Qué es para mí la multimedia en presentaciones

junio 12, 2012

“Así como usar palabras descriptivas y elocuentes constituye una manera de crear una imagen, una fotografía o ilustración puede frecuentemente dejar una impresión más vívida en los corazones y mentes de la audiencia.”

Nancy Duarte, Resonancia

Algunos ponentes me han comentado exultantes: “Nosotros realizamos presentaciones multimedia”. Y luego resulta que se limitan a proyectar transparencia tras transparencia rebosante de listas de viñetas. Destinar PowerPoint a crear transparencias con letras y letras no es explotar la multimedia sino masacrarla.

Mi definición de multimedia en presentaciones es:

Todos aquellos elementos que se perderán al imprimir las transparencias.

Dejo fuera de mi definición elementos visuales tales como fotografías, diagramas y gráficos, salvo que estuvieran animados, en cuyo caso sí los considero multimedia.

Utiliza con juicio la multimedia

Si te hace sentir más cómodo, podemos llamar a las animaciones, transiciones, vídeos, audio y demos la “multimedia 2.0”. Su objetivo es amplificar tu mensaje, llegar allí donde las palabras no alcanzan, especialmente a la hora de causar un impacto emocional.

[Si quieres aprender a sacar todo el partido a los elementos multimedia, apúntate a mis próximos cursos en abierto sobre Cómo crear presentaciones de alto impacto.]

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Si sólo buscas alternativas al PowerPoint es que no has entendido nada aún

febrero 16, 2012

Tira tus viejas presentaciones en PowerPoint a la basura

Si tus presentaciones son un desastre y crees que mejorarán por usar otro software de presentaciones (slideware), has caído en una trampa. Una presentación mediocre lo seguirá siendo con PowerPoint o sin él. El éxito de una presentación no está ligado a la elección de la herramienta de creación de transparencias, sino a la historia que cuentas. Echar la culpa a PowerPoint del fracaso de las presentaciones es cerrar los ojos al verdadero problema: la falta de claridad de ideas y de organización coherente.

Prezi

Pasarte a Keynote o Prezi no conseguirá que mágicamente tus presentaciones se vuelvan interesantes y atractivas. Una presentación es mucho más que la pirotecnia visual que proyectas sobre la pantalla. Algunas de las mejores presentaciones a las que he asistido no tenían más visual que el ponente.

En más de un evento me han asegurado fervorosamente que las presentaciones creadas con Keynote son más profesionales que las creadas con PowerPoint. No niego que el nivel medio de diseño de las presentaciones en Keynote suele ser mayor. La explicación es bien sencilla: en primer lugar, el número de presentaciones en Keynote es prácticamente insignificante frente el de PowerPoint; y en segundo lugar, la mayoría de usuarios de Mac poseen una formación en o están relacionados con el diseño, por lo que no es de extrañar que a la hora de crear una presentación lo hagan visualmente más atractiva. Nuevamente, no se trata de la herramienta, sino de cómo la usas.

Keynote

El reto de una buena presentación no sólo reside en diseñar transparencias bonitas, sino en seleccionar y ordenar ideas potentes en una historia coherente y exponerlas con entusiasmo y confianza. Más importante que usar tal o cual herramienta, es conocer cómo seleccionar y estructurar la información, cómo equilibrar la presencia de texto e imágenes en una transparencia, cómo aplicar los principios básicos de diseño y como sincronizar en una sinfonía contenido, diseño y exposición. No te obsesiones con las herramientas. Lo que de verdad importa es lo que haces con ellas. Si crees que para crear grandes presentaciones necesitas tal o cual herramienta, entonces tenemos un concepto muy distinto de lo que es una gran presentación.

El slideware te puede ayudar o no en el aspecto de diseño. Eso sí, en absoluto te aportará valor en cuanto a los otros dos pilares de una sólida presentación: el contenido y la exposición.

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¿Qué herramienta usas para crear tus presentaciones?


