El próximo día 25 de junio daré una conferencia sobre el Arte de Presentar en el Aula Magna de la Escuela Politécnica Superior de Ingeniería de Gijón, de la Universidad de Oviedo, en el Campus de Viesques, Aulario Sur. La entrada es libre hasta completar aforo. El acto tendrá lugar de 17.00 a 19.00. Si estás por Gijón, ¡no faltes!
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Escrito por Gonzalo Álvarez Marañón
Un extra que aprecio sobremanera en la edición de un buen cómic es la inclusión de bocetos de algunas de sus páginas, en los que se puede uno maravillar ante el proceso creativo del artista: cómo a partir de unos primeros bosquejos a lápiz, realiza después una primera versión también a lápiz que termina siendo entintada y pintada para aparecer como la versión final a todo color. ¡Fascinante! Uno comprende que antes de llegar al resultado final que todos vemos impreso, el artista ha ido pasando por distintas versiones a lápiz hasta que ha conseguido visualizar y plasmar la imagen de su cabeza.
¡Aléjate del ordenador!
Una de las cosas más importantes que puedes hacer en las fases embrionarias de la preparación de la presentación es mantenerte alejado del ordenador. Un error fundamental que la mayoría de la gente comete es pasar todo el tiempo pensando acerca de la presentación y preparando su contenido sentado delante del ordenador.
Los programas de slideware como PowerPoint, Keynote, Impress, etc. son la peor herramienta para empezar un proyecto de presentación. No se trata de una crítica a PowerPoint y al resto de programas. Los adoro y no podría vivir sin ellos. Pero debemos comprender que se trata de herramientas para terminar presentaciones, no para empezarlas. Estas herramientas no son adecuadas para esbozar y representar un concepto creativo.
Antes de diseñar la presentación, debes destilar la imagen global e identificar tu mensaje principal. Si no tienes claro tu mensaje, PowerPoint no te ayudará a aclararlo. ¡Aléjate del ordenador!
Las mejores herramientas a la hora de preparar una presentación son lápiz y papel o una gran pizarra. A pesar de lo maravillosa que es la tecnología, nada es tan fácil, rápido e inmediato como bosquejar una idea usando el humilde lápiz y papel y nada proporciona tanto espacio para expresar ideas como una gran pizarra.
La mayoría de personas realizan todo su trabajo de preparación directamente en slideware. Sin embargo, los diseñadores profesionales realizan la mayor parte de su planificación y torrentes de ideas sobre papel.
1) Lápiz y papel
Resulta útil para plasmar ideas, para explorarlas, hacer listas y, en general, aclarar nuestras ideas. El hecho de tener un lápiz en la mano parece establecer una conexión más natural y fluida con nuestra creatividad y permite un flujo y ritmo más espontáneos a la hora de visualizar y registrar las ideas. Su uso resulta mucho más potente que el ordenador.
2) Pizarra
La pizarra permite esbozar ideas a una escala mucho mayor. Una ventaja adicional es que puede utilizarse con pequeños grupos de gente para mejor compartir ideas. Facilita el dibujo de imágenes que luego se incluirán en la presentación y ayuda a estructurar con claridad el flujo de la misma. El mero hecho de utilizar estos elementos contribuye a que el mensaje se solidifique y simplifique en la cabeza. Posteriormente, resultará mucho más sencillo expresar esas mismas ideas en slideware.
3) Post-it
Los post-it pueden utilizarse a modo de slideware analógico, utilizando un papelito para cada transparencia. Los post-it pueden pegarse en la pared con pequeños dibujos y textos y luego reorganizarse. El hecho de que los post-it puedan permanecer en la pared durante días o semanas permite formarse mejor la imagen de conjunto de cómo será la presentación. También ayuda a decidir qué elementos pueden eliminarse de la presentación y cuáles resultan totalmente esenciales para transmitir el mensaje.
Para pensar mejor, apaga el ordenador. ¡Analogízate!
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Escrito por Gonzalo Álvarez Marañón
Se trata de un fenómeno muy real en nuestra cultura actual: pensar que cuanto más grande, mejor, y si es aún más grande, entonces aún mejor. Supongo que no hace falta que enumere qué clase de objetos, anatómicos o no, considera la tradición popular que es mejor tenerlos lo más grandes posibles. Pero cabe preguntarse, ¿es más siempre mejor?
No intentes contarlo todo
Este fenómeno, cuando se aplica al campo de las presentaciones, conduce a creer que es mejor decirlo absolutamente todo que correr el riesgo de olvidarse de una sola cosa. De esta creencia se deriva la forma habitual de crear las transparencias para una presentación:
Resultado: has escrito un artículo en formato PowerPoint.
