Cuanto más, ¿mejor?

Se trata de un fenómeno muy real en nuestra cultura actual: pensar que cuanto más grande, mejor, y si es aún más grande, entonces aún mejor. Supongo que no hace falta que enumere qué clase de objetos, anatómicos o no, considera la tradición popular que es mejor tenerlos lo más grandes posibles. Pero cabe preguntarse, ¿es más siempre mejor?

Cuanto más, ¿mejor?

No intentes contarlo todo

Este fenómeno, cuando se aplica al campo de las presentaciones, conduce a creer que es mejor decirlo absolutamente todo que correr el riesgo de olvidarse de una sola cosa. De esta creencia se deriva la forma habitual de crear las transparencias para una presentación:

  1. Se sienta uno delante del ordenador.
  2. Se inicia PowerPoint.
  3. Se buscan todos y cada uno de los puntos que se deben decir, normalmente de un artículo o informe ya escrito.
  4. Se van poniendo uno por uno en viñetas llenando tantas transparencias como haga falta hasta haberlo dicho todo.

Resultado: has escrito un artículo en formato PowerPoint.

Nunca deberías pretender querer contarlo todo y mucho menos ponerlo todo en las propias transparencias. Ninguna presentación, por buena que sea, puede abarcarlo todo. Para cubrir todos los detalles ya están los libros de actas con las ponencias puestas por escrito o los informes o cualquier otro tipo de documento en papel. El documento escrito sí puede cubrirlo todo, pero la presentación oral sólo puede cubrir algunos detalles, cuya cantidad dependerá del tiempo asignado y de la audiencia.

Lo que debes hacer en una presentación es transmitir la idea fundamental del trabajo, no sus detalles

Extrae de entre toda la información disponible qué mensaje nuclear quieres comunicar y con qué deberían quedarse los miembros de la audiencia cuando salgan de la sala. No proporciones ni más ni menos información de la necesaria para alcanzar este objetivo. La tentación más común consiste en proporcionar más información de la necesaria para que tu idea quede clara, lo que cual no es bueno por dos motivos:

  1. Al forzar a la audiencia a buscar lo que es importante entre montañas de información, les impides dedicar sus energías a procesarla.
  2. Puedes sobrecargar a la audiencia hasta el extremo de que simplemente desconecten.

En palabras del autor de “Clear and to the Point”:

“No diluyas tu mensaje básico proporcionando demasiada información o demasiado poca.”

— Stephen M. Kosslyn

No abrumes a la audiencia con detalles

Aprende a sintentizar

Antes de empezar a preparar la presentación, un método que puede ayudarte a centrar tu charla y destilar su mensaje fundamental consiste en realizar el ejercicio de resumir su contenido en tres frases. A continuación redúcelas a dos. Por último, a una sola.

Este trabajo debes hacerlo durante la fase de preparación, antes de crear la primera transparencia. Si tú no tienes clara la idea central, ¿cómo esperas que al final de la presentación le quede clara a la audiencia?

La síntesis es un proceso de renuncia durante el cual deberás eliminar mucha información, importante, sí, pero no fundamental para esa presentación en concreto, ante esa audiencia y con ese tiempo. Muéstrales sólo los árboles necesarios para comprender la riqueza del bosque. Ni uno más, pero tampoco ni uno menos.

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18 Responses to Cuanto más, ¿mejor?

  1. Vicente dice:

    Como decía Saint Exupery, “La perfección no se alcanza cuando no queda nada por añadir, si no cuando no queda nada por quitar”

  2. […] proporciona una lista de 16 preguntas que todos deberíamos hacernos y dedicar tiempo a responder antes de abrir PowerPoint y crear la primera […]

  3. […] Es mejor llevar mil transparencias. Más vale que sobre que no que falte. Si me paso del tiempo asignado no importa nada, porque mi charla es tan interesante que todo el […]

  4. […] región de una buena fotografía presenta información que contribuye a la fuerza total de la imagen. El espacio en blanco resulta aceptable si contribuye al conjunto de la […]

