Si te piden una presentación, no des un documento

Jesús de NazaretEn aquel tiempo, dijo Jesús a los discípulos:

“¿Qué padre entre vosotros, cuando el hijo le pide pan, le dará una piedra? ¿O si le pide un pez, le dará una serpiente? ¿O si le pide un huevo, le dará un escorpión?”

—Lucas 11, 11-12

¿Por qué entonces, si sabéis dar cosas buenas a vuestros hijos, cuando os piden una presentación daréis un documento?

La paradoja de la presentación-documento

Cuando asisto a cursos o a conferencias, resulta frecuente encontrarme con que anticipadamente recibo las transparencias impresas o en CD. El problema radica en que tras el uso abusivo y omnipresente de PowerPoint en aulas y salas de conferencias durante más de veinte años, se ha alcanzado el convencimiento tácito de que es imposible hacer una presentación sin transparencias. Y lo que es peor, no sólo se asume sin reservas que utilizarás transparencias, sino que además éstas servirán a los asistentes para que posteriormente revisen los contenidos de tu presentación y, rizando el rizo, para que les aprovechen a los que no pudieron asistir.

Si te piden una presentación, ¿por qué les das un documento?

Si te piden una presentación, ¿por qué les das un documento?

Se plantea por tanto una paradoja: ¿puede el mismo conjunto de transparencias servir simultáneamente para la presentación oral y como documento? La respuesta es un rotundo y definitivo NO. Ante esta encrucijada se nos ofrecen tres posibles salidas:

  • Crear las transparencias como apoyo para el discurso del ponente, siguiendo los principios de diseño que defendemos en este blog. En tal caso contendrán poco más que imágenes con alguna que otra palabra o frase corta: escaso contenido verbal, alto contenido visual. En consecuencia, no pueden servir como documento para que la audiencia lo lea más tarde porque no hay nada que leer. Cuánto menos servirán al que no estuvo allí.
  • Crear las transparencias con una transcripción fiel del discurso que se pronunciará durante la presentación, con todo lujo de detalles: texto, ejemplos, ecuaciones, tablas completas, gráficos exhaustivos, etc. Qué duda cabe que resultarán de gran utilidad para la audiencia DESPUÉS de la presentación, pero DURANTE la misma serán un estrepitoso fracaso: el público se aburrirá porque el ponente terminará leyéndolas y se desconectará por completo de la audiencia.
  • Tirar por la calle de en medio: ni mucho ni poco texto, ni muchas ni pocas imágenes, … Se intenta crear unas transparencias que sirvan ambos propósitos y al final lo que se consigue es un conjunto de transparencias que ni sirven bien para apoyo de la presentación ni sirven tampoco como documento autónomo.

Toma partido: o Word o PowerPoint

Cuando a Jesús le formularon la pregunta/trampa de si los judíos debían pagar impuestos a Roma, respondió con una de las frases más ingeniosas de la Historia: “Dad al César lo que es del César y a Dios lo que es Dios”. Cuando tengas que presentar, utiliza PowerPoint (o tu slideware preferido) para crear transparencias adecuadas para ello. Cuando tengas que repartir un documento, prepara uno en Word, no en PowerPoint, y reparte un documento. Pero nunca, nunca intentes servir a dos señores. Elige: o Word o PowerPoint.

o Word o PowerPoint

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20 Responses to Si te piden una presentación, no des un documento

  1. aspulido dice:

    No olvides la solución intermedia recomendada por Garr Reynolds, proporcionar las transparencias con notas del orador (ppt) para satisfacer a ambos bandos. El problema que tiene esto es que supone el trabajar el doble sobre todo si eres de los que usas las notas del orador como guión. Que para eso están.

    Por cierto, estuve en la presentación de Seguridad de Aplicaciones Web y me gustó. No solo porque fue excelente que lo fue, sino porque es de las pocas veces en que alguien en España lleva a la práctica lo que pienso desde hace tiempo y lo que he leído. Con tu blog ya nadie debería tener excusa para esas presentaciones insufribles que padecemos.

  2. No olvido esa solución intermedia, pero confieso que no me gusta. Considero que es mejor preparar un documento autónomo, con todos los detalles de la charla, aunque sea trabajar el triple. Pero ahí radica precisamente la diferencia entre una buena presentación y una gran presentación inolvidable. Mi última entrada trata precisamente este tema.

  3. […] Si te piden una presentación, no des un documento […]

  4. […] bien diseñadas no sirven para nada al que no ha visto tu presentación. Recuerda que una presentación no es un documento. En vez de repartir tus transparencias entre los asistentes, ahorrarías papel y tóner si […]

  5. Bea dice:

    Palabra de Dios, Amén.

    Lo has clavado, Gonzalo, tienes más razón que un santo. Si te hicieran caso, cuánto más fácil sería nuestra vida.

    Bea

  6. […] y luego se proyecte en una pantalla. Un documento de texto es un documento de texto, ya sea creado en Word o en PowerPoint. El hecho de que lo proyectes en una pantalla y lo leas en voz alta no lo convierte en una […]

  7. […] Si te piden una presentación, no des un documento […]

  8. […] Si te piden una presentación, no des un documento […]

  9. […] Elimina el ruido de las transparencias: El diseño de sus transparencias es legendario: minimalismo puro, sin logos, ni cabeceras, ni pies, ni números, ni elementos decorativos ni nada que no contribuya a transmitir el mensaje de la transparencia. Difícilmente servirían como resumen de la charla. […]

  10. […] ¿Por qué entonces se persevera en usar esas monstruosas transparencias? Porque sirven como una muleta para pasar el mal trago de hablar en público. Al volcar en ellas todo el contenido de la charla con frases completas, uno tiene la confianza absoluta de que no se quedará en blanco porque TODO está ahí. No hace falta conocerse al dedillo el tema porque TODO está ahí. No es necesario ensayar la presentación porque TODO está ahí. Basta con leer las transparencias viñeta a viñeta para no meter la pata y salir airoso. Sin embargo, se perderá la conexión con la audiencia, la charla resultará desprovista de vida, no interesará a nadie. Pasará desapercibida y morirá en el olvido. Ni sirven como documento para la audiencia ni como visuales durante la presentación. […]

  11. […] esta regla demasiado en serio. Quédate con la filosofía general: no abrumes a la audiencia con montones de transparencias, sé breve permitiendo a la audiencia que exprese cuáles son sus inquietudes  y usa visuales que […]

  12. […] Mato dos pájaros de un tiro: Creo presentaciones para proyectar en la pantalla y documentos para repartir a la audiencia, todo de una […]

  13. […] Una presentación no es un documento. Existen importantes diferencias estructurales y de nivel de detalle entre ambos medios de comunicación de información. El problema surge cuando se busca satisfacer los tres propósitos con un único conjunto de transparencias olvidando que se necesitan tres elementos separados: es muy difícil crear un mismo conjunto de transparencias que sirva con eficacia para ser proyectado, como notas para el orador y como documento para que trabaje la audiencia. Cuanto más texto y mayor detalle, mejor funcionará como documento de lectura personal y peor como elemento para proyectar en la pantalla. Cuanto más esquemático, mejor funcionará en una pantalla y peor como documento de trabajo. ¿Cómo resolver el dilema? […]

  14. […] bien diseñadas no sirven para nada al que no ha visto tu presentación. Recuerda que una presentación no es un documento. En vez de repartir tus transparencias entre los asistentes, ahorrarías papel y tóner si […]

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