Cómo crear siluetas a partir de fotografías directamente en PowerPoint

febrero 9, 2012

En muchas ocasiones durante una presentación prefiero utilizar una silueta a la fotografía del sujeto real. La silueta funciona como el equivalente visual de una generalización: habla por todos los objetos de la clase que representa. Una silueta puede implicar anonimato o aislamiento, como por ejemplo alguien sin identidad. También puede transmitir una sensación de misterio, al representar un mundo de sombras desprovisto de detalle. Dotándola de valor cuantitativo, una silueta podría incluso usarse como pictograma en gráficos de datos. Siempre que consideres provechoso reducir el realismo de una fotografía, las siluetas te serán de gran ayuda.

Utiliza PowerPoint para crear siluetas a partir de fotografías

PowerPoint permite crear siluetas fácilmente

Afortunadamente, no hace falta abandonar PowerPoint ni dominar complicadas herramientas de diseño para crear siluetas a partir de fotografías desde PowerPoint. El proceso es así de sencillo:

1. Inserta la fotografía sobre una transparencia en blanco. Cuanto mayor sea la calidad del sujeto cuya silueta deseas, mejor será el resultado.

2. En el cuadro de insertar formas, selecciona la herramienta A mano alzada.

3. Sin levantar el cursor, repasa cuidadosamente la silueta del sujeto de la fotografía. TRUCO: Si en vez de utilizar un ratón, utilizas el lápiz digital de una tableta digitalizadora, obtendrás resultados muchísimo mejores. Yo utilizo una Wacom Bamboo Pen & Touch.

4. Cuando hayas terminado, tendrás un objeto cuyo interior puedes rellenar con un color uniforme. Se trata de un gráfico vectorial, por lo que lo puedes agrandar o encoger sin perder calidad. Puedes cambiar su color a voluntad, hacerlo transparente, rellenarlo con una textura de color degradado, … ¡lo que quieras! Es tu silueta y podrás usarla a tu antojo.

Una vez creada la silueta, puedes hacer con ella lo que quieras

Siempre que tengan una forma fácil de detectar y de reconocer, puedes utilizar siluetas para reducir el realismo de las fotografías.

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¿Has probado a usar siluetas en lugar de fotografías realistas? ¿En qué circunstancias prefieres las siluetas?


17 errores (y medio) que debes evitar en una presentación tecnológica

marzo 23, 2010

Durante el fin de semana ha tenido lugar la Rooted CON en Madrid, donde hackers  y expertos en seguridad de la información de toda España y parte del extranjero han presentado sus últimos trabajos. La mayoría de presentaciones en este tipo de eventos suelen poseer dos características en común: el uso de PowerPoint para crear transparencias y la inclusión de demos. Por desgracia, a menudo una pobre comunicación se interpone entre el público y el mensaje. A pesar de su elevada cualificación técnica, algunos ponentes no consiguen transmitir sus ideas con éxito. Muchos errores se repiten una y otra vez.

En esta entrada, escrita en colaboración con Chema “Maligno” Alonso, revisamos los errores más frecuentes que nos encontramos en charlas de seguridad de todo el mundo.

1) Lo mejor es que me presente leyendo todo mi curriculum, todas las empresas en las que he trabajado, todos los premios que he ganado, todos mis logros profesionales y algunos personales, porque a la gente le encantan las historias humanas y en el fondo me adoran. Han venido a escucharme a mí.

2) Yo hablo de lo que a mí me interesa. Al público es mejor no tenerlo en cuenta a la hora de seleccionar el tema ni el enfoque ni la profundidad, porque carece de mi nivel de conocimientos y realmente no sabe lo que quiere escuchar. Yo decido lo que deben saber y aprender de mi charla.

3) Como todos los asistentes tienen Internet, es mejor que se descarguen y prueben en sus casas el programa cuyo funcionamiento estoy explicando con 200 transparencias. Mejor no incluir una demo durante la presentación, no sea que falle y me haga quedar mal. Eso de las demos está muy visto.

4) La demo falla una y otra vez, pero yo paro la presentación y me empecino en que funcione a toda costa, porque no hay nada que la audiencia desee más en el mundo que ver la demo y está dispuesta a esperar horas hasta que salga bien.