Nunca deberías pretender querer contarlo todo y mucho menos ponerlo todo en las propias transparencias. Ninguna presentación, por buena que sea, puede abarcarlo todo. Para cubrir todos los detalles ya están los libros de actas con las ponencias puestas por escrito o los informes o cualquier otro tipo de documento en papel. El documento escrito sí puede cubrirlo todo, pero la presentación oral sólo puede cubrir algunos detalles, cuya cantidad dependerá del tiempo asignado y de la audiencia.
Lo que debes hacer en una presentación es transmitir la idea fundamental del trabajo, no sus detalles
Extrae de entre toda la información disponible qué mensaje nuclear quieres comunicar y con qué deberían quedarse los miembros de la audiencia cuando salgan de la sala. No proporciones ni más ni menos información de la necesaria para alcanzar este objetivo. La tentación más común consiste en proporcionar más información de la necesaria para que tu idea quede clara, lo que cual no es bueno por dos motivos:
En palabras del autor de “Clear and to the Point”:
“No diluyas tu mensaje básico proporcionando demasiada información o demasiado poca.”
— Stephen M. Kosslyn
Aprende a sintentizar
Antes de empezar a preparar la presentación, un método que puede ayudarte a centrar tu charla y destilar su mensaje fundamental consiste en realizar el ejercicio de resumir su contenido en tres frases. A continuación redúcelas a dos. Por último, a una sola.
Este trabajo debes hacerlo durante la fase de preparación, antes de crear la primera transparencia. Si tú no tienes clara la idea central, ¿cómo esperas que al final de la presentación le quede clara a la audiencia?
La síntesis es un proceso de renuncia durante el cual deberás eliminar mucha información, importante, sí, pero no fundamental para esa presentación en concreto, ante esa audiencia y con ese tiempo. Muéstrales sólo los árboles necesarios para comprender la riqueza del bosque. Ni uno más, pero tampoco ni uno menos.
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Si te piden una presentación, no des un documento
18 comentarios | Planificación | Etiquetado: audiencia, documento, idea, powerpoint, presentaciones, síntesis, tiempo | Enlace permanente
Escrito por Gonzalo Álvarez Marañón
-Po. Creo que ya es hora de que te diga algo que debería haberte dicho hace ya mucho tiempo.
-¿Y qué es?
-Escucha, hijo, el ingrediente secreto es…. ¡ninguno!
-¿Eh?
-Lo que has oído: ¡ninguno! No hay ningún ingrediente secreto.
—Kung Fu Panda, Dreamworks
El truco para presentar mejor
A menudo en los cursos sobre el Arte de Presentar me piden algún truco para hacer buenas presentaciones. Mi respuesta es inmediata: “Ensayar, ensayar, ensayar”. Ese es el truco. Así de sencillo y así de difícil. Tristemente, la gente suele quedarse desilusionada con esta respuesta: esperaban la píldora mágica que les transformaría en magníficos oradores, esas “siete claves para el éxito”. Lo más fácil entonces les resulta canalizar esa desilusión culpando de sus limitaciones a la falta de talento natural, a no haber nacido con un don para la palabra, imprescindible según ellos para ser buen orador. Pero, ¿de verdad hay que nacer con un don? ¿El buen orador nace o se hace?
La regla de las 10.000 horas
En su libro “Fueras de serie (Outliers)”, Malcolm Gladwell presenta los trabajos de varios psicólogos que estudian la influencia relativa en la excelencia del talento natural y de la práctica. Pensemos en algún extraordinario deportista, músico, artista o profesional cualquiera. Si analizásemos sus biografías, seguro que encontraríamos que todos ellos comparten un rasgo en común: cuando alcanzaron la excelencia en sus disciplinas respectivas, descollando sobre todos los demás en su campo, llevaban a cuestas más de 10.000 horas de práctica.
“La imagen que emerge de tales estudios es que se requieren diez mil horas de práctica para alcanzar el nivel de maestría asociado con un experto de nivel mundial – en cualquier disciplina.”
—Daniel Levitin, citado por Malcolm Gladwell en «Fueras de serie (Outliers)»
No es una mera cuestión de talento o de don natural. El talento sin horas de práctica no vale gran cosa. Como decía Picasso: “La inspiración está muy bien, pero que me pille trabajando”. Cuando nos extasiamos ante ese magnífico concertista sobre el escenario, contemplamos la culminación de un proceso de más de 10.000 horas de práctica. En palabras de Malcolm Gladwell: “La práctica no es lo que haces cuando eres bueno. Es lo que hace que seas bueno.”
