¿Qué gráfico elegir?

enero 30, 2009

Es bien conocido el uso en las presentaciones de tablas y gráficos para representar visualmente información cuantitativa. Pero no siempre es fácil decidirse por el medio más eficaz para visualizar datos. Antes de precipitarnos a utilizar un gráfico circular o un gráfico de barras, debemos reflexionar sobre qué es lo que queremos representar con esos datos, qué idea deseamos transmitir. Los gráficos deben iluminar, no confundir.

Andrew Abela, autor del método Extreme Presentation, compiló un útil gráfico de gráficos, que ayuda a seleccionar el tipo de visualización de datos más adecuado según el propósito. Gracias a la traducción de Víctor Caballero, de Vectart, el gráfico también puede descargarse en español. Por otro lado, Andrew Abela ha creado junto con Juice Analytics una versión en línea del selector de gráficos.

¿Qué gráfico elegir?

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Presentaciones pegadizas

enero 28, 2009

Pegar y pegar¿Por qué unas ideas resultan memorables y prosperan mientras que otras mueren en el olvido? ¿Qué podemos hacer para que nuestras ideas más valiosas disfruten de mayores oportunidades de sobrevivir? El libro “Made to stick” (título traducido con poca fortuna al español como “Pegar y pegar“, cuando una traducción más feliz podría haber sido “Ideas pegadizas”) busca dar respuesta a estos importantes interrogantes. Los autores se lanzaron a la investigación de por qué unas ideas resultan pegadizas: se propagan, se entienden, se recuerdan y causan un efecto duradero, modificando las opiniones o las conductas de nuestro público. Tras analizar cientos de ideas pegadizas, observaron una y otra vez los mismos seis principios en funcionamiento.

Principio 1: La idea debe ser simple

Resulta fundamental encontrar el núcleo de nuestra idea o de nuestro mensaje, para lo cual debemos ser maestros de la eliminación. Debemos excluir sin piedad todo lo que no es importante, todo lo que no sea de la máxima prioridad. Si al leer un libro lo subrayas entero, es como si no hubieras subrayado nada. Y recuerda, simple no es sinónimo de vulgar. Podemos encontrar magníficos ejemplos de ideas simples y profundas a la vez en refranes y proverbios.

Simple

Principio 2: La idea debe ser inesperada

Para que nuestras ideas lleguen a la audiencia debemos ser capaces de atraer y mantener su interés. Podemos utilizar la sorpresa para captar el interés y la curiosidad para mantenerlo. Un buen método consiste en abrir lagunas en el conocimiento de la audiencia y llenar posteriormente esas lagunas, dando respuesta a los interrogantes planteados o ayudándoles a que las descubran por sí mismos. Podemos acompañar a la audiencia a través de una aventura de descubrimiento de nuevos conocimientos.

Inesperada

Principio 3: La idea debe ser concreta

Las abstracciones no se recuerdan. Las ideas pegadizas siempre rebosan de imágenes concretas. Hablar en un lenguaje concreto y visual es la única manera de asegurar que nuestra idea llegará con claridad a todos en la audiencia. Lo concreto sobrevive. Una vez más los refranes demuestran este principio concisamente: más vale pájaro en mano que ciento volando.

Concreta

Principio 4: La idea debe ser creíble

El público debe creer en nuestras ideas. Por desgracia, a menudo el único recurso que se nos ocurre es echar mano de datos y más datos, enterrando a la audiencia bajo montañas de estadísticas. Lo importante no son los números sino su contexto y su significado. Debemos buscar formas de ganar credibilidad ante la audiencia, pero sin aburrirla. En función de la ocasión servirá nuestro propio prestigio profesional o el de alguien a quien citemos, los datos que esgrimimos, los resultados de los experimentos, el material gráfico mostrado, etc.

Creible

Principio 5: La idea debe ser emotiva

¿Cómo conseguir que la audiencia se interese por nuestra idea, que le preocupe, que le afecte? Haciéndoles sentir algo. Sentimos emociones por la gente, no por abstracciones. La audiencia no está compuesta por procesadores mecánicos limitados a digerir listas de datos y hechos, la audiencia está compuesta por seres emocionales. Es más eficaz plasmar nuestras ideas en términos humanos.

