Nueve consejos para sacar el máximo partido al sonido en tus presentaciones

octubre 13, 2011

“Los efectos de sonido ostentosos no tienen cabida en una presentación.”

— Michael Alley

¿Crees que por el mero hecho de usar PowerPoint ya estás haciendo una presentación multimedia? ¡Para nada! Si usar PowerPoint no añade nada a llevar las transparencias impresas en un acetato y proyectarlas mediante un retroproyector de los de toda la vida, entonces no estás sacando partido a todo su potencial multimedia. Destinar PowerPoint a crear transparencias con letras y letras no es explotar la multimedia sino masacrarla.

Además del vídeo y de las animaciones, otro elemento multimedia que puede resultar muy efectivo en tus presentaciones es el sonido. La semana pasada en TEDxSol quedé fascinando viendo varias charlas de Julian Treasure en las que el sonido jugaba un papel relevante completamente inusual (Las 4 maneras en que el sonido nos afecta, ¡Shh! Salud auditiva en 8 pasos, 5 maneras para escuchar mejor). Inspirado por su intervención y por los trabajos de Stephen Kosslyn, a continuación te propongo una serie de recomendaciones para utilizar sabiamente el sonido y evitar hacer ruido.

https://ted.com/talks/view/id/660

1. Utiliza sonidos para captar la atención de la audiencia, eso sí, con moderación. Un sonido inesperado produce el mismo efecto que el movimiento: atrapa la atención de la audiencia. Sin embargo, los sonidos no dirigen la atención a un elemento de la pantalla, sino que más bien alertan de un cambio en la pantalla. No utilices en exceso este recurso, porque a la tercera vez la audiencia puede irritarse por el sonido.

2. Utiliza sonidos para definir el contexto. Pueden servir para definirlo para toda la presentación, para una porción de ella o para una transparencia. Por ejemplo, una presentación sobre contaminantes en el mar, puede utilizar el sonido de las olas. Una presentación sobre contaminación acústica puede utilizar el sonido de tráfico y obras.

3. Utiliza sonidos apropiados para el tema y concepto siendo explicados.

4. Utiliza sonidos para dar un respiro a la audiencia. Durante estas pausas le permites procesar la información ya presentada.

5. Utiliza sonidos para proporcionar evidencia. La mayoría somos como Santo Tomás: “si no lo veo no lo creo”. En este caso, oír puede ser creer. Por ejemplo, interacciones entre pacientes y médicos o entre alumnos y profesores.

6. Coordina los sonidos, el texto y los gráficos. Utiliza una fotografía o gráfico que refuerce el sonido usado como evidencia. El caso extremo de asimilación es el uso de una secuencia de vídeo.

7. No varíes arbitrariamente la cualidad tonal o el volumen.

8. Al igual que debes asegurarte de que cualquier contenido gráfico en tus transparencias debe poder verse desde cualquier asiento, asegúrate de que los sonidos pueden oírse desde todos los rincones de la sala.

9. Utiliza sonidos de alta fidelidad. Si usas fotos de calidad profesional, utiliza igualmente sonidos de alta fidelidad. Existen en Internet numerosos sitios de descarga de sonidos de lo más variado, tanto de pago como gratuitos. Por supuesto, muchos de ellos también puedes grabarlos tú mismo.

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DIÁLOGO ABIERTO

¿Cómo usas los sonidos en tus presentaciones?


Afeita tus presentaciones con la Navaja de Ockham

marzo 31, 2009

Nosotros Vendemos Pescado Fresco AquíCuando Vijay abrió su tienda colocó un cartel sobre la puerta con el texto “Aquí Nosotros Vendemos Pescado Fresco”. Al verlo su padre, se detuvo y le dijo que la palabra “Nosotros” sugería un énfasis en el vendedor más que en el comprador y realmente no hacía falta. De modo que el cartel fue cambiado a “Aquí Pescado Fresco a la Venta”.

Pasó su hermano y le sugirió que la palabra “Aquí” podía eliminarse: era totalmente superflua. Vijay estuvo de acuerdo y cambió el anuncio a “Pescado Fresco a la Venta”.

A continuación, llegó su hermana y opinó que el cartel debería decir solamente “Pescado Fresco”. Claramente, allí se estaba vendiendo pescado, ¿qué otra cosa iba a hacer si no su hermano con todo ese pescado?

Más adelante, su vecino acudió a felicitarle por el nuevo negocio y le mencionó que todos los transeúntes podrían darse cuenta de que el pescado era realmente fresco nada más verlo. Mencionarlo expresamente podría de hecho ser interpretado como una postura defensiva porque hubiera dudas acerca de su frescura. Sería mucho mejor si el cartel solamente contuviera la palabra “Pescado”.

Al día siguiente, cuando Vijay volvía a su tienda por la mañana se dio cuenta de que desde muy lejos podía identificarla por el olor, desde una distancia desde la cual el cartel aún no era legible. Comprendió entonces que ni siquiera había necesidad de la palabra “Pescado”.

—Garr Reynolds, “Presentation Zen”

En diseño, la simplicidad es preferible a la complejidad

Hurgando en el libro “Principios universales de diseño” he encontrado otro principio de especial aplicación en el diseño de transparencias para tus presentaciones. Se trata del principio conocido como Navaja o Rasero de Ockham, el cual puede formularse así:

“Entre diseños de funcionalidad equivalente, debería seleccionarse el más simple.”

—Principios universales de diseño

Este principio recibe otros nombres alternativos como ley de la parsimonia, ley de la economía o principio de la simplicidad. Subyacente al principio nos encontramos con la idea de que los elementos innecesarios disminuyen la eficacia de un diseño a la vez que aumentan la probabilidad de consecuencias no anticipadas. En el caso de una presentación, la complejidad excesiva en una transparencia puede tener consecuencias indeseadas como la pérdida de atención de la audiencia, su irritación por no comprender nada, su aburrimiento, su desconexión total, etc.

