No lo muestres todo: despierta la lujuria por más

enero 20, 2011

Las bailarinas de striptease dominan este secreto: no hay que mostrarlo todo de golpe, sino sólo una pequeña parte, la más sugerente. El objetivo no es enseñarlo todo sino despertar la lujuria: mostrando poco provocar que lo quieran todo.

En una presentación, no debes intentar contarlo todo. No es el momento ni el lugar. Tu idea, tu producto, tu servicio seguro que son magníficos y podrías estar horas y horas hablándonos sobre ellos. Seguro que podrías apoyar tus argumentos con montañas de datos experimentales, estudios de mercado, estadísticas fidedignas. El problema no suele ser la falta de información, sino precisamente su sobreabundancia. Salimos saturados de las presentaciones. Si nos intentan transmitir demasiada información, al final desconectamos y no nos quedamos con nada. Tal es la paradoja: cuanta más información nos vuelcan, menos absorbemos.

Los datos, sí, pero en su sitio

Haz tu investigación, acumula datos, ten toda la información lista, por supuesto, pero no quieras volcarla hasta la última coma durante la presentación. Para eso está la wiki, el documento, el manual, el libro, la memoria, … La presentación no es la ocasión para volcarla toda.

En la presentación, criba, filtra, selecciona lo más atractivo, lo diferenciador, lo que empujará a la audiencia a desear más. Entonces, tras la charla acudirán a tu sitio web, o se leerán tu informe, o comprarán tu libro o tu producto, porque los habrás seducido. Pero si intentas que se traguen el iceberg entero, al final no conseguirás que se queden con ningún rasgo. Por querer contarlo todo, no les llega nada.

No lo des todo: Despierta la necesidad en la audiencia por más

No busques saciar a la audiencia, despiértale el apetito por más

Cuando Steve Jobs presenta un nuevo producto, no intenta desvelarnos TODAS sus características. Ni tendría tiempo suficiente ni habría audiencia que lo soportara. Al contrario, se centra en unas pocas: las más atractivas, las que desatarán la lujuria.

Tomemos el ejemplo del lanzamiento del MacBook Air. Jobs podría habernos mostrado una transparencia como la siguiente:

¿Os imagináis a Steve Jobs presentando el Mac Book Air con esta transparencia?

Transparencia que ni inspira ni cautiva, sólo produce bostezos. En lugar de esa monstruosidad, seleccionó la característica más destacada para seducir a la audiencia: ¿qué distingue al MacBook Air de todos los demás portátiles? ¡Ser el más delgado del mundo! Y eso es lo que mostró con gran teatralidad:

Cuenta solamente aquello que hará que la audiencia busque más.

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¿Qué cuentas para conseguir que la audiencia quiera más? ¿Qué pones en la presentación y qué en el material de apoyo?


¿A quién sirven tus transparencias? ¿A ti o a tu audiencia?

enero 18, 2011

“Cuando el padre ayuda a su hijo pequeño, todo el mundo sonríe. Cuando el padre ayuda a su hijo mayor, todo el mundo llora.”

—Anthony de Mello, “Un minuto para el absurdo”

Durante la mayoría de presentaciones, uno tiene la sensación de que las transparencias se proyectan más para ayudar al ponente a salir del paso que para ayudar a la audiencia a comprender mejor el mensaje. Está demostrado por científicos de teoría cognitiva que las transparencias llenas de texto no sólo no ayudan a la comprensión, sino que la dinamitan. Destinar PowerPoint a crear transparencias con letras y letras no es explotar la multimedia sino masacrarla.

¿Por qué entonces se persevera en usar esas monstruosas transparencias? Porque sirven como una muleta para pasar el mal trago de hablar en público. Al volcar en ellas todo el contenido de la charla con frases completas, uno tiene la confianza absoluta de que no se quedará en blanco porque TODO está ahí. No hace falta conocerse al dedillo el tema porque TODO está ahí. No es necesario ensayar la presentación porque TODO está ahí. Basta con leer las transparencias viñeta a viñeta para no meter la pata y salir airoso. Sin embargo, se perderá la conexión con la audiencia, la charla resultará desprovista de vida, no interesará a nadie. Pasará desapercibida y morirá en el olvido. Ni sirven como documento para la audiencia ni como visuales durante la presentación.

Las transparencias no están para servirte a ti sino para servir a tu audiencia

Puedes incluir numerosos elementos visuales en tus transparencias: fotografías, vídeos, animaciones, gráficos, dibujos, viñetas cómicas, etc. Su cometido es expresar ideas o conceptos para los que las palabras resultan insuficientes. Deben estimular el interés, clarificar las ideas, añadir variedad, fomentar la comprensión y el recuerdo. Los buenos visuales ayudan a la audiencia, no son tus muletas.

