Organiza tu Presentación con Evernote

junio 7, 2011

Berto Pena

Esta entrada ha sido amablemente escrita por Berto Pena, escritor y formador en Productividad y Organización Personal, y autor del blog ThinkWasabi, dedicado a Productividad y Tecnología, y del libro Gestiona mejor tu vida.

Una de las reglas de oro al preparar una presentación dice “no empieces directamente en el ordenador; hazlo con papel y lápiz”. Sin embargo, la preparación de muchas presentaciones empieza en el ordenador, en Internet; pues es ahí donde recopilamos o tenemos gran parte de la información que luego mostramos en la presentación.

Por mi trabajo realizo decenas de presentaciones al cabo del año. Conferencias, cursos y seminarios, clases y encuentros informales, etc. La herramienta favorita para gestionar la información para mis presentaciones se llama Evernote. Me gusta porque me permite ir guardando cosas interesantes según las encuentro, y tener en un mismo sitio toda la información que habitualmente tengo en mil sitios.

Evernote te permite Recopilar y Organizar tu información mediante Libretas (carpetas), Notas y Etiquetas. Eso, y su rápido buscador, hace que Encontrar la información para volcar en una transparencia sea cómodo y eficaz. Los usos prácticos y modos de utilizar esta herramienta como apoyo en tus presentaciones, son innumerables. Pero aquí están algunos de mis favoritos:

Evernote

Briefing Inicial
Cuando me llaman para dar una conferencia o un seminario, inmediatamente creo una nueva nota dentro de mi Evernote con los primeros datos. Si me llega en forma de Email, convierto ese mensaje en una nota, y si ha llegado por teléfono suelo transcribirlo justo después de concluir la llamada con el cliente.

Ahí recojo los datos del cliente y la presentación, qué quiere y qué busca, contenido y material del curso (aunque sea muy primitivo y a modo de esbozo). Creo que las presentaciones en público son algo muy serio que se debe cocinar a fuego lento. Y yo lo hago desde ese momento.

Datos de la Audiencia
Uno de los puntos más críticos de cualquiera que hable en público es conocer a fondo a la audiencia a la que va a dirigirse. Su perfil, edades, tipo de trabajo, necesidades e inquietudes, qué les puedes aportar tú, etc. Habitualmente obtengo esa información en el briefing inicial aunque no siempre es así. A veces, días después, obtengo esa información vía Email o Internet y la voy agregando a la Libreta o Notas que expresamente he creado para ese evento.

Apertura y Cierre
Como sabes el inicio y fin de la presentación son los momentos más importantes. Para no dejarlos en manos de la improvisación lo mejor es prepararlos con tiempo. Yo los desarrollo en texto, utilizando Evernote, como si se tratara de un guión de cine. Naturalmente luego esto lo voy cambiando con los ensayos, pero siempre pongo por escrito la Apertura y Cierre y poco a poco voy trabajando en ellos

Puedes tener incluso varios para utilizarlos en distintas situaciones o bien poder recuperar alguno y reutilizarlo en el futuro. Por ejemplo yo tardaría 10 segundos en encontrar la apertura que utilicé en octubre de 2009 en una conferencia en Barcelona.

Ideas que van y vienen
A veces tengo ideas para un curso o una conferencia en los más diversos lugares. En casa viendo una película, en un taxi o en un aeropuerto, mi lugar favorito para encontrar ideas por cierto. Lo que hago es recoger, en forma de telegrama, una próxima idea que más tarde sobre el papel o la pizarra desarrollaré con más calma. Una sola línea escrita con mi iPhone basta para capturar la esencia de lo que quiero contar. Por ejemplo algo así:

Representar con iconos la avalancha diaria de correos. Cómo encuentras ANTES los importantes?

