Más historias y menos PowerPoints

mayo 17, 2011

El viernes pasado tuve el placer de tomar parte en el evento Internet Es Tuyo invitado por Ismael. Os dejo la transcripción completa de mi charla, las transparencias que usé durante un fragmento de la misma, y el enlace al vídeo completo.

Vodpod videos no longer available.

Seguro que cuando erais niños vuestros padres os contaban historias. Si algunos de vosotros tenéis hijos, es muy posible que ahora también se las contéis a ellos. ¿Cómo contamos historias en el siglo XXI? Ahora lo que está de moda es la multimedia. ¿Y qué mejor herramienta multimedia que el PowerPoint?

Veamos cómo contar viejas historias con nuevas herramientas.

Si usar PowerPoint para contar la historia de Caperucita Roja nos resulta extravagante, ¿por qué usamos PowerPoints llenos de listas de viñetas, rebosantes de gráficos y estadísticas, con clipart y hasta texto en Comic Sans, para contar la historia de nuestras ideas, la historia de nuestros proyectos, la historia de nuestra empresa?

Tal vez el mundo de las presentaciones necesita más historias y menos PowerPoints.

PowerPoint se está usando como herramienta de creación de documentos, no de presentaciones

¿Qué nos encontramos cuando abrimos PowerPoint? Una plantilla que nos invita a escribir texto y más texto. El clip de Office sentado sobre tu hombro te susurra al oído:

“Llena tus transparencias de listas de viñetas. Es lo que todo el mundo hace. Nada malo puede pasarte si tú también lo haces. Es fácil y cómodo.”

¿Qué pasa si te dedicas a escribir texto y más texto, con una gráfica aquí y un diagrama allá? ¡Habrás creado un informe, no una presentación! El hecho de proyectar “esa cosa” sobre una pantalla no la convierte mágicamente en una presentación, por mucho que se lea en voz alta.

¿Os habéis percatado de cómo PowerPoint se está convirtiendo en la herramienta estándar de creación y distribución de informes en todas las organizaciones? Después de todo, no sería tan malo si esos informes solamente se imprimieran y se leyeran sobre el papel. ¡Lo malo es que esos mismos informes se utilizan para hacer la presentación!

A partir de un cierto número de palabras, las transparencias dejan de ser un apoyo visual y se transforman en un obstáculo para la comunicación. La audiencia no puede leer un documento en la pantalla y a la vez prestar atención a lo que está diciendo el ponente. Las transparencias llenas de texto no sólo no ayudan a la comprensión, sino que la dinamitan.

Además, si todo está en las transparencias, entonces, ¿para qué estás tú?

Destinar PowerPoint a crear transparencias con letras y letras no es explotar la multimedia sino masacrarla. ¿Por qué entonces se persevera en usar esas monstruosas transparencias? Porque sirven como una muleta para pasar el mal trago de hablar en público. Ante cada nueva transparencia que creamos, deberíamos preguntarnos:

¿A quién sirve esta transparencia? ¿A mí o a mi audiencia?

Posiblemente, la mayoría de las veces es la primera respuesta. Al volcar en ellas TODO el contenido de la charla con frases completas, uno tiene la confianza absoluta de que no se quedará en blanco porque TODO está ahí. No hace falta conocerse al dedillo el tema porque TODO está ahí. No es necesario ensayar la presentación porque TODO está ahí. Basta con leer las transparencias viñeta a viñeta para no meter la pata.

Sin embargo, se perderá la conexión con la audiencia, la charla resultará desprovista de vida, no interesará a nadie. Pasará desapercibida y morirá en el olvido.

Es triste ver a tanta gente entrar en modo presentación cuando presentan en un entorno formal. Cuentan su idea, producto, servicio o empresa como autómatas desprovistos de toda humanidad. ¿Así les contamos nuestros proyectos a nuestros amigos en el bar? ¿Dónde están la pasión, la emoción, el entusiasmo? En definitiva, ¿dónde está el corazón?

Cuando te cuentan la idea en el bar dibujando sobre una servilleta comunican desde el corazón. ¿Por qué entre amigos y colegas se cuentan historias que contagian entusiasmo mientras que ante un PPT se entra en modo presentación que provoca el tedio?

Hace falta un cambio en nuestra forma de hacer presentaciones.

Una presentación no es un documento muerto. Una presentación es un acto vivo de comunicación en el que una persona cuenta su propia historia desde el corazón ante una audiencia formada por personas con sus propios problemas e inquietudes. ¿Cómo podemos dinamizar nuestras presentaciones, insuflarles vida? Para mí, una de las claves reside en las historias.

