Una presentación es un acto vivo de comunicación, no un documento muerto

febrero 22, 2011

Esta mañana me he despertado filosófico, preguntándome qué es una presentación. Tras acercarme al RAE en busca de la definición, he comprobado con asombro que no viene recogida ninguna relacionada con las presentaciones tal y como las entendemos nosotros.

A lo largo de nuestra vida, vamos asignando nuestro propio significado a las palabras mediante asociaciones ancladas a objetos y experiencias. Para éste la palabra presentación evoca transparencias atiborradas de listas de viñetas y gráficos de quesitos y barras. Para ése presentación dispara recuerdos penosos de nerviosismo y ansiedad insoportable hablando en público. Para aquél presentación significa largas tardes de tedio mortal en salas en penumbra oyendo a ponentes leer monótonamente texto de una pantalla. ¿En qué piensas tú?

No hay respuestas correctas o incorrectas, las palabras significan cosas distintas según el punto de vista de cada cual. Si lo dudas, reúne a un grupo de gente y pídeles que definan el significado de palabras como “amor”, “belleza” o “justicia”.

Las palabras significan cosas distintas según el punto de vista de cada cua

Lo que tú y yo entendemos por presentación son realidades distintas

Cada uno de nosotros experimentamos el mundo de una forma única. El lenguaje actúa como un filtro: es un mapa de nuestros pensamientos y experiencias. Respecto a las presentaciones, usamos la misma palabra para denotar dos realidades completamente diferentes y al final terminamos mezclándolas en nuestro modelo mental.

Por un lado, llamamos presentación al acto vivo de comunicación donde un ponente expone desde el corazón sus ideas delante de una audiencia formada por personas con sus inquietudes, problemas e historias personales. Si no estuviste, te la habrás perdido irremisiblemente.

Por otro lado, llamamos igualmente presentación al documento muerto creado típicamente en PowerPoint que se cuelga en Internet, se envía por email o se imprime en papel y se reparte a los miembros de la audiencia. Siempre estará disponible.

¿Qué es para ti una presentación?

Las grandes presentaciones se alejan de los informes y se acercan a las historias

La forma de afrontar las presentaciones será completamente distinta en función de si para nosotros una presentación es un documento muerto o un acto vivo.

En el primer caso, pondremos el énfasis en el texto, en los datos, en las largas listas de características, en leer transparencias, en un estilo severo y formal, en hablar desde detrás de una mesa o atril, en lo analítico y racional.

En el segundo caso, pondremos el énfasis en las imágenes, en las historias, en el asombro ante las características, en hablar desde el corazón, en un estilo entusiasta y apasionado, en movernos libremente por el escenario, en lo emocional y humano.

La presentación como acto vivo aumenta el potencial de conexión, humaniza el contenido, asume riesgos. La presentación como documento muerto desconecta, deshumaniza, juega sobre seguro. No te escondas detrás de documentos muertos, sal y ofrece un acto vivo.

No te escondas detrás de documentos muertos, sal y ofrece un acto vivo

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¿Qué es para ti una presentación? ¿Qué pensamientos, creencias, recuerdos evoca en ti la palabra presentación?

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Cuando das sin tomar, cada presentación es un regalo

enero 27, 2011

JoeDiMaggioUn reportero le preguntó una vez a Joe DiMaggio: “Joe, siempre pareces jugar con la misma intensidad. Corres detrás de cada pelota incluso en los tórridos días de agosto aunque los Yankees lleven la ventaja y no te juegues nada. ¿Cómo lo haces?”
DiMaggio respondió: “Siempre que juego me recuerdo a mí mismo que podría haber alguien entre el público que nunca antes me haya visto jugar.”

Jerry Weissman, “Presenting to Win”

Esta inspiradora anécdota sobre el famoso jugador de beisbol Joe DiMaggio, relatada por el experto en comunicación Jerry Weissman en su libro Presenting to Win pone sobre la mesa una importante cuestión: ¿cómo dar lo mejor de uno mismo en cada presentación?

En tus presentaciones, ¿das o tomas?

El experto en liderazgo John C. Maxwell reflexiona en su magnífico libro El poder de las relaciones sobre la ausencia de sí mismo en las presentaciones.

