Una presentación no es un documento

Cuenta Ben Zander en su libro The art of possibility que un hombre, tras reconocer a Pablo Picasso en el compartimento de un tren, le interrogó al artista sobre el motivo de no pintar a la gente como era realmente. Picasso preguntó qué quería decir con aquella expresión. El hombre abrió su cartera y le mostró una fotografía de su mujer diciendo: “Ésta es mi mujer”. Picasso respondió: “¿No es muy pequeña y plana su mujer?”.

Una foto de la realidad no es la realidad misma, del mismo modo que un documento adaptado al formato PowerPoint no es una presentación. El acto de presentar es totalmente diferente del acto de leer. La raíz del problema estriba en la forma habitual como se crean muchas presentaciones: a partir de un artículo o un documento previo, sin más estrategia que ir traspasando el contenido del documento a las transparencias y ya está. ¿Cómo que ya está? ¡Así habrás creado un informe, no una presentación! El hecho de proyectar “esa cosa” sobre una pantalla no la convierte mágicamente en una presentación, por mucho que se lea en voz alta.

Cómo crear una presentación abocada al fracaso

Diferencias fundamentales entre los documentos y las presentaciones

Sin embargo, aunque muchos aspectos de la estructura de una presentación son similares a los de un documento, al menos cuatro aspectos difieren:

1) Empezar a una profundidad que oriente a toda la audiencia sobre el tema de la presentación

Deberías empezar la presentación con la gran foto, esto es, con la perspectiva global del tema que vas a tratar. Así defines el contexto, la importancia y las fronteras intelectuales de la presentación. A continuación, durante la parte central de la presentación, entrarás en los detalles del trabajo. Finalmente, volverás a la gran foto, discutiendo las repercusiones del trabajo sobre esa gran foto que fue presentada al principio. Es como si partiendo de una gran foto hicieras zoom sobre un aspecto de la misma y tras analizarlo regresaras finalmente a la escala original para que los detalles se vean en contexto.

Orienta a la audiencia

2) Proporcionar la hoja de ruta o mapa de la presentación

En un documento, el lector puede hojear las distintas páginas y formarse una idea global de la organización del texto, de dónde se viene y a dónde se va. En una presentación, en cambio, la audiencia no tiene otra pista sobre la estructura de la charla y sobre dónde se está que la que proporcione el presentador. Por eso es importante una buena organización y que se le recuerde al público en qué punto de la presentación se encuentra.

Proporciona un mapa

3) Señalizar las transiciones entre las distintas partes de la presentación

En un documento, los títulos, subtítulos y agrupación en párrafos proporcionan información sobre transiciones de tema y sobre las distintas partes. En una presentación, la audiencia depende completamente del presentador para saber cuándo se ha pasado de una parte a otra. Conviene utilizar transparencias que señalicen claramente las transiciones entre las distintas partes de la presentación.

Señaliza las transiciones

4) Adaptar la complejidad de la presentación a la capacidad de procesamiento de la audiencia

En un artículo o informe uno puede examinar con detenimiento las ecuaciones, los teoremas, las tablas, las gráficas, los diagramas de bloques, los diagramas de flujo, el código fuente, etc. Sin embargo, durante una presentación la audiencia no dispone del mismo tiempo ni distingue las cosas sobre la pantalla con la misma nitidez que sobre el papel. Seguro que no es necesario incluir cada ecuación; seguro que pueden eliminarse algunas filas y columnas de una tabla o mostrarla como un gráfico; seguro que los diagramas pueden simplificarse; seguro que el tamaño de letra puede aumentarse. Seguro que puedes crear una presentación, no un documento.

Adapata la complejidad

¿Presentación o documento?

La próxima vez que prepares una presentación, pregúntate: ¿estoy proyectando un documento/informe en formato PowerPoint o estoy proyectando una creación que apoya mi discurso? ¿Quién es el protagonista? ¿Las transparencias o yo?

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21 Responses to Una presentación no es un documento

  1. […] las cosas claras. Transparencias llenas de párrafos de texto no constituyen una presentación por mucho que se utilice PowerPoint para su creación y luego se […]

  2. […] repetido hasta la saciedad que una presentación no es documento. En consecuencia, lo que es bueno para un artículo o un libro, no tiene por qué serlo para una […]

  3. […] Resultado: has escrito un artículo en formato PowerPoint. […]

  4. […] Proporciona un mapa: Informa a la audiencia sobre los temas que va a tratar e informa en cada momento de dónde está para que nadie se pierda, creando transiciones claras entre las distintas partes de la charla. […]

  5. […] en más de una ocasión que las transparencias no deberían contener el texto de la charla porque una presentación no es un documento. Muchos ponentes lo vuelcan todo en la transparencia para no olvidarse de nada, para combatir el […]

  6. […] informació ha estat extreta d’un article del portal  El Arte de Presentar This entry was posted in Altres. Bookmark the permalink. ← Posar una imatge de fons […]

  7. […] informació ha estat extreta d’un article del portal  El Arte de Presentar This entry was posted in Altres. Bookmark the permalink. ← Estructura i organització […]

  8. […] El cerebro recuerda los componentes emocionales de una experiencia mejor que cualquier otro aspecto. El despertar de las emociones concentra nuestra atención en la quintaesencia (gist) de una experiencia a costa de sus detalles periféricos. En definitiva, recordamos ideas generales, no detalles. Por consiguiente, empieza con las ideas clave y, de forma jerárquica, de más general a menos, vete proporcionando los detalles alrededor de esas nociones más fundamentales. Dicho gráficamente: comienza siempre con la gran foto y vete haciendo zoom hacia el detalle que deseas resaltar. […]

  9. […] un formato de lista de 10 elementos. Una de las innegables virtudes de este formato es proporciona un mapa sencillo de seguir para que la audiencia siempre sepa dónde está y cuánto le queda. En palabras de Guy: “La […]

  10. rochemc dice:

    Hola Gonzalo,

    Enhorabuena por el blog, te leo mucho, has cambiado la vida de mis presentaciones, etc… 🙂

    Viendo esto

    http://www.unizar.es/ssalinas/documents/14.Lecciun13.ppt

    No he podido mas que pensar en ti 🙂

  11. […] el brillo de tus ojos; podrán usar tus transparencias, pero no la pasión de tus gestos. Porque una presentación no es un documento muerto, es un acto vivo de comunicación con todo el ser delante de una audiencia formada por personas con […]

  12. […] que les está causando dolor en sus vidas. Presentar al villano al principio ayuda a crear la gran foto. Una vez establecido el marco del problema, la audiencia estará más receptiva para la solución […]

  13. […] otro lado, llamamos igualmente presentación al documento muerto creado típicamente en PowerPoint que se cuelga en Internet, se envía por email o se imprime en […]

  14. […] de tu intervención, conviene poner de nuevo el trabajo en perspectiva mostrando una vez más la gran foto. Así se le ayuda a la audiencia a apreciar mejor el trabajo dentro de un contexto más amplio. Se […]

  15. […] presentación no es un documento. Existen importantes diferencias estructurales y de nivel de detalle entre ambos medios de comunicación de información. El problema surge cuando se busca satisfacer […]

  16. […] un formato de lista de 10 elementos. Una de las innegables virtudes de este formato es proporcionar un mapa sencillo de seguir para que la audiencia siempre sepa dónde está y cuánto le queda. En palabras de Guy: “La […]

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