Si puedes medirlo, puedes mejorarlo: la importancia del post-evento

agosto 24, 2009

Curso de Verano: Seguridad de la InformaciónRecientemente participé en un curso de verano en la Universidad de Salamanca coordinado por la empresa de comunicación Eventos Creativos. El contacto con los profesionales de esta empresa me ha enseñado la importancia de la correcta gestión del post-evento.

Al pensar en el éxito de un evento de comunicación sucumbimos a la tentación de representarnos mentalmente las presentaciones de los ponentes, nada más. Si las presentaciones son buenas, entonces el evento ha sido un éxito. ¿Cierto? No siempre.

Ampliemos nuestros horizontes. El éxito de un evento abarca toda la experiencia de la audiencia. ¿Y cómo saber si un evento ha tenido éxito o no a todos los niveles? Preguntando al verdadero protagonista del mismo: la audiencia.

Si puedes medirlo, puedes mejorarlo

Como reza la vieja máxima del marketing, sólo si puedes medir algo, podrás mejorarlo. En efecto, una de las herramientas más poderosas del marketing consiste en el análisis de datos para evaluar el éxito de una campaña. Si buscas medir la eficacia y satisfacción de un evento, debes realizar encuestas tras su finalización. Pídeles a los asistentes su opinión sobre los aspectos más relevantes del evento:

  • La calidad de los ponentes y de sus conferencias: nivel de conocimientos sobre el tema, interés del mismo, capacidad comunicativa, respeto del tiempo, trato con el público, etc.
  • La adecuación de las salas: su tamaño, comodidad de los asientos, espacio disponible, temperatura, iluminación, posición y tamaño de la pantalla, forma del escenario, calidad de los equipos de proyección y audio, etc.
  • Facilidades para los asistentes: enchufes, WiFi, ordenadores con conexión a Internet, bebidas, refrigerios, aparcamiento, atención de la organización, excursiones, alojamiento, etc.
  • Cuestiones organizativas: publicidad del evento en diversos medios, facilidad de registro, información al asistente durante todo el proceso incluido el día del evento, cumplimiento de horarios, resolución de incidentes y fallos, etc.

Todo pequeño detalle contribuye al éxito o fracaso de un evento, no sólo la calidad de los ponentes y de sus presentaciones. Todos los elementos deben funcionar en sinfonía o el evento estará condenado a la mediocridad. Y los eventos mediocres no inspiran, no se recuerdan, no se repiten. Un enfoque holístico del evento contribuye a una buena experiencia de comunicación, ayuda a transmitir un mensaje y una emoción a la audiencia. La única forma de alcanzar este enfoque en todos tus eventos pasa por medir los resultados de los mismos.

Pregunta a los asistentes su opinión

Un evento no termina cuando el último asistente abandona el recinto, sino cuando has analizado el último dato recabado de los asistentes sobre su satisfacción. Sin una adecuada gestión del post-evento no tienes posibilidades de mejora. Si además esta información se entrega posteriormente al público debidamente procesada y organizada en un bonito informe, acompañada de material adicional, como por ejemplo los vídeos de las charlas, todo ayudará a que la audiencia recuerde mejor el evento y le incitará a repetir.

Mide los resultados tras el evento y podrás mejorarlos.

Añadir a del.icio.us

ENTRADAS RELACIONADAS

- ¿Qué es lo más irritante en una presentación?

- La ley de Murphy también se aplica a las presentaciones

- Habla menos y escucha más

6 lecciones sobre presentaciones que aprendí sentado a la mesa de Coque

Diseñar o morir


¿Por qué los españoles comunicamos tan mal?

febrero 23, 2009

Por qué los españoles comunicamos tan malEl conocido periodista Manuel Campo Vidal nos obsequia con una breve obra que reúne su dilatada experiencia como comunicador de primera. Su último libro “¿Por qué los españoles comunicamos tan mal?” va directo al grano ya desde la frase de apertura:

“Las clases dirigentes españolas están entre las que peor comunican de Europa. Empresarios, políticos, banqueros e incluso profesores tienen dificultades evidentes para hacer llegar su mensaje con claridad. Con un agravante peligroso: encima no lo saben y algunos hasta creen lo contrario.”

—Manuel Campo Vidal

No se trata de un manual al uso sobre cómo hablar bien en público o sobre cómo mejorar las habilidades de comunicación. Se trata más bien de una crítica despiadada a los estamentos en cuyas manos se perfila el destino de nuestro país. Se pasa revista a los mejores y peores comunicadores españoles entre las filas de políticos y empresarios, glosándose los momentos más brillantes y más bochornosos de nuestra reciente historia. Está orientado por tanto a comprender las causas de por qué en España se vive esta situación deplorable.