Para presentar bien, hay que presentar mucho
El arte de presentar no es distinto a otras disciplinas en este sentido. No se nace creando grandes presentaciones, es un proceso que se aprende con la práctica y con los errores. Los grandes oradores acumulan también miles de horas de vuelo: ensayos en privado, charlas ante auditorios pequeños y ante auditorios grandes, historias contadas en los campamentos de verano, chistes en las pausas del café, arengas a empleados, entrevistas, exámenes orales, todo contribuye a construir un gran orador.
No hay ingrediente secreto. Sólo práctica, práctica y más práctica. Así que si quieres mejorar en el arte de presentar: presenta, presenta y presenta.
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Escrito por Gonzalo Álvarez Marañón
Una forma muy sencilla de distinguir de un vistazo rápido ciencia de pseudo-ciencia es a través de las referencias. Si en el texto en cuestión se menciona cierto experimento realizado en una prestigiosa universidad alemana que demuestra tal fenómeno o se alude vagamente a los estudios de un famoso investigador que corroboran tal hipótesis, pero sin especificar ni el nombre de la universidad ni el del investigador, ni la fecha de realización de los experimentos o de los estudios, ni a dónde acudir para obtener toda la información referida, entonces, no lo dudes, se trata de pseudo-ciencia.
En la literatura científica las referencias a otros trabajos constituyen un pilar fundamental de toda investigación. Con los años se han ido adoptando diferentes modelos de inclusión de referencias. Los más comunes insertan en el texto un número o un código que sirve de índice para acudir al final del documento a la sección llamada Bibliografía o Referencias, donde aparecen listadas todas las referencias citadas junto con toda la información necesaria para poder obtenerlas en caso de que se deseen consultar.
Las referencias en una presentación no son como las referencias en un documento
Hemos repetido hasta la saciedad que una presentación no es documento. En consecuencia, lo que es bueno para un artículo o un libro, no tiene por qué serlo para una presentación.
Resulta muy frecuente asistir a presentaciones científicas en congresos y tribunales en las que se termina la exposición mostrando una transparencia con las referencias empleadas para la realización del trabajo. Por desgracia, esta transparencia suele incluir un gran número de referencias en un tamaño de letra demasiado pequeño que nadie puede leer más allá de la quinta fila ni tendría interés en leer aunque pudiera. Entonces, ¿qué sentido tiene esta transparencia? No debemos tratar de reproducir servilmente la estructura del documento en nuestra presentación, porque son dos medios diferentes con lenguajes dispares.
Esta transparencia lista todas las referencias al final. El tamaño es demasiado pequeño para leerlas y el tiempo demasiado breve para asimilarlas. En realidad, no sirve para nada.
Busca la simplicidad. ¿Seguro que es necesario listar todas esas referencias, hasta la última? No incluyas todas las referencias del trabajo, incluye sólo las relevantes o las que deseas enfatizar por algún motivo especial: por ejemplo, por tratarse de una publicación en una revista de alto impacto, como Nature o Science; o porque ha sido decisiva en el progreso de la investigación. Si las introduces todas, abrumarás a la audiencia y conseguirás sepultar a las verdaderamente importantes, con el resultado final de que pasarán desapercibidas.
No incluyas todas las referencias al final
El final de la charla es para enfatizar las conclusiones de tu trabajo y dejar clarísima la idea central de la presentación, no para mostrar listas interminables de referencias. Da mucho mejor resultado ir incluyendo las referencias clave a medida que van siendo mencionadas durante la charla. Quedará más claro así y evitarás diluir el mensaje final de la presentación.
A continuación muestro varios ejemplos de cómo incluir referencias de libros y artículos de forma más eficaz. Se entiende que la audiencia posee un documento con la referencia completa, por lo que no necesita estar tomando notas.
La próxima vez que incluyas referencias en una presentación recuerda que no estás escribiendo un artículo. Las referencias deben llamar la atención y ser legibles. Sólo así servirán a su propósito.
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5 comentarios | Estructura | Etiquetado: artículos, ciencia, documento, presentaciones, referencias, transparencias | Enlace permanente
Escrito por Gonzalo Álvarez Marañón
Gracias a la excelente acogida y a la difusión realizada en los medios, el curso sobre El Arte de Presentar que se celebrará en San Sebastian el próximo día 16 de junio está completo. El aforo está limitado a 75 plazas y las inscripciones han superado con creces esa cifra en poco más de una semana desde su anuncio.