Citas y Tweets
¿Quién no ha utilizado alguna vez alguna cita en su presentaciones? Es un recurso fantástico… siempre que sepas cuál es la que mejor encaja, claro. Personajes históricos o contemporáneos, héroes o villanos, o sencillamente personas anónimas que con una frase lapidaria o un comentario en Twitter dan en el clavo de lo que quieres transmitir.

Cuando encuentro alguna cita llamativa, poderosa o significativa, sencillamente la guardo para utilizar… quién sabe cuándo. Y cuando necesito alguna, no pierdo el tiempo buscando en Internet, voy directamente a las que yo mismo he recopilado con anterioridad. Y están en mi Evernote.

Tipos de Fuentes
Los sistemas operativos de hoy en día traen un buen puñado de tipos de letra pero no siempre valen para todas las presentaciones o para ciertas diapositivas. Cuando encuentro un tipo de fuente que me llama la atención no la descargo y la instalo. Sencillamente la recojo en forma de enlace y a su lado pongo una captura (en imagen) del tipo de letra. Encontrar y elegir después un nuevo tipo de letra es un proceso rápido y cómodo.

Iconos, Fotografías y Videos
Y hablando de elegir. A la hora de crear tus visuales necesitarás material descriptivo, impactante y singular. Hay montones de sitios en Internet donde encontrar iconos, fotografías y videos. Pero, al menos a mí me ocurre que siempre los encuentro cuando no los estoy buscando. Lo que hago es guardarlos en una Libreta de Evernote y dejarlos ahí para utilizarlos en futuras presentaciones.

Transparencias en la Calle
Como comentaba el conocido Garr Reynolds, en la calle puedes encontrar montones de transparencias. La publicidad cada vez es más visual y a los contadores de historias nos puede enseñar mucho a la hora de contar sin escribir. En el metro, en un autobús, en una valla en la carretera o en la página de un periódico, puedes encontrar el germen de tu próxima transparencia.

En esos casos yo saco el iPhone de mi bolsillo y con su cámara hago una foto. Cuando llegue a casa o al hotel y abra mi portátil, ya estará esperándome junto al resto de mis notas en Evernote.

Historial de presentaciones
Si impartes cursos o presentaciones con mucha frecuencia puedes tener una Nota a modo de log o Historial con las fechas, lugares y algunos datos básicos de cada evento. Yo tengo una Nota por año y mediante listas incluyo los detalles suficientes para saber cuándo hice qué y dónde. Es algo muy sencillo de hacer pero tremendamente útil y conveniente.

Impresiones y Mejoras
Una de las cosas que suelo hacer tras una presentación o un curso, es anotar en Evernote ideas o fórmulas para mejorarlas. Ejemplos o transparencias que no funcionaron, partes que hay que mejorar, dudas que surgieron y que no supe resolver, detalles que debo presentar mejor, etc. Intentar recordar todo eso de memoria es absurdo e ineficiente. Para qué, cuando puedo volcar todo eso en una nota que luego puedo consultar desde cualquier sitio.

Son sólo algunos usos prácticos y modos en los que yo guardo la información de mis cursos y presentaciones utilizando Evernote. Mis cursos hablan de cómo organizarse mejor. Y precisamente es Evernote el que me permite organizarme bien para contarlo mejor.

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Una pregunta que invariablemente me hacen tras una presentación es: “¿cuánto has tardado en prepararla?”. Por supuesto, no puedo proporcionar una respuesta general aplicable a todas mis presentaciones, ya que depende de cada presentación en concreto. En su lugar, os explicaré mi proceso creativo para que también lo podáis aplicar en vuestras presentaciones si lo encontráis útil.

La cantidad de tiempo necesaria para desarrollar una presentación es directamente proporcional a lo que uno se está jugando

Cuando vemos a un ponente dar su charla, estamos presenciando la culminación de un proceso creativo que ha podido involucrar muchísimas horas de trabajo previo. Tu presentación no comienza cuando te pasan el micrófono y empiezas a hablar. Tu presentación comienza en el momento en que te la encargan.