Emotiva

Principio 6: La idea debe contar una historia

Los seres humanos somos narradores naturales de historias. Desde contar lo que nos pasó en el atasco durante el trayecto al trabajo hasta lo que nos respondió el profesor cuando no supimos la lección, las historias humanas llenan nuestras vidas. La historia es la forma de comunicación y expresión personal más eficaz desarrollada por el hombre. Nos sentimos atraídos de forma natural hacia las historias: cine, novelas, teleseries, dibujos animados, comics, chistes, … ¡amamos las historias! ¿Por qué nos olvidamos de ellas durante las presentaciones? En vez de mostrar datos, cuenta historias.

Contar historias

Paradójicamente, Pegar y pegar es uno de los libros donde más ideas valiosas he extraído para mejorar las presentaciones, teniendo en cuenta que no es un libro que hable sobre presentaciones en absoluto. Para destacar en el arte de presentar no necesitas dominar el funcionamiento de PowerPoint, sino saber crear y transmitir ideas. Eso sí, ideas pegadizas.

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FICHA TÉCNICA

Autores: Chip Heath y Dan Heath

Título: Pegar y pegar

Editorial: Lid

Páginas: 267

Lo mejor: sin duda alguna, ayuda a diseñar presentaciones pegadizas.

Lo peor: excesivamente largo y repetitivo a veces, violando en cierta medida los principios que predica, especialmente el de la simplicidad.

Dónde comprarlo: Casa del Libro :: Amazon.com :: Amazon.es


10 razones por las que 2009 será el año de las presentaciones

enero 23, 2009

La Revolución de las Presentaciones es una realidad que está teniendo lugar en todo el mundo. Voces de protesta en contra de las charlas aburridas con transparencias rebosantes de listas se han alzado desde todos los rincones, creándose una suerte de movimiento espontáneo en busca de una mejor calidad en el diseño y la exposición de las presentaciones.

Christophe Harrer, responsable de Empower Your Point, se ha lanzado a la tarea de crear una serie de diez presentaciones titulada “10 razones por las que el 2009 será el año de las presentaciones”.

Libros

En su primera entrega, Christophe reseña los 10 libros de entre los cientos que serán publicados a lo largo del 2009 que a su juicio mejor marcan la futura tendencia de cómo serán las presentaciones a lo largo de este año.

Conferenciantes

En la segunda entrega, Christophe selecciona a los 10 conferenciantes más influyentes actualmente, artífices en buena medida de la revolución en las presentaciones que está extendiéndose por el mundo.

Deseos para el diseño de transparencias

En la tercera, presenta su lista de deseos para diseño de transparencias en el 2009. Esta entrada forma parte del proyecto iniciado por Olivia Mitchell, quien invitó a comienzos de año a un gran número de bloggers sobre el tema de presentaciones a escribir sobre “qué es lo que me gustaría ver en diseño de transparencias en PowerPoint en 2009”.

Blogs

En la cuarta, se enfrenta a la difícil tesitura de elegir a los 10 blogs más influyentes en la actualidad sobre presentaciones, de entre la gran cantidad de blogs de elevada calidad dedicados al tema. Aunque algún buen blog se ha quedado fuera, no discuto su buen juicio en la selección.

Conferencias

En la quinta, selecciona las 10 mejores conferencias por el interés de sus temas y la elevada cualificación de sus ponentes, no sólo con respecto a sus profesiones, sino también como conferenciantes.

Tecnología

En la sexta, repasa 10 tecnologías innovadoras que están contribuyendo poderosamente a que tenga lugar esta Revolución de las Presentaciones.

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Las presentaciones del iWeekend

enero 20, 2009

Ya están disponibles los vídeos de las presentaciones realizadas el viernes por la noche para seleccionar de entre ellas la idea más atractiva y más adecuada para ser puesta en marcha durante el iWeekend. En un fin de semana de intensa actividad varios equipos de trabajo repartidos en las áreas de marketing, diseño gráfico, negocio y programación web dieron forma a la idea ganadora: Tusiyu, un sitio web para organizar cenas de grupo.