Si todo lo que vas a poner en tus transparencias es texto y alguna imagen de relleno que no significa ni transmite nada, entonces mejor que no uses PowerPoint en absoluto.

¿Quieres ver un uso magistral de los visuales? No te pierdas esta fantástica charla en TED del físico teórico Brian Greene.

Brian Greene habla sobre la teoría de cuerdas

Atrévete a presentar sin texto en la pantalla

Muestra sólo los visuales cuando hagan falta para ilustrar una idea o hecho: por ejemplo, una gráfica para mostrar la evolución de las ventas, una fotografía para atestiguar cómo quedó el lugar tras el siniestro, un vídeo para ilustrar un complicado proceso, un diagrama de bloques para explicar la arquitectura del nuevo sistema, etc.

Cuando diseñes tus transparencias, asegúrate de que tienen mucha imagen y poco texto. Si necesitas muletas, lleva notas escritas en un papel, pero no hagas sufrir a la audiencia proyectando texto y más texto. Sólo así tus visuales estarán al servicio de la audiencia y no al tuyo propio.

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A nuestras presentaciones les sobra cabeza y les falta corazón

diciembre 1, 2010

A continuación os dejo la transcripción de mi conferencia en el aniversario de Innosfera, titulada ¿Dónde está el corazón en nuestras presentaciones?

Desde preescolar hasta la universidad, durante más de 20 años he estado sentado en aulas. Durante otros 15 años asistiendo a presentaciones, también me han hecho estar sentado. Gran parte de nuestra vida permanecemos sentados en aulas y salas de conferencias. Sólo somos una cabeza bombardeada por información, por datos y por hechos.

Palabras, palabras, palabras.

A pesar del PowerPoint, de la multimedia y de las nuevas tecnologías, la comunicación en las presentaciones sigue siendo de cabeza a cabeza. ¿Dónde está el corazón en las presentaciones?

Por querer aparecer racionales y lógicos inundamos a la audiencia con cifras y datos

Estudié ingeniero de teleco y después me saqué un doctorado en informática. Trabajo en un centro de investigación rodeado de científicos. Mi público ha estado formado habitualmente por licenciados y doctores. Podéis imaginaros que en estas circunstancias siempre he querido aparecer racional, objetivo y lógico. Cuantos más datos, estadísticas y cifras mostraba, más me creía que llegaba mejor a la audiencia, que aumentaba mi capacidad de persuasión, que ganaba credibilidad.

Anestesiado por tantas horas sentado, no me percataba de que cuando hablo de cabeza a cabeza transfiero información y en el mejor caso sólo puedo conducir a la reflexión.

La gente está saturada de información

En mis primeros cursos y presentaciones inundaba a la audiencia con datos y con hechos. Al salir, la gente me decía: “cuánto he aprendido” y yo me sentía muy cómodo con aquella respuesta. Hablar desde la cabeza no compromete. Nos hace permanecer distantes, desapegados y a salvo.

Llega un momento en que la gente no quiere más información. Estamos saturados de información. La gente quiere fe: fe en ti, en tus objetivos, en tu éxito, en la historia que cuentas. Es la fe la que mueve montañas, no los hechos. Nadie ha dejado de fumar por ver las estadísticas de víctimas del cáncer de pulmón. No somos animales tan racionales como nos gusta creernos.

En lugar de preocuparte por ti, preocúpate por la audiencia

Es a través de nuestra historia como movemos a la gente, como ganamos credibilidad y como llegamos a la verdadera persuasión. Cuando hablo de corazón a corazón, contagio emoción y conduzco a la acción.

Cuando comprendí esta verdad, se produjo un cambio radical en mis charlas y cursos. En vez de centrarme en los hechos empecé a centrarme en las personas. En lugar de preocuparme por cómo parecer más inteligente o más profesional, me preocupé por cómo podía ayudar a los asistentes a buscar una respuesta a sus inquietudes. Dejé de pensar tanto en mí: yo, yo, yo; y más en la audiencia: tú, tú, tú.

Ahora al salir me dicen cosas como: “me has ayudado a cambiar”. Porque la verdadera influencia de una presentación se mide por el cambio que es capaz de generar en la audiencia. Cuando cambias tu enfoque, el impacto es brutal.

