Cuanto más, ¿mejor?

junio 19, 2009

Se trata de un fenómeno muy real en nuestra cultura actual: pensar que cuanto más grande, mejor, y si es aún más grande, entonces aún mejor. Supongo que no hace falta que enumere qué clase de objetos, anatómicos o no, considera la tradición popular que es mejor tenerlos lo más grandes posibles. Pero cabe preguntarse, ¿es más siempre mejor?

Cuanto más, ¿mejor?

No intentes contarlo todo

Este fenómeno, cuando se aplica al campo de las presentaciones, conduce a creer que es mejor decirlo absolutamente todo que correr el riesgo de olvidarse de una sola cosa. De esta creencia se deriva la forma habitual de crear las transparencias para una presentación:

  1. Se sienta uno delante del ordenador.
  2. Se inicia PowerPoint.
  3. Se buscan todos y cada uno de los puntos que se deben decir, normalmente de un artículo o informe ya escrito.
  4. Se van poniendo uno por uno en viñetas llenando tantas transparencias como haga falta hasta haberlo dicho todo.

Resultado: has escrito un artículo en formato PowerPoint.

Nunca deberías pretender querer contarlo todo y mucho menos ponerlo todo en las propias transparencias. Ninguna presentación, por buena que sea, puede abarcarlo todo. Para cubrir todos los detalles ya están los libros de actas con las ponencias puestas por escrito o los informes o cualquier otro tipo de documento en papel. El documento escrito sí puede cubrirlo todo, pero la presentación oral sólo puede cubrir algunos detalles, cuya cantidad dependerá del tiempo asignado y de la audiencia.

Lo que debes hacer en una presentación es transmitir la idea fundamental del trabajo, no sus detalles

Extrae de entre toda la información disponible qué mensaje nuclear quieres comunicar y con qué deberían quedarse los miembros de la audiencia cuando salgan de la sala. No proporciones ni más ni menos información de la necesaria para alcanzar este objetivo. La tentación más común consiste en proporcionar más información de la necesaria para que tu idea quede clara, lo que cual no es bueno por dos motivos:

  1. Al forzar a la audiencia a buscar lo que es importante entre montañas de información, les impides dedicar sus energías a procesarla.
  2. Puedes sobrecargar a la audiencia hasta el extremo de que simplemente desconecten.

En palabras del autor de “Clear and to the Point”:

“No diluyas tu mensaje básico proporcionando demasiada información o demasiado poca.”

— Stephen M. Kosslyn

No abrumes a la audiencia con detalles

Aprende a sintentizar

Antes de empezar a preparar la presentación, un método que puede ayudarte a centrar tu charla y destilar su mensaje fundamental consiste en realizar el ejercicio de resumir su contenido en tres frases. A continuación redúcelas a dos. Por último, a una sola.

Este trabajo debes hacerlo durante la fase de preparación, antes de crear la primera transparencia. Si tú no tienes clara la idea central, ¿cómo esperas que al final de la presentación le quede clara a la audiencia?

La síntesis es un proceso de renuncia durante el cual deberás eliminar mucha información, importante, sí, pero no fundamental para esa presentación en concreto, ante esa audiencia y con ese tiempo. Muéstrales sólo los árboles necesarios para comprender la riqueza del bosque. Ni uno más, pero tampoco ni uno menos.

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