La obra está dividida en tres partes. En la primera realiza un diagnóstico de la situación. En la segunda repasa los nombres propios de nuestro panorama de actualidad política, empresarial y universitaria, analizando sus aciertos y errores. Por último, en la tercera parte ofrece las claves para una mejora de la comunicación en nuestro país. Todo ello salpicado de numerosas anécdotas y ejemplos recopilados a lo largo de una extensa carrera profesional entregada a la comunicación, que hacen que su lectura sea amena y ágil, a menudo humorística (si bien a veces uno se ríe por no llorar), perlas como la historia del gallego quien interrogado a la salida de un concierto sobre qué le había parecido respondió: “si le dijera la verdad, le mentiría”.

Un libro imprescindible para comprender el panorama comunicativo español actual.

FICHA TÉCNICA

Autor: Manuel Campo Vidal
Título: ¿Por qué los españoles comunicamos tan mal?
Editorial: Plaza Janés
Páginas: 201
Lo mejor: Historias y anécdotas personales del propio autor.
Lo peor: Diagnostica, pero se echan en falta consejos más prácticos para ayudar a mejorar.
Dónde comprarlo: Casa del Libro :: Amazon.es


¿Dónde está Wally en tu presentación?

enero 12, 2009

¿Dónde está Wally?¿Quién no ha buscado de niño (o de no tan niño) a Wally entre esas grandes masas de gente? Sin embargo, por mucho que nos divierta en nuestros ratos libres localizar a Wally, nos disgusta sobremanera tener que enfrentarnos a un reto semejante cuando asistimos a una presentación. Cuando el ponente proyecta una transparencia en la pantalla, esperamos poder comprenderla con rapidez, captar la información relevante de un vistazo. Por desgracia, con alarmante frecuencia nos encontramos ante un desafío similar al de encontrar a Wally: hay tanta información en la pantalla en forma de textos, gráficos, tablas, logos, imágenes, clipart, etc., que resulta imposible saber a dónde debemos dirigir la mirada, dónde está la información y dónde el ruido.

¿Puedes encontrar la información en esta transparencia?

A continuación muestro varias transparencias utilizadas en presentaciones reales en congresos científicos. ¡Busca a Wally!

¿Dónde está la información relevante?

¿Dónde está la información relevante?

¿Dónde está la información relevante?

No busques a Wally, busca al elefante

La simplicidad es fundamental a la hora de organizar la información que muestras en pantalla, especialmente cuando presentas datos en forma de gráficos. En lugar de preguntarte qué más puedes añadir a una transparencia, pregúntate qué más puedes eliminar de ella de manera que siga transmitiendo la misma información. Como nos recuerda sabiamente Nancy Duarte:

“El valor de una transparencia no se mide por la cantidad de información que contiene, sino por la claridad con que comunica el mensaje.”

El público no quiere esforzarse, prefiere que le den las cosas hechas como en el reconfortante pasatiempo del chiste: ¡Encuentra al elefante!

Encuentra al elefante

Cuando tu transparencia presente más información de la que puede contener, habrás cortado el hilo de comunicación con la audiencia. Recuerda: no transformes tus presentaciones en un irritante juego de ¿Dónde está Wally?, porque lo que la audiencia realmente desea es ¡encontrar al elefante!

Añadir a del.icio.us

ENTRADAS RELACIONADAS

Maximiza la relación señal a ruido en tus presentaciones

- La mucha información confunde más que orienta


Pánico en el estrado (I): catálogo de reacciones ante al miedo

noviembre 12, 2008

Según las estadísticas presentadas en el libro de curiosidades “The Book of Lists“, hablar en público se sitúa a la cabeza de todos nuestros miedos, por delante incluso del miedo a la muerte, que ocupa un modesto cuarto lugar. Estos sorprendentes datos llevaron al famoso comediante Jerry Seinfeld a la conclusión de que en un funeral la mayoría de los asistentes preferirían estar en el ataúd que pronunciando el panegírico del difunto.

Hablar en público ocasiona miedo escénico

Para la mayoría de nosotros hablar en público puede convertirse en una experiencia aterradora. Según la definición proporcionada por el pensador español José Antonio Marina en su obra “Anatomía del miedo”:

“Un sujeto experimenta miedo cuando la presencia de un peligro le provoca un sentimiento desagradable, aversivo, inquieto, con activación del sistema nervioso autónomo, sensibilidad molesta en el sistema digestivo, respiratorio o cardiovascular, sentimiento de falta de control y puesta en práctica de alguno de los programas de afrontamiento: huida, lucha, inmovilidad, sumisión.”