Las grandes presentaciones se alejan de los informes y se acercan a las historias

Las historias se han utilizado durante miles de años como vehículo de transmisión de ideas, cultura y valores. Nos hemos convertido en voraces consumidores de historias. ¿Y en narradores también?

¿Cuántos os consideráis narradores de historias? Levantad la mano.

¡Todos somos narradores de historias! A los dos años ya aprendemos a escuchar y contar historias. Luego pasamos el resto de nuestras vidas haciéndolo.  Os preguntaréis: ¿Cuándo cuento yo historias? ¡Continuamente! Historias sobre  las empresas, historias sobre los trabajadores, historias sobre nuestro trabajo, … ¡Nos pasamos la vida contando historias!

Las historias son el instrumento natural como nos relacionamos unos con otros y como comprendemos el mundo. Las historias constituyen la herramienta de comunicación más potente que ha creado el hombre. Nos ayudan a transmitir información, emoción y empatía.

A nadie se le ocurre escribir listas de viñetas para contar cómo le fue en la entrevista de trabajo o para explicarle a un amigo en qué consiste su nueva idea. Por algún extraño motivo, perdemos la capacidad de contar historias cuando metemos a PowerPoint en la ecuación.

Muchos os estaréis preguntando, ¿y qué tiene que ver contar historias con hacer presentaciones? ¿Puede hacerse una presentación contando una historia? ¡Claro que sí! Hoy lo hemos podido presenciar con numerosas historias de magníficos ponentes, como Fabián Pedrero Gallego de Contoplanet.

¿Qué ganamos contando historias?

1) Las historias aumentan la conexión con la audiencia

Ponen rostro a los datos, humanizan el contenido analítico. No es lo mismo decir que

“Una vacuna contra la malaria cuesta un euro”,

lo cual no es más que un dato, que decir

“Con un euro puedes salvar la vida de una persona vacunándola contra la malaria”.

Ahora estás contando una mini-historia capaz de transformar la información fría y racional en emoción. Introducir emoción en una presentación significa que la haces humana y más atractiva para la audiencia. Las historias resuenan con la audiencia.

A fin de cuentas, somos seres humanos. No hay que perder de vista que tomamos decisiones emocionalmente y luego las justificamos racionalmente. Conectamos con las historias, no con las estadísticas. No he conocido a nadie que haya dejado de fumar por leer estadísticas de cáncer de pulmón.

2) Las historias ayudan a captar y mantener la atención

Las historias se alimentan de contrastes, conflictos y tensiones. Si nadie se juega nada, entonces no hay interés. Las historias presentan contrastes que mantienen el interés de la audiencia.

Estructurar una presentación como una historia implica plantear interrogantes, intrigas, manteniendo el suspense por el qué pasará, cómo se resolverá la dificultad, cómo se saldrá del apuro planteado, etc.

3) Las historias fomentan la comprensión y el recuerdo

Las historias se recuerdan mucho mejor que los números. Los datos aislados son puramente analíticos y las historias ayudan a dotarlos de significado. Las historias son más fáciles de repetir.

Todo cambio origina una resistencia

A pesar de todo, muchos se resistirán a aceptar que se necesiten más historias y menos PowerPoints. Es perfectamente comprensible. A la mayoría de la gente no nos gustan los cambios. Vivimos cómodamente instalados en nuestra zona de confort. La propuesta de todo cambio implica un riesgo o un sacrificio, por lo que provocará resistencia.

Contar nuestra historia desde el corazón nos hace sentir incómodos porque sentimos que nos desnudamos ante la audiencia. Preferimos refugiarnos detrás de las transparencias para no tener que ofrecer nada de nosotros mismos.

Es menos arriesgado vivir según el mapa que me ha dado mi jefe o mi institución o mi universidad. Usando el PowerPoint de toda la vida como todo el mundo nada puede salir mal. Pero tampoco destacaré.

A la larga, buscar siempre la seguridad es la estrategia más arriesgada. No puedes querer destacar y jugar sobre seguro. No puedes esperar llamar la atención haciendo lo que todos. No podrás ser excelente sin correr riesgos. ¡Atrévete a presentar tu trabajo como una historia!