Todas las presentaciones sin excepción pueden beneficiarse de una mejor planificación. Dentro de mi sistema GTD tengo definidas numerosas listas de control con las tareas a realizar para completar distintos proyectos. El hecho de trocear en pequeñas tareas un gran proyecto me ayuda a no procrastinar, ya que cada día puedo completar una pequeña tarea y así avanzar en el proyecto.

Cada vez que me proponen una nueva presentación, voy siguiendo los siguientes pasos, que para mayor claridad os he agrupado en categorías siguiendo el ciclo de vida de toda presentación.

PLANIFICACIÓN

  • Mandar cuestionario sobre la charla a los organizadores: Siempre empiezo pasando a la organización una serie de preguntas sobre la audiencia  para conocerla mejor y así poder adaptar mi charla a sus necesidades.
  • Usar el backchannel para investigar a la audiencia: Opcionalmente, si habrá muchos tuiteros en el evento, puedo usar el backchannel para preguntarles directamente qué temas les gustaría ver tratados en mi charla. También me sirve para ver sus perfiles y conocerlos mejor.
  • Definir objetivos de la presentación: Reflexiono sobre qué quiere la organización, qué quiere la audiencia y qué quiero yo con mi presentación. Estas ideas actuarán como brújula a la hora de seleccionar y adaptar los contenidos.
  • Crear un mapa mental con las ideas y conceptos de la charla que extiendan esa idea principal: En una entrada anterior ya os expliqué mi proceso de creación de mapas mentales, que consta a su vez de siete pasos en su propia lista de control en GTD. Los mapas mentales me ayudan a definir con claridad mi mensaje clave y a seleccionar las ideas y conceptos más relevantes a incluir en mi presentación que soporten ese mensaje.

ESTRUCTURA

  • Escribir uno o varios títulos para la presentación: Un buen título puede atraer a la audiencia a tu presentación. Dedico tiempo a escribir varios. Durante todo el proceso pueden ocurrírseme nuevos títulos. A menudo pido la opinión de otras personas.
  • Crear una apertura con fuerza para la presentación: Dice Javier Reyero que “la apertura es como la tarjeta de visita de tu presentación”. En los primeros segundos estás conquistando a la audiencia o perdiéndola.
  • Crear la estructura y/o storyboard: A partir de las ideas y conceptos identificados gracias a los mapas mentales, elaboro el hilo argumental que me permitirá ir presentándolos de forma ordenada y lógica.
  • Crear una conclusión alta y resonante: La conclusión constituye el colofón de tu presentación, le pone el broche. Debe formularse cuidadosamente en una sola frase firme y decisiva.
  • Escribir en las notas el texto de la presentación: Normalmente escribo todo el texto de la presentación distribuyéndolo en las notas de las transparencias. Me ayuda a clarificar los conceptos y a saber qué decir ante cada transparencia. También sirve luego como entregable.

DISEÑO

  • Definir el tema de la presentación: Pienso en la estética, en el tipo de fotografías o diseños que mejor se adaptarán a la personalidad de la presentación: grunge, retro, steampunk, moderno, ciencia ficción, etc.
  • Creación de plantilla: Una vez definida la estética, se trata ahora de crear la plantilla con la imagen para el fondo de las transparencias, las fuentes más adecuadas, imágenes repetitivas, etc.
  • Buscar elementos multimedia: Ahora hay que buscar para cada una de las transparencias las fotografías, vídeos, audios, etc., según lo haya planificado en el storyboard.
  • Crear gráficos: En el caso de que haya gráficos, los creo de acuerdo con la estética elegida.
  • Crear animaciones: Creo animaciones en PowerPoint si he elegido usar alguna.
  • Preparar demos: Si va a haber demo, ahora es el momento de planificarla: qué mostraré, en qué secuencia, con qué ejemplos, etc.
  • Crear transparencias: Monto en un PPT todos los elementos multimedia recopilados en los pasos anteriores.
  • Introducir tweets para el backchannel en las transparencias: Introduzco en las notas de las transparencias el texto de los tweets que se autoenviarán mientras estoy haciendo la presentación.