El miedo

A la vista de esta vívida descripción, cabe preguntarse: ¿qué peligro objetivo puede existir al hablar en público? ¿Por qué sentimos pánico? No va a hundirse el estrado bajo nuestros pies ni desplomarse el techo sobre nuestras cabezas. No nos van a tirar tomates. Ni siquiera van a abuchearnos por mal que lo hagamos. Y a pesar de todo, subir al estrado y tomar la palabra ante un auditorio nos incomoda, nos agobia, nos espanta:

  • Temblequean manos y piernas
  • Sudan excesivamente las palmas
  • El corazón late aceleradamente
  • Falta el aire
  • Se tensan los músculos
  • Se crispan las manos
  • El rostro se ruboriza
  • Se pierde la concentración
  • Aparecen molestias gastrointestinales
  • Tiembla la voz
  • Se seca la boca

Curiosamente, cuanto mayor es la audiencia más se agudizan las respuestas del miedo. Existe en nuestras mentes una relación inconsciente de proporcionalidad entre nuestros nervios y el tamaño de la audiencia, es decir, entre el número de ojos clavados en nosotros. A grandes audiencias, grandes temores. Como si fuera menor el esfuerzo para hablar ante tres que ante trescientos.

A grandes audiencias, grandes temores

Tener miedo a hablar en público es natural

Todos los oradores, con independencia de los años de experiencia, sentimos miedo antes de salir a escena. Lo que distingue a los grandes oradores es que aceptan la sensación de temor sin que llegue a dominarles. De hecho, ni siquiera es deseable suprimirlo por completo, porque sin miedo no hay tensión, y sin tensión no hay reflejos. Una pequeña dosis de tensión ayuda a hablar mejor.

El miedo se puede controlar, pero no se puede suprimir

Aprender a cabalgar sobre el tigre

José Antonio Marina nos recuerda en “Anatomía del miedo” que

“Valiente no es el que no siente miedo -ése es el impávido, el insensible-, sino el que no le hace caso, el que es capaz de cabalgar sobre el tigre.”

¿Sientes miedo al hablar en público? No te angusties, es normal, todos lo sentimos. Comenzaremos a vencer nuestro miedo cuando asumamos que hemos de convivir con una pequeña dosis de nervios en cada una de nuestras intervenciones. En próximas entradas veremos las estrategias para afrontarlo y usarlo en nuestro beneficio. El miedo es un terrible señor, pero un valioso esclavo.

Actualización 14/05/09

Elena Moltó se ha tomado el trabajo de realizar una brillante presentación inspirada en las entradas de la miniserie de Pánico en el estrado.

Añadir a del.icio.us

ENTRADAS RELACIONADAS

Cuando la serpiente mira al pájaro

Los rostros son el barómetro del interés

DIÁLOGO ABIERTO

¿Alguna vez has sentido miedo hablando en público? ¿Has experimentado alguna de las respuestas del miedo? Comparte tus experiencias con el resto de lectores mediante un comentario.


En cristiano: Vídeos sencillos para explicar ideas complejas

octubre 22, 2008

Ya lo hemos dicho en más de una ocasión: el éxito de la comunicación depende de saber sintonizar con la audiencia. En otras palabras, o se le habla en cristiano o no se comunica. Y si no hay conexión con la audiencia, olvídate del propósito de tu charla, fuera éste persuadir, informar o inspirar. Será un fracaso.

La empresa CommonCraft, formada por el matrimonio Lee y Sachi Lefever, lleva meses creando una serie bautizada con el descriptivo nombre In Plain English, que en castellano castizo podríamos traducir por En cristiano . En esta serie explican ideas complejas a través de vídeos cortos y simples de factura artesanal. Cualquiera puede entender los conceptos expuestos en sus vídeos, explicados en lenguaje llano y con el apoyo de imágenes sencillas, pero eficaces. Todo un éxito de comunicación.

ENTRADAS RELACIONADAS

La Crisis Ninja o cómo sintonizar con la audiencia



Diseñar o morir

septiembre 24, 2008

“Yo soy científico, no diseñador” o “El diseño no va conmigo” son excusas frecuentes que he oído a muchos ponentes cuando he comentado con ellos la posibilidad de mejorar el diseño de sus transparencias. No nos engañemos y dejemos las cosas claras. Cuando llega el momento de realizar una presentación y crear las transparencias estamos diseñando una experiencia de comunicación. Conscientes de ello o no, todos somos diseñadores, aunque no todos somos buenos diseñadores. ¿Por qué no? A menudo nos falta la intención, no el talento, para crear un buen diseño. Consideramos que nuestro papel se limita a investigar, a crear proyectos o a vender productos, olvidando que a menudo un trabajo no culmina en un despacho o en un laboratorio, sino en una sala de conferencias. Una mala presentación puede arruinar en el último momento el esfuerzo de años. ¿Puede el diseño ayudarnos a comunicar mejor? ¿Tiene alguna importancia más allá de hacer bonito?

