Los tres objetivos de toda presentación

Hace unos días asistí a una presentación en un congreso en la que al conferenciante parecía animarle un único objetivo trascendental: transmitir tanta información como le fuera posible en los 20 minutos asignados. Ecuaciones, gráficos, teoremas, contenido suficiente para llenar un cuatrimestre docente, pasaron llenando la pantalla a ritmo vertiginoso. Cuando aún no había terminado yo de interpretar una gráfica o de analizar una ecuación, el conferenciante ya había pasado a la siguiente transparencia. Al cabo de unos pocos minutos, era incapaz de seguirle el ritmo y terminé desconectando. A mi alrededor otros asistentes parecían absortos en sus portátiles o en el libro de actas. El ponente había terminado hablando solo, porque la audiencia, aunque físicamente en la misma sala, hacía tiempo que había viajado a otros mundos. Se trata de un error que cometemos a menudo cuando hablamos sobre “nuestro tema”: pretendemos contarlo todo sin tener en cuenta a la audiencia.

¿Alguna vez nos hemos parado a reflexionar sobre cuáles son los objetivos de una presentación sea ésta del tipo que sea? Según la ocasión, podemos pensar que presentamos para convencer a un comprador potencial, o para explicar nuestras ideas a colegas, o para proponer un proyecto con el fin de encontrar financiación, … Rememora por ejemplo la última presentación que hayas realizado: ¿cuáles eran sus objetivos? Te vendrán a la cabeza multitud de respuestas:

  • Convencer a adversarios
  • Persuadir a inversores
  • Informar a usuarios
  • Explicar a compañeros
  • Compartir con colegas
  • Vender a clientes
  • Impresionar a jefes
  • Inspirar a jóvenes estudiantes

Si lo piensas bien, esa clase de respuestas puede constituir el propósito fundamental que te animó a preparar tu presentación en primer lugar, pero los objetivos reales, a los que los anteriores están subordinados, son otros. El objetivo fundamental es único: comunicar el mensaje.

Según Stephen M. Kosslyn, profesor de psicología de la Universidad de Harvard, existen tres objetivos que prácticamente definen cualquier tipo de presentación (científica, comercial, financiera, lo que se te ocurra), con independencia de su propósito: 1) conectar con la audiencia; 2) dirigir y mantener la atención; y 3) fomentar la comprensión y el recuerdo. Estos tres objetivos constituyen tres claves para el éxito de toda presentación. Consigue alcanzarlos en tus presentaciones y serás un maestro del arte de presentar. Como se verá en las entradas del blog, conseguirlo no es tan complicado como podría parecer a primera vista: basta con esforzarse en ello. Toda presentación es un acto creativo y la creatividad exige tiempo. Dedícaselo y los resultados serán muy gratificantes.

Conectar con la audiencia

Cuando se prepara una presentación debe tenerse en cuenta el tipo de audiencia a quien está destinada. El mensaje debería conectar con sus objetivos e intereses. Sólo así la comunicación resultará eficaz. No puede darse la misma charla ante audiencias distintas. Los conceptos, la jerga, el lenguaje, el nivel de profundidad deberán adaptarse a cada audiencia en particular. Un error común consiste en querer proporcionar tanta información como sea posible sobre el tema, inundando con tablas, resúmenes, datos, estadísticas, pasando totalmente por alto qué puede interesar a la audiencia. Cuando uno es un experto en un tema, resulta muy difícil ponerse en la piel de alguien que no comparte ese nivel de conocimientos, fenómeno que los hermanos Chip y Dan Heath denominan “la maldición del conocimiento”. El resultado final es que uno termina hablando para sí mismo y no para la audiencia. Cuando se muestra la última transparencia con la lista de conclusiones, se tiene la sensación de haber comunicado las ideas, cuando en realidad lo único que se ha hecho ha sido “vomitar” datos sin digerir. El conocimiento previo de cómo es la audiencia y cuáles son sus expectativas nos ayudará a conectar con ella y a que ella no desconecte de nosotros.

Dirigir y mantener la atención

La atención de la audiencia es como un pez escurridizo. Hay que atraparla desde el principio y conservarla hasta el final. Debería conducirse a la audiencia para que preste atención a lo que es importante. Una buena estructura de la presentación, ayudada por un buen diseño del material multimedia que la acompaña (transparencias, vídeos, animaciones, etc.), junto con anécdotas, historias, ejemplos, analogías, son como anzuelos que ayudan a captar el interés y mantenerlo. Michael Alley utiliza una bella metáfora: “Una presentación es como un viaje por mar”. En primer lugar, podemos perder a la audiencia en el muelle porque los objetivos de la charla no están claros, su idea fundamental no es evidente, se desconoce el nivel de conocimientos requerido para entenderla, la audiencia no tiene claro por qué habría de importarle, etc. En segundo lugar, podemos perderla en alta mar cuando la estructura y organización de nuestra presentación son débiles o confusas, la ahogamos en un mar de detalles irrelevantes que distraen del mensaje fundamental, utilizamos un diseño pobre de las transparencias, nuestra exposición es monótona y aburrida, etc. Por último, podemos perderla al llegar a tierra si no queda claro cuál era la idea o mensaje fundamental que se deseaba transmitir y todo se olvida al salir por la puerta. El buen presentador, como el buen patrón, arriba siempre a buen puerto.

Fomentar la comprensión y el recuerdo

Incluso los mayores sabios del mundo poseen una capacidad intelectual limitada y finita. Existe un límite a la cantidad de datos que pueden asimilarse en un tiempo dado. Inundar a la audiencia con información no ayudará a que ésta la comprenda ni la recuerde. Una presentación debería ser fácil de seguir, comprender y recordar. La psicología y las neurociencias acuden en nuestra ayuda en este aspecto. El conocimiento de cómo funcionan los procesos mentales de nuestro cerebro nos ayudará a crear presentaciones que permitan a la audiencia comprender y retener más fácilmente el material. Muchas entradas de este blog se dedicarán a examinar diferentes principios psicológicos y su mejor aplicación al arte de presentar.

La próxima vez que realicemos una presentación deberíamos plantearnos estas preguntas: ¿estoy conectando con la audiencia?, ¿estoy captando y dirigiendo su atención?, ¿comprenden y podrán recordar lo que les cuento? “El Arte de Presentar” intentará proporcionar las herramientas necesarias para que la respuesta sea siempre afirmativa.

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36 Responses to Los tres objetivos de toda presentación

  1. […] diseño es un poderoso aliado para alcanzar los tres objetivos fundamentales de toda presentación. No debemos temer ser creativos o innovadores en nuestro diseño. Es verdad que alejarse de los […]

  2. Elena Atienza dice:

    Tuve la ocasión de ver y escuchar a D. Gonzalo Álvarez Marañón en una de sus ponencias. Fué maravilloso. Desde el primer momento captó la atención de los todos asistentes, nos introdujo en el laberinto de los delitos informáticos de forma amena, educativa y divertida.

    Ha sido un gran acierto la creación de este blog, que hasta hoy no he conocido, y creo que mucha, muchísima gente debería ponerse las pilas y utilizar los medios que se proponen. Quienes solemos asistir a conferencias y jornadas lo agradeceríamos. Posiblemente sería, además, una manera de conseguir más asistentes para futuras conferencias.

  3. […] a presentaciones, los ponentes parecen esforzarse en darnos a beber de las aguas del Leteo. Uno de los tres objetivos básicos de toda presentación consiste en fomentar la comprensión y el recuerdo. Y una de las mejores formas de promover el […]

  4. […] Toda presentación debe cumplir algún propósito, ya sea éste informar, convencer, entretener, motivar, emocionar, o cualquier otro. El buen diseño ayuda a cumplir el propósito de la presentación y a que se cumplan los tres objetivos fundamentales de toda presentación. […]

  5. […] Los tres objetivos de toda presentación […]

  6. […] se ha mencionado en numerosas ocasiones que uno de los tres objetivos fundamentales de toda presentación consiste en fomentar la comprensión y el recuerdo. En el libro “Principios universales de […]

  7. […] definitiva, las grandes obras narrativas alcanzan los tres objetivos de toda presentación: conectar con la audiencia, mantener su interés y fomentar el […]

  8. […] enfoque mucho más eficaz que te ayudará a conectar con la audiencia y captar su atención desde el principio consiste en utilizar las aperturas clásicas, recogidas por Jerry Weissman en su […]

  9. […] la energía y la atención de su audiencia. Y lo que es peor, están desbaratando sus propios objetivos. Aunque cada uno de los siete pecados es único e independiente de los demás, todos pueden […]

  10. […] son evidentes y cuanto más se parezca nuestra exposición a una historia, mejor satisfará los tres objetivos de toda presentación. Como botón de muestra, escribe McKee al comienzo del segundo capítulo: “La marca de un maestro […]

  11. […] No son los datos en sí, sino lo que hacemos con ellos, lo que convierte a una presentación en una experiencia cautivadora y enriquecedora o aburrida y desmotivadora.  Hans Rosling exhibe todo un arsenal de recursos escénicos y oratorios para satisfacer los tres objetivos de toda presentación: […]

  12. Anónimo dice:

    […] Commons License………………………………………..Fuente: El Arte de Presentar  Imagen: The best   Artículos relacionados: – Christian Salmon: […]

  13. […] prestarte atención durante una presentación. Por eso es tan importante que descubras la forma de captar y mantener la atención de la audiencia más allá de los 10 primeros minutos, hasta el final de tu presentación. En esta entrada repaso […]

  14. […] Sin embargo, las imágenes, especialmente las fotografías de calidad profesional, no sólo tienen su cabida en una presentación, sino que pueden convertirse en el aliado más poderoso para transmitir un mensaje y conectar emocionalmente con la audiencia. […]

  15. […] Todo diseño debe cumplir algún propósito, ya sea éste informar, convencer, entretener, motivar, emocionar, o cualquier otro. El buen diseño ayuda a cumplir este  propósito y a que se cumplan los tres objetivos fundamentales de toda presentación. […]

  16. […] cómo conectar con la audiencia: se sirve de un estilo próximo y desenfadado, con numerosas bromas que le acercan al público. […]

  17. […] de prestarte atención durante una presentación. Por eso es tan importante descubrir la forma de captar y mantener la atención de la audiencia más allá de los 10 primeros minutos, hasta el final de tu […]

  18. […] resultan insuficientes. Deben estimular el interés, clarificar las ideas, añadir variedad, fomentar la comprensión y el recuerdo. Los buenos visuales ayudan a la audiencia, no son tus […]

  19. […] Planifica cuidadosamente la sesión, también forma parte de tu presentación: prepara las respuestas a las […]

  20. […] toda su duración. ¡Qué desperdicio! Estás desaprovechando ese espacio para cumplir uno de los objetivos fundamentales de tu presentación: ¡que recuerden tu […]

  21. […] Planifica cuidadosamente la sesión, también forma parte de tu presentación: prepara las respuestas a las […]

  22. […] En resumen, se trata de un excelente libro para introducirse en el arte de narrar historias dentro y fuera de la empresa, del que extraerás valiosos consejos para crear presentaciones que conecten mejor con la audiencia, capten su atención y posibiliten un largo…. […]

  23. […] Todo diseño debe cumplir algún propósito, ya sea éste informar, convencer, entretener, motivar, emocionar, o cualquier otro. El buen diseño ayuda a cumplir este  propósito y a que se cumplan los tres objetivos fundamentales de toda presentación. […]

  24. Manuel dice:

    En la Retórica antigua, se habla de “auditores benevolos, dociles, attentos parare”, esto es, “tener a los oyentes dispuestos a valorar favorablemente nuestras ideas (benevolos); tenerlos dispuestos a dejarnos hablar (dociles); capturar su atención (attentos)”. Las intuiciones psicológicas de los rétores están siendo confirmadas ahora por la moderna Psicología de la manera más objetiva, o sea, ignorando que ya se había formulado lo que ahora se descubre.

  25. […] con la audiencia es uno de los tres objetivos básicos de toda presentación. Para mí, conectar es crear un puente entre lo que puedes ofrecer y lo que la audiencia necesita […]

  26. […] Toda presentación debe cumplir algún propósito, ya sea éste informar, convencer, entretener, motivar, emocionar, o cualquier otro. El buen diseño ayuda a cumplir el propósito de la presentación y a que se cumplan los tres objetivos fundamentales de toda presentación. […]

  27. Wowww, esto significa que no sólo deberíamos dominar el tema del que hablamos sino conocederle al auditorio toda la atención e importancia que merece.

  28. […] cómo conectar con la audiencia: se sirve de un estilo próximo y desenfadado, con numerosas bromas que le acercan al público. […]

  29. La audiencia lo es todo, es lo mas importante, si no hay audiencia no existimos en esto, es muy difícil pararse al frente y exponer, pero todo se aprende, aunque hay personas que nacen con el don del habla no se les hace difícil ponerse al frente y hablar frente a miles de personas ellos tienen a la audiencia concentrada en lo que están exponiendo, es muy importante tener al público atento a cada palabra y hay varias maneras de captar toda la atención.

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