EXPOSICIÓN

  • Ensayar la presentación: Cuantos más ensayos puedo hacer, mejor será el resultado final. El ingrediente secreto es: practicar, practicar, practicar.
  • Preparar Q&A: Si la presentación va a ser seguida de una sesión de preguntas y respuestas, pienso en qué pueden preguntarme para ir preparado y poder resolver de la mejor manera las dudas de la audiencia.

POST-EVENTO

  • Recopilar información del backchannel: Una vez terminado el evento, es tiempo de analizar lo que se ha comentado sobre la presentación en las redes sociales y aprender sobre lo que más ha gustado y lo que menos.
  • Analizar encuestas: La presentación no termina cuando el último asistente abandona el recinto, sino cuando has analizado el último dato recabado de los asistentes sobre su satisfacción. Si se han pasado encuestas a los asistentes, hay que analizarlas para valorar su opinión sobre los distintos aspectos del evento.
  • Rellenar el cuestionario de autoevaluación: Responder a las 45 preguntas sobre la presentación me ayuda a reflexionar sobre qué he hecho bien y qué he hecho mal, con el fin de mejorar en la siguiente ocasión.
  • Medir eficacia en redes sociales: Compruebo el efecto que la presentación ha tenido en mi red social: visitas en el blog, comentarios, suscripciones al feed, seguidores de Twitter, etc.

Tiempo total

No he incluido una estimación de tiempos porque varía muchísimo de unas presentaciones a otras. Para que os hagáis una idea, una presentación de 45 minutos fácilmente puede llevar siguiendo este proceso de 20 a 50 horas. Rara vez menos, rara vez más.

El éxito de una presentación no es fruto del azar ni de las dotes naturales, sino de la planificación y del trabajo duro.

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José Miguel BolívarMucha gente piensa que GTD es una metodología rígida y por tanto incompatible con la creatividad o la espontaneidad.

Esta afirmación, lejos de ser una realidad, es falsa, ya que GTD ofrece unos niveles de personalización y flexibilidad iguales o superiores a los de la mayoría de sus competidores y la prueba de ello es que son muchas las personas procedentes de profesiones marcadamente creativas, como puede ser la publicidad, que usan habitualmente GTD.

Y como dicen que el movimiento se demuestra andando, vamos a ver en esta entrada cómo aplicar el método de los 5 pasos de la planificación natural de proyectos para preparar una presentación de forma productiva.

Para empezar, lo primero que debes hacer es definir el propósito de tu presentación.

¿Qué resultado quieres conseguir con ella? Si el resultado que deseas no es único, por ejemplo, quieres que la gente pase un rato entretenido y se lleve un recuerdo agradable pero también que se quede con dos o tres ideas sobre un producto o servicio, debes encontrar una forma que unifique todos esos resultados parciales en un único resultado global.

En el ejemplo de nuestra presentación, el resultado que quieres conseguir podría ser “la gente ha entendido, con ejemplos prácticos y de forma divertida, en qué consiste el método de los 5 pasos de la planificación natural de proyectos, ha visto su utilidad y ahora es capaz de aplicarlo”.

Como ves, conviene que el resultado lo expreses siempre en pasado y de forma positiva, ya que así refuerzas a nivel subconsciente la convicción de que vas a lograr el resultado que deseas.

El segundo paso es visualizar el resultado. Imagina que ya has hecho la presentación y ha sido un éxito rotundo. ¿Qué ha pasado? ¿Cuáles han sido las frases que más han gustado? ¿Qué transparencias han sido las más impactantes? ¿Hubo algún problema? ¿Cuál? ¿Cómo saliste de él con éxito?

