¿Cuánto se tarda en preparar una presentación?

Una pregunta que invariablemente me hacen tras una presentación es: “¿cuánto has tardado en prepararla?”. Por supuesto, no puedo proporcionar una respuesta general aplicable a todas mis presentaciones, ya que depende de cada presentación en concreto. En su lugar, os explicaré mi proceso creativo para que también lo podáis aplicar en vuestras presentaciones si lo encontráis útil.

La cantidad de tiempo necesaria para desarrollar una presentación es directamente proporcional a lo que uno se está jugando

Cuando vemos a un ponente dar su charla, estamos presenciando la culminación de un proceso creativo que ha podido involucrar muchísimas horas de trabajo previo. Tu presentación no comienza cuando te pasan el micrófono y empiezas a hablar. Tu presentación comienza en el momento en que te la encargan.

Todas las presentaciones sin excepción pueden beneficiarse de una mejor planificación. Dentro de mi sistema GTD tengo definidas numerosas listas de control con las tareas a realizar para completar distintos proyectos. El hecho de trocear en pequeñas tareas un gran proyecto me ayuda a no procrastinar, ya que cada día puedo completar una pequeña tarea y así avanzar en el proyecto.

Cada vez que me proponen una nueva presentación, voy siguiendo los siguientes pasos, que para mayor claridad os he agrupado en categorías siguiendo el ciclo de vida de toda presentación.

PLANIFICACIÓN

  • Mandar cuestionario sobre la charla a los organizadores: Siempre empiezo pasando a la organización una serie de preguntas sobre la audiencia  para conocerla mejor y así poder adaptar mi charla a sus necesidades.
  • Usar el backchannel para investigar a la audiencia: Opcionalmente, si habrá muchos tuiteros en el evento, puedo usar el backchannel para preguntarles directamente qué temas les gustaría ver tratados en mi charla. También me sirve para ver sus perfiles y conocerlos mejor.
  • Definir objetivos de la presentación: Reflexiono sobre qué quiere la organización, qué quiere la audiencia y qué quiero yo con mi presentación. Estas ideas actuarán como brújula a la hora de seleccionar y adaptar los contenidos.
  • Crear un mapa mental con las ideas y conceptos de la charla que extiendan esa idea principal: En una entrada anterior ya os expliqué mi proceso de creación de mapas mentales, que consta a su vez de siete pasos en su propia lista de control en GTD. Los mapas mentales me ayudan a definir con claridad mi mensaje clave y a seleccionar las ideas y conceptos más relevantes a incluir en mi presentación que soporten ese mensaje.

ESTRUCTURA

  • Escribir uno o varios títulos para la presentación: Un buen título puede atraer a la audiencia a tu presentación. Dedico tiempo a escribir varios. Durante todo el proceso pueden ocurrírseme nuevos títulos. A menudo pido la opinión de otras personas.
  • Crear una apertura con fuerza para la presentación: Dice Javier Reyero que “la apertura es como la tarjeta de visita de tu presentación”. En los primeros segundos estás conquistando a la audiencia o perdiéndola.
  • Crear la estructura y/o storyboard: A partir de las ideas y conceptos identificados gracias a los mapas mentales, elaboro el hilo argumental que me permitirá ir presentándolos de forma ordenada y lógica.
  • Crear una conclusión alta y resonante: La conclusión constituye el colofón de tu presentación, le pone el broche. Debe formularse cuidadosamente en una sola frase firme y decisiva.
  • Escribir en las notas el texto de la presentación: Normalmente escribo todo el texto de la presentación distribuyéndolo en las notas de las transparencias. Me ayuda a clarificar los conceptos y a saber qué decir ante cada transparencia. También sirve luego como entregable.