No te escondas detrás de documentos muertos, sal y ofrece un acto vivo. Todos llevamos dentro ideas con el potencial de cambiar el mundo. Cambiarlo globalmente o cambiarlo localmente, pero cambiarlo en menor o mayor medida. Las presentaciones sirven para propagar esas ideas y darlas a conocer. Por eso creo firmemente que nuestras presentaciones pueden cambiar el mundo.

¡Ve y cambia el mundo con tus historias!

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¿Cuentas historias en tus presentaciones? ¿Estructuras toda tu presentación como una historia?


Galería de grandes presentadores: Los secretos de Steve Jobs y el arte de lanzar nuevos productos

febrero 2, 2010

El reciente lanzamiento del iPad ha vuelto a poner en el candelero al CEO de Apple y sus extraordinarias habilidades de comunicación. Admitámoslo: las presentaciones de Steve Jobs se cuentan entre las mejores del mundo. Ha conseguido establecer el nuevo rasero de medida de las presentaciones comerciales de productos. De hecho, ha puesto tan alto el listón que pocos CEO en el mundo son capaces de presentar con su sinceridad y naturalidad, con sus transparencias de impactante diseño, encandilando al público durante hora y media. Sus apariciones no son meras presentaciones de información de nuevos productos. Son espectáculos multimedia con música, vídeos, demos y actuaciones en directo. Ejemplificando la exhortación de Paul Arden, Steve Jobs no da charlas, monta shows. Sin importar el contenido de nuestras presentaciones, todos tenemos mucho que aprender de las suyas.

Los secretos de las presentaciones de Steve Jobs

El experto en comunicación Carmine Gallo acaba de publicar un libro titulado “The Presentation Secrets of Steve Jobs: How to Be Insanely Great in Front of Any Audience”, donde revela detalladamente todos los entresijos de las presentaciones de Steve Jobs, desde la planificación y preparación de sus charlas con meses de antelación, hasta los días de ensayo previos a la exposición final. Aprendemos leyendo el libro algo que intuíamos viendo las charlas de Steve Jobs: semanas de preparación, nada abandonado a la suerte, riguroso trabajo y ensayo. No hay atajos para la excelencia.

¿Qué podemos aprender de las presentaciones de Steve Jobs?

Por resumirlo en una sola palabra: todo. Por ser más explícitos, repasaré algunas de las características de las presentaciones que Steve Jobs maneja magistralmente:

  • Pasión por el producto: A Steve Jobs se le nota emocionado con sus productos y lo contagia al público. Salen deseando comprarse uno. Siempre mira a la audiencia de frente, sin dar la espalda para leer transparencias (que por otro lado poco texto tienen que leer). Es capaz de cautivar a la audiencia como pocos presentadores. Si no muestras pasión por tu producto, no esperes que la audiencia lo haga.
  • Elimina el ruido de las transparencias: El diseño de sus transparencias es legendario: minimalismo puro, sin logos, ni cabeceras, ni pies, ni números, ni elementos decorativos ni nada que no contribuya a transmitir el mensaje de la transparencia. Difícilmente servirían como resumen de la charla.
  • Evita las listas de viñetas: Steve Jobs hace un uso moderado de las listas de viñetas al enumerar las características de un artículo. Su uso es tan sutil que cuesta darse cuenta de que las ha usado. Cuán lejos de las aburridas presentaciones en PowerPoint basadas en el patrón de la lista de viñetas.
  • Usa transparencias visuales: Sus presentaciones son visualmente simples, elegantes y atractivas, con muy poco texto que leer. Sus transparencias nunca sobrecargan a la audiencia porque mayormente están vacías.
  • Proporciona un mapa: Informa a la audiencia sobre los temas que va a tratar e informa en cada momento de dónde está para que nadie se pierda, creando transiciones claras entre las distintas partes de la charla.
  • Presenta un único tema o idea central: Con frases cortas y contundentes, presenta el tema o mantra de la charla, en torno al cual se estructuran todos los demás elementos.
  • No muestra estadísticas, cuenta historias: No se limita a mostrar gráficas y números, los pone en contexto, los relaciona con el pasado o con la competencia, presenta números con analogías, los dota de vida, los hace fáciles para la audiencia. Lo concreto sobrevive.
  • Rompe la monotonía: Mediante demos, vídeos de anuncios, cambio de presentador en el escenario y actuaciones en directo, nunca transcurren más de 10 minutos sin un nuevo giro de la presentación. Se evita así sobrecargar la capacidad cognitiva de la audiencia y aburrirla. Por muy bueno que seas, resulta difícil mantener el interés más allá de 20 minutos.
  • Ensaya, ensaya, ensaya: Dicen que Steve Jobs dedica interminables horas de ensayo anteriores a la presentación. Y se nota en la aparente y engañosa facilidad y fluidez con que todo transcurre. En ocasiones puede aparecer algún fallo que otro, sí, pero sin ensayo, nunca habría alcanzado la fama que merecidamente gozan sus presentaciones.