Pon algo de ti mismo en cada presentación

Claro que contar nuestra historia desde el corazón nos hace sentir incómodos porque sentimos que nos desnudamos ante la audiencia, que nos volvemos vulnerables al poner nuestro corazón en sus manos. Y sin embargo, hay mucha fuerza al mostrar nuestra vulnerabilidad. Hay que ser muy valiente para descender del pedestal del ego y ponerse al nivel de la audiencia. ¿Cómo podemos poner un poquito de corazón en nuestras presentaciones?

Poniendo algo de ti mismo en cada presentación. Si sólo hablas desde la cabeza, cualquiera podría dar la charla por ti. Cuando hablas desde el corazón, nadie podrá suplantarte. Podrán repetir tus palabras, pero no podrán imitar el brillo de tus ojos; podrán usar tus transparencias, pero no la pasión de tus gestos. Porque una presentación no es un documento muerto, es un acto vivo de comunicación con todo el ser delante de una audiencia formada por personas con su propio corazón.

Valora a tu audiencia y podrás aportarle valor

Dice Guy Kawasaki: “Si vas a construir un negocio, no lo hagas por el dinero. Hazlo porque quieres convertir el mundo en un lugar mejor.”

Ante la audiencia, no pienses cómo puedes venderles un producto o un servicio. No pienses sólo en ganar dinero. Piensa en cuáles son las necesidades de esas personas, en cómo puedes ayudarles mejor. Valora a tu audiencia como personas individuales con sus inquietudes y necesidades y entonces podrás aportarle valor. Cuando en lugar de audiencias indiferenciadas veas ante ti a personas con sus propios problemas y sueños, con su propio corazón, podrás hablarles de corazón a corazón.

Tus presentaciones pueden cambiar el mundo

Sé sincero contigo mismo: ¿crees que tu negocio puede cambiar el mundo? ¿Tiene sentido para ti? ¿Sí?

Entonces podrás tomar la palabra delante de la audiencia, porque estarás convencido de que tu presentación puede hacer del mundo un lugar mejor para vivir.

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Cuanto más te preocupes por la audiencia y menos por ti mismo, menor será tu miedo a hablar en público y mejor conectarás

noviembre 11, 2010

Sólo de pensar en la próxima presentación que tendrás que realizar ante un nutrido auditorio, ¿te pones enfermo? ¿Te produce una gran ansiedad hablar en público? Aunque la perspectiva no te atemorice, ¿percibes que no llegas a conectar sinceramente con la audiencia?

Si quieres aprender a superar tu miedo y a conectar mejor, tal vez deberías empezar por hacerte la siguiente pregunta:

Cuando preparas una presentación, ¿en quién estás pensando la mayor parte del tiempo? ¿En ti mismo o en tu audiencia?

El miedo sano te centra en la audiencia, el miedo insano te centra en ti mismo

Ante una futura intervención en público, phobos, el miedo patológico, nos inmovilizará, impidiéndonos vivir el ahora. En lugar de aprovechar nuestro tiempo y energías para investigar a la audiencia, acumular un buen material, crear una gran presentación, pasaremos las horas previas, ya sean de vigilia o de sueño, dándole vueltas a nuestros temores: ¿haré el ridículo?, ¿me pondrán en evidencia con preguntas difíciles?, ¿me quedaré en blanco?, ¿estaré a la altura?, ¿lo haré mejor que fulanito o menganito?, ¿obtendré una buena reseña?, ¿habré convencido al cliente? Yo, yo, yo y sólo yo. ¿Te das cuenta? Sólo piensas en ti mismo y en cómo lo harás. En ningún momento se te ha ocurrido pensar en las necesidades de la audiencia ni en cómo servirla mejor. Nunca olvides que en una presentación no hablas para ti, hablas para la audiencia. Phobos hunde sus raíces en el ego: tu propio temor te hace tener ojos sólo para ti. Pero si sólo te preocupas por ti mismo, ¿cómo esperas conectar con la audiencia?

Deimos, el miedo sano, nos mantiene alerta ante las necesidades de la audiencia: ¿qué necesita?, ¿me está siguiendo?, ¿estoy resolviendo su problema?, ¿cómo puedo ayudarle mejor?, ¿le aportará valor mi presentación? Cuanto más te preocupas por la audiencia y menos por ti mismo, menor será tu miedo a hablar en público y mejor conectarás con ella. En lugar de ver a la audiencia como una amenazadora masa indiferenciada, aprenderás a verla como un conjunto de personas individuales, cada una de ellas con sus inquietudes, expectativas y valor intrínseco. En el momento en que empieces a valorar a la audiencia, podrás aportarle valor. Y el miedo se irá por sí mismo.