DISEÑO

  • Definir el tema de la presentación: Pienso en la estética, en el tipo de fotografías o diseños que mejor se adaptarán a la personalidad de la presentación: grunge, retro, steampunk, moderno, ciencia ficción, etc.
  • Creación de plantilla: Una vez definida la estética, se trata ahora de crear la plantilla con la imagen para el fondo de las transparencias, las fuentes más adecuadas, imágenes repetitivas, etc.
  • Buscar elementos multimedia: Ahora hay que buscar para cada una de las transparencias las fotografías, vídeos, audios, etc., según lo haya planificado en el storyboard.
  • Crear gráficos: En el caso de que haya gráficos, los creo de acuerdo con la estética elegida.
  • Crear animaciones: Creo animaciones en PowerPoint si he elegido usar alguna.
  • Preparar demos: Si va a haber demo, ahora es el momento de planificarla: qué mostraré, en qué secuencia, con qué ejemplos, etc.
  • Crear transparencias: Monto en un PPT todos los elementos multimedia recopilados en los pasos anteriores.
  • Introducir tweets para el backchannel en las transparencias: Introduzco en las notas de las transparencias el texto de los tweets que se autoenviarán mientras estoy haciendo la presentación.

EXPOSICIÓN

  • Ensayar la presentación: Cuantos más ensayos puedo hacer, mejor será el resultado final. El ingrediente secreto es: practicar, practicar, practicar.
  • Preparar Q&A: Si la presentación va a ser seguida de una sesión de preguntas y respuestas, pienso en qué pueden preguntarme para ir preparado y poder resolver de la mejor manera las dudas de la audiencia.

POST-EVENTO

  • Recopilar información del backchannel: Una vez terminado el evento, es tiempo de analizar lo que se ha comentado sobre la presentación en las redes sociales y aprender sobre lo que más ha gustado y lo que menos.
  • Analizar encuestas: La presentación no termina cuando el último asistente abandona el recinto, sino cuando has analizado el último dato recabado de los asistentes sobre su satisfacción. Si se han pasado encuestas a los asistentes, hay que analizarlas para valorar su opinión sobre los distintos aspectos del evento.
  • Rellenar el cuestionario de autoevaluación: Responder a las 45 preguntas sobre la presentación me ayuda a reflexionar sobre qué he hecho bien y qué he hecho mal, con el fin de mejorar en la siguiente ocasión.
  • Medir eficacia en redes sociales: Compruebo el efecto que la presentación ha tenido en mi red social: visitas en el blog, comentarios, suscripciones al feed, seguidores de Twitter, etc.

Tiempo total

No he incluido una estimación de tiempos porque varía muchísimo de unas presentaciones a otras. Para que os hagáis una idea, una presentación de 45 minutos fácilmente puede llevar siguiendo este proceso de 20 a 50 horas. Rara vez menos, rara vez más.

El éxito de una presentación no es fruto del azar ni de las dotes naturales, sino de la planificación y del trabajo duro.

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DIÁLOGO ABIERTO

¿Cuánto tiempo dedicas tú a preparar tus presentaciones?

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9 Responses to ¿Cuánto se tarda en preparar una presentación?

  1. Calimero dice:

    ¿Que aplicación usas para organizar tu sistema GTD? (Suponiendo que usas alguna claro 🙂 ).

  2. […]  ¿Cuánto se tarda en preparar una presentación? […]

  3. Un gran post Gonzalo!

    Pero creo que 50 horas por una ppt de 45 min, me parece excesivo. Está claro que siempre se pueden gastar todas las horas del mundo, cuando tu reputación está en juego, pero si no recoges cierta estandarización, te vuelves poco rentable….

    Un placer leerte!

    • Todo depende de lo que te juegues en la presentación. La mayoría de la gente dedica tiempo exclusivamente al contenido, pero poco al diseño y menos aún a ensayar. A veces no es cuestión simplemente de reputación: se puede estar jugando la suerte de un proyecto de meses trabajo a una sola presentación. Cuántas veces se descuidan las presentaciones como si fuera una mera cuestión de “preparar un powerpoint y ya está”.

  4. Isabel dice:

    Aportación muy completa que aborda diferentes partes de la realización de una presentación. Sólo añadiría que es muy importante hacer una buena selección de la ropa. Les dejo un artículo que lo ilustra

    http://www.uncomo.com/articulo/como-vestirse-para-una-presentacion-3581.html

    Saludos y gracias por la información!

  5. […] No tengo que esforzarme: Puedo crear una presentación en menos de una hora copiando y pegando de aquí y de […]

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