Las presentaciones de Steve Jobs no sólo informan, también inspiran. Empieza por ver una hoy mismo. Déjate inspirar por ellas. Tus presentaciones ya nunca serán las mismas.

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¿Qué opinas de Steve Jobs como presentador? ¿Crees que sus presentaciones son tan buenas como dicen?


Si sientes pasión por el tema de tu charla, contagiarás entusiasmo en tus presentaciones

enero 28, 2010

Pregunta de examen: ¿cuál de los cuatro oradores de la fotografía no contagia entusiasmo ni demuestra pasión por su charla?

A pesar de ignorar por completo el contenido de las cuatro charlas, podemos repetir el experimento que Malcolm Gladwell glosa en su libro “Blink” basándonos exclusivamente en el lenguaje corporal transmitido por una serie de fotografías. Observándolas, sabremos decidir sin atisbo de duda a cuál de las cuatro presentaciones no asistiríamos. Y a juzgar por las reseñas de los que sí asistieron, no nos habríamos equivocado.

Si el tema de tu presentación no te apasiona, bájate del estrado

Los oradores más cautivadores en negocios, ciencia e ingeniería son aquellos que aman su tema y lo conocen a fondo. Si tú no estás interesado en el tema de tu presentación ni te entusiasmas con él, ¿cómo esperas que se interese la audiencia? Si no sientes ninguna emoción por aquello que estás contando, por el producto que estás lanzando o por la investigación que estás viviendo, será difícil que contagies algo más que desidia a tu audiencia.

Un orador puede mostrar un sincero entusiasmo por el tema de muchas maneras:

  • Un tono de voz sincero y natural, que demuestra conocimiento y entrega al tema.
  • Un contacto visual sostenido, una de las claves de la conexión con la audiencia.
  • Gestos y movimiento relajados y naturales. Superados los primeros momentos de nerviosismo, cuando uno está a gusto hablando de su tema se relaja y adquiere confianza en sí mismo.
  • Unos materiales de presentación cuidadosamente preparados que demuestran amor por la materia tratada.

El entusiasmo no mejora el contenido, pero es contagioso

A menudo se escucha la excusa de que cierto tema es poco atractivo para justificar el hecho de que una presentación sea aburrida. Sin embargo, debe recordarse que no existen a priori temas aburridos, sino sólo presentadores aburridos. Hasta el tema más interesante del mundo puede ser transformado por un mal orador en una presentación insoportablemente aburrida y carente de interés. Sí que es cierto que algunos temas requieren un mayor esfuerzo de preparación para poder presentarlos de una manera entretenida que enganche y cautive a la audiencia. Necesitarás buscar aperturas para empezar con fuerza la presentación, introducir vídeos, fotos, demos u otros elementos que rompan con el flujo normal de la presentación, historias, anécdotas personales, etc. Requiere esfuerzo, sí, pero puedes lograrlo.

Sin entusiasmo, jamás conectarás con la audiencia

Recomiendo encarecidamente ver esta fantástica charla de Benjamin Zander, autor del libro “The art of possibility”, cuya lectura recomiendo igualmente. En el vídeo debemos fijarnos no sólo en el ponente, sino también en los rostros de la audiencia. Veremos caras sonrientes, arreboladas por la simpatía y la emoción. Están literalmente colgados de las palabras del ponente. ¿Alguien dudaría de que Ben Zander siente pasión por la música? ¡Y cómo la contagia!

Siempre que presentes, piensa en lo siguiente: si al terminar mi charla le preguntaran al público si el ponente sentía pasión por su tema, ¿qué responderían?

No sólo comunicas con tus palabras, comunicas con todo tu ser. Si no amas tu trabajo y te ves obligado a realizar repetidamente presentaciones sobre el mismo, tus charlas resultarán frías, artificiales y aburridas. Tal vez haya llegado el momento de replantearte si algo falla en tu vida.

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¿Presentas con pasión? ¿Hasta qué punto crees que el entusiasmo es importante? Comparte tus experiencias con otros lectores.


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