5) El texto de las ventanas y menús de los programas cuyo funcionamiento muestro durante la demo es tan pequeño que nadie sentado más allá de la quinta fila ve nada, pero estoy seguro de que no les importa porque yo la veo de maravilla y ellos perciben subconscientemente que es una demo superchula.

6) Voy a hacer la demo lo más rápido que pueda para que vean que me lo sé muy bien. Si ellos me siguen o no es su problema, no soy su padre, he venido a enseñar a los que me siguen, no al resto.

7) Si algo falla durante la demo, voy a pedir perdón hasta el final porque  soy un hombre muy sufrido y quiero que ellos perciban que realmente estoy afectado porque la charla que están viendo no es tan buena como yo hubiera querido.

8) Si necesito cualquier cosa para hacer una demo, ya lo pediré a los organizadores en el mismo momento en que lo necesite, porque seguro que ellos tienen una conexión a Internet sin proxy, con buena cobertura y accesible cuando yo la pida o cualquier otra cosa que pueda necesitar sobre la marcha.

9) Como no me sé muy bien el tema sobre el que tengo que hablar, lo mejor es poner todo el texto en las transparencias y leerlo palabra por palabra. Si además doy la espalda al público mientras leo, mejor, porque así no ven que estoy nervioso.

10) No necesito probar ni conocer a fondo todos los programas que menciono en mi charla. Después de todo, ¿quién tiene tiempo para tantas cosas como hay en Internet?

11) Es mejor no preparar la charla en absoluto, para que sea espontánea y la gente vea lo geek que soy y lo bien que improviso. A mí me dicen cualquier tema y yo soy capaz de hablar durante horas. Me encanta fluir.

12) Es mejor llevar mil transparencias. Más vale que sobre que no que falte. Si me paso del tiempo asignado no importa nada, porque mi charla es tan interesante que todo el mundo, incluso el ponente que va después, están deseando quedarse escuchándome el tiempo que haga falta.

13) Cuando me hacen preguntas, respondo contándoles mi vida y aprovecho para hablar de mí, de mi empresa, de mis productos, de lo buenos que somos. Si respondo o no a la pregunta es irrelevante, después de todo sólo un necio preguntaría algo después de mi charla esclarecedora.

14) No tengo mucho tiempo, así que me voy a pasar todo el rato recordándoles que esta charla no es buena por falta de tiempo. Les recordaré también que no hay demo porque no hay tiempo. No tengo ni idea de cómo lo hacen en el Telenoticias. Con solo media hora les da tiempo a contar tantas cosas…

15) Para no molestar con ruidos voy a hablar bajito y monótono. De esta forma, si alguien quiere dormir yo no le voy a molestar.

16) Para que vean  que soy un tipo activo voy a moverme por la sala lo más rápidamente que pueda, voy a mover muchos los brazos, y mucho el ratón en todas las ventanas, porque quiero que vean que sudo la camiseta.

17) No dejaré ningún silencio entre frase y frase, no vayan a creer que la charla ha terminado, por lo que voy a buscarme una coletilla chula. Algo como “ehhhhhh”,  “¿vale?”, “¿de acuerdo?”, “¿entendido?”, “¿estamos?”, “uuuhmmmm”, o lo que sea, lo importante es que esté emitiendo sonidos durante todo el tiempo de la charla.

Y medio) Si la audiencia se aburre es culpa de ellos. ¿Cómo puede no interesarle a alguien mi charla si soy el mejor ingeniero del mundo? Después de todo, yo soy ingeniero, no cómico. Para pasar un rato entretenido ya está el cine.

Nota: Esta entrada ha sido coescrita con Chema Alonso.

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¿Hay algún otro error que presencies habitualmente que se nos haya escapado? Comparte tus experiencia de sufrimiento.