El orador que presenta desde la necesidad, la inseguridad, el ego, o incluso la responsabilidad, no está dando. La persona necesitada busca la alabanza, algo que la audiencia debe dar. La persona insegura necesita aprobación y aceptación, algo que la audiencia debe dar. La persona egocéntrica busca ser elevada, ser superior, siempre mejor que cualquier otro, algo que la audiencia debe dar. Incluso la persona motivada por la responsabilidad necesita que se le reconozca como el trabajador fiel, que se le vea como responsable, algo que la audiencia debe dar.

El orador que presenta desde el amor, el servicio, la escucha, la pasión y la sobreabundancia está dando. La audiencia no tiene que dar nada, sólo recibe. La presentación se transforma en un presente, en un regalo.

Pon el foco en la audiencia, no en ti mismo

Como sugiere José Manuel Pujol Hernández, “vemos a los demás como escalones o como puentes”. Si los vemos como escalones, los usamos para elevarnos; si como puentes, para conectar.

Cuando en cada presentación das sin esperar tomar, tus presentaciones se transforman en maravillosos presentes para la audiencia.

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¿Das lo mejor de ti mismo en cada presentación?


8 preguntas sobre la audiencia que debes responder antes de una presentación

mayo 19, 2010

He visto al mismo científico dar exactamente la misma charla, palabra por palabra, transparencia por transparencia, ante dos audiencias completamente diferentes: público generalista y científicos de su misma disciplina. No hace falta ser muy avispado para darse cuenta de que la misma presentación no puede funcionar para dos audiencias tan dispares. Tal y como afirma Christopher Witt, autor del excelente libro “Real Leaders Don’t Do PowerPoint”, “uno de los sellos que distinguen a los líderes es preocuparse por aprender todo lo posible acerca de la audiencia”. Buena parte del tiempo de planificación de tu presentación deberías dedicarlo a analizar e investigar a tu audiencia.

Si quieres que tus presentaciones destaquen, preocúpate por conocer a la audiencia

Conocer a tu audiencia facilita la comunicación y ayuda a crear una relación favorable y confortable. Antes de empezar a preparar una presentación, considera siempre las siguientes cuestiones sobre el tipo de audiencia:

1. ¿Cuántos son?

No es lo mismo hablar ante una sala prácticamente vacía que ante un auditorio lleno. No es lo mismo hablar ante un grupo pequeño que ante uno enorme. La energía fluye de formas muy distintas.

2. ¿Quiénes son?

¿Cuál es su profesión, negocio o trabajo? ¿Qué tipo de puestos desempeñan? ¿Cuál es su clase económica, social o cultural? ¿Qué tipo de estudios tienen? ¿Cuál es su rango de edad? ¿Cuál es la proporción de hombres a mujeres? ¿Qué tienen en común?

3. ¿Por qué están aquí?

Según Scott Berkun, autor de “Confessions of a Public Speaker”, existen pocas razones por las que una persona asiste a una conferencia:

  • Quiere aprender algo, ampliar sus conocimientos
  • Quiere que le inspiren, le motiven, le cambien la vida
  • Espera que le entretengan, pasar un buen rato
  • Tiene una problema que espera le resuelvan
  • Quiere relacionarse con otras personas interesadas en el mismo tema, hacer networking, ampliar su lista de contactos
  • Busca una experiencia positiva para compartir con otros
  • Le han obligado sus jefes, profesores, padres, …
  • Quiere resguardarse del frío o de la lluvia

Comprende las razones de tu audiencia y haz todo lo posible por satisfacerlas.

4. ¿Cuáles son sus inquietudes?

¿Qué es lo que no les deja dormir por las noches? ¿Qué problemas tienen? ¿Cuáles son sus miedos? ¿Existen tabús que no debas mencionar?

5. ¿Qué saben sobre el tema?

¿Cuál es su nivel de conocimientos de partida? ¿Conocen la jerga y acrónimos de tu disciplina? ¿Conoces tú la jerga y acrónimos de la suya? ¿Qué debería explicarse y qué darse por sentado?

6. ¿Cuál es su postura sobre el tema?

¿Cómo se sienten en relación a lo que será el mensaje central de tu presentación? ¿Están a favor o en contra de tu postura? ¿Son un público favorable, hostil, neutral? ¿Cómo podrían resistirse a tus ideas?

7. ¿Y a mí qué?

O como dicen los anglosajones: WIIFM?, esto es, What’s in It for Me? Mientras hablas, la audiencia no para de preguntarse “¿y a mí qué?”. Están evaluando de qué manera les afectará aquello de lo que estás hablando: ¿Qué beneficios obtendré? ¿Por qué debería importarme? ¿De qué manera se alinea con mis valores y preocupaciones? Ponte en el lugar de la audiencia y para cada una de tus ideas y transparencias hazte la misma pregunta. Si no les sirve de nada, ¿para qué incluirlo en la presentación?

8. ¿Cómo puedo llegarles mejor?

No todo el mundo aprende de la misma manera. Algunos prefieren la charla magistral seguida de preguntas y respuestas, otros prefieren la charla informal y otros no quieren charla alguna, sino ir directamente a las preguntas y respuestas. Algunos prefieren datos detallados y otros, las ideas generales sin los detalles. En definitiva, ¿son receptores pasivos o activos?

Deja de preocuparte por ti mismo y por tu imagen y preocúpate por la audiencia

Muchos ponentes cometen el error de creer que por el mero hecho de tener el micrófono en la mano y ser el centro de atención lo más importante en una presentación son ellos mismos. No te engañes. Lo más importante en una presentación es la audiencia, no tú. No hay mejor forma de mostrarle respeto que demostrar que te has preocupado en conocerla a fondo al preparar tu presentación. Entonces la audiencia sonríe, ríe y participa. La audiencia se siente importante, se siente incluida, se siente apreciada. Crearás un vínculo entre orador y audiencia rebosante de magia.

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¿De qué manera te preocupas por la audiencia antes de la presentación?


Presentación Zen

enero 21, 2010

“Llega la primavera y la hierba crece por sí misma”.

—Dicho zen

En agosto de 2006, durante una tarde ociosa sentado delante del ordenador, buscaba en Internet información sobre el zen cuando topé ¿por casualidad? con el recién nacido blog de Garr Reynolds. Para mí el descubrimiento fue como una iluminación, algo así como un satori en el ámbito de las presentaciones. Por aquel entonces yo llevaba más de 10 años dando conferencias y cursos y podía decirse que mi estilo de presentación ya era de por sí bastante zen. Sin embargo, cuando me confronté con el “maestro” se abrió ante mí un nuevo mundo de posibilidades. Jamás había visto presentaciones semejantes. Contemplé por primera vez la presentación no ya sólo como ejercicio informativo, sino como obra de arte sencilla, elegante y natural. El blog Presentation Zen revolucionó mi forma de presentar para siempre. Y estoy seguro de que este libro donde condensa todas sus enseñanzas también puede revolucionar la tuya.

Nunca he ocultado la gran influencia que Garr Reynolds y su zen de las presentaciones ha ejercido sobre mí y mi manera de presentar después de aquel verano de 2006. Me confieso un acérrimo fan suyo, pues lo considero la persona que más ha hecho por poner en marcha la revolución de las presentaciones.

El libro presentación zen, de un cuidadísimo y bello diseño, se antoja especial ya desde su prólogo, a cargo de Guy Kawasaki, consistente en 15 transparencias ¡Qué apropiado, qué idea tan inspirada para un libro que conversa precisamente sobre las presentaciones!

Tras una introducción en la que Garr expone su visión del zen de las presentaciones y nos resume las ideas más destacadas de Una nueva mente, el grueso del libro está estructurado en tres partes:

  • Preparación: donde se explaya acerca de la creatividad y las formas de fomentarla, la planificación analógica de la presentación y la creación de historias.
  • Diseño: donde abunda en la idea nada sencilla de la sencillez y proporciona numerosos principios y técnicas para ayudarnos a mejorar el diseño de nuestras transparencias y así comunicar mejor nuestro mensaje.
  • Exposición: donde medita sobre el arte de estar completamente presente y conectar con la audiencia, habilidades esenciales para una buena presentación, al estilo de las de Steve Jobs ahí reseñadas.

Termina con un capítulo con reflexiones un tanto filosóficas acerca del camino a seguir y cómo mejorar al recorrerlo.

Con Garr Reynolds llegó la primavera a las presentaciones. Deja que las tuyas también florezcan.

FICHA TÉCNICA

Autor: Garr Reynolds
Título: presentación zen
Editorial: Pearson
Páginas: 230
Año: 2009
Lo mejor: Como el sopapo de los maestros zen que trae la iluminación a sus estudiantes, la lectura del libro, hermoso y sencillo, supone una sacudida que cambiará nuestra forma de entender las presentaciones.
Lo peor: A veces resulta demasiado filosófico y se echan en falta consejos más prácticos, especialmente en la parte dedicada a la exposición.
Dónde comprarlo: Amazon.com :: Casa del libro :: Amazon.es


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