¿Cuántas transparencias debería tener una presentación?

marzo 10, 2011

A menudo me preguntan: “¿Cuántas transparencias debería tener una presentación?”, y yo maliciosamente respondo: “¿Por qué no ninguna?”. ¿Por qué usar transparencias repitiendo con texto todas y cada una de las frases del ponente? Para mucha gente la respuesta es el miedo: las transparencias funcionan como una red de seguridad para nuestras presentaciones.

Idealmente, las transparencias actúan como unos prismáticos. Éstos los usamos cuando queremos ver un objeto lejano, pero jamás los llevamos puestos todo el tiempo. De igual modo, las transparencias deberían amplificar tu mensaje, no repetirlo constantemente. Si no lo mejoran, entonces no aportan nada, sólo distracción, y deberían eliminarse. Cuando tus palabras no alcancen para explicar un concepto o idea, entonces sí, usa transparencias:

las transparencias deberían amplificar tu mensaje,  no repetirlo constantemente

Tú eres el visual número uno de tu presentación

Nos han enseñado desde niños a tomar notas en lugar de prestar atención. Como presentador, tus acciones sobre el escenario deberían demandar atención. Si pones una transparencia llena de texto, estás invitando a la audiencia a leer y tomar notas. Su atención no puede dividirse: o prestan atención a la transparencia o te la prestan a ti, pero es imposible prestar atención a los dos simultáneamente. Sobre el escenario, tú debes ser el protagonista y no PowerPoint.

Si las vas a usar, crea transparencias visualmente atractivas, con poco texto, idealmente no más de 100 caracteres. Si usas frases cortas, serán fácilmente tuiteables. Si el diseño de tu transparencia es impactante, algunos asistentes incluso la fotografiarán y la retransmitirán a través del backchannel. Y asegúrate de que todas tus transparencias pasan el Test de la Mirada. Aprende de maestros de las presentaciones como Steve Jobs. Ellos te enseñarán a abrazar el vacío.

Tú eres el protagonista y no PowerPoint

La pregunta correcta no es cuántas transparencias debería tener tu presentación, sino cuál es la historia que quieres contar. Las presentaciones extraordinarias casi nunca lo son por sus transparencias, sino por la personalidad del orador y la historia que tiene que contar.

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Lao Tse y los vastos espacios vacíos en las transparencias de tus presentaciones

junio 2, 2010

“Treinta radios convergen en el buje de una rueda,
y es ese espacio vacío lo que permite al carro cumplir su función.
Los cuencos están hechos de barro hueco
y gracias a esta nada cumplen su función.
Puertas y ventanas se abren en las paredes de una casa,
y es el espacio vacío lo que permite que la casa pueda ser habitada.
Así, lo que es sirve para ser poseído.
y lo que no es, para cumplir su función.”

—Lao Tse, “Tao Te King”

Desde su nacimiento en la vieja Grecia, nuestra cultura occidental se ha visto obsesionada por el horror al vacío. Los matemáticos huían despavoridos ante la sola mención del número cero. Los físicos llenaban el espacio de fluidos misteriosos como el éter. Los pintores abarrotaban el lienzo de pintura sin que en el menor rincón asomase el blanco original. El vacío debía ser colmado como fuera.

Experimentamos terror ante el vacío

No es de extrañar que tras este pasado marcado por la obsesión compulsiva de llenar el vacío, mucha gente, cuando se enfrenta a una transparencia en blanco, se siente en la obligación de llenarla de contenidos. Se utiliza en primer lugar una plantilla con cabeceras, pies, logos, títulos, etc., que suele dejar muy poco espacio para el contenido. A continuación, este espacio central se llena de listas de viñetas o gráficos, y si aún queda un rincón libre, se añade una imagen de clipart para rellenar. ¡Nada puede quedar en blanco, ni siquiera el silencio!

¿Por qué llenamos nuestras transparencias de datos, texto, gráficos e imágenes? Porque tememos que si no seguimos los cánones, nos acusen de perezosos, de no hacer nuestro trabajo. Por eso preferimos contarlo todo; volcar hasta el último dato: cuanto más, mejor. Después de todo, a nadie lo van a despedir por hacer las viejas transparencias de siempre, ¿no? Pero, dime, realmente, ¿qué se espera de ti en una presentación? ¿Que comuniques tu mensaje o que cumplas con el expediente? ¿Quieres destacar o inhumarte en la mediocridad?

Haz del vacío el centro de tu obra

El espacio en blanco (o negativo) es tan importante como los elementos positivos que se ubican sobre ese espacio. El espacio en blanco es vacío, nada, proporciona armonía y equilibrio a la composición, provee el aire para que respiren los elementos de la transparencia, libera de la confusión y del abarrotamiento, ayuda a mejorar la legibilidad. Cuanto más amplio el espacio vacío, mayor el contraste de los elementos positivos situados en él. El espacio en blanco es fértil.

El espacio en blanco no tiene que ser necesariamente de color blanco. Representa el espacio alrededor del sujeto o elemento positivo de la composición. Por supuesto que puede ser de cualquier color: ayuda a definir el sujeto y la relación entre los distintos elementos positivos. Podemos aprender una vez más de la publicidad, como en los siguientes anuncios:

Colorado Department Of Transportation (CDOT): Blind spot (vía Ads of the World)

AA - Alcoholics Anonymous: Career (vía Ads of the World)

Nivea for Men: New cooling (vía Ads of the World)

Cuando se trabaja sobre el espacio negativo más que sobre el sujeto, suelen alcanzarse composiciones más equilibradas y estéticamente agradables.

Cómo abrazar el vacío en tus transparencias

El espacio en blanco es un elemento de diseño de la transparencia tan importante como el título, las listas de viñetas y los gráficos. Aunque no conlleva información en sí mismo, permite que los elementos convivan armoniosamente y que la transparencia funcione. Recordemos las palabras de Nancy Duarte en su libro “Slide:ology”:

“El valor de una transparencia no viene determinado por la cantidad de información que contiene, sino por la claridad con que comunica su mensaje.”

Cuando contemples cada una de tus transparencias, plantéate qué puedes eliminar en ellas sin que se pierda su mensaje. ¿Puedes eliminar texto? ¿Puedes eliminar una imagen? ¿Puedes eliminar leyendas, etiquetas o cuadrículas de un gráfico? ¿Puedes separar la información de la transparencia en varias transparencias? Cuando no puedas eliminar más, entonces habrás llegado a una transparencia simple, con un amplio espacio en blanco. Maximizarás el impacto con los mínimos elementos.

A continuación muestro varios ejemplos de simplificación de transparencias:

ANTES

Plantilla muy intrusiva, que deja poco espacio en el centro. Exceso de texto redundante que no aporta a la gráfica. Imagen que disminuye la legibilidad y no aporta significado.

DESPUÉS

Se ha eliminado todo lo que no contribuye a transmitir el mensaje. El espacio en blanco destaca los elementos positivos y su relación.

ANTES

Plantilla con colores desafortunados. Exceso de información textual. Gráfico muy pequeño. Clipart de relleno. Sensación de confusión y abarrotamiento.

DESPUÉS

Se ha extraído el único dato relevante y se ha mostrado junto a una fotografía, usando su espacio negativo para situarlo en una composición equilibrada.

Deja que tus transparencias respiren. Dales espacio.

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