El diseño importa y mucho: puede destacar la diferencia entre una buena presentación y una presentación excelente, entre comunicar bien y no comunicar en absoluto. Un mal diseño deslucirá el discurso del mejor orador. Debemos tomar conciencia pues del enorme impacto del diseño en la comunicación. Ahora bien, para ser conscientes de su importancia en una presentación, en primer lugar debemos revisar en profundidad nuestro concepto de “diseño”.

Diseño no es decoración

La confusión más extendida con respecto a la idea de diseño surge cuando muchos profesionales ajenos al mismo lo equiparan de forma reduccionista a la apariencia o a la estética de las transparencias. En sus mentes consideran:

buen diseño = transparencias bonitas

Sin embargo, el diseño va mucho más allá de la mera adición de elementos decorativos a las transparencias o de la caprichosa elección de los tamaños y colores de las fuentes. El diseño no es sólo apariencia, también emoción. Si usamos el diseño adecuadamente, nuestras presentaciones pueden llegar a ser verdaderamente brillantes. El buen diseño de toda la presentación puede ayudarnos a comunicar mejor una idea que la audiencia pueda comprender y madurar en sus mentes, una idea con la que emocionarse, que inspire e impulse a la acción.

En el mundo de la industria informática y electrónica, Apple se ha convertido en el ejemplo paradigmático de empresa donde el diseño juega un papel capital. Como explican Robert Brunner y Stewart Emery:

“Apple ha construido una cultura impulsada por el diseño que sabe cómo conectar con sus clientes de una manera profundamente emocional. Los productos de Apple son portales a un asombroso menú de continuas experiencias que importan a muchos de nosotros.”

El éxito de Apple nos ha enseñado que debemos ampliar nuestro concepto de diseño más allá del mero objeto que contemplamos en nuestras manos, hasta una experiencia total con la marca, de la cual el objeto no es sino el portal de entrada. ¿Qué lecciones podemos aprender de empresas centradas en el diseño como Apple, IKEA o Nike, para aplicar a nuestras presentaciones?

iPod a la carrera

 

El diseño como concepto total

Al pensar en el diseño de una presentación sucumbimos a la tentación de representarnos mentalmente las transparencias, nada más. Ampliemos nuestros horizontes. El diseño de una presentación abarca toda la experiencia de la audiencia. Pensemos en todo el proceso que la audiencia experimenta cuando acude a una presentación del tipo que sea. En primer lugar es recibida en el edificio donde tiene lugar. A continuación es conducida a la sala de la conferencia, paseo que le obliga a recorrer una parte del edificio y entrar en contacto con diferentes personas: secretarias, porteros, azafatas, organizadores. La propia sala donde se celebra la presentación posee gran importancia: la decoración, la iluminación, la comodidad de los asientos, la distribución de los distintos elementos: posición y tamaño de la pantalla, forma del escenario, situación y aspecto de los apoyos multimedia, etc. Por último, hace su aparición el ponente. Todo en él transmite un mensaje y comunica una emoción: su ropa y peinado, su forma de moverse por el escenario o de estar sentado, los gestos o muletillas que utiliza, la articulación de su discurso, la interacción con el público, la voz. Y, por supuesto, el diseño en sí de las transparencias, que comprende no sólo la elección de colores y fuentes, sino el uso inteligente del espacio, la estructura del contenido, el equilibrio entre texto e imágenes, la integración con los materiales multimedia, etc. Todos estos puntos de contacto, físicos o intangibles, entre la experiencia de presentación y la audiencia contribuyen a crear en ella una emoción. Obviamente, no siempre podremos controlar todos los elementos de esta “cadena de la presentación”, pero podemos mejorar aquellos que caen bajo nuestro control e intentar influir en el resto en la medida de nuestras posibilidades. En futuras entradas se prestará atención a todos estos aspectos relacionados con el ponente y con las transparencias.

Si el diseño como concepto total no funciona, la presentación está condenada a la mediocridad. Y las presentaciones mediocres no se recuerdan, no inspiran, no motivan. Un buen diseño contribuye a una buena experiencia de comunicación, ayuda a transmitir un mensaje y una emoción a la audiencia. Debemos reformular por tanto nuestra definición de diseño:

buen diseño = buena comunicación del mensaje

El diseño es un poderoso aliado para alcanzar los tres objetivos fundamentales de toda presentación. No debemos temer ser creativos o innovadores en nuestro diseño. Es verdad que alejarse de los caminos trillados es arriesgado: a veces cometeremos errores, pero ¡qué fascinantes serán!

ENLACES RELACIONADOS

Los dos mejores libros que se han publicado hasta la fecha sobre la aplicación de los últimos conceptos de diseño a las presentaciones son:

Añadir a del.icio.us


A %d blogueros les gusta esto: