El coaching en el Arte de Presentar

mayo 3, 2011

Fernando Álvarez

Esta entrada ha sido amablemente escrita por Fernando Álvarez, emprendedor desde los 23 años. A través de su blog DesdeLaTrinchera ofrece información y entrenamiento a emprendedores que desean llevar su emprendimiento y su vida a un siguiente nivel de excelencia. Se ha formado en coaching, PNL, hipnosis Eriksoniana y otras habilidades del comportamiento humano con los mejores instructores a nivel mundial como son John Grinder, Stephen Guilligan, Robert Dilts, Anthony Robbins, etc.

El coaching y la gestión del comportamiento humano ayudan de muchos modos al Arte de Presentar y de comunicar. Una de ellas es a través del conocimiento de cómo las personas percibimos el mundo y cómo afecta a la recepción de un mensaje.

Decía Montaigne que en la comunicación eres el responsable del 50% de la misma, y el otro 50% es cosa del receptor. En este sentido para que nuestro mensaje llegue hemos de tener en cuenta cómo tiene por hábito el receptor recibir los mensajes. Esto que a priori puede parecer un tanto ridículo resulta crucial, porque no todos percibimos el mundo de igual forma.

Según la PNL (Programación Neurolingüística), recogemos la información del mundo a través de tres canales perceptivos: el Visual, el Auditivo y el Kninestésico (VAK). Todos utilizamos los tres canales, aunque según cómo seamos y según la situación tenemos más tendencia a unos o a otros. Podemos ser principal y mayoritariamente visuales, kinestésicos y auditivos en este u otro orden, y siéndolo en un 50%, 30% y 20% u en otras proporciones. Además, hay que tener en cuenta que la forma de procesar mentalmente la información también es distinta según cuál sea nuestra forma principal de percibir el mundo.

En este sentido, cuando como emisor te diriges a una persona es importante saber cuál es su canal prioritario o principal de recepción, y comunicarte por él. Y cuando te diriges a una audiencia múltiple, es preciso saber cómo comunicarte en los tres canales.

Para ello hay muchas formas de hacerlo, aunque por lo extenso de su explicación se escapan a un post, pero no por ello dejaré de enumerar algunas de ellas:

  • Utilizando el lenguaje apropiado (“mira” esta canción que buena es: lenguaje visual).
  • Además del lenguaje, también está la voz. Podemos utilizar las distintas posibilidades que nos ofrece: tono, volumen, velocidad, etc. Aquí os dejo un pequeño vídeo donde además de disfrutar de una versión de la conocida canción Bohemian Rhapsody, si vais al punto 0:45-0:52 y al 00:56-1:49 podréis comprobar cómo la misma palabra puede significar muy distintas cosas según sea el tono de voz, volumen, etc. empleados.
  • El cuerpo es tu gran aliado, el movimiento de manos, etc. todo ello transmite imágenes, sensaciones, orden, etc.
  • Por supuesto, el papelógrafo / pizarra, bien utilizado ayuda muchísimo para que las partes importantes del mensaje queden fijadas en la mente de nuestros oyentes.
  • La famosa y tan odiada/querida presentación, mal utilizada puede ser nuestro peor enemigo logrando la total distracción, pero bien empleada, puede convertirse en nuestro gran aliado, que puntualizará, pondrá orden a ideas, dará estructura, etc.

Como la clave para llegar a saber cómo son los demás parte de conocerse uno mismo, ¿cómo eres tú? ¿Qué canales tienes como prioritarios?. Una forma fácil es que respondas a las siguientes preguntas sin pensarlas, olvidándote de lo que hemos hablado, lo escribas rápidamente en un papel o en ordenador:

  • ¿Qué recuerdas de tus últimas vacaciones de verano?
  • ¿Describe cómo fue tu última noche vieja?
  • Háblame de un recuerdo de la infancia

Hazlo con total libertad, sólo lo vas a leer tú, y es muy importante que lo hagas por escrito antes de seguir leyendo. Hazlo ahora.

¿Ya lo hiciste? Si no es así, vuelve atrás y hazlo ahora. Si lees lo siguiente puede influirte en cómo realices el ejercicio y perdería su validez.

Si ya las has respondido, observa cuáles fueron tus respuestas. ¿Qué estas describiendo principalmente? ¿Imágenes? ¿Sonidos? ¿Emociones, sensaciones?

Este ejercicio es un poco más complejo y no es sencillo de realizar por uno solo, aunque sí puede ser un principio para tomar conciencia de cómo somos.

Tienes todo lo que necesitas para realizar una comunicación excelente, sólo precisas entrenarlo y desarrollarlo, está a tu alcance.

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Y tú, ¿qué canales usas principalmente al comunicarte en público?

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¿Pasan tus transparencias el Test de la Mirada?

octubre 12, 2009

slide:ology por Nancy Duarte en AmazonTeniendo en cuenta que las presentaciones constituyen un medio visual, en su libro “slide:ology”, Nancy Duarte propone la prueba de los tres segundos: dado que es imposible para un oyente procesar tus transparencias y tus palabras simultáneamente, ¿puede el mensaje de tus transparencias procesarse en tres segundos o menos?

Con el fin de ayudarte a crear mejores transparencias, Nancy Duarte y Glenn Hughes (no, no es el famoso bajista) han creado este “Test de la Mirada”. El test proporciona una forma cuantificable de probar la viabilidad de una transparencia como medio visual facilitando el cálculo de su relación señal a ruido.

El Test de la Mirada

En aras de la objetividad, una persona diferente a quien creó las transparencias debería completar la hoja de test para cada una de las transparencias. Idealmente, el ruido debería ser cero en todos los casos.

Por supuesto, se trata de un objetivo muy difícil de alcanzar, por lo que puede resultar más realista proponerse una relación señal a ruido determinada para todas las presentaciones de nuestra organización o bien para una presentación determinada.

El mero hecho de disponer de una herramienta capaz de cuantificar los resultados ya supondrá un impulso de mejora.

(Adaptado de la entrada Stanford Passed (and Failed) the Glance Test. Would you? con el amable permiso de Nancy Duarte)

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¿Has probado el test de la mirada con tus transparencias? ¿Qué resultado has obtenido? ¿Lo pasan? ¿No lo pasan? ¿Te parece útil? ¿Te parece exagerado? Comparte tu opinión con el resto de lectores.


¿Sabías que…? 4.0

septiembre 19, 2009

Did You Know? 4.0La empresa de diseño XPLANE ha producido una nueva versión de su famoso vídeo Did you know, superándose a sí misma una vez más. Esta versión completamente nueva, creada en colaboración con The Economist, presenta hechos y estadísticas asombrosos centrados en el panorama cambiante de los medios, incluyendo la tecnología y la convergencia.

El contenido ha sido desarrollado por XPLANE, The Economist, Karl Fisch, Scott McLeod y Laura Bestler. El vídeo ha sido creado con herramientas muy asequibles: Keynote y GarageBand, junto con Photoshop e Illustrator.

Todo un ejemplo de buen hacer a la hora de presentar información en pantalla de manera dinámica y entretenida. He pasado más de cuatro minutos viendo estadísticas ¡y se me ha hecho corto! Me he quedado con apetito por más. Eso sí que es un logro.

Tal y como apuntaba en una entrada anterior, una presentación debería reunir entre otras muchas cuatro cualidades, perfectamente incorporadas en este vídeo:

  • Brevedad: En poco más de cuatro minutos ha quedado claro el mensaje. Si se dieran más datos, se aportaría más información, qué duda cabe, pero terminaría diluyénsose la idea fundamental que se desea transmitir.
  • Simplicidad: El vídeo ha sido realizado con herramientas corrientes, como Keynote. Resulta especialmente eficaz el uso de dibujos a mano, sutilmente deslizados dentro de la presentación. Las imágenes son simples, sin barroquismos inútiles.
  • Elegancia: Esta engañosa simplicidad, en el sentido de que parece fácil de conseguir, cuando en realidad exige un gran esfuerzo, conduce inevitablemente a la elegacia de las cosas simples bien hechas. El diseño elegante no se interpone. Diseño no es decoración. El buen diseño no busca llamar descaradamente la atención, no grita para atraer ostensiblemente la atención sobre sí mismo. Cumple silenciosamente su función en un discreto segundo plano.
  • Visual: Predomina el elemento visual sobre el textual, a pesar de que se proporciona gran cantidad de información. Los textos nunca sobrecargan la imagen y se leen sin cansancio. En nuestro mundo hipervisual, donde casi nadie ve un vídeo de más de cinco minutos o lee una entrada de blog que no quepa en una pantalla, el elemento gráfico, fácil de asimilar, debe imponerse al textual, más lento y difícil de captar.

Puede encontrarse más información sobre la producción del vídeo, los archivos fuente utilizados, las referencias empleadas y versiones descargables del mismo en shifthappens.

(Vía Presentation Zen)

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Tira tus viejas presentaciones en PowerPoint a la basura

febrero 17, 2009

El biólogo molecular y prolífico autor John Medina publicó recientemente un práctico libro de divulgación científica sobre el funcionamiento del cerebro titulado Brain Rules. En el capítulo dedicado a la visión, Medina incluye unas interesantes reflexiones acerca de PowerPoint, bajo el epígrafe que da título a esta entrada, “Tira tus viejas presentaciones de PowerPoint a la basura”. A continuación traduzco literalmente:

“El software para presentaciones llamado PowerPoint se ha vuelto ubicuo, desde salas de reuniones de empresas hasta aulas de colegios pasando por conferencias científicas. ¿Qué hay de malo en ello? Está basado en texto, con seis niveles jerárquicos de títulos y subtítulos: todo palabras. Los profesionales del mundo entero deberían informarse acerca de la increíble ineficiencia de la información basada en texto y de los increíbles efectos de las imágenes. Después, deberían hacer dos cosas:

1. Quemar sus presentaciones en PowerPoint actuales.
2. Hacerlas nuevas.

De hecho, las viejas deberían conservarse, al menos temporalmente, como útiles comparaciones. Los hombres de negocios deberían contrastar sus nuevos diseños con los antiguos y determinar cuáles funcionan mejor. Una presentación de PowerPoint típica contiene unas 40 palabras por transparencia . Eso significa demasiado trabajo por delante.”

La voz de Medina no es la única alzada en contra del uso actual de PowerPoint. El psicólogo John Sweller, creador en los 80 de la teoría de carga cognitiva, sostiene que:

“El uso de las presentaciones en PowerPoint ha sido un desastre. Debería tirarse a la basura.”

Tira tus viejas presentaciones en PowerPoint a la basura

No está claro si lo que propone Sweller es tirar la herramienta en sí, PowerPoint, o el uso que hacemos de la herramienta. En mi opinión, PowerPoint, al igual que Keynote, Impress o cualquier otro software de creación de presentaciones, puede utilizarse de forma creativa para construir presentaciones impactantes que inspiren y motiven, o puede utilizarse en la forma habitual para construir documentos llenos de listas de viñetas que aburren y abotagan la mente.

Los canales verbal y visual se complementan

Lo que prácticamente ningún investigador de teoría cognitiva cuestiona es que desde el punto de vista de aprendizaje resulta nocivo utilizar PowerPoint en la forma tradicional: transparencias con interminables listas de viñetas, cuyo contenido es repetido, a veces literalmente, por el ponente. Según la teoría de carga cognitiva, si el mismo mensaje se transmite exclusivamente a través del canal verbal, es decir, tanto palabras escritas en la pantalla como las mismas palabras leídas, la mente se sobrecarga y no procesa adecuadamente el mensaje. En cambio, si se utilizan imágenes (diagramas, gráficos, fotografías, diseños, animaciones, etc.) las cuales se explican mediante palabras que no aparecen en la transparencia, se refuerza el aprendizaje. Las palabras y las imágenes comunican mejor que las palabras solas.

Así pues, no tires a la basura tu viejo PowerPoint, tira tu vieja forma de presentar.

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La fuerza visual de la campaña “Ante el maltratador, tolerancia cero”

octubre 3, 2008

La inspiración para el diseño de presentaciones con gancho puede encontrarse en los lugares más insólitos. Esta mañana, al acceder al andén del metro, me han mirado desde carteles de más de tres metros de altura los rostros severos y trágicos de seres maltratados. El Ministerio de Igualdad de Bibiana Aído Almagro ha lanzado una campaña contra el maltrato en el hogar. Los carteles me han llamado la atención por su gran fuerza visual, su simplicidad de diseño y su capacidad de transmitir emoción. Ponen rostro a la violencia. El mensaje es claro, sencillo y llega directamente al corazón de la audiencia. Todo un ejemplo de comunicación.

Del mural al PowerPoint

No resulta difícil imaginarnos esos carteles como transparencias impactantes para una presentación sobre la situación del maltrato en España. Contrastemos esas hipotéticas transparencias, con estas otras al uso, inspiradas en las plantillas habituales de PowerPoint.

Se ha aumentado el contenido textual en detrimento del visual. Como resultado, se ha perdido la sencillez, la emoción y toda la fuerza. El mensaje se diluye y la presentación se vuelve mediocre por muy bueno que sea el ponente. El objetivo, comunicar con el público, ya no se alcanza o sólo parcialmente.

La próxima vez, cuando diseñemos nuestras transparencias con el fin de llegar al corazón de la audiencia, debemos reflexionar si éstas son visuales, simples y comunican emoción. Sin una historia que contar, nuestra presentación se reduce a una mera transmisión de información y perdemos la oportunidad de inspirar a la acción.


Cuando las presentaciones se animan

octubre 1, 2008

El vídeo es un recurso socorrido para llegar allí donde el ponente no puede. Y a veces uno tiene la fortuna de encontrarse con vídeos de factura impecable: imágenes poderosas, mensajes claros y directos, diseño simple y elegante, en definitiva, comunicación en plena forma.

El Laboratorio del Procomún, iniciativa impulsada desde el Consejo Superior de Investigaciones Científicas, ha editado un vídeo que esconde valiosas lecciones sobre el arte de presentar:

Del vídeo a la presentación

A continuación muestro algunas capturas del vídeo que podrían perfectamente constituir transparencias en sí mismas:

Puede comprobarse cómo el vídeo constituye en esencia una presentación animada. Si se capturasen sucesivamente todos los fotogramas donde aparecen textos y se preparase con ellos una presentación, se transmitiría el mismo contenido. Pero, ¿se comunicaría el mensaje con la misma fuerza? Esa fuerza que el vídeo confiere a imágenes estáticas es la que proporciona la presencia del ponente.

¿Qué lecciones hemos aprendido que puedan aplicarse directamente a nuestras presentaciones?

Una presentación debe ser:

  • Visual: Los textos deben ser cortos y concisos, fáciles de comprender, con un tamaño y tipo de fuente que facilite la lectura. Debe dominar el componente gráfico sobre el textual. Si esta regla es evidente en un vídeo, ¿por qué no en una presentación?
  • Simple: En este contexto, simple puede utilizarse como sinónimo de claro, directo, sutil, esencial y minimalista. Los mejores elementos visuales son aquellos diseñados con vistas a la simplicidad. La próxima vez que diseñes tus transparencias, reflexiona: eliminando más elementos, ¿puedes conseguir un impacto aún mayor?
  • Elegante: Menos colores, menos abigarramiento, menos elementos superfluos. Menos es más. El diseño elegante atrae por sí mismo y polariza la atención. Cuando el orador es bueno y el contenido interesante, es doblemente frustrante que las transparencias no estén a la altura. Al final, la charla queda deslucida y el público se marcha con mal sabor de boca, con la sensación de que algo faltaba. Efectivamente, un diseño elegante es lo que se echaba de menos.
  • Breve: Si ya es suficientemente difícil captar la atención de una audiencia sumergida en un océano de información y estímulos visuales, más difícil aún es mantenerla durante largos períodos. Lo bueno, si breve, dos veces bueno. Si el mensaje es importante, seguro que puede comunicarse en menos tiempo. Intenta acortar tus presentaciones.

La próxima vez que prepares una presentación, pregúntate cuando mires cada una de tus transparencias: ¿es visual?, ¿es simple?, ¿es elegante?

Y como prueba final, plantéate el siguiente reto: ¿podría elaborarse fácilmente un vídeo cautivante a partir de esas transparencias?

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