La visualización es muy importante por dos motivos. Por una parte, porque te permite responder a las preguntas ¿cómo vas a saber que has conseguido el resultado que buscabas? y ¿cómo vas a reconocerlo? Por otra parte, porque activa el sistema de activación reticular, de modo que tu percepción se acentuará para todo aquello que pueda ser de interés para tu presentación. El sistema de activación reticular es el que hace que encuentres tu cara en una foto con cien personas o escuches tu nombre en una sala llena de gente. Del mismo modo, te hará oír frases que usar en tu presentación, encontrar fotos espectaculares o relacionar brillantemente temas aparentemente inconexos.

Terminada la visualización del resultado, el tercer paso consiste en generar una tormenta de ideas. La pregunta que quieres responder aquí es: ¿Qué puedo hacer para lograr el resultado que busco? El objetivo es generar el mayor número posible de ideas sobre cómo alcanzarlo. Lo importante es la abundancia de ideas, no la calidad de las mismas. Ya tendrás tiempo más adelante para separar las que te parezcan mejores.

¿Qué secuencia es la mejor para tu presentación? ¿Qué fotos causarán el mayor impacto? ¿Qué palabras o frases pueden transmitir mejor la idea? ¿Cómo vas a empezar o a terminar la presentación? ¿Cuántas transparencias vas a usar?

Lo normal es que al acabar la tormenta de ideas tengas disponible un buen número de ellas, así que ahora toca organizar, que es el cuarto paso del método. Cuando organizas, lo que haces es concretar. De todo lo que puedes hacer para lograr el resultado que buscas, ¿qué vas a hacer, en concreto, para lograrlo? Organizar no es más que seleccionar lo que nos parece más útil de entre lo producido en la tormenta de ideas, identificando y clasificando los diversos componentes o acciones, prioridades y secuencias, también conocidas como sub-proyectos en GTD.

Un sub-proyecto sería por ejemplo decidir qué tipo de fotos vamos a utilizar en nuestra presentación, encontrarlas y descargarlas o comprarlas. Otro sub-proyecto sería buscar citas sobre determinados temas, seleccionar las más adecuadas y recopilarlas para cuando llegue el momento de ensamblar la presentación. Otro sub-proyecto puede ser hacer una “prueba en seco” para un amigo (decidir qué amigo, llamarle para quedar con él, hacerle la presentación) a fin de poder pulir detalles antes de la presentación oficial.

Al organizar iremos identificando también los contextos en los que tiene sentido realizar cada una de esas tareas. Así, la búsqueda de fotos o citas lo haremos seguramente en el contexto @internet (o @conectado o @navegador) mientras que llamar a nuestro amigo irá en el contexto @teléfono.

El quinto y último paso del método consiste en identificar las próximas acciones. La diferencia entre una acción y una próxima acción es que las próximas acciones las puedes hacer ya, sin esperar a que ocurra nada antes. Cuando aplicas el quinto paso del método, lo que haces es ir revisando todas las acciones de tu plan e identificar cuáles son aquellas con las que te puedes poner manos a la obra de inmediato. Una vez decidido qué vas a hacer para alcanzar el resultado, ¿cómo vas a hacerlo? Por ejemplo, antes de buscar las citas o las fotos es probable que quieras escribir la trama de tu presentación.

Como puedes ver, estos cinco pasos los aplicas constante e inconscientemente durante el día: 1) tienes el deseo de hacer algo, 2) imaginas los resultados, 3) generas ideas sobre cómo hacerlo, 4) las clasificas y 5) defines la primera acción que convertirá ese deseo en realidad.

Adquirir el hábito de aplicarlo conscientemente a tus proyectos más importantes te permitirá afrontarlos con mayor confianza y te ayudará a conseguir mejores resultados.

¿A qué esperas para probarlo?

Esta entrada ha sido amablemente escrita por José Miguel Bolívar, consultor artesano, coach, profesor, ponente y autor del blog Optima Infinito, en el que escribe habitualmente sobre innovación y productividad aplicadas a personas, organizaciones y procesos.

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