Tusiyu

Las condiciones para las presentaciones resultaron ser muy severas: el tiempo disponible se redujo a tan sólo tres minutos, no se podía utilizar PowerPoint ni apoyos multimedia, los ponentes y el público estaban cansados. Se notaron los nervios y la improvisación.

A continuación he seleccionado las tres presentaciones más atractivas a mi juicio, desde el punto de vista del arte de presentar. Desde este blog no quiero dejar de felicitar a todos los emprendedores que el viernes tuvieron el coraje de salir a la palestra a defender su idea, aunque ésta no fuera finalmente elegida.

Jorge Araluce y herramientas web para la pyme

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Javier Grana y el mundo sin papeles

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Las guerras de los navegadores

enero 18, 2009

Los gráficos que presentan datos no tienen por qué ser aburridos. Algunos diseñadores gráficos nos muestran cómo con imaginación y talento es posible visualizar relaciones complejas de forma simple y atractiva. Uno de los ejemplos más elegantes y creativos que he visto corresponde a un gráfico sobre las guerras de los navegadores debido a BovingdonBug de Pixel Labs, donde el tamaño de las banderas representan la cuota de mercado de cada navegador a lo largo del tiempo: Netscape, AOL, distintas versiones de Internet Explorer, Firefox, Mozilla, Safari, Opera, etc. Inspiración y humor, magníficos elementos para una presentación.

Guerra de navegadores

(Vía Microsiervos, vía Ateneu Popular)

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Tu gran idea en 5 minutos

enero 16, 2009

La prueba del ascensorImagínate la siguiente situación: tienes programada a las 10.00 h una presentación para exponer tu gran idea germen de una futura empresa a un importante inversor. Al entrar en su despacho lo encuentras poniéndose el abrigo y te dice: “Lo siento mucho, pero debo salir inmediatamente. Cuénteme su idea mientras bajamos a mi coche”. ¡Horror! Debes explicar tu mensaje a una persona decisiva durante el trayecto desde su despacho hasta el garaje, trayecto que en el caso mejor os llevará a lo sumo cinco minutos. ¿Podrías condensar en tan breve tiempo y sin transparencias tu presentación planificada para 45 minutos apoyada por un impresionante despliegue pirotécnico en PowerPoint?

El iWeekend llega a Madrid

Hoy, cincuenta emprendedores procedentes de toda España se reunirán en el Ayuntamiento de Madrid con motivo de la celebración del iWeekend para enfrentarse a la misma tesitura, conocida en el mundo anglosajón como elevator’s pitch. Estos emprendedores deberán realizar una presentación desnuda de un máximo de cinco minutos de duración, sin apoyo multimedia, armados únicamente con el poder de persuasión de su palabra y la fuerza creativa de sus ideas.

El problema de la mayoría de las presentaciones es que se pretende decir demasiado en demasiado poco tiempo. Como resultado, la audiencia recibe más información de la que desea, necesita o puede asimilar. El escenario inmisericorde descrito fuerza a clarificar el mensaje y hacer el contenido ajustado y simple. No hay tiempo para introducciones erráticas sin foco. No hay tiempo para historias, anécdotas, estadísticas, datos, cualquier elemento que no venga al caso. No hay tiempo para proporcionar detalles irrelevantes. El mensaje o se hace simple o no llega. Los ponentes deben esforzarse por encontrar cuál es su mensaje fundamental y expresarlo de manera que sea comprendido sin ambigüedades por la audiencia. Si no van directos al grano, no llegan a ningún sitio.

La próxima vez que prepares una presentación acuérdate de estos emprendedores y hazte la siguiente pregunta: ¿Sería capaz de sintetizar mi presentación en cinco minutos y sin PowerPoint? Puede que nunca te veas ante semejante reto, pero qué duda cabe que te beneficiarás enormemente de este ejercicio. Te ayudará a ver con claridad cuál es el mensaje fundamental de tu presentación y cuáles son los detalles secundarios. En palabras de Javier Reyero: “La síntesis es un proceso de renuncia y selección admirada por todos”. El buen orador se queda con lo imprescindible (selecciona) y elimina lo intrascendente (renuncia). Sólo así consigue comunicar su gran idea incluso en sólo cinco minutos.

Sintesis

¡Suerte a todos los emprendedores que esta tarde compartirán su gran idea con nosotros en el iWeekend!

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Una presentación no es un documento

enero 14, 2009

Cuenta Ben Zander en su libro The art of possibility que un hombre, tras reconocer a Pablo Picasso en el compartimento de un tren, le interrogó al artista sobre el motivo de no pintar a la gente como era realmente. Picasso preguntó qué quería decir con aquella expresión. El hombre abrió su cartera y le mostró una fotografía de su mujer diciendo: “Ésta es mi mujer”. Picasso respondió: “¿No es muy pequeña y plana su mujer?”.

Una foto de la realidad no es la realidad misma, del mismo modo que un documento adaptado al formato PowerPoint no es una presentación. El acto de presentar es totalmente diferente del acto de leer. La raíz del problema estriba en la forma habitual como se crean muchas presentaciones: a partir de un artículo o un documento previo, sin más estrategia que ir traspasando el contenido del documento a las transparencias y ya está. ¿Cómo que ya está? ¡Así habrás creado un informe, no una presentación! El hecho de proyectar “esa cosa” sobre una pantalla no la convierte mágicamente en una presentación, por mucho que se lea en voz alta.

Cómo crear una presentación abocada al fracaso

Diferencias fundamentales entre los documentos y las presentaciones

Sin embargo, aunque muchos aspectos de la estructura de una presentación son similares a los de un documento, al menos cuatro aspectos difieren:

1) Empezar a una profundidad que oriente a toda la audiencia sobre el tema de la presentación

Deberías empezar la presentación con la gran foto, esto es, con la perspectiva global del tema que vas a tratar. Así defines el contexto, la importancia y las fronteras intelectuales de la presentación. A continuación, durante la parte central de la presentación, entrarás en los detalles del trabajo. Finalmente, volverás a la gran foto, discutiendo las repercusiones del trabajo sobre esa gran foto que fue presentada al principio. Es como si partiendo de una gran foto hicieras zoom sobre un aspecto de la misma y tras analizarlo regresaras finalmente a la escala original para que los detalles se vean en contexto.

Orienta a la audiencia

2) Proporcionar la hoja de ruta o mapa de la presentación

En un documento, el lector puede hojear las distintas páginas y formarse una idea global de la organización del texto, de dónde se viene y a dónde se va. En una presentación, en cambio, la audiencia no tiene otra pista sobre la estructura de la charla y sobre dónde se está que la que proporcione el presentador. Por eso es importante una buena organización y que se le recuerde al público en qué punto de la presentación se encuentra.

Proporciona un mapa

3) Señalizar las transiciones entre las distintas partes de la presentación

En un documento, los títulos, subtítulos y agrupación en párrafos proporcionan información sobre transiciones de tema y sobre las distintas partes. En una presentación, la audiencia depende completamente del presentador para saber cuándo se ha pasado de una parte a otra. Conviene utilizar transparencias que señalicen claramente las transiciones entre las distintas partes de la presentación.

Señaliza las transiciones

4) Adaptar la complejidad de la presentación a la capacidad de procesamiento de la audiencia

En un artículo o informe uno puede examinar con detenimiento las ecuaciones, los teoremas, las tablas, las gráficas, los diagramas de bloques, los diagramas de flujo, el código fuente, etc. Sin embargo, durante una presentación la audiencia no dispone del mismo tiempo ni distingue las cosas sobre la pantalla con la misma nitidez que sobre el papel. Seguro que no es necesario incluir cada ecuación; seguro que pueden eliminarse algunas filas y columnas de una tabla o mostrarla como un gráfico; seguro que los diagramas pueden simplificarse; seguro que el tamaño de letra puede aumentarse. Seguro que puedes crear una presentación, no un documento.

Adapata la complejidad

¿Presentación o documento?

La próxima vez que prepares una presentación, pregúntate: ¿estoy proyectando un documento/informe en formato PowerPoint o estoy proyectando una creación que apoya mi discurso? ¿Quién es el protagonista? ¿Las transparencias o yo?

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