Secretos del PowerPoint: la vista del moderador

febrero 23, 2010

Vilfredo Pareto (1848-1923) fue un astuto y controvertido filósofo, economista y sociólogo italiano de variopinta trayectoria profesional, cuyas mayores contribuciones a la economía tuvieron lugar en el campo del estudio de la distribución de la riqueza: Pareto observó que el 20% de la población italiana concentraba el 80% de la riqueza. Los porcentajes específicos, 90/10, 80/20 ó 70/30, no tienen mayor importancia: cuando se estudian sistemas grandes de distribución normal, es decir, aquellos que son utilizados de formas variadas por una gran cantidad de personas, emerge espontáneamente la regla de 80/20. Esta regla, también conocida como Principio de Pareto, se ha aplicado con éxito en numerosos disciplinas, incluyendo además de a la economía a la gestión, el diseño de interfaces de usuario, el control de calidad o la ingeniería, por citar unas pocas.

El imprescindible libro Principios Universales de Diseño recoge entre sus 100 principios uno bautizado precisamente con este nombre, la Regla 80/20:

“Un alto porcentaje de los efectos en cualquier sistema grande son causados por un porcentaje pequeño de las variables”

— Principios universales de diseño

El 80% del uso de un producto involucra el 20% de sus características

El uso que los millones de usuarios informáticos hacemos del software sigue igualmente una distribución de Pareto: en general, el 80% del tiempo que trabajamos con un programa informático, incluido PowerPoint, utilizamos un 20% de sus características. Yo me atrevería a añadir que existe un porcentaje importante de funciones que no usamos jamás, por la sencilla razón de que desconocemos su existencia. Y cuanto más complejo y rico es el programa, mayor número de funciones ocultas que nunca aprovecharemos. En esta entrada exploraremos una de las funciones más desconocidas del PowerPoint: la vista del moderador, característica realmente útil a la hora de presentar.

La vista del moderador

La vista del moderador aprovecha la capacidad de la mayoría de portátiles de mostrar información simultáneamente en dos monitores: en uno de ellos, el cañón, se proyectan las transparencias de la presentación que el público ve; y en un segundo, la pantalla del portátil, otros programas que el público no ve. En concreto, la vista del moderador ofrece las siguientes posibilidades:

1. Las notas del orador se muestran en letras grandes y claras para que nos sirvan de guión de la presentación

Hemos repetido en más de una ocasión que las transparencias no deberían contener el texto de la charla porque una presentación no es un documento. Muchos ponentes lo vuelcan todo en la transparencia para no olvidarse de nada, para combatir el miedo a quedarse en blanco, para presentar con más confianza. El problema es que terminan leyendo las transparencias, lo que les obliga a dar la espalda al público, el cual, mortalmente aburrido, terminará por desconectar. Mostrando las notas sólo al presentador, éste puede exponer con la confianza de acudir a ellas en caso de quedarse en blanco o para cerciorarse en cada transparencia de que no olvida nada, sin necesidad de sobrecargar las transparencias.

2. Se muestran miniaturas de las transparencias para poder seleccionarlas sin seguir el orden de la secuencia

Permite así crear presentaciones personalizadas para cada público, que pueden variarse dinámicamente en función de la reacción de la audiencia sin que el público se dé cuenta.

3. Se muestra el siguiente elemento que va a aparecer en la pantalla al hacer clic la próxima vez, ya sea una diapositiva nueva o el siguiente elemento de viñeta de una lista

A menudo, especialmente cuando la presentación no ha sido ensayada, uno olvida qué transparencia viene a continuación o si una lista constaba de cinco o de seis viñetas. Se ocasionan así pequeñas desincronizaciones entre el discurso y el contenido mostrado en pantalla que terminan desluciendo la exposición. Dado que la vista del moderador nos enseña la siguiente transparencia o viñeta, sabemos en todo momento qué es lo que viene a continuación.

Los riesgos de la vista del moderador

El mayor peligro que se corre al usar la vista del moderador es quedarse pegado a la pantalla en lugar de mirar al público a los ojos. Si decides utilizarla, asegúrate de utilizar las notas sólo en emergencias, jamás las leas, porque entonces el público se sentirá desconectado, te habrás trasnformado en un busto parlante enlatado, no en un orador vivo, rebosante de pasión.