En estas transparencias utilizadas por Bill Gates podemos comprobar el exceso de ruido

En estas transparencias utilizadas por Bill Gates podemos comprobar el exceso de ruido

En estas transparencias utilizadas por Steve Jobs podemos comprobar cómo sólo se utiliza información relevante, eliminando lo superfluo

En estas transparencias utilizadas por Steve Jobs podemos comprobar cómo sólo se utiliza información relevante, eliminando lo superfluo

Nuevamente, este principio nos hacer retornar a los conceptos esenciales en diseño de que “Menos es más” y de que “El exceso es ruido”. Un buen ejemplo de diseño altamente funcional y muy simple es la página de Google, el buscador más potente de la Tierra.

Cuando diseñes tu próxima transparencia, plantéate si de verdad es necesario incluir toda esa información: gráficos, textos, diagramas, imágenes, logos, etc. ¿Todo eso en una SOLA transparencia? ¿Seguro que no puedes simplificarla? Podrás eliminar lo superfluo. Podrás segmentar el contenido en varias transparencias. Podrás aumentar el tamaño de las fuentes. ¡Afeita tu presentación con la navaja de Ockham!

Recuerda. En diseño, lo que no suma, resta.

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¿Dónde está Wally en tu presentación?

enero 12, 2009

¿Dónde está Wally?¿Quién no ha buscado de niño (o de no tan niño) a Wally entre esas grandes masas de gente? Sin embargo, por mucho que nos divierta en nuestros ratos libres localizar a Wally, nos disgusta sobremanera tener que enfrentarnos a un reto semejante cuando asistimos a una presentación. Cuando el ponente proyecta una transparencia en la pantalla, esperamos poder comprenderla con rapidez, captar la información relevante de un vistazo. Por desgracia, con alarmante frecuencia nos encontramos ante un desafío similar al de encontrar a Wally: hay tanta información en la pantalla en forma de textos, gráficos, tablas, logos, imágenes, clipart, etc., que resulta imposible saber a dónde debemos dirigir la mirada, dónde está la información y dónde el ruido.

¿Puedes encontrar la información en esta transparencia?

A continuación muestro varias transparencias utilizadas en presentaciones reales en congresos científicos. ¡Busca a Wally!

¿Dónde está la información relevante?

¿Dónde está la información relevante?

¿Dónde está la información relevante?

No busques a Wally, busca al elefante

La simplicidad es fundamental a la hora de organizar la información que muestras en pantalla, especialmente cuando presentas datos en forma de gráficos. En lugar de preguntarte qué más puedes añadir a una transparencia, pregúntate qué más puedes eliminar de ella de manera que siga transmitiendo la misma información. Como nos recuerda sabiamente Nancy Duarte:

“El valor de una transparencia no se mide por la cantidad de información que contiene, sino por la claridad con que comunica el mensaje.”

El público no quiere esforzarse, prefiere que le den las cosas hechas como en el reconfortante pasatiempo del chiste: ¡Encuentra al elefante!

Encuentra al elefante

Cuando tu transparencia presente más información de la que puede contener, habrás cortado el hilo de comunicación con la audiencia. Recuerda: no transformes tus presentaciones en un irritante juego de ¿Dónde está Wally?, porque lo que la audiencia realmente desea es ¡encontrar al elefante!

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Maximiza la relación señal a ruido en tus presentaciones

diciembre 10, 2008

La Relación Señal/Ruido (Signal to Noise Ratio o SNR) es un principio de diseño tomado prestado de las telecomunicaciones, pero que puede aplicarse con igual efectividad al mundo de las presentaciones, especialmente a la hora de mostrar información en pantalla. En diseño gráfico, la SNR puede expresarse según la siguiente definición, tomada del libro Principios universales de diseño:

“La proporción entre información relevante e irrelevante en pantalla.”

—Principios universales de diseño

Toda comunicación implica la creación, transmisión y recepción de información. Durante cada etapa de este proceso va degradándose la información (la señal) a medida que se añade información extraña (el ruido). El ruido diluye la información útil sepultándola bajo información inútil.

Dado que existe un límite biológico a la capacidad de procesamiento de información del cerebro, apuntar a una SNR elevada facilitará las cosas para la audiencia. Comprender una transparencia ya puede ser un trabajo suficientemente arduo, sin necesidad de que existan elementos extemporáneos que, lejos de apoyar el mensaje fundamental, distraen o confunden.

Mejora de la SNR

Mejora de la SNR

Mejora de la SNR

¿Por qué se degrada la señal?

Asegurar una SNR lo más alta posible significa comunicar (diseñar) claramente con la mínima degradación posible del mensaje. La degradación del mensaje visual puede ocurrir por muchos motivos:

  • Selección de gráficas inadecuadas.
  • Utilización de etiquetas e iconos ambiguos.
  • Proliferación de logos y textos no relacionados con el mensaje de la transparencia.
  • Adición de imágenes irrelevantes.
  • Sobrecarga de información en una sola transparencia.
  • Etc.

En otras palabras, si el elemento puede eliminarse sin comprometer el mensaje visual, entonces debería considerarse seriamente minimizar el elemento o eliminarlo por completo. Por ejemplo, las líneas y cuadrículas en tablas y gráficas pueden hacerse más finas, aligerarse o eliminarse. Los pies de transparencias, los logos, dibujos decorativos, nombre del autor, título de la ponencia, nombre del congreso, filiación, números de página y fechas pueden eliminarse con gran beneficio para la SNR. En diseño, el exceso es ruido. Si puedes hacerlo con menos, ¿por qué usar más?

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