmente a hablar en público en plazas variadas le recomiendo comprarse su propio equipo.

Micro inalámbrico para cabeza

4. Pizarra blanca para dibujar y dar rienda suelta a la creatividad

Una gran pizarra blanca para usar con rotuladores de colores para planificar y estructurar tu presentación, para crear mapas conceptuales o para dibujar storyboards. Además ofrecen la ventaja de poder pegar sobre ellas notas adhesivas y escribir a su alrededor. Elemento imprescindible para amantes del Design Thinking y del dibujo de ideas.

Pizarra blanca

5. Sesión de mejora personalizada de habilidades de comunicación

La semana pasada me contactó una persona para regalarle a su pareja uno de mis paquetes de sesiones personalizadas de habilidades de comunicación. ¡Qué buena idea! En una sociedad en la que tenemos la casa llena de “cosas” creo que no hay regalo mejor que una “experiencia”. En ocho horas puedo ayudar a una persona a dar un salto considerable en su forma de presentar. Si alguien a quien aprecias de veras (¿tú mismo?) necesita mejorar su forma de presentar, regálale mi servicio de mejora personalizada e individual.

¡Felices Fiestas y Prósperas Presentaciones!

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¿Se te ocurren otros regalos para presentaciones? Comparte tus ideas con otros lectores.


La estructura del viaje del héroe para presentaciones

noviembre 22, 2011

Viaje

Los estudios psicológicos de Carl Jung y los mitológicos de Joseph Campbell, en especial su obra El héroe de las mil caras: Psicoanálisis del mito, han sentado las bases de los manuales actuales sobre narrativa. Algunos autores y ejecutivos de Hollywood como Chris Vogler o James Bonnet han simplificado y adaptado el mensaje de aquellos eruditos, haciéndolo más digerible para las audiencias modernas. En su biblia para guionistas de cine, El viaje de un escritor, Chris Vogler ofrece un patrón narrativo del viaje del héroe dividido en doce estadios:

1. MUNDO ORDINARIO: El mundo normal del héroe antes de que la historia comience. Se le presenta de manera que la audiencia simpatice con la situación o dilema. Algún tipo de polaridad en la vida del héroe tira de él en direcciones opuestas ocasionándole estrés.

2. LLAMADA A LA AVENTURA: Al héroe se le presenta un problema, desafío o aventura. Fuerzas exteriores o interiores le compelen al cambio.

3. RECHAZO DE LA LLAMADA: El héroe rechaza el desafío o aventura, principalmente por miedo al cambio.

4. ENCUENTRO CON EL MENTOR: El héroe encuentra un mentor que lo hace aceptar la llamada y lo informa y entrena para su aventura o desafío. Alternativamente el héroe puede encontrar en su interior una fuente de coraje y sabiduría.

5. CRUCE DEL UMBRAL: Al final del primer acto, el héroe abandona el mundo ordinario para entrar en el mundo especial o mágico, con reglas y valores desconocidos.

6. PRUEBAS, ALIADOS Y ENEMIGOS: El héroe se enfrenta a pruebas, encuentra aliados y confronta enemigos, de forma que aprende las reglas del mundo especial o mágico.

7. ACERCAMIENTO A LA CUEVA INTERIOR: El héroe y sus nuevos aliados obtienen éxitos durante las pruebas y se preparan para enfrentarse a su gran desafío en el mundo especial.

8. ORDALÍA: Hacia la mitad de la historia, se produce la crisis más grande de la aventura. El héroe confronta la muerte o afronta su miedo más terrorífico. Del momento de muerte surge una nueva vida.

9. RECOMPENSA: El héroe se ha enfrentado a la muerte, se sobrepone a su miedo y ahora gana una recompensa. Puede celebrarse el triunfo, aunque todavía acecha el peligro de perder la recompensa.

10. CAMINO A CASA: El héroe debe dejar atrás el mundo especial y volver al mundo ordinario con la recompensa. Normalmente, una escena de persecución señala la urgencia y peligro de la misión.

11. RESURRECCIÓN: En el clímax, justo en el umbral del mundo ordinario, el héroe se enfrenta nuevamente a la muerte y debe usar todo lo aprendido. Es purificado por un último sacrificio, otro momento de muerte y resurrección, a un nivel más elevado y completo. A través de la acción del héroe, las polaridades que estaban en conflicto al inicio de la historia se resuelven finalmente.

12. REGRESO CON EL ELIXIR: El héroe regresa a casa con el elíxir cuyo potencial le ayudará a transformar el mundo ordinario como él fue transformado.

¿Cuántas películas y novelas te vienen a la mente que siguen este esquema? Star Wars, Matrix, el Señor de los Anillos, el Rey Arturo, ¿se te ocurren más?

El viaje del héroe en las presentaciones

Por su parte, Nancy Duarte adapta en Resonate el mensaje de Vogler a las presentaciones en lugar de a los guiones de Hollywood. Duarte liga el viaje del héroe mitológico con el viaje de la audiencia durante una presentación. Señala que el paso clave es el cruce del primer umbral a donde será conducida por tu presentación, recayendo sobre la audiencia la decisión de si seguirte o no al otro mundo. Si decide seguirte, le proporcionarás herramientas y conocimientos que le permitirán regresar al mundo ordinario con nuevas posibilidades, habiendo resuelto su problema o aprovechado la oportunidad ante sí.

Ten en cuenta que mostrará resistencia antes de seguirte porque todo cambio es duro al principio y crea incertidumbre. Seguramente se enfrentará a todo tipo de obstáculos y resistencias internas y externas por parte de otras personas: familiares, amigos, compañeros de trabajo, jefes, subordinados, otros departamentos, etc.

Como mentor del héroe, tu misión es prepararlo para los obstáculos que se va a encontrar durante el camino de adopción de la nueva idea y ayudarle a cruzar el umbral.

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¿Crees que en todas las presentaciones la audiencia recorre este viaje? ¿Imaginas otros escenarios distintos para tus presentaciones?

 


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