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¿Conocías la vista del moderador? ¿La has usado alguna vez? ¿Piensas usarla en el futuro?


TED: la presentación de tu vida en 18 minutos

mayo 22, 2009

En el mundo de la Tecnología, el Entretenimiento y el Diseño abundan las ideas. Algunas merecen ser difundidas a todos los rincones. Tal es la misión de TED: difundir las ideas de personas extraordinarias con el fin de cambiar actitudes, vidas y, en última instancia, el mundo.

La Conferencia TED se celebra todos los años en California reuniendo a los pensadores y activistas más fascinantes del planeta, enfrentados al desafío de exponer su presentación en tan sólo 18 minutos. A partir de julio de 2009, estas conferencias también se celebrarán anualmente en Oxford, bajo el nombre TEDGlobal.

Las mejores charlas del mundo están en TED

Si bien la asistencia en persona a las conferencias tiene un coste prohibitivo de 6.000 dólares, TED difunde gratuitamente los vídeos de las charlas con licencia Creative Commons, al alcance de todos para su reproducción en el ordenador o en el iPod. Y podéis creerme: en ningún otro lugar del mundo he visto presentaciones del nivel de TED.

Por fin TED en español

Estas conferencias no han alcanzado en el mundo hispanohablante la popularidad que merecen debido a que se imparten en inglés. Sin embargo, gracias a una nueva iniciativa de TED bautizada como el Proyecto Abierto de Traducción y al trabajo desinteresado de colaboradores de la comunidad TED, las conferencias estarán disponibles también en otros idiomas. Este proyecto permite la adición de subtítulos, transcripciones interactivas y la posibilidad de que cualquier charla TED sea traducida por voluntarios internacionales. Actualmente, el español es el idioma al que más charlas han sido traducidas: ya están subtituladas 37 de las 400 charlas. Con el tiempo y con el esfuerzo voluntario este número irá creciendo.

Idiomas con mayor número de charlas traducidas

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Exporta tu presentación en PowerPoint a imágenes del tamaño deseado

mayo 12, 2009

Cuando uno ha creado una presentación en PowerPoint puede interesarle guardar todas o alguna de las transparencias como imágenes: para subirlas a un blog, para incluirlas en un documento o dentro de otra presentación. Por defecto, PowerPoint exporta las transparencias como imágenes de 960×720 píxeles, en distintos formatos gráficos a elegir: GIF, JPG, PNG, TIFF, BMP, etc. Ahora bien, ¿cómo hace uno para guardar las transparencias en otro tamaño cualquiera? Puede hacerse un pequeño ajuste en el Registro de Windows.

1. Cierra todas las ventanas abiertas.

2. Haz clic en Inicio>Ejecutar.

3. En el cuadro Ejecutar, escribe regedit y pulsa Aceptar.

4. Se abrirá el Editor del Registro. Selecciona la clave correspondiente a tu versión de PowerPoint:

PowerPoint 2003

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\PowerPoint\Options

PowerPoint 2007

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\PowerPoint\Options

PowerPoint 2010

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\PowerPoint\Options

5. En el menú Edición, selecciona Nuevo>Valor DWORD.

6. Como nombre escribe ExportBitmapResolution y pulsa ENTRAR.

7. Haz clic con el botón secundario sobre ExportBitmapResolution y selecciona Modificar.

8. En el cuadro Editar valor DWORD, selecciona como Base el valor Decimal.

Configuración en el Editor del Registro

9. En la casilla Información del valor, escribe el valor de resolución que deseas basándote en la tabla siguiente:

Valor decimal Píxeles Puntos por pulgada
5 500 x 375 50 PPP
96 (configuración predeterminada) 960 x 720 96 PPP
100 1000 x 750 100 PPP
150 1500 x 1125 150 ppp
200 2000 x 1500 200 ppp
250 2500 x 1875 250 PPP
300 3000 x 2250 300 ppp

10. Pulsa Aceptar.

11. Cierra el Editor del Registro.

La próxima vez que selecciones Guardar como imagen en PowerPoint, se utilizará la resolución que hayas configurado previamente.

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