  5. […] de no hacer nuestro trabajo. Por eso preferimos contarlo todo; volcar hasta el último dato: cuanto más, mejor. Después de todo, a nadie lo van a despedir por hacer las viejas transparencias de siempre, ¿no? […]

  6. […] uno de los mayores errores de comunicación reside en la sobrecarga de información: demasiados datos e ideas en tan poco tiempo que no pueden procesarse debidamente. Mucha ingestión para muy poca digestión. El ponente olvida […]

  7. […] mis primeros cursos y presentaciones inundaba a la audiencia con datos y con hechos. Al salir, la gente me decía: “cuánto he aprendido” y yo me sentía muy cómodo con […]

  8. […] En una presentación, no debes intentar contarlo todo. No es el momento ni el lugar. Tu idea, tu producto, tu servicio seguro que son magníficos y podrías estar horas y horas hablándonos sobre ellos. Seguro que podrías apoyar tus argumentos con montañas de datos experimentales, estudios de mercado, estadísticas fidedignas. El problema no suele ser la falta de información, sino precisamente su sobreabundancia. Salimos saturados de las presentaciones. Si nos intentan transmitir demasiada información, al final desconectamos y no nos quedamos con nada. Tal es la paradoja: cuanta más información nos vuelcan, menos absorbemos. […]

  9. […] En una presentación, no debes intentar contarlo todo. No es el momento ni el lugar. Tu idea, tu producto, tu servicio seguro que son magníficos y podrías estar horas y horas hablándonos sobre ellos. Seguro que podrías apoyar tus argumentos con montañas de datos experimentales, estudios de mercado, estadísticas fidedignas. El problema no suele ser la falta de información, sino precisamente su sobreabundancia. Salimos saturados de las presentaciones. Si nos intentan transmitir demasiada información, al final desconectamos y no nos quedamos con nada. Tal es la paradoja: cuanta más información nos vuelcan, menos absorbemos. […]

  10. […] trata por tanto de un nuevo motivo por el que debes esforzarte al máximo por aclarar la idea fundamental de tu presentación: transmite la idea clave de tu trabajo, no sus detalles. Busca despertar el apetito de la audiencia […]

  11. […] evitar información irrelevante o detalles secundarios que desbordan a la audiencia impidiéndole captar el mensaje principal. Todo lo que no contribuya a comunicar el mensaje fundamental debe ser eliminado de la […]

  12. […] una presentación, plantéate escribir en una sola frase, con sujeto, verbo y predicado, la idea fundamental que deseas transmitir, aquella que quieres que la audiencia se lleve a su casa. Deberás dejarla muy clara al inicio de […]

  13. […] sé bien porque en mis primeros años solía pasarme de tiempo sistemáticamente y sepultaba a la audiencia bajo montañas de información. Quería demostrar que “soy un profesional competente que domina mucha información, sabe de qué […]

  14. […] dispondrás de muy poco tiempo para hablar con los inversores, a lo sumo 15 minutos. Elimina los detalles innecesarios y céntrate en lo que el inversor desea escuchar. No hables de lo que te interesa a ti, sino de lo […]

    • Destiny dice:

      Luis Ramirez gut ich komme aus Venezuela und ich reise mit meiner Familie sind 4 INSGESAMT , Ankunft in Santo Domingo im Dezember um 1 Uhr nachts 2011, meine Fragen sind,1. Preis und Art des Fahrzeugs 2. Straße ist zu diesem Zeitpunkt sicher Sosua ist ein Mädchen 3 Jahre alt,Ich bin sehr besorgt, dieser Punkt3. Zahlung per Kreditkarte be¶mtzugr,oÃvglich

    • No O F F letter-rings for the left hand?? Only then would the message be even louder and clearer for those pesky office intruders!!The rings are so worth you buying them earlier than you had planned…if only for your co-worker's response! I may have to invest in some as well!

  15. […] evitar información irrelevante o detalles secundarios que desbordan a la audiencia impidiéndole captar el mensaje principal. Todo lo que no contribuya a comunicar el mensaje fundamental debe ser eliminado de la […]

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