Puedes ser un orador técnicamente perfecto, pero el público siempre sabe cuándo te interesas por él

La inseguridad hace que busques la aprobación de tu audiencia. Cuanto más necesites su aceptación, más te esforzarás por impresionarla y menos por satisfacer sus necesidades. El miedo puede ser sutil. Muchos oradores no temen enfrentarse a una audiencia; temen no ser evaluados como el mejor ponente del evento o no apabullar al cliente. La madurez de un ponente no sólo se mide por la calidad de sus presentaciones, antes incluso por su capacidad para ver y actuar por y para la audiencia.

Cuando tu ego desaparece, deimos triunfa, phobos retrocede.

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¿Qué es lo que más te preocupa cuando se acerca tu próxima presentación?


Si haces presentaciones habitualmente puedes desarrollar un sentido desproporcionado de tu propia importancia

octubre 18, 2010

Leyendo estos días el inspirador libro El poder de las relaciones escrito por el experto en liderazgo John C. Maxwell, me he encontrado con esta reveladora carta escrita por una hipotética audiencia a un orador que sufre el azote de un ego inflado.

He querido compartirla, porque a todos nos hará reflexionar si tenemos la valentía de vernos reflejados en ella en mayor o menor medida.

Querido Orador Público,

Tu ego se ha convertido en un muro entre tú y yo. Yo no te preocupo realmente, ¿verdad? A ti sólo te preocupa si tu presentación está saliendo bien o no… si estás haciendo o no un buen trabajo. Lo que realmente temes es que no te aplauda, ¿verdad? Temes que no ría tus gracias ni derrame una lagrimita con tus emotivas anécdotas. Estás tan cegado por cómo voy a acoger tu presentación, que no has pensado en mí en absoluto. Podrías haberme conquistado, pero tú estás tan pagado de ti mismo que yo te resulto innecesario. Si no te presto mi atención es porque me siento de sobra aquí.

Cuando te veo con el micrófono, veo a Narciso en su espejo… ¿Está tu corbata derecha? ¿Está tu peinado en su sitio? ¿Es tu apariencia impecable? ¿Es tu fraseología perfecta?

Pareces tener el control de todo menos de tu audiencia. Lo ves todo, excepto a nosotros. Pero mucho me temo que tu ceguera hacia nosotros nos ha vuelto sordos hacia ti. Debemos irnos ahora. Lo siento. Llámanos algún día. Volveremos a ti… cuando seas suficientemente real como para vernos… después de que tus sueños se hayan hecho añicos… después de que se te haya partido el corazón… después de que tu arrogancia se las haya visto con la desesperación. Entonces habrá sitio para nosotros en tu mundo. Ya no te importará si hemos aplaudido tu brillantez. Serás uno de nosotros.

Entonces derribarás el muro de tu ego y usarás esas mismas piedras para construir un puente de relación entre nosotros. Nos encontraremos sobre ese puente. Entonces te oiremos. Te comprenderemos porque nos habrás comprendido.

Tu Audiencia

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REFLEXIÓN ABIERTA

¿Se interpone tu ego entre tu audiencia y tú? ¿Piensas más en ti mismo que en tu audiencia? ¿Quieres ser tú el protagonista a toda costa? Antes de que te lances a aplicar el contenido de esta carta a tantas y tantas personas que ves reflejadas en ella, ¿podrías aplicártelo a ti?


Backchannel (IV): 15 formas de aportar valor como audiencia a un evento

septiembre 14, 2010

En todos los eventos se termina creando un backchannel, ya sea oficial u oficioso, que te abrirá infinitas posibilidades de participación. En esta entrada proporciono 15 sugerencias para que como audiencia extraigas lo máximo del backchannel y contribuyas a la creación de valor durante los eventos.

El valor de la información

El backchannel posee el poder de transformar las presentaciones: de recepción unidireccional pasiva de información a participación multidireccional activa.

  1. Puedes retransmitir las ideas más brillantes, estimulantes o interesantes que está presentando el ponente, condensadas en frases breves de poco más de 120 caracteres.
  2. Puedes aportar información adicional para completar la del ponente: enlaces a sitios web con detalles, fotografías, vídeos, presentaciones de Slideshare, etc.
  3. Puedes comentar o reflexionar sobre las ideas del ponente, añadiendo algo nuevo o interesante o bien sintetizando de forma creativa sus ideas.

El valor de la conversación

El backchannel abre un nuevo canal de comunicación entre los miembros de la audiencia: tanto los que están dentro como fuera de la sala. Permite una mayor difusión de las ideas y el fortalecimiento de vínculos entre la comunidad. Te ofrece otra forma de compartir con los demás lo que estás sintiendo y viviendo durante el evento, ya sea positivo o negativo. Facilita la conexión con nuevas ideas y con nuevas personas.

