Backchannel (II): 10 consejos para organizar un evento que facilite la creación de conversaciones en línea

junio 17, 2010

En la primera entrada de esta serie repasé algunos de los beneficios y ventajas del backchannel. Por muy cuidadosamente que un organizador planifique un evento, siempre quedan detalles e incidencias más allá de su control. Por su propia naturaleza, la formación y evolución de un backchannel escapa al control de la organización: no puede hacerse nada por evitarlo. Así que, una vez reconocida su utilidad, sí que puede facilitarse su creación y dirigir su uso. En esta entrada se proporcionan 10 consejos para organizar un evento que implique a la audiencia en una conversación como nunca antes lo había hecho, entresacados algunos del libro de Cliff Atkinson “The Backchannel: How Audiences are Using Twitter and Social Media and Changing Presentations Forever”.

1. Crea una cuenta de Twitter para el evento, que sea el origen oficial de toda información sobre el mismo. Publicita la cuenta y anima a los participantes a seguirla. Twitter constituye una magnífica herramienta para promocionar el evento, informar de novedades en los días anteriores, publicar noticias de último minuto durante el evento y anunciar recursos y materiales tras su finalización

2. Ofrece descuentos, premios y ventajas especiales a los seguidores del evento en Twitter. Motiva a la gente para que te siga y retuitee tus tweets. Que estén pendientes de tus palabras.

3. Crea un hashtag para el evento. El hashtag permite identificar un backchannel y es crucial para su formación. Consiste en el carácter # seguido de un identificador creado por ti, como por ejemplo #ABC. Utiliza una combinación de letras lo más corta posible: recuerda que debe incluirse en cada tweet y debes dejar espacio para el contenido. Debería ser único y representativo. En eventos con varias sesiones (o tracks) en paralelo considera crear un hashtag para cada una, derivado del hashtag general, por ejemplo #ABCsocial para una sesión del evento ABC que trate “medios sociales”.

4. Difunde el hashtag oficial a través de todos tus canales de comunicación: página web, blog, boletines electrónicos, publicidad vía web o papel, materiales de marketing, comunidades en línea. Nadie que asista al evento debe ignorarlo. Para asegurarte, inclúyelo en el programa, en la carpeta de bienvenida, en los carteles, en las tarjetas de identificación, etc. Anima a la audiencia a utilizarlo en todo el contenido que creen, dentro y fuera del backchannel. Facilitará posteriormente la recuperación de información sobre el evento desde todo tipo de fuentes.

5. Prepara la sala para el backchannel. La gente acudirá con sus portátiles y teléfonos móviles. No asumas que todo el mundo dispondrá de conexión a Internet por 3G. Incluso puede que la cobertura sea mala. Proporciona un acceso WiFi de calidad. Es más, si el evento se va a prolongar durante varias horas al día, busca la manera de proporcionar enchufes repartidos por toda la sala para recargar baterías de portátiles y móviles. Hoy en día, el WiFi es como el agua caliente: se da por hecho.

6. Contrata un reportero. Cada vez más gente sigue eventos a través de Twitter. Los asistentes que espontáneamente tuitean sobre la charla proporcionan una secuencia viva de información, pero descoordinada y muy personal. Si no quieres que nada que tú consideras importante sea pasado por alto, contrata a un twitterreportero. Puede ser un periodista profesional o alguien con juicio crítico sobre el tema y rapidez de reflejos, cuya misión consistirá en tuitear la información más relevante de las charlas y las noticias más destacadas del evento. Explica a la audiencia que existe un twitterreportero.

7. El moderador de cada sesión debería seguir el backchannel en su propio portátil o teléfono. De esta forma estará al tanto de la conversación que está teniendo lugar durante la charla. Esta información le proporciona una cierta ventaja si debe reaccionar ante algún comportamiento negativo o malestar de la audiencia.

8. Puedes mostrar el contenido del backchannel en una gran pantalla para toda la sala. En este sentido me muestro reservado, ya que puede convertirse en una distracción para la audiencia e incluso el ponente. Soy más partidario de que cada cual lo siga en su dispositivo móvil si es su voluntad. No obstante, según Olivia Mitchell existen ocasiones en las que resulta muy recomendable: cuando utilizas herramientas de votación basadas en Twitter tras haber interrogado al público; cuando se abre un turno de preguntas y se aceptan también vía Twitter, desde dentro o fuera de la sala; cuando un ponente desea recibir respuestas a preguntas o peticiones realizadas a sus seguidores de Twitter. Sopesa en qué circunstancias es útil y constructivo mostrar el backchannel a todos los seguidores. Sí que es muy recomendable mostrarlo entre sesiones o en monitores repartidos por los locales, fuera de la sala. Cuando optes por mostrarlo, puedes utilizar cualquiera de estas herramientas de presentación.

9. Si la información es confidencial, considera utilizar un backchannel privado. No todo lo que ocurre en una sala de conferencias es para todos los ojos. Si crees en las virtudes del backchannel, pero no quieres la apertura de Twitter, considera utilizar herramientas alternativas, como salas de chat privadas. En una futura entrada se repasarán alternativas a Twitter para creación de backchannels.

10. Tras el evento, aprende de Twitter. Revisa todos los tweets que han sido publicados antes, durante y después del evento. En ellos encontrarás información valiosa: la opinión de la audiencia sobre la organización, sobre la calidad de los ponentes y el interés de sus charlas, sobre la conveniencia de los locales y de sus instalaciones, etc. A veces te resultarán más reveladores que una simple encuesta de calidad. Puedes incluir una selección de los mejores tweets en el material que entregarás tras el evento. Busca la mejora continua.

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Un gran conejo ameniza la espera de la audiencia

PRÓXIMAS ENTRADAS SOBRE EL BACKCHANNEL

- Backchannel (III): Recomendaciones para los ponentes

- Backchannel (IV): Recomendaciones para los asistentes

- Backchannel (V): Alternativas a Twitter para transformar presentaciones en conversaciones

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Conoce la opinión de la audiencia durante tu presentación mediante votaciones en vivo

octubre 8, 2009

Nos encanta votar. ¿Y a quién no?Tal y como han demostrado hasta la saciedad infinidad de frívolos programas de TV e innumerables encuestas populares en Internet, nos encanta votar. Ahora bien, ¿por qué limitar las votaciones al ámbito de la TV o de la web? ¿Por qué no incluir votaciones en medio de una presentación y mostrar en tiempo presente  con un atractivo diseño el resultado en vivo de la votación? Con Poll Everywhere es posible. Todo lo que se requiere de la audiencia es que sus miembros posean un teléfono móvil o cualquier otro tipo de dispositivo conectado a Internet.

Como ya mencioné en una entrada anterior sobre la participación de la audiencia, involucrarla activamente mediante preguntas a mano alzada constituye un recurso muy potente para romper con la monotonía y reavivar el interés, así como para escuchar su opinión. En algunos eventos a los que he asistido se nos proporcionaban a los miembros de la audiencia unos dispositivos de votación, que tienen el inconveniente de requerir del organizador la compra o alquiler de docenas o incluso cientos de unidades y software especializado. Muy útiles, pero con un coste elevadísimo. La incomparable ventaja de Poll Everywhere es que requiere dispositivos ya existentes en el bolsillo de cualquier audiencia: un teléfono móvil.

Cuatro formas distintas de votar con Poll Everywhere

Cuatro formas de votar con Poll Everywhere

  • Mensajes SMS. Este método no requiere conexión a Internet y está al alcance de todos.
  • Una página web a la que se accede con un navegador convencional desde un portátil o cualquier otro dispositivo que permita navegar por Internet.
  • Twitter.
  • Teléfonos móviles inteligentes, como el iPhone o la BlackBerry, para los que existe una página creada especialmente para este tipo de dispositivos.

Los datos enviados por los usuarios pueden visualizarse instantáneamente a medida que llegan sobre una transparencia de PowerPoint o de Keynote, hasta que paralices la encuesta, momento a partir del cual ya no se podrá votar más. Posteriormente, los resultados de la votación pueden verse públicamente a través de Internet o incrustarse dentro de tu propia página web o blog.

Resultados de la votación importados en vivo dentro de PowerPoint

Tres tipos de preguntas soportados en Poll Everywhere

  • Selección múltiple: Creas diversas opciones y los encuestados pueden seleccionar una de ellas.
  • Texto libre: Planteas una pregunta a la que los encuestados pueden responder con cualquier texto.
  • Objetivos: Permite realizar subastas.

Si necesitas conocer la opinión de la audiencia sobre cualquier tema durante tu próxima presentación, plantéate utilizar Poll Everywhere. Sabrás lo que opinan y los dejarás con la boca abierta.

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