Si te piden una presentación, no des un documento

En aquel tiempo, dijo Jesús a los discípulos:

«¿Qué padre entre vosotros, cuando el hijo le pide pan, le dará una piedra? ¿O si le pide un pez, le dará una serpiente? ¿O si le pide un huevo, le dará un escorpión?»

—Lucas 11, 11-12

¿Por qué entonces, si sabéis dar cosas buenas a vuestros hijos, cuando os piden una presentación daréis un documento?

La paradoja de la presentación-documento

Cuando asisto a cursos o a conferencias, resulta frecuente encontrarme con que anticipadamente recibo las transparencias impresas o en CD. El problema radica en que tras el uso abusivo y omnipresente de PowerPoint en aulas y salas de conferencias durante más de veinte años, se ha alcanzado el convencimiento tácito de que es imposible hacer una presentación sin transparencias. Y lo que es peor, no sólo se asume sin reservas que utilizarás transparencias, sino que además éstas servirán a los asistentes para que posteriormente revisen los contenidos de tu presentación y, rizando el rizo, para que les aprovechen a los que no pudieron asistir.

Si te piden una presentación, ¿por qué les das un documento?

Se plantea por tanto una paradoja: ¿puede el mismo conjunto de transparencias servir simultáneamente para la presentación oral y como documento? La respuesta es un rotundo y definitivo NO. Ante esta encrucijada se nos ofrecen tres posibles salidas:

• Crear las transparencias como apoyo para el discurso del ponente, siguiendo los principios de diseño que defendemos en este blog. En tal caso contendrán poco más que imágenes con alguna que otra palabra o frase corta: escaso contenido verbal, alto contenido visual. En consecuencia, no pueden servir como documento para que la audiencia lo lea más tarde porque no hay nada que leer. Cuánto menos servirán al que no estuvo allí.
• Crear las transparencias con una transcripción fiel del discurso que se pronunciará durante la presentación, con todo lujo de detalles: texto, ejemplos, ecuaciones, tablas completas, gráficos exhaustivos, etc. Qué duda cabe que resultarán de gran utilidad para la audiencia DESPUÉS de la presentación, pero DURANTE la misma serán un estrepitoso fracaso: el público se aburrirá porque el ponente terminará leyéndolas y se desconectará por completo de la audiencia.
• Tirar por la calle de en medio: ni mucho ni poco texto, ni muchas ni pocas imágenes, … Se intenta crear unas transparencias que sirvan ambos propósitos y al final lo que se consigue es un conjunto de transparencias que ni sirven bien para apoyo de la presentación ni sirven tampoco como documento autónomo.

Toma partido: o Word o PowerPoint

Cuando a Jesús le formularon la pregunta/trampa de si los judíos debían pagar impuestos a Roma, respondió con una de las frases más ingeniosas de la Historia: «Dad al César lo que es del César y a Dios lo que es Dios». Cuando tengas que presentar, utiliza PowerPoint (o tu slideware preferido) para crear transparencias adecuadas para ello. Cuando tengas que repartir un documento, prepara uno en Word, no en PowerPoint, y reparte un documento. Pero nunca, nunca intentes servir a dos señores. Elige: o Word o PowerPoint.

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