  1. Puedes saber lo que opinan otros asistentes, lo que te aportará ideas que se te pasaron por alto o nuevas perspectivas sobre el mismo tema.
  2. Puedes amplificar lo que otros están diciendo gracias a los retweets.
  3. Puedes encontrar y reconocer a personas en el evento que sólo conocías digitalmente, lo que constituye un medio magnífico para continuar la conversación cara a cara.
  4. Si no has podido asistir al evento, gracias al backchannel puedes enterarte en tiempo presente de qué está pasando. Por supuesto, puedes participar remotamente aportando información.
  5. Si eres muy tímido como para levantarte ante una gran audiencia y preguntar al ponente con el micrófono en la mano, el backchannel te prestará su voz que para que airees tus dudas y preguntas dirigidas al ponente o a otros asistentes. Algunos ponentes las responderán una vez terminada su presentación.
  6. Si el ponente también utiliza el backchannel de forma creativa, podrás participar en votaciones, encuestas, retos, juegos, etc. que sólo tienen lugar a través del backchannel ¡incluso aunque no estés físicamente en la sala!
  7. Si está permitido, puedes subir fotos e incluso vídeos del evento.
  8. Tanto si asististe como si no, puedes recopilar los tweets del hashtag del evento y publicar una entrada en tu blog para continuar la conversación más allá del día del evento.
  9. Puedes colaborar en la resolución de problemas logísticos: dónde encontrar la intensidad más fuerte de WiFi, dónde hay enchufes o qué pastelillo es el más delicioso.

El valor de la opinión

Sin feedback de la audiencia, es imposible mejorar. Sé consciente de que los ponentes y organizadores pueden estar leyendo tus tweets en directo o cuando el evento termine. Colabora en la mejora de eventos.

  1. Puedes publicar comentarios que ayuden a mejorar la marcha del propio evento: “El aire acondicionado está muy fuerte!” o “La sala está muy oscura!”.
  2. En muchos eventos no se pasan encuestas de calidad o éstas apenas recaban información relevante. Puedes expresar con total libertad tu opinión, buena o mala, sobre cualquier aspecto del evento o de las presentaciones.
  3. Si vas a opinar, hazlo con cortesía: respeta la twitteretiqueta. Las reglas de etiqueta pueden condensarse en una sola: tuitea sobre los demás como te gustaría que los demás tuiteasen sobre ti. Antes de decir algo malo, di algo bueno.

Si ha existido verdadera innovación en presentaciones desde la Grecia clásica, ha sido el backchannel.

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¿Has participado alguna vez en el backchannel de un evento? Comparte tu experiencia.


8 preguntas sobre la audiencia que debes responder antes de una presentación

mayo 19, 2010

He visto al mismo científico dar exactamente la misma charla, palabra por palabra, transparencia por transparencia, ante dos audiencias completamente diferentes: público generalista y científicos de su misma disciplina. No hace falta ser muy avispado para darse cuenta de que la misma presentación no puede funcionar para dos audiencias tan dispares. Tal y como afirma Christopher Witt, autor del excelente libro “Real Leaders Don’t Do PowerPoint”, “uno de los sellos que distinguen a los líderes es preocuparse por aprender todo lo posible acerca de la audiencia”. Buena parte del tiempo de planificación de tu presentación deberías dedicarlo a analizar e investigar a tu audiencia.

Si quieres que tus presentaciones destaquen, preocúpate por conocer a la audiencia

Conocer a tu audiencia facilita la comunicación y ayuda a crear una relación favorable y confortable. Antes de empezar a preparar una presentación, considera siempre las siguientes cuestiones sobre el tipo de audiencia:

1. ¿Cuántos son?

No es lo mismo hablar ante una sala prácticamente vacía que ante un auditorio lleno. No es lo mismo hablar ante un grupo pequeño que ante uno enorme. La energía fluye de formas muy distintas.

2. ¿Quiénes son?

¿Cuál es su profesión, negocio o trabajo? ¿Qué tipo de puestos desempeñan? ¿Cuál es su clase económica, social o cultural? ¿Qué tipo de estudios tienen? ¿Cuál es su rango de edad? ¿Cuál es la proporción de hombres a mujeres? ¿Qué tienen en común?

3. ¿Por qué están aquí?

