Aceite de serpiente en las presentaciones

diciembre 15, 2008

El viejo doctor McCorrigan entra cubierto de polvo en el lejano pueblo de Coyote Hills, conduciendo su carromato pintado de vivos colores y rodeado por una turba de chiquillos. Ata los caballos delante del saloon, donde ya se está arremolinando una ociosa multitud movida por la curiosidad. En pie desde su carromato anuncia a voz en cuello las virtudes de su linimento de aceite de serpiente: “¡Cura la inflamación de las articulaciones y el reumatismo! ¡Cura los resfriados y catarros! ¡También es bueno para las lombrices y los cólicos! ¡Y además quita las manchas!”

¿Un bálsamo que lo cura todo? Esta escena convertida en tópico de los viejos westerns la seguimos presenciando a diario en las salas de conferencias. ¿Un mismo conjunto de transparencias que sirven para ser proyectadas, como notas para el orador y como documento para leer en casa? ¡Aceite de serpiente!

Los tres elementos físicos en una presentación

En su libro Presentation Zen, Garr Reynolds nos habla de cómo en una presentación existe una tensión dinámica entre tres elementos: 1) las transparencias que tanto tú como la audiencia veis; 2) las notas que sólo tú ves; y 3) el documento para que la audiencia se lleve a su casa y sólo ella verá. El problema surge cuando se busca satisfacer los tres propósitos con un único conjunto de transparencias olvidando que se necesitan tres elementos separados.

1. Transparencias

Mantén tus transparencias tan simples como te sea posible. Nunca deberían ser el documento que se entrega a la audiencia, sino un apoyo para tu presentación. Cuanto más familiarizado te encuentras con el material, menor cantidad de texto tendrás que incluir en las transparencias. La audiencia no está ahí para leer tus transparencias sino para escucharte. Cuanto menor texto hay en la transparencia, más importancia y protagonismo cobras tú.

Transparencias

2. Notas

Utiliza las notas de PowerPoint para incluir todos los detalles que consideres necesarios. Pero recuerda que las notas son para ti, no para que las vea la audiencia. Deberías usarlas para que te ayuden a recordar qué debes decir al mostrar una transparencia, pero jamás para que las utilices durante la presentación. Necesitarías estar muy próximo a la pantalla para poder leerlas, la audiencia se daría cuenta de que estás mirando a las notas, seguirían tu vista y no verían más que la parte posterior del ordenador, además de sentirse ignorados. Evita siempre leer texto durante una presentación. ¡No leas, habla!

Notas

3. Documento

Resulta muy frecuente querer incluirlo todo en las propias transparencias porque luego éstas constituirán el documento que se entregará a la audiencia. ¡Gran error! En su lugar, prepara un documento detallado para repartir a la audiencia y mantén tus transparencias tan simples como te sea posible. Preparar un documento apropiado, con tanto detalle como consideres oportuno, te libera para concentrarte en lo que es importante para una audiencia particular en un día concreto.

Documento

Presenta sin aceite de serpiente

Entrégale un documento a la audiencia y usa las transparencias como material de apoyo para tu presentación. Éstas no deberían tener sentido por sí mismas y por lo tanto sólo serían una distracción si las repartes a la audiencia. Por otro lado, si tus transparencias tienen sentido en sí mismas, entonces ¿qué necesidad había de ti?

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DIÁLOGO ABIERTO

¿Qué prefieres que te entreguen? ¿Las mismas transparencias que usó el ponente o un documento con todo los detalles y el texto de la conferencia? ¿Qué sueles hacer tú? Comparte tu experiencia con otros lectores.


Si te piden una presentación, no des un documento

diciembre 7, 2008

Jesús de NazaretEn aquel tiempo, dijo Jesús a los discípulos:

“¿Qué padre entre vosotros, cuando el hijo le pide pan, le dará una piedra? ¿O si le pide un pez, le dará una serpiente? ¿O si le pide un huevo, le dará un escorpión?”

—Lucas 11, 11-12

¿Por qué entonces, si sabéis dar cosas buenas a vuestros hijos, cuando os piden una presentación daréis un documento?

La paradoja de la presentación-documento

Cuando asisto a cursos o a conferencias, resulta frecuente encontrarme con que anticipadamente recibo las transparencias impresas o en CD. El problema radica en que tras el uso abusivo y omnipresente de PowerPoint en aulas y salas de conferencias durante más de veinte años, se ha alcanzado el convencimiento tácito de que es imposible hacer una presentación sin transparencias. Y lo que es peor, no sólo se asume sin reservas que utilizarás transparencias, sino que además éstas servirán a los asistentes para que posteriormente revisen los contenidos de tu presentación y, rizando el rizo, para que les aprovechen a los que no pudieron asistir.

Si te piden una presentación, ¿por qué les das un documento?

Si te piden una presentación, ¿por qué les das un documento?

Se plantea por tanto una paradoja: ¿puede el mismo conjunto de transparencias servir simultáneamente para la presentación oral y como documento? La respuesta es un rotundo y definitivo NO. Ante esta encrucijada se nos ofrecen tres posibles salidas:

  • Crear las transparencias como apoyo para el discurso del ponente, siguiendo los principios de diseño que defendemos en este blog. En tal caso contendrán poco más que imágenes con alguna que otra palabra o frase corta: escaso contenido verbal, alto contenido visual. En consecuencia, no pueden servir como documento para que la audiencia lo lea más tarde porque no hay nada que leer. Cuánto menos servirán al que no estuvo allí.
  • Crear las transparencias con una transcripción fiel del discurso que se pronunciará durante la presentación, con todo lujo de detalles: texto, ejemplos, ecuaciones, tablas completas, gráficos exhaustivos, etc. Qué duda cabe que resultarán de gran utilidad para la audiencia DESPUÉS de la presentación, pero DURANTE la misma serán un estrepitoso fracaso: el público se aburrirá porque el ponente terminará leyéndolas y se desconectará por completo de la audiencia.
  • Tirar por la calle de en medio: ni mucho ni poco texto, ni muchas ni pocas imágenes, … Se intenta crear unas transparencias que sirvan ambos propósitos y al final lo que se consigue es un conjunto de transparencias que ni sirven bien para apoyo de la presentación ni sirven tampoco como documento autónomo.

Toma partido: o Word o PowerPoint

Cuando a Jesús le formularon la pregunta/trampa de si los judíos debían pagar impuestos a Roma, respondió con una de las frases más ingeniosas de la Historia: “Dad al César lo que es del César y a Dios lo que es Dios”. Cuando tengas que presentar, utiliza PowerPoint (o tu slideware preferido) para crear transparencias adecuadas para ello. Cuando tengas que repartir un documento, prepara uno en Word, no en PowerPoint, y reparte un documento. Pero nunca, nunca intentes servir a dos señores. Elige: o Word o PowerPoint.

o Word o PowerPoint

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