Esta jornada de formación de asistencia gratuita ha sido posible gracias a la colaboración y el patrocinio del Centro de Investigación Cooperativa en Nanociencias (CIC nanoGUNE) y de la Agencia nanoBasque.
Muchas gracias a todos por vuestro apoyo e interés en el arte de presentar.
¡Nos vemos el 16 de junio en San Sebastián!
11 comentarios | General | Etiquetado: arte, cic nanogune, curso, nanobasque, presentar, san sebastián | Enlace permanente
Escrito por Gonzalo Álvarez Marañón
Dave Paradi ha compilado una lista con las características de las malas presentaciones que más irritan a la audiencia, confeccionada a partir de una encuesta realizada en 2007 a 604 personas acostumbradas a asistir a más de 100 presentaciones al año. Los resultados de la encuesta no nos sorprenden. En los tres primeros puestos se encuentran:
| 67,4% | Orador que lee las transparencias |
| 45,4% | Frases completas en lugar de viñetas |
| 45,0% | Texto tan pequeño que no pueda leerse |
Los números evidencian que estamos hartos de asistir a presentaciones en las que se nos leen transparencias atiborradas de texto en un tamaño tan pequeño que nos impide leerlas a nosotros mismos.
1) Si lees tus transparencias, pareces idiota
Y no sólo pareces idiota, sino que además insultas a la audiencia. ¿Qué necesidad hay de tu presencia? Para escucharte a ti leerlas, bien podían leerlas ellos en sus casas. ¿Qué aportas entonces? Recuerda, tú eres el protagonista, no tus transparencias. El acto de presentar es radicalmente diferente del acto de leer. La audiencia espera escucharte a ti hablando con entusiasmo y profundidad sobre el tema, no a un autómata que lo mismo lee sus transparencias que podría leer las de cualquier otro. Lee menos y habla más. Deja oír tu propia voz.
2) Una presentación no es un documento
Dejemos las cosas claras. Transparencias llenas de párrafos de texto no constituyen una presentación por mucho que se utilice PowerPoint para su creación y luego se proyecte en una pantalla. Un documento de texto es un documento de texto, ya sea creado en Word o en PowerPoint. El hecho de que lo proyectes en una pantalla y lo leas en voz alta no lo convierte en una presentación. Para resultar cautivante, una presentación debería ser visual, con predominio de los elementos gráficos sobre los textuales. Las transparencias deberían ser un apoyo para el orador y nunca el centro de atención. Lo más importante eres tú.
3) Si no pueden verlo, ¿para qué lo pones?
Muchos conferenciantes parecen no ser conscientes de que sus transparencias se van a proyectar en una sala de grandes dimensiones sobre una pequeña pantalla en condiciones de iluminación pobres. Como las pueden leer en la pantalla de su portátil asumen que todo el mundo las leerá en la sala. Por desgracia, a la hora de la verdad resulta que más allá de la quinta fila nadie distingue un pimiento. ¿El motivo? El texto es demasiado pequeño. Un cuerpo 20 podrá leerse bien en el ordenador, pero no desde el fondo de la sala. Cada elemento de la transparencia debería poderse ver desde cualquier punto de la sala. Si no se discierne, entonces es demasiado pequeño. Haz las transparencias más sencillas, con menos viñetas y más imágenes. Pero nunca pongas nada que no pueda leerse. Sólo conseguirás irritar a la audiencia.
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DIÁLOGO ABIERTO
¿Qué es lo que más te irrita en una presentación? Comparte tus puntos de vista con el resto de lectores.
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Escrito por Gonzalo Álvarez Marañón
Aún recuerdo mi primer día de esquí, acompañado por mi hermana. A pesar de que ella intentó explicarme con toda su buena voluntad la postura básica y los giros y de que empezamos en la pista baby, no había manera. Al final, contraté una clase con profesor y él supo ir iniciándome. Por la tarde ya me tiré por una pista verde. Al día siguiente fui lanzándome por otras pistas verdes y al siguiente incluso por un par de azules. Las siguientes veces que volví a esquiar, siempre con profesor, fui poco a poco atreviéndome con pistas rojas, luego negras, y así hasta que con los años salgo fuera de pista en las estaciones y he terminado por hacer esquí de travesía.
Una forma poderosa de cambiar tus pensamientos ansiosos es a través de la exposición a las situaciones de temor
En su libro “Cómo superar la timidez y el miedo a hablar en público” Martin M. Antony nos explica que la exposición implica vivir nuevas experiencias que demuestran que muchos de los pensamientos que contribuyen a tu ansiedad son exagerados e irreales. Ahora sonrío al recordar lo mal que lo pasé en mi primera pista verde. Pero gracias a la exposición continua a pistas de dificultad creciente, fui superando mi ansiedad hasta disfrutar enormemente de las bajadas, sin temor a la caída. Enfrentarse a situaciones que temes puede conducir con el tiempo a una reducción de tu temor.
Crea una jerarquía de exposiciones
Una jerarquía de exposiciones es un listado de situaciones temidas ordenadas por rango desde la más difícil a la más sencilla. Lo habitual será empezar por practicar los aspectos de la parte más baja de la jerarquía una y otra vez, hasta que esos factores ya no provoquen ansiedad. Luego, paso a paso, se practican aspectos más complejos hasta que todas las situaciones de la lista puedan llevarse a cabo sin la menor ansiedad. Es como la exposición gradual a pendientes cada vez mayores y pistas cada vez más estrechas en el esquí.
| Situación | Fobómetro |
| Dar una conferencia ante un auditorio abarrotado | 100 |
| Hablar delante de un reducido auditorio de gente desconocida | 90 |
| Formular preguntas en una conferencia | 85 |
| Hacer una presentación en la oficina delante de compañeros de trabajo | 80 |
| Tomar la palabra en reuniones (de trabajo, de vecinos, de padres) | 75 |
| Llegar unos minutos tarde a una clase o curso, de manera que todos mis compañeros me vean entrar y sentarme | 65 |
| Hablar del tiempo o de fútbol con desconocidos en un ascensor | 65 |
| Contar a mis compañeros de trabajo lo que he hecho el fin de semana cuando llego a la oficina el lunes por la mañana |
60 |
| Contar chistes, historias, anécdotas, películas a los amigos | 50 |
| Hablar delante de una cámara de vídeo sin público | 45 |
| Preguntar una dirección compleja (en el metro, en la calle, en una gasolinera) | 40 |
| Pedir la hora en la calle | 30 |
| Dejar caer las llaves en un lugar público y que todo el mundo se dé cuenta de ello | 25 |
Crea tu propia jerarquía de exposiciones, generando entre diez y quince situaciones, con un especial hincapié en que sean de carácter práctico y realizable. Procura asimismo que las situaciones de la lista sean lo más específicas posible. De vez en cuando resulta útil volver a puntuar los artículos de la lista para evaluar el cambio en tu nivel de miedo.
Pautas para la terapia de exposición
Martin M. Antony ofrece una serie de pautas para que la exposición sea efectiva:
Siempre que se te presente la oportunidad de hablar en público, no la desaproveches. Sólo así, mediante la exposición gradual, superarás el miedo.
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Escrito por Gonzalo Álvarez Marañón
Un joven ejecutivo telefoneó un día a su representante en el extranjero y anunció lacónicamente: “Llamando para dar instrucciones. Esta llamada no durará más de tres minutos. Yo hablaré y usted no deberá interrumpirme. Cualquier comentario o duda que tenga usted que exponer, deberá transmitírmelo más tarde por email.”
Y dicho esto, empezó a transmitir su mensaje. Pero lo hizo tan rápido que no agotó los tres minutos. “Tenemos aún veinte segundos”, le dijo a su interlocutor. “¿Tiene usted algo que decir?”
“Sí”, respondió el otro. “Ha hablado usted tan deprisa que no he podido comprender una sola palabra”.
—Anthony de Mello, “La oración de la rana (2)”
Desgraciadamente, asistimos a demasiadas presentaciones en las que el orador habla tan rápido que no nos da tiempo a asimilar sus ideas. Las transparencias pasan volando por la pantalla a velocidad de vértigo. No hemos terminado de interpretar un gráfico o de captar un concepto, cuando ya aparece la siguiente transparencia cargada de nuevas ideas, textos y diagramas. Así no hay quien comprenda ni recuerde nada. Al poco rato, nos desmoralizamos y terminamos desconectando.
Las pausas constituyen un potente recurso para transmitir un mensaje a la audiencia
Debemos aprender a intercalar pausas dentro de nuestras presentaciones. Algo aparentemente tan sencillo como guardar silencio durante más de tres segundos resulta sin embargo de una dificultad apabullante subidos a un escenario. Sin embargo, las pausas son tan valiosas y mejoran tanto un discurso, que debemos esforzarnos por incluirlas con naturalidad.
Recuerda, en tu próxima presentación, pulsa el botón de pausa.
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Escrito por Gonzalo Álvarez Marañón
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