Según Scott Berkun, autor de “Confessions of a Public Speaker”, existen pocas razones por las que una persona asiste a una conferencia:

  • Quiere aprender algo, ampliar sus conocimientos
  • Quiere que le inspiren, le motiven, le cambien la vida
  • Espera que le entretengan, pasar un buen rato
  • Tiene una problema que espera le resuelvan
  • Quiere relacionarse con otras personas interesadas en el mismo tema, hacer networking, ampliar su lista de contactos
  • Busca una experiencia positiva para compartir con otros
  • Le han obligado sus jefes, profesores, padres, …
  • Quiere resguardarse del frío o de la lluvia

Comprende las razones de tu audiencia y haz todo lo posible por satisfacerlas.

4. ¿Cuáles son sus inquietudes?

¿Qué es lo que no les deja dormir por las noches? ¿Qué problemas tienen? ¿Cuáles son sus miedos? ¿Existen tabús que no debas mencionar?

5. ¿Qué saben sobre el tema?

¿Cuál es su nivel de conocimientos de partida? ¿Conocen la jerga y acrónimos de tu disciplina? ¿Conoces tú la jerga y acrónimos de la suya? ¿Qué debería explicarse y qué darse por sentado?

6. ¿Cuál es su postura sobre el tema?

¿Cómo se sienten en relación a lo que será el mensaje central de tu presentación? ¿Están a favor o en contra de tu postura? ¿Son un público favorable, hostil, neutral? ¿Cómo podrían resistirse a tus ideas?

7. ¿Y a mí qué?

O como dicen los anglosajones: WIIFM?, esto es, What’s in It for Me? Mientras hablas, la audiencia no para de preguntarse “¿y a mí qué?”. Están evaluando de qué manera les afectará aquello de lo que estás hablando: ¿Qué beneficios obtendré? ¿Por qué debería importarme? ¿De qué manera se alinea con mis valores y preocupaciones? Ponte en el lugar de la audiencia y para cada una de tus ideas y transparencias hazte la misma pregunta. Si no les sirve de nada, ¿para qué incluirlo en la presentación?

8. ¿Cómo puedo llegarles mejor?

No todo el mundo aprende de la misma manera. Algunos prefieren la charla magistral seguida de preguntas y respuestas, otros prefieren la charla informal y otros no quieren charla alguna, sino ir directamente a las preguntas y respuestas. Algunos prefieren datos detallados y otros, las ideas generales sin los detalles. En definitiva, ¿son receptores pasivos o activos?

Deja de preocuparte por ti mismo y por tu imagen y preocúpate por la audiencia

Muchos ponentes cometen el error de creer que por el mero hecho de tener el micrófono en la mano y ser el centro de atención lo más importante en una presentación son ellos mismos. No te engañes. Lo más importante en una presentación es la audiencia, no tú. No hay mejor forma de mostrarle respeto que demostrar que te has preocupado en conocerla a fondo al preparar tu presentación. Entonces la audiencia sonríe, ríe y participa. La audiencia se siente importante, se siente incluida, se siente apreciada. Crearás un vínculo entre orador y audiencia rebosante de magia.

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¿Cuánto detalle debemos proporcionar en nuestras presentaciones?

diciembre 17, 2009

Los aficionados al buceo saben muy bien que se gasta el aire más rápidamente cuanto más profundo se desciende. Por lo tanto, existen límites de tiempo según la profundidad. Bajo el agua, a profundidades cercanas a los 30 metros, el nitrógeno tiene un notable efecto tóxico que aumenta con la profundidad, denominado narcosis de nitrógeno. Cuanto mayor sea la profundidad y más tiempo se permanezca, más exceso de nitrógeno absorbe el cuerpo. Si se permanece bajo el agua por encima de ciertos límites de tiempo, las burbujas de nitrógeno que se forman en el cuerpo después de una inmersión producen una condición médica muy grave denominada enfermedad descomprensiva.

¿Cuál debe ser la profundidad con que tratar el tema?

Durante la fase de planificación de una presentación, una pregunta muy frecuente que nos asalta es cuánto detalle debe proporcionarse o, lo que es lo mismo, cuál debe ser la profundidad con que se trata el tema. La respuesta requiere imaginación y sensibilidad y depende en gran medida del tipo de audiencia: cuánto sabe ya sobre el tema y cuánto más desea o necesita aprender.

Si pasamos demasiado tiempo a demasiada profundidad, podemos perder a buena parte de la audiencia por narcosis de información. Evidentemente, no hay que proporcionar absolutamente todos los detalles, por lo que hay que excluir todo aquello que no sea relevante para la audiencia.

Por otro lado, si se exceden ciertos límites de tiempo a demasiada profundidad, la audiencia padecerá tras la presentación la enfermedad descompresiva y olvidará su contenido cuando salga abrumada por la puerta.

Alcanzar el equilibrio constituye una habilidad esencial del arte de presentar.

Alcance y profundidad

La profundidad está íntimamente ligada con el alcance. Michael Alley, en su libro “The Craft of Scientific Presentations”, muestra muy gráficamente la relación entre alcance y profundidad a través de las dimensiones de recipientes de volúmenes idénticos. Para una presentación con el tiempo fijo, es decir, para un recipiente de un volumen dado, se puede proporcionar una cantidad de información determinada. Cuanto mayor sea el alcance, menor será la profundidad y por tanto más difícil será satisfacer las expectativas de la audiencia. En contrapartida, cuanto menor sea el alcance, con mayor profundidad podrá tratarse el tema y más fácil será que puedan verse respondidas las inquietudes de la audiencia.

Cuando planifiques tu próxima presentación reflexiona sobre el alcance y profundidad de la misma, teniendo en cuenta las expectativas y conocimientos de tu audiencia. Y cuando te decidas por un nivel de profundidad y de alcance, refléjalo en el título. Por supuesto, en el documento que entregues a la audiencia puedes profundizar mucho más en cada detalle y aspecto tratado o incluso extender el alcance. Pero en tu presentación céntrate en lo esencial.

¡Feliz inmersión!

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Los siete pecados capitales de las presentaciones que no debes cometer

noviembre 11, 2009

Los siete pecados capitales de las presentacionesSegún la tradición judeocristiana, se define el pecado como la violación de una relación, la ruptura de un contrato, la traición de un tratado solemne. Aristóteles abunda en el asunto desde una perspectiva profana en su “Ética a Nicómaco”, aduciendo que un pecado representa una tendencia excesiva en una dimensión de la acción o del pensamiento, mientras que el comportamiento sano y virtuoso reside en encontrar el equilibrio correcto entre los extremos.

La presentación como contrato con el público

Cuando presentamos realizamos un contrato implícito con el público, establecemos una suerte de breve relación temporal, firmamos un tratado solemne. Su texto invisible pero tácito sostiene que transmitiremos una idea clave sobre un tema de interés durante el tiempo asignado con un lenguaje claro adaptado a la audiencia para su propio beneficio. Por desgracia, con frecuencia alarmante, pecamos. ¿De qué manera?

Los siete pecados capitales al presentar

Libro "Presenting To Win" por Jerry WeissmanJerry Weissman glosa en su libro “Presenting to Win” cinco pecados capitales a los que tristemente sucumben la mayoría de presentaciones. Yo me he tomado la libertad de añadir otros dos para redondear la cifra:

1. Carecer de una idea clara

La audiencia abandona la sala preguntándose acerca de qué trataba la presentación. Cuántas veces no te habrá ocurrido sentarte durante toda una presentación para al final terminar preguntándote: “¿Cuál era el mensaje?”.

2. Carecer de un beneficio para la audiencia

La presentación fracasa en mostrarle a la audiencia cómo puede beneficiarse de la información vertida. Cuántas veces no te habrá ocurrido sentarte durante una presentación sin parar de preguntarte: “¿Y a mí qué?”.

3. Carecer de un orden claro en las ideas presentadas

La secuencia de ideas es tan confusa que deja a la audiencia perdida, incapaz de seguir el hilo. Cuántas veces no te habrá ocurrido sentarte durante una presentación y, en determinado punto, decirte: “¡Espera un momento! ¿Cómo ha llegado hasta ahí?”.

4. Proporcionar excesivo detalle

Se presentan tantos datos y hechos, incluyendo aquellos que resultan excesivamente técnicos o irrelevantes, que la idea principal queda oscurecida. Cuántas veces no te habrá ocurrido sentarte durante una presentación y, en determinado punto, preguntarte: “¿A qué viene eso?”.

5. Extenderse excesivamente

La atención de la audiencia decae y ésta se aburre antes de llegar al final de la presentación. ¿Cuántas veces en toda tu carrera profesional has asistido a una presentación que te resultara demasiado corta?

6. Leer las transparencias

Leer las transparencias delante del público durante una conferencia constituye posiblemente el comportamiento más irritante que un conferenciante puede exhibir. Cuántas veces no te habrá ocurrido sentarte durante una presentación y, después de la segunda transparencia, pensar: “¡Eh! ¡Yo también sé leer!”.

7. Abusar del PowerPoint

Transiciones fantasiosas, animaciones sin sentido, sonidos irritantes, clipart de mal gusto, fotografías de baja resolución, colores chillones, mal contraste, elementos decorativos sin ton ni son, tipografías vulgares, tamaño ilegible del texto, son sólo algunas de las múltiples formas como se puede utilizar pobremente el PowerPoint. Cuántas veces no te habrá ocurrido sentarte durante una presentación y comentar con tu compañero: “¡Qué transparencias más cutres!”.

El destino del pecador es el Infierno

Cuando los oradores cometen cualquiera de estos pecados están malgastando el tiempo, la energía y la atención de su audiencia. Y lo que es peor, están desbaratando sus propios objetivos. Aunque cada uno de los siete pecados es único e independiente de los demás, todos pueden resumirse en una excesiva e informe vomitona sin sentido de datos, carente de propósito ni plan.

Al que comete estos pecados le espera la reacción negativa de la audiencia: el bostezo, el rechazo, la irritación, la indiferencia, en definitiva, el olvido. Será arrojado al Infierno de las presentaciones.

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Las cinco personalidades de una presentación

noviembre 5, 2009

-¿Hablas igual con tu padre, con tu pareja, con tu hermano, con tu jefe, con el camarero, con tus amigos? Seguro que no. Conversamos de una manera u otra en función del interlocutor, del número de personas, del lugar, de las circunstancias, del tema, de nuestro estado anímico. Las relaciones entre el que habla y el que escucha son dinámicas, están en continuo cambio y movimiento. Están vivas.

Una buena presentación es como una conversación

Del mismo modo, una presentación es un acto vivo, único, irrepetible. Debes amoldarte en cada nueva ocasión al público, al lugar, a las circunstancias y a las señales que recibes durante la presentación. El éxito de una presentación depende en buena medida de nuestra capacidad de adaptación, de nuestra flexibilidad y reflejos. Una presentación no tiene una única personalidad. Tiene cinco.

1. La personalidad del tema

Entiende, estudia el tema. Fíjate cómo presentan ese tema personas a quienes admiras como ponentes. Puedes poner a prueba sus mismas técnicas hasta que encuentres tu propio camino, tu propio estilo personal. No todos los temas se prestan al mismo tipo de presentación. Unos admitirán mejor las imágenes, otros darán pie a historias y anécdotas, para otros será más eficaz la utilización de abundantes datos y hechos que respalden tus afirmaciones. El tema determina a menudo la elección del diseño de las transparencias.

2. La personalidad del ponente

Presentaremos de acuerdo con nuestra personalidad. Si no eres chistoso no tiene sentido intentar hacer gracias o aparecer disfrazado. Si gesticulas mucho, ¿por qué restringir tus movimientos artificialmente? Si eres entusiasta, ¿para qué aparentar frialdad? Sé natural. Sé tú mismo. Presenta desde tu corazón, desde tus convicciones más íntimas. No trates de ocultarte tras personalidades postizas. El escenario es el peor lugar para esconderse.

3. La personalidad de la audiencia

Ten en cuenta su edad, su formación, su profesión, sus intereses, sus expectativas. Cuanto mejor conozcas a la audiencia, mejor podrás adaptar la presentación para ella, mejor será la comunicación. Si repites exactamente la misma presentación ante audiencias muy distintas, garantizarás el fracaso.

4. La personalidad del lugar

La geometría y dimensiones del escenario, los objetos dispuestos sobre él, el volumen de la sala, la distancia hasta el público, el tamaño de la pantalla, la iluminación, el sonido, … Existen mil detalles que deben conocerse de antemano, para adaptar a uno mismo los que se puedan y amoldarse al resto.  Debes ser rápido de reflejos y acudir preparado para lo peor.

5. La personalidad de las circunstancias

Las circunstancias o el contexto son determinantes a la hora de presentar. No es lo mismo hablar a las 09.00, cuando el público está fresco y despejado, que a las 14.00, cuando la gente mira el reloj esperando la hora de la comida. No es lo mismo hablar en una sesión de un congreso en la que hay otras cinco charlas, que presentar en solitario en un acto en el que eres el único ponente. Cada presentación es única e irrepetible. Estudia las circunstancias y adáptate a ellas.

Las cinco personalidades de una presentación

Se aprende a presentar presentando

Presentar es un arte. Debemos ser sensibles, flexibles, abiertos. Cada vez que haces una presentación estás ofreciendo un presente, un regalo. Considera las cinco personalidades en cada una de tus presentaciones y comprobarás cómo éstas se transforman en actos vivos, creativos, llenos de fuerza.

(Mi agradecimiento a Anselmo Sáinz Bengoechea, mi maestro en el arte de narrar, quien me habló por primera vez de las cinco personalidades del cuento)

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¿Tienes en cuenta las personalidades de la presentación? ¿Adaptas tus